第03章收文处理及训练

主讲：李成武第03章收文处理文书学教学内容之三版权所有只供学习参考签收→登记→审核（分办）→拟办、批办→承办→催办→注办一、通用公文收文程序第03章收文处理收文处理指对单位收到公文的办理过程任何一个社会组织，既是一个发文单位，同时又是一个收文单位。收文处理程序：签收→登记→审核（分办）→拟办、批办→承办→催办→注办通用公文“收文处理程序”纸质文件处理程序示意图通用公文“收文处理程序”二、签收收到公文后，进行确认、清点、核对、检查，并在对方送文薄上签字。三、拆封又称启封。轻拆、细看、完整。①如发现误送或请示、指导性文件无发文机关领导签字或盖章及其他手续不全的，应及时退回原发文单位；②发现附件、页码等不符的，应立即查询；③收文上没有标题或标题不全的，应根据内容拟出标题；④若封内有回执单的，要将回执单填好，并将其返回原发文机关；⑤注意密件、亲启或亲收件的拆封权限。来函、收文（平行文）、邮件处理案例秘书邓小姐上班刚上班一周，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上，边打电话，边拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，也没注意。她抽出所有的来信放在一边，把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了看，只见上面写着：“亲爱的红……”，她意识到拆错了信，匆匆把信塞回信封，又用胶水粘了起来（但外表还是有些痕迹）。她又看了几封信，其中有一封是急件，觉得应该由上司回信，于是她把几封信混到一起放在上司的办公桌上。这时上司拿来写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把本公司的地址打印在右下角。1、你认为邓小姐处理邮件的方法是否正确，为什么？2、正确的处理邮件的做法是怎样的？答案：1、邓小姐处理邮件的方法不正确。因为：①写有某某人“亲启”、“亲收”的私人邮件秘书不应拆封，应交本人或本人委托的秘书启封，文书人员不得拆封启封（密件应交机要室或机关指定管理机要文件的人员启封）；②对邮件的分类应按照发件部门的名称或按邮件的重要性分拣；③在接收邮件前应仔细检查是否本公司的邮件。④寄往美国的信封打印错误。2、正确处理邮件的做法为：⑴对邮件分类有：①按照收件、发件人的姓名分拣；②按照收件、发件部门的名称分拣；③按照邮件的重要性分拣⑵机要邮件和写有某人亲收（启）的私人邮件不应拆封；⑶除了私人邮件、普通广告、推销信、征订单外，其他公文、公函、汇票、包裹、杂志等均需分别登记；登记时应写明：编号、收到日期、发出日期、收阅人或部门、邮件种类及处理办法等；⑷拟写邮件应做到：选用正确的称呼，正确行文，注意不同的打印方式；请上司签名或盖公章。四、登记签收：收到公文后，在对方送文薄上签字。拆封：注意密件、亲启或亲收件的拆封权限；细心检查。登记：收文登记是记录来文特征及处理相关项目（去向）等。收文登记的形式：①簿册式登记②卡片式登记③联单式登记（复写多联）④文档管理软件著录（电脑登记）。目前普遍使用的是簿册式收文登记簿：

舒美服饰有限公司的张秘书12月3日收到一份××市人民政府办公厅关于召开冬季防火工作会议的通知（府办发〔2013〕16号；落款时间是2013年12月1日）。通知说明将在12月8号组织召开冬季防火工作会议，要求全市所有大中型企业的主要负责人都参加，并且要准备好相应的汇报材料，通知还特别提到如果发现在这次会议中出现无故缺席或汇报材料不详细的企业，将给予一定的处分。张秘书粗略一看标题，认为是常规性的工作安排，跟总经理直接说就可以了，因此没有把文件交给总经理过目，而是直接放进了档案盒……五、摘编签收：收到公文后，在对方送文薄上签字。拆封：注意密件、亲启或亲收件的拆封权限；细心检查。登记：收文登记是记录来文特征及处理相关项目（去向）摘编。在重要收文投入办理之前对其所作的加工。目的：为办理公文提供方便，节省公文运转时间。种类：①文摘、提要可以附在公文上（含文件处理单）一并送领导者或其他工作人员阅处，也可刊载于《公文信息》、《来文摘报》等内部刊物上（信息刊物）。②综述、数据资料汇集一般则单独成文提供，也可刊载于《信息快报》等内部刊物上。朱镕基：“国务院有两个刊物办得不错。一个叫《昨日要情》，把国务院所有领导同志前一天的批语全部登出来；一个叫《值班快报》，刊登各地区发生的一些较大的事件”。六、分办、传阅经审核（检查，非修正）登记后，对符合要求的公文，分送领导或有关部门阅读（阅件）、办理（办件）。对不符合要求的公文应作退文处理。分办、分阅时需在文件最前面附上文件处理单。

