文件系统基本知识

GMP文件系统基本知识相关概念标准操作(工作)标准技术标准管理标准操作标准记录文件系统

文件

一般是指由法定机关、单位印发，用来处理公务活动，并具有特定格式的书面文字材料。根据文件的适用范围，分为通用文件和专用文件。

药品GMP文件是指一切涉及药品生产管理、质量管理的书面标准和实施标准的记录结果。

英国GMP解释：—切涉及医药产品制造的书面生产方法、指示说明和记录、质量控制方法和记录下的测试结果。

标准生产经营管理过程中预先制定的书面要求。

技术标准（TS）指生产技术活动中，由国家、地区、行业及企业颁布和制定的技术性规范、准则、规定、办法、标准、规程和程序等书面要求。管理标准（SMP）指为了行使管理职能而使管理过程标准化、规范化而制定的制度、规定、标准、办法等书面要求。操作（工作）标准（SOP）指以人的工作为对象，对工作范围、职责、权限、工作方法及内容所制订的规定、标准、办法、程序等书面要求。SOP是一种经批准用以指示操作的通用性文件或管理办法。记录(REC)指反映实际生产经营活动中执行标准情况的结果文件系统(DO)指贯穿药品生产管理全过程，连贯有序的系统文件。制定文件的目的和意义

建立全面的、完整的文件系统是一种从“人治”到“法制”的变革，其核心是确保药品的生产过程中的"一切行为有法律，一切行为有记录，一切行为有监控，一切行为有符合"从而避免生产过程中产生混淆，污染和差错，保证生产出安全有效、质量稳定、复核预定规格标准的药品。书面的文件能防止出口头交流可能引起的差错并使批的历史具有可追溯性。

具体的意义如下：制定文件的目的和意义企业运作的文字依据

——有章可循所有人员工作文字依据——照章办事

证据——有案可查对于明确责任和“奖罚分明”提供了依据质量改进的原始依据

人员培训及评价的根据

要做到—切要有文字规定，一切要按规定办事，一切活动要记录在案，一切要由数据说话，一切工作要有人签字负责。

文件的属性（要求）1．完整性

指文件系统应涵盖我国药品GMP规范内容和GMP对本公司生产的剂型品种所有的规定要求。2．协调性

是指纵向、横向的相互协调，首先是纵向上应符合国家有关法规，横向上在企业内部各系统应协调一致。同级、上下级不抵触。3．准确性

指文件的文字叙述要准确。文件的标题、内容应简明，逻辑严谨，条理清晰，用词确切，标点符号也应当准确无误。4．正确性

是指文件的图样、表格、数字、公式等技术内容和目标值应当正确无误。5．一致性

是指文件中的术语、符号、代号等，前后应当是统一的、一致的。同时应与其他相关文件相一致。与行业一致，与各部门一致。文件的属性（要求）

6．动态性

药品生产和质量管理是一个持续改进的动态过程，因此，文件必须依据验证和日常监控的结果而不断修订。

7.唯一性指现行文件系统没有内容重复的文件，改版修订的文件颁发执行的同时必须将过时失效的文件收回。

8．适用（可操作）性指文件内容既要符合药品GMP原则规定要求，又要根据本公司的实际情况制定，决不能生搬硬套，使文件脱离实际，难以操作实施，指标要量化，不能太有弹性。

9．严密性

文件的书写与应用词确切，不模棱两可，标准应量化。

10．可追溯性指从供货厂商、原辅料、成品和用户四方中得到任何一方的信息，即可通过文件系统（批档案）查到与之相关的其它三方的信息。

文件的分类岗位职责GMP文件系统技术标准记录操作规程岗位操作规程标准操作规程质量标准验证、产品批文REC生产工艺规程表格其他包括标签、标识、凭证、卡管理文件编制与管理过程设计起草/修订审核/批准发放

培训执行归档回顾/变更GMP文件管理还包括收回、销毁、借阅文件制定方法文件制定组织机构和人员要求

由企业主管领导负责，某一部门牵头，由各有关部门参加，组成一个文件制定小组；各部门又可以指定起草人员，形成一个文件制定体系。

该体系的工作需高效、协调、运行良好，具权威性，职责明确。a组织机构

文件制定人员要求经GMP学习和培训，了解、掌握GMP的要求，懂专业知识，富有实践经验，掌握制定文件的基本要求；审核人员还要有能力对所审核的文件形式和内容把关；批准人还需具有规范化、标准化、科学化管理的概念和不断提高管理水平的观念，并有能力对批准的文件负责。新厂房投产前、新产品投产前、新设备安装前；引进新处方或新工艺前；处方或工艺有重大变更前；验证前或验证后；组织机构职能变动时；文件编写质量改进时；执行中发现问题时；接受年检、自查、质量大检查（或质量审计）、GMP认证检查前后。文件制定（修订）的时间

