第七章信息工作

信息工作第七章第一节信息工作

在信息时代和知识经济的大背景下新的学科不断涌现，有资料显示，全世界传递的信息量以每天近百亿信息单元的速度递增，并以5

％一20

％的加速度不断发展。

近十年是每3

年翻一番。一、现代秘书的信息观念“信息就是资源”"信息就是财富“"信息是领导决策的基础和依据"信息与领导决策例如：公共决策领域——城市规划听证，建设工程环境影响评估听证，在近几年也已经成为行政决策过程中重要的“环节”。1.《2005年海口市就业情况分析》的调研报告2.《一个外出务工人员的一封感谢信》（《海南人力资源开发》杂志2006年第三期）3.《我市开展“春风行动2006”初显成效》信息，被市政府政务信息采用后，又被省人力资源开发局的《海南人力资源开发》杂志采用。

——陈燕珠（海南省人力资源开发总局）二、现代秘书的信息意识

信息工作成为秘书部门的一项经常的、重要的工作，提供信息是秘书部门的重要职能；成为各级领导了解情况的主渠道，制定决策的重要参考。案例：笔记中留下的数字

2002年6月，某市遭受特大洪涝灾害。市政府成立救灾办，负责救灾工作的指挥协调。市委办公室综合科为市委书记起草一个向省委领导汇报工作的材料，材料自然要写到抗洪救灾的情况。……报上来的数据多是估数，统计数直接填在材料上，未留底。第二天，市委书记向省委领导汇报。省委领导提出要听抗洪救灾的专题情况汇报。办公室领导在组织综合科赶写材料时发现要有捐款捐物数字，且须与向省委汇报稿吻合。

原统计数字的同志记不清了，原材料又在省委领导手中；综合科为此事奔忙无果。他们只好把情况向省委领导秘书说明，希望秘书想办法抄下数字。出人意料的是，秘书在他的笔记本中留下了这些数字。问题迎刃而解。思辩题：1.秘书信息意识的差别体现在哪里？2.对信息的收集处理你认为应当注意什么？要求：敏锐地捕捉信息

“信息的收集要充分，传递要迅速，处理要准确，反馈要及时”

捕捉信息与捕捉商机

市场信息对于企业来讲，意味着商机。如果企业经营者具有敏锐的信息洞察力和敏感的信息头脑，就能捕捉到发展的商机，领先占领市场。

例1.几年前，海尔总裁张瑞敏出差四川，听说洗衣机在四川销售受阻，原因是农民常用洗衣机洗地瓜，排水口一堵，农民就不愿用了。于是，张瑞敏就要求根据农民的需求，开发出一种出水管子粗大，既可洗衣又可洗地瓜的洗衣机。这种洗衣机生产出来以后，在西南农村市场很受欢迎。例2.

1982年，美国政府取消了电话电报公司的专利权，允许私人随便购买电话机。在此之前，美国政府规定，电话机只能由美国电话电报公司向用户出租而不能向用户销售，私人购买电话机是违法行为。旧规定的取消，使美国8000万个家庭和其他公私机构，一下子成为电话机的潜在买主。香港厂商从报纸上了解这一信息后，闻风而动，立即将原来生产电子表和飞机的工厂转产电话，几乎在一夜之间，香港成为一个无处不生产电话机的电话之港。大量的香港产电话涌向美国市场，出师大捷。1983年一季度，香港无线电话机出口多达1.86亿港元，比1982年同期剧增近19倍之多。案例：信息意识与工作质量

大学同窗王芳和李兰同时应聘在某农产品超市当办公室文员。一年来，李兰受到总经理的赏识，一再被提升，很快做到了部门经理，可工作起来同样肯吃苦的王芳却一直在做着文员。终于有一天王芳忍无可忍，向总经理提出辞呈。总经理耐心地听着，若有所思。忽然他说：“年轻人，别忙着辞职，先帮我到今天的集市上看看，有什么可卖的。”王芳很快从集市上回来说：“只有一个农民拉了一车土豆在卖。”“一车大约有多少袋？多少斤？”总经理问，王芳又跑回去，回来说有十袋。“价格是多少？”总经理又问，王芳欲再次跑回集市，总经理望着气喘吁吁的她说：“请休息一会儿吧，你可以看看李兰是怎么做的。”说完，叫来李兰对她说：“你马上到集市上看看，今天有什么可卖的。”