六、分办、传阅阅文单

××市旅游局外收发人员（由内收发李秘书来做）对收文签收、启封后，将《××市林业局关于申报市级旅游风景区的函》（请批函；组每人模拟撰写1份请批函）径送局办公室王主任。王主任在公函空白处写到：“建议××处与××处共同办理复文，报请刘××局长阅批。”刘局长阅毕拟办意见，用铅笔圈阅，以示同意。承办单位遂开始办理复文、会商（批答函；组内每人模拟撰写1份批答函即复文并进行初审即自审：需在“发文稿纸”上拟稿）。王主任对拟好的文稿进行审核。刘局长随即在“发文稿纸”的签发栏内签批：“拟同意发出。刘××，××××年×月×日”。随后，文稿由李秘书（内收发；前面几个环节，秘书别忘记催办）交付文印室（由李秘书代）打印（缮印）。校对文稿时（校对），王主任突然发现遗漏了重要事项，于是又对文稿作了相应补充。然后按规定程序缮印、盖印、存本（正本）归卷、正式向外发出（装封、传递、注发）文件。收发文处理案例：结合案例分析，分组（5人1组）轮流模拟

1、在本案例中，外收发人员违反公务处理程序，不应当将文件启封，并直接交给局办公室王主任。该局应当分清内外收发程序，应由外收发人员将文件交给内收发人员，由内收发人员将文件交给拟办人员处理；2、王主任作拟办工作，建议由两个处办理复文不妥，谁是主办？谁是辅助办理？责任不明确；3、刘局长不应用铅笔“画圈”的方式表示意见，应在批办单上用钢笔书写明确的办理意见。铅笔书写不符合存档要求；4、王主任将文稿交付打印时，发现遗漏问题，不能直接补充后即付印文件，应当请示签发人核签后，再行办理；

5、办事过程，没有使用专用的登记单、拟办处理单和批办、承办、注发等表格，不规范。案例分析：文件流转-收文处理实训本周五文书学课上，结合相关知识，模拟所发资料《实训资料2：文件流转-收文处理》中“五、案例分析”正确的处理程序。1、自行分组5人1组：按照案例中提供的角色分工，每人扮演1位，轮流模拟一遍（组内每人一遍）；2、在组内相互打出1、3、5分（必须各占1/3）。2课时；结束后，模拟资料上交（不要整本）；成绩交小秘书统计、登记。GB/T9704—2012摘编摘编公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作各个环节之间具有连续性、确定性、不可逆转性。

舒美服饰有限公司的张秘书12月3日收到一份××市人民政府办公厅关于召开冬季防火工作会议的通知（府办发〔2013〕16号；落款时间是2013年12月1日）。通知说明将在12月8号组织召开冬季防火工作会议，要求全市所有大中型企业的主要负责人都参加，并且要准备好相应的汇报材料，通知还特别提到如果发现在这次会议中出现无故缺席或汇报材料不详细的企业，将给予一定的处分。张秘书粗略一看标题，认为是常规性的工作安排，跟总经理直接说就可以了，因此没有把文件交给总经理过目，而是直接放进了档案盒……六、分办、传阅1、分办原则。总原则：先请主管领导阅示。①按照职能分工或领导批示转请有关部门研究办理；②属参阅、知照性质的公文，由公文处理部门分送处理。另外，分办时——掌握“三先原则”：急用的先办，主管领导、主管部门先看；不要漏掉主管部门、领导和主要有关部门、领导；分清“速件”和“平件”。即首先要分清主次先后、轻重缓急；分清“阅件”和“办件”。即办件先办。六、分办、传阅如果来文少，而分办的部门多，可以复制；严格控制传阅范围。重要来文，特别是上级机关的重要来文，应向领导请示后再确定分办范围；为领导筛选文件，呈送前要对来文进行分类、摘编；把重要的、有阅读价值的文件送上去，一般的就不再呈送。需要公开的来文（公知、应知的），一定要公开张贴或传达到有关人员。六、分办、传阅2、组织传阅：办件传阅顺序：①主管领导→②其他领导→③主要领导。阅件传阅顺序：①主要领导→②主管领导→③其他领导及需要阅知的部门或机构；电子公文传阅顺序：按照系统设置的程序传递。办毕文书的处置归档文件的整理（立卷）销毁清退暂存六、分办、传阅传阅顺序提示条××××文件轮阅（处理、阅文）单