1、编号应结合企业的组织机构、产品结构特点，便于识别其文本、类别；¨

2、文件的标题、类型、目的、原则应有清楚的陈述，与其他文件相区别；¨

3、文件内容确定，使用的文字应确切、易懂、简练，不能模棱两可；指令性的内容必须以命令式方法写出；¨

4、条理清楚，易理解，可操作性强；¨

5、各类文件应有便于识别其文本类别的系统编码和日期、该文件的使用方法、使用人等，便于查找。编码页数应有总页数和分页数；¨

6、文件如需记录或填写数据，应留有足够空格，以便于填写内容；在各项内容之间，也要有适当的空隙；每项标题内容应准确；

7、文件的制定、审查、批准责任人应签字，不得使用手抄本，以防差错

8、注意文件纸张大小，纸张质地、颜色、装订、复制等，一般使用A4纸；¨

9、提倡实事求是，不能生搬硬套。

10、修订时按制定时相同的要求。文件制定的要求文件格式的规定表头项目至少要包括：

题目、编码、页号、制订人及其日期、审核人及其日期、批准人及其日期、颁发部门、生效日期、分发部门。正文包括：

目的、原则、适用范围、职责、定义、标准依据等条款，然后再定文件的内容。后续页：建议包括：文件题目、编码、页号等。第一页例如：目的：范围：责任：内容：

文件管理---管理标准

程序编号：

DO-SMP001V00

GMP文件管理规程

共6页第1页制定人 制定日期 年月日 制定部门 质量管理部审核人 审核日期 年月日 版次 第1版批准人 批准日期 年月日 印数 共6份颁发部门 公司办公室 生效日期 年月日 文件代码 6-分发部门 □主管副总□公司办公室□人力资源部□生产部□质量管理部

□供应部□物料管理部□技术研发部□设备工程部□销售公司

□中心检验室□仓储中心□机修车间□饮片车间□提取车间

□固体1车间□固体2车间□固体3车间□口服液体车间

程序编号

题目

页

数

后续页：文件编码的规定识别性

稳定性相关一致性发展性编码原则

系统性准确性可追踪性应有文件详细地、逐一地列出编码代号的规定，以便于文件的使用；其代码可根据企业的实际情况选用英文、拼音、数字或汉字。

编码代号（参见《文件编码管理规程》）编码举例如：MM—SOP001V00解释：SOP：标准操作程序（StandardOperatingProcedure)MM：生产管理001：生产管理类的第一个文件00：表示为第一版文件，要为01则表示第一次修订后的文件。文件的审核/批准

所有文件的审核人与批准人必须预先规定

审批人具有相应的资格与能力

所有正式生效的文件，均应有起草、审核、批准人签字，并注明日期文件的发放

文件一旦批准，应在执行之日前发放至相关人员或部门

文件发放必须进行记录

新文件执行之日必须收回过时的文件文件的培训

新文件必须在执行之日前进行培训并记录

培训师原则上为文件的起草者、审核者或批准者

必须保证文件使用者均受到培训文件的执行

文件的有效执行是最重要的环节

新文件初始执行阶段，应特别注意监督检查执行情况

所有文件必须定期进行复核

应定期向使用部门提供现行文件清单

对现行的管理标准，未经变更控制，不得随意改动文字内容

对现行的批记录或其他记录文件，确有必要进行改动，应由责任人签字，并注明原因和日期

采用自动控制或管理系统记录，应仅允许授文件的执行文件的归档

所有的现行文件原件或样本均存档于质量管理部门

所有的过时文件仅保留一份在质量管理部门

记录按种类归档，按其重要性分别保存在相关部门并存档至规定日期

各种归档文件应建立台帐以便调用文件的回顾

应定期对重要的管理标准作相应的回顾

对重要的GMP活动作年度回顾－产品年度回顾－供户质量管理年度回顾－客户投诉年度回顾－验证年度回顾文件的变更控制任何文件未经批准不得随意更改

变更的提出：文件的使用者或管理人员有权提出变更

变更的审批：应评价变更的可行性并批准变更，履行变更手续

变更的执行：变更执行过程可视为一份新文件起草

变更管理：应检查文件变更引起的其它相关文件的变更

变更记载：文件的任何变更必须详细进行记录记录的填写注意事项

记录必须及时填写，不能提前写当成备忘录，也不能过后写当成回忆录。

·字迹整洁，不得使用铅笔填写。

·按内容逐一填写，不得空格、漏填。如无内容时，用“/”表示。

与前项相同的空格不得使用“同上、同前或、、”代替。

·不得撕毁。

·不得任意涂改。不得使用刀片、橡皮及涂改液进行涂改，如确需更改时，在错误地方画横道，保持原字迹清晰可辨，并写上正确的内容及签名。

·品名应写全称，不得简写、或使用英文字头等代替。

·人员签名应写明全名，填写日期应注明年、月、日不得点点代替。

数据处理：四舍六入五成双（看后）。

各类文件简介主要介绍：产品生产管理文件，包括生产工艺规程、岗位操作法或标准操作规程、批生产记录等。产品质量管理文件，包括质量标准、检验操作规程、产品申请和审批文件；产品质量稳定性考察；批检验记录生产工艺规程

