中华讲师网-王泽仁：高效时间管理

高效时间管理王泽仁Highefficienttimemanagement找讲师，就上中华讲师网中国最大的培训讲师选聘平台时间管理与目标管理02认识时间01时间管理与日常管理04时间管理与自我管理03结束语06高效时间管理的技巧05今日分享主题下面，我们用最简单的办法测试你对时间的掌控程度,你只需回答

你很想跟家人多呆一会儿，可你感觉根本就没有时间啊。都没有时间和朋友聚一聚，感觉自己生活的圈子越来越小了。如果没有完成你所希望做的工作，是否有负罪感？即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到压力山大？你有许多并不重要但长时间未处理的文件或邮件吗？你常常不能集中精神来工作，常常在做重要工作时被打断吗？感觉自己没有在有限的时间里做自己应该做的事情，每一天都忙却忙的不是地方。第一讲认识时间你时常把工作推到最后一分钟，然后再很努力的去做完它们吗？你常常沉醉于过去的成功或失败之中，不敢想未来会怎样。还记得自己的理想吗？或许自己的宏图大志等都只有在梦中实现了。你感觉自己的工作落下了很多，总是很难在既定目标内完成。你知道自己迫切需要提高，但总是无暇阅读与工作有关的书籍。你常常感觉有许多事情要做，但做起事情来又感觉效率低下吗？你没有开通微博，也不知道什么是微信，没有时间尝试新鲜事物，感觉自己凹凸了。什么，你问我的业余爱好？我哪有时间去从事什么业余爱好，太奢侈了吧？很想好好给自己放个假，但如果长休了一段时间，又会有负罪感。我们的时间到哪里去了？

当前我们时间管理的现状Worksmarter,Notharder.231忙盲茫时间到底是什么？时间既是物理概念，又是哲学概念，甚至也是天文学、宗教、文学、历史概念。总之它是一个抽象概念，表达事物的生灭排列。其内涵是无尽永前，其外延是一切事件过程长短和发生顺序的度量。“无尽”指时间没有起始和终结，“永前”指时间的增量总是正数。爱因斯坦在相对论中提出：不能把时间、空间、物质三者分开解释，“时”是对物质运动过程的描述，“间”是指人为的划分。时间是思维对物质运动过程的分割、划分。哲学家说：“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”子在川上曰：逝者如斯夫，不舍昼夜！上下四方曰宇，往古来今曰宙活着的人商人做学问的人无聊的人绝大多数的人时间的四项独特性正文时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少。不论性别、职位、贫富，我们度过的每一年都有365天，每一天都有24个小时，所以我们无法开源。陶渊明说，“盛年不重来，一日难再晨……”，曾国藩也说，“天可补，海可填，南山可移。日月既往，不可复追”，时间一旦丧失，则会永远丧失，任何人都无法失而复得。孔子说，“逝者如斯夫，不舍昼夜”。时间不像人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是不可取代的。什么是时间管理时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用，从而实现个人或组织的既定目标，EMBA、MBA等主流商业管理教育均将时间管理能力作为一项对企业管理者的基本要求涵括在内。“时间是无始无终的，而每个人的生命却是有限的。”因此，时间管理的对象不是“时间”，而是每一个“使用时间的人”，其本质就是“自我管理”。另外，鲁迅先生说“时间是组成生命的材料”，那么，管理时间，也就是管理生命，即管理自我。时间管理的正确涵义应该是如何面对时间的流动而进行自我的管理，其所持的态度是将过去作为现在改善的参考，把未来作为现在努力的目标，立刻去运用正确的方法做正确的事。所谓的时间管理，不是管理时间，而是基于时间的“无法开源、无法节流、不可取代、不可再生”等特性，去管理“自我对时间资源使用的方式、方法以及与时间对应的事项安排”，以求减少时间浪费，用最短的时间或在预定的时间内实现既定目标的行为。时间管理的目的成功=价值x速度2（S=VxC2）E=MC2（能量=质量x速度2）做最有价值的事（提升你做事的价值）在单位时间内做最多的事（提升你做事的效率和速度）效果效能效率我们为什么需要时间管理时间客观上是对我们每个人都唯一公平的资源做好时间管理，不再因虚度光阴而悔恨做好时间管理，也是一个人能力的体现做好时间管理，是实现人生理想的保证时间管理研究演进历史或者，更直观地说，时间管理给我们带来的最起码的好处就是，帮我们实现合理的生活——把我们原本在工作中浪费掉的时间用于享受其它的快乐。第四代管理理论，即以“人生规划”为核心内容，而时间管理是为了确保人生规划的顺利实施，此也为时间管理的根本目的。所以，当我们担心学习时间管理后，会变成没有灵魂的机器人，那说明我们并没有真正明白时间管理的根本目的。时间管理只不过是让我们追求幸福生活，实现人生梦想的有效工具。一代二代三代四代着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到计划的重要。将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。强调每一天的行动，都要与未来的方向一致，与目标接近。四代时间管理分析练习：按照时间顺序，列出你的一天日程安排？你确定自己每天都能高效准时的完成清单上的事项吗？我们来看看下面的案例上司打电话让王经理去谈话，谈了会有关公司人力资源规划的问题，中间总经理接听电话、客人来访等，谈话延续到10：00。准备布置下属工作，又有电话打来询问有关新入职人员薪资的问题，解释到10：20。请看王经理的一天找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下属请示工作，王经理的思路和时间被分割和耽误，布置工作一直延续到11：00。对秘书报上来的文件等进行批示、处理；阅读文件、各类的报告、建议书等，到12：00，还有一部分没有过目。匆匆吃过饭，看了会报纸、与同事聊了会天，猛然想起总经理交待的人力资源规划报告还没完成，于是赶紧冲进办公室。请看王经理的一天与销售经理讨论业务员招聘事宜，由于对招聘专员的工作不放心，本应是下属的职责，王经理准备亲自做相关计划。招聘计划、招聘人员资格的具体、招聘渠道及广告发布等内容拟定占去王经理2个小时的时间。刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示和审批，同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻。召集下属开会，因下属反映部门内部不团结影响到了工作。但会议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到17：00。下属走后，已过了下班时间，没有时间完成报告了，王经理只好带着未写完的报告回到家中，看样子今晚上又得加班到午夜了。讨论：王经理的时间哪去了？王经理的时间哪儿去了电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题，这本不属于王经理的事，有薪酬主管吗？