注意：文件不要擅自抽出；阅后请退回。××办公室（章）××年××月××日办公室拟办意见请××校长阅拟办、批办案例：

天地公司于2013年12月10日收到（收文）上级主管部门“关于组织企业参加德国五金工具展览的通知”（工信发〔2013〕10号；落款时间是2013年12月5日）（来文；业务指导关系），总经理认为参展可以宣传公司产品，了解国际市场，扩大出口，考虑带队参展，并让秘书高叶对此事的办理提出一些参考性意见（简单批办）。高叶认真研读了文件的内容和总经理批办意见，提出可由展览部主办、出口部协办，请展览部与有关部门协商，于3日内拿出具体参展方案的建议（拟办意见）。总经理在高叶提出建议的基础上，作了进一步的批示（详细批办）。七、拟办、批办分析：拟办是秘书为领导批办文件所作的准备工作，包括：①在文件处理单上书写对收文办理的方案和建议，并签署拟办人姓名、日期；②查询并附录文件（来文）中涉及的有关指示或规定；③查询以前处理同类事情的有关文件（已有内部文件），使批办前后衔接具有连续性（②③皆为拟办、批办、承办的依据——办文依据）④对收文中有关数据和重要情节进行初步鉴别，为领导批办提供依据和参考。七、拟办、批办七、拟办、批办拟办：将来文分送领导或有关部门阅读、办理之前，秘书部门对收到的公文提出初步办理意见，供领导批示时参考。这种初步办理意见相当于“请示”与“建议”，它还不是决定，但是它的提出有助于领导决策，减轻领导人的负担，使文件得到及时妥善的处理，能够体现文秘部门的参谋和助手作用。拟办承担者：①拟办工作一般由文书办理部门的主管或负责人完成；②业务部门的负责人；③直接承办人或专职人员（根据领导意图，将需拟办的公文，先让承办人提出拟办意见，再给领导批准，之后由其承办）。一些水平较高、富有文书处理经验者，专门从事公文的拟办工作七、拟办、批办试题：文书拟办的范围主要有(BC)A、上报的重要请示B、需要执行的文件C、收到的重要请示D、办公室发的通知拟办范围：凡需要具体办理的公文，都需要拟办。包括：①需要传达、贯彻执行的公文；②报送来的需要审批的重要请求性、建议性公文——需要审批的公文；③平级机关和不相隶属的机关主送本机关的商洽性公文——需要协商办理的公文；④需要本单位领导参考后知道的公文。要求本单位或本部门贯彻、审批、协商、领导阅知七、拟办、批办拟办内容由拟办意见和签署两部分组成。拟办要求：①简明扼要，只指出如何办和由谁办并签署姓名、日期就行，不要论证和阐述。如：“拟发一个补充通知，其中着重指明××问题”；或“拟同意（或不同意）请示意见，因为……”或“拟请××（机关）会办，请他们协助解决××问题”等。②写明拟请领导人的“姓＋职务”，或承办部门名称；办理方式、办理时限和要求；总之，根据来文要求和问题，明确提出——拟请领导；承办部门；办理方式。③拟办意见要填写在“文书处理单”的“拟办意见”栏内，不要写在公文上。④如是“阅件”，还需写明发送范围和阅读范围。拟办程序：①明确拟办范围→②阅读文书→③提出拟办意见并签署姓名、日期七、拟办、批办批办：领导人或部门负责人等，对某份公文如何办理、办理原则、应注意的问题等所作的批示意见。批办范围：①无需批办的：不经批办同样能得到有效办理的公文（经常反复办理已有明确有效的执行方案的公文）；已批办过统一的处置意见的公文；已有合法、明确、有效的批办意见的公文——可直接处理。②公文批办的对象并非所有公文；非常规公文、确无规定处置方案的业务性公文才在批办范围之列。

七、拟办、批办批办内容由批办意见和签署两部分组成。主批人在“收文处理单”

上“领导批示”一栏中应签署——①明确意见；②签署姓名、审批日期；③对无请示事项的公文，阅件人圈“阅”表示已阅知。

审批时限。限时件在规定时限内审批。中国科学院《公文处理标准》规定：“特急件当日完成审批，急件3个工作日内完成审批，一般件5个工作日内完成审批”。试题：以下公文属批办工作对象的有（AD

）。A.

确无规定处置方案的业务性公文；B.

《中共中央关于印发<中国共产党党校工作暂行条例>的通知》；C.

《关于调整设市标准的报告》；D.