是规定一定数量成品所需起始原料和包装材料的数量，以及工艺、加工说明、注意事项、包括生产过程中控制的一个或一套文件。

对产品设计、处方工艺、规格标准、质量监控以及生产和包装全面规定与描述；是生产管理和质量监控基准性文件。

是制定批记录，批生产指令，批包装指令及主配方的重要依据。生产工艺规程（一）生产处方：1.产品名称和产品代码；2.产品剂型、规格和批量；3.所用原辅料清单（包括生产过程中使用，但不在成品中出现的物料），阐明每一物料的指定名称、代码和用量；如原辅料的用量需要折算时，还应当说明计算方法。（二）生产操作要求：1.对生产场所和所用设备的说明（如操作间的位置和编号、洁净度级别、必要的温湿度要求、设备型号和编号等）；2.关键设备的准备（如清洗、组装、校准、灭菌等）所采用的方法或相应操作规程编号；3.详细的生产步骤和工艺参数说明（如物料的核对、预处理、加入物料的顺序、混合时间、温度等）；4.所有中间控制方法及标准；5.预期的最终产量限度，必要时，还应当说明中间产品的产量限度，以及物料平衡的计算方法和限度；6.待包装产品的贮存要求，包括容器、标签及特殊贮存条件；7.需要说明的注意事项。生产工艺规程（三）包装操作要求：1.以最终包装容器中产品的数量、重量或体积表示的包装形式；2.所需全部包装材料的完整清单，包括包装材料的名称、数量、规格、类型以及与质量标准有关的每一包装材料的代码；3.印刷包装材料的实样或复制品，并标明产品批号、有效期打印位置；4.需要说明的注意事项，包括对生产区和设备进行的检查，在包装操作开始前，确认包装生产线的清场已经完成等；5.包装操作步骤的说明，包括重要的辅助性操作和所用设备的注意事项、包装材料使用前的核对；6.中间控制的详细操作，包括取样方法及标准；7.待包装产品、印刷包装材料的物料平衡计算方法和限度。

批生产记录内容包括：

（一）产品名称、规格、批号；（二）生产以及中间工序开始、结束的日期和时间；（三）每一生产工序的负责人签名；（四）生产步骤操作人员的签名；必要时，还应当有操作（如称量）复核人员的签名；（五）每一原辅料的批号以及实际称量的数量（包括投入的回收或返工处理产品的批号及数量）；（六）相关生产操作或活动、工艺参数及控制范围，以及所用主要生产设备的编号；（七）中间控制结果的记录以及操作人员的签名；（八）不同生产工序所得产量及必要时的物料平衡计算；（九）对特殊问题或异常事件的记录，包括对偏离工艺规程的偏差情况的详细说明或调查报告，并经签字批准。批包装记录内容包括：

（一）产品名称、规格、包装形式、批号、生产日期和有效期；

（二）包装操作日期和时间；

（三）包装操作负责人签名；

（四）包装工序的操作人员签名；

（五）每一包装材料的名称、批号和实际使用的数量；

（六）根据工艺规程所进行的检查记录，包括中间控制结果；

（七）包装操作的详细情况，包括所用设备及包装生产线的编号；

（八）所用印刷包装材料的实样，并印有批号、有效期及其他打印内容；不易随批包装记录归档的印刷包装材料可采用印有上述内容的复制品；

（九）对特殊问题或异常事件的记录，包括对偏离工艺规程的偏差情况的详细说明或调查报告，并经签字批准；

（十）所有印刷包装材料和待包装产品的名称、代码，以及发放、使用、销毁或退库的数量、实际产量以及物料平衡检查。质量标准原料标准辅料标准包装材料标准中间产品标准成品标准其他标准（公用介质）待包装产品物料质量标准主要包括：（一）物料的基本信息：1.企业统一指定的物料名称和内部使用的物料代码；2.质量标准的依据；3.经批准的供应商；4.印刷包装材料的实样或样稿。（二）取样、检验方法或相关操作规程编号；（三）定性和定量的限度要求；（四）贮存条件和注意事项；（五）有效期或复验期。成品的质量标准主要包括：（一）产品名称以及产品代码；（二）对应的产品处方编号（如有）；（三）产品规格和包装形式；（四）取样、检验方法或相关操作规程编号；（五）定性和定量的限度要求；（六）贮存条件和注意事项；（七）有效期。操作规程

内容应当包括：题目、编号、版本号、颁发部门、生效日期、分发部门以及制定人、审核人、批准人的签名并注明日期，标题、正文及变更历史。

管理标准机构与人员管理设备