李兰很快从集市上回来了，汇报说到现在为止，只有一个农民在卖土豆，有10袋，价格适中，质量很好，她带回几个让总经理看看。这个农民过会儿还将弄几筐西红柿上市，据李兰看价格还公道，这种价格的西红柿总经理可能会要，所以，她不仅带回了几个西红柿做样品，还把那个农民也带来了，他现在正在外面等着回话呢。面对着一切，王芳忽然明白了，李兰比她多想了几步，于是她在工作上取得成功。思辩题：1.王芳和李兰在对信息的把握差别在哪里？2.这个案例也说明秘书应具备什么素养？企业信息工作

现代化管理的重要内涵，即对信息的收集、处理、决策。信息直接影响、调控企业的生产经营活动。

在企业的整个生产经营活动中，信息流指挥着物流的运动。（物流——劳动者利用劳动工具作用于劳动对象，加工产品的过程；信息流——各种文件、情报、资料、数据在各生产经营环节之间的传递。）物流企业信息管理企业秘书的信息工作企业秘书的一个重要工作就是围绕企业的生产经营，深入开展调查研究，全国准确地反馈产品质量、销售计划、用户情况、资金投向、成本费用、设备物资管理、统计资料等，协助做好生产经营活动中的分析、判断、预测，理出思路，提出建议供领导决策。

收集、整理、综合、分析信息，为领导做好服务工作，是现代企业制度对企业秘书提出的迫切要求。外部信息与决策外部信息是指国家的经济政策、区域经济发展战略、经济结构、产业结构、企业面临的市场情况、原材料供应、竞争对手和市场需求变化及其发展趋势等。企业秘书应开拓信息工作的新领域，改变传统的工作方法，运用科学知识、技术手段，对所收集的各种浩如烟海、纷繁复杂的信息进行整理归纳，把高质量的信息提供给领导，作为企业领导科学决策的依据。

对比十一五和十二五:中国区域经济政策框架新变

海峡西岸经济区建设——城市群建设

漳州：要打造两岸经贸合作、新兴制造业和优质食品供应基地，建成与厦门特区互动、对台合作紧密、对外开放领先的生态工贸港口城市。

商机何在？发展机遇何在？三、现代秘书的信息能力1.信息获取能力2.信息选择能力3.信息预测能力

4.信息处理能力5.信息运用能力

信息工作程序

信息工作一般由收集、整理、存贮、传递反馈、开发与利用六个程序组成。其中每个程序又可细分为几个环节，相互连接，密不可分，形成完整的有序的信息工作流程。

反馈信息，服务决策例：……今年我们报送的《鑫鑫环保燃料有限公司甲醇汽油项目通过论证》，反映该公司引进专利技术以甲醇为原料生产复合无铅燃料油通过了市工程咨询公司、专家论证委员会的论证，为尽快步入燃料环保时代迈出了重要一步。报送的《兴达木业与外商签约》信息，反映我区兴达木业与阿联酋商人利勃先生签订为期五年的层积材经贸协议，并预付30万元作为设备投资和生产资金的信息。这两条信息引起了市领导的高度重视，这两个项目均被市政府确定为重点推进项目。

利用信息，为民办实事

例：区经贸局从市非国有经济发展局得到草编工艺信息后，我们协调新华草编厂与兴建路办事处合作，组建了兴建路草编工艺厂，安置“4050”人员就业近200人。

从市交通局获得国家给政策建设通乡公路信息后，区政府积极争得市领导及市交通局的支持和认同。我区筹资近70万元资金和建路材料将兴安区兴长路段由6米加宽12米……

信息时代信息激增的同时也导致了信息过剩和信息泛滥。人们在信息的海洋中要“广、快、精、准”地查找到自己所需要的信息已变得越来越困难。搜索——信息的整理一是搞好信息材料的鉴别、判定；二是认真选择信息材料，进行分类；三是对不完全的信息材料进行修正、增补，进行精加工。四是对信息进行综合分析，整理排序，归类处理，充实秘书工作数据库。第二节调研工作一、调研

调查，是运用各种方法、手段和工具收集信息材料的行为过程；

研究，是在信息收集的基础上描述和解释情况、提出解决问题的方法和措施，预测事物未来发展状况的行为过程。二、秘书调研的作用：1、支持领导决策管