非常规公文

转发：批示和来信的复印件温总理的批示（批示）湖北省委办公厅（呈送）湖北秘书长（阅后意见）省委省长、副省长（阅后意见）湖北省教育厅办公室（呈送）

湖北省教育厅厅长（阅后意见）华中师范大学校长（阅后意见）华中师范大学校长办公室（呈送）国务院办公厅（呈送）王潇的信总理亲笔回复武汉贫家女来信（文书）处理流程总理亲笔回复武汉贫家女来信2007年7月24日，武汉市19岁寒门女孩王潇以高考626分成绩被华中师范大学录取。收到录取通知书的当天，她激动地提笔给温家宝总理写了一封信，讲述自己家庭和自己报考华中师大的情况，以及向国家、向温总理表达感谢之情，并在信封上郑重地写上“温家宝总理收”几个大字。

请湖北省委办公厅转告王潇同学，来信收读，十分高兴。期望她努力学习，全面发展，立志成材。温家宝

8月3日

8月10日，总理的批示转发到湖北省委办公厅。11日，省委常委、省委秘书长李明波，副省长李春明以及湖北省教育厅厅长、华中师范大学校长等一行，带着温总理的嘱托，来到王潇家中，看望王潇及家人。任务：请根据消息提供的内容，将下面有关信息，按照文书处理流程的要求，用示意图的形式将其简要地画出来。文书：温总理批示原件、复印件

王潇来信原件、复印件；部门和人员：国务院办公厅湖北省委办公厅湖北省委秘书长湖北省副省长湖北省教育厅办公室湖北省教育厅厅长华中师范大学校长办公室华中师范大学校长八、文书的承办针对来文要求或领导批示，有关部门具体承担办理。承办阶段是文书处理的关键环节，是具体执行或解决问题的阶段。承办的性质：承办这一环节具有特殊性和兼跨性。因为承办的主要任务在于复文或根据收文要求，结合本机关实际，拟制新的落实公文。这样，承办就兼跨“收文处理”和“发文处理”两大程序。它既是收文处理程序中“阅办阶段”的实质性终结，又是发文处理程序中“制文阶段”的起始。承办的任务：①落实来文要求：传阅、传达；②起草回复公文：拟稿（对请示、请批函、意见的回复等）；③转发或批转公文。总之，对来文的执行或办理，谓之“承办”。请大家抓紧复习！第10周考试;闭卷；100分钟。形式：操作题、案例分析题、多项选择题、个人发挥题。八、文书的承办文书承办的要求：①认真领会拟办、批办意见；②区分轻重缓急；③来文内容涉及以前的收文，需要查找或调阅出来，作为承办回复的参考（按政策规定办理，如时限要求等）；④需要两个以上部门联合承办的事项，主办（主要承担办理）部门要主动会同有关部门协商处理，协办部门要积极配合；⑤对于已承办或处理完毕的文书，应及时清理；⑥要将办理完毕的公文与待办公文分别保存。八、文书的承办文书承办的程序：①了解文书内容和承办事项→②研究批办意见→③具体办理→④填写办理结果，即注办。信访（督查）工作程序：交办→登记→立项→转办→承办→催办→检查→办结→回告→审核→立卷→归档。文书承办注意事项：①承办包括办理有关事项和答复承办情况两个方面；②文书办理均有时限要求，应在规定时限内办理完毕，超出时限要求的，应及时回告，说明情况；③属于自己承办的，要及时办理，不属于自己承办的要说明原因，及时退回；④别忘“注办”，即由文件承办人于收文办毕后，在文件处理单的“处理结果”栏目内，简要注明文书办理的情况和结果。九、注办注办方式：①对已办复的文件，要写上“已复文”字样，并注明复文日期与发文号；②对已传阅的文件，要写上“已传阅”字样，并注明阅件人的姓名、时间；③对已在一定范围内传达的文件，要写上“已传达”字样，并注明传达人的姓名、传达的时间、地点及传达的有关情况，还要注明注办人姓名、时间等；④对用其他方式办理的文件，要写上“已办理”字样，并注明承办单位、经办人的姓名、时间、办理结果等。对承办事项办理情况的督促、检查（督查），以便在时限内及时办理，防止挤压和遗失。文书催办的类型：按照催办方向，可将催办分为对内催办（收文阶段）和对外催办（发文阶段）。①对内催办：对本单位收文承办情况的催促、询问，即对收文办理情况的督促检查。②对外催办：向发文的接收单位的催促、询问，即对发出文件在收文机关办理情况的催办。九、文书的催办催办的性质：对公文的承办，对公文的传阅、批办等环节，都要进行督促。所以，催办也有一定的跨越性。文书催办的要求：①催办中发现问题及时汇报；②填写催办记录单；③紧急文书跟踪催办，重要文书重点催办，一般文书及时催办；④需催办的文件，要逐件登记，随时记录，定期汇总催办情况，及时报告办理进展；⑤一般文件发催办单、便函或登门催办，重要文件可责成专人催办。九、文书的催办九、文书的催办文书催办的范围（哪些文书需要重点催办？）：①上级单位主送本单位需要具体落实的文件；②下级单位主送本