事必躬亲对下属工作不放心，凡事事必躬亲，替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里。事必躬亲电话干扰上司召见低效会议官僚作风上司召见上司不定期的召见，使中层经理的时间具有很大的随意性。

低效会议会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。

官僚作风喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，下属的不断请示和汇报，大大浪费了自己的时间。

这些时间杀手是否就在身边时间杀手大包大揽，事必躬亲不懂得统筹安排没有设定完成时限没有轻重缓急安排没有目标或缺乏计划有求必应，来者不拒冗长而又无效的会议官僚作风、文牍主义沟通不良，做无用功等待或各种干扰来袭……第二讲时间管理与目标管理你的目标是什么？目标设立的Smart原则

1、目标要具体（Specific）

2、目标必须是可衡量的(Measurable)

3、目标是可能实现的(Acceptable)

4、目标是切合实际的(Realistic)

5、一定要设定时间表(Timetable)

目标执行流程确定角色设定目标制定计划逐日调整评估总结周计划一周行事历周计划表日计划时间管理通则

把每天要做的事列一份清单确定优先顺序，从最重要的事情做起每天都这么做时间没有具体确定的待处理事项时间已具体确定的事件电话、记录等信息每日计划表提前一天客户访谈整理资料2设计调查表格1部门例会整理资料客户访谈部门例会设计调查表格

365日历软件的使用

日事清软件的使用第三讲时间管理与自我管理时间管理的罗盘理论强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论。这种管理法则超越传统上追求更快、更好、更具有效率的观念，它不是换一个时钟，而是提供一个罗盘，因为人走的多快是一回事，方向对才是最重要的。怎么走，不是求快，而是怎么向未来的目标接近。这种管理理论强调的是每一天的行动，每一个时段的行动，都要与未来的目标很接近，所以它强调的是一种方向，也叫做正北理论。高绩效员工的自我管理八项修炼标准——一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲望与自制等应和谐一致；——平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行发展；——有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目标，但要相互呼应，最有价值的事先做；——重人性：个人管理的目的在人而不在事；——有弹性：应可因个人作用和需求的变化而调整；——携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整；——执行到位：计划的执行必须准时准确，做到关键节点把控——评估反馈：自我检测和外部评估相结合，为下一周期计划做参考第四讲时间管理与日常管理赶跑时间第一大盗的韵律原则专业的统计数据指出：“人们一般每8

分钟会收到1

次打扰，每小时大约7

次，或者说每天50~60

次。平均每次打扰大约是5

分钟，总共每天大约4

小时，也就是约50%。其中80%（约3

小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。时间管理法则——“韵律原则”，它包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体的方法包括：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当地与上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法包括：不要唐突地拜访对方，了解对方的行为习惯等。Pareto原则应用集中精力在能获得最大回报的事情上，而不要在琐事上花过多的时间。关注第二象限的四象限原则I重要又紧急紧急状况迫切的问题限期完成的会议或工作II重要不紧急准备工作，计划预防措施价值观的澄清人际关系的建立真正的再创造增进自己的能力III不重要但紧急造成干扰的事、电话信件、报告会议许多迫在眉睫的急事符合别人期望的IV既不重要又不紧急忙碌琐碎的事广告函件无聊电话浪费时间逃避性活动ABC原则执着于流程优化的精简原则“崔西定律”是指：“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3

个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。”突发事件突发情况有哪些？职责内紧急程度、重要程度职责外马上处理暂缓处理减少突发情况发生努力使工作系统从一开始就正确无误对被打扰情况进行分析（Who\When\Why），建立一种工作模式减少计划外事件数量累计计划外事件，创建自由时间块缩短每个计划外事件的时间长度缩短计划外时间防范于未然克服拖延拖延者的借口强调时机不对逃避不愉快的生活敷衍搪塞不愿承担责任不适当的目标为了轻松混日子拖延的代价浪费了今天一时工作拖延，三倍时间偿还逃避积极的人生健康不良待处理问题的不断增多长期在压力下工作的忧虑动手去做你能做或梦想要做的事，勇气包含了天分、能力与奇迹，只有动手，心灵才会启动；开始做，工作才会完成。解决拖延的秘诀---唯一的办法就是去做它与拖延决战承认：拖延是一种无益的生活方式把大工作分解当机立断，直接面对不愉快的工作平衡表法给自己设定最后时限奖励自己

建立有效的办公环境

尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情工作中经常要用到的用品应容易取得每一件物品应摆放在固定的位置每天下班前将办公桌整理就绪把不再需要的东西坚决扔掉有效授权1.被授权者要能达到所授权工作的能力与品行。2.授权必须明确职责范围及权限。3.制定明确的作业规范，制约滥用权利的行为。4.授权前，对被授权者施与职前的训练和协助。提高会议效率1、保证会议要有内容，明确要解决的问题。开门见山，直奔主题

2、

及时开会。在得到重要情报或要求作出决策时应立即召开，以保证有充分的时间采取行动

3、主持人和参会者都要守时。如有迟到者，象联想规定的那样，在会场当众站立几分钟，下次很少有人愿意再吸引大家的视线

4、主持人在会前明确通知会议目的、程序、时间、地点，让参会者有所准备。正式会议，还要把议程发给参会者

5、出席讨论和决策的会议人数以5-7人为最佳。出席会议超过20人，只能通报情况或布置工作，更多的人只适合于报告会和表彰会

6、一般会议时间以一小时为宜，大型报告会也不应超过两个小时。生理学家认为，脑力的最佳状态只能保持45分钟，人在生理上产生疲劳感的临界点是一小时7、

会议的重要原则是议事不议人。不要轻易按照少数服从多数的原则确定最后方案8、

会议要创造出一种宽松、坦诚的气氛，有利于思想的交流与沟通，提高会议效率；9、会议结束前要做总结，建议行动方案，明确责任和规定期限第五讲高效时间管理的技巧一个意识：时间的价值观时间价值分析法

时间价值表你的时间价值分析

二个定律

帕金森法则帕金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《帕金