天津电算化第四章

第四章电子表格软件在会计中的应用

1.章节内容：

2.考情分析：

各种题型都有可能出现，预计考试分值在20分左右。

3.学习方法：

本章主要为Excel的一般操作知识，在日常的工作生活中有比较多的涉及，所以在学习起来较为亲切，容易接受。由于考试题型的不确定性，仍要求大家重视动手操作。本章与第三章报表管理模块联系较为密切，尤其是公式与函数的应用，要结合起来融会贯通学习。

第一节电子表格软件概述

一、常用的电子表格软件（★）

Windows操作系统：微软Excel、金山WPS、LotusNotes、

FormulaOne等Mac操作系统：Numbers

二、电子表格软件的主要功能（★）

1.建立工作簿

2.管理数据

3.实现数据网上共享

4.制作图表

5.开发应用系统

（一）建立工作簿

每个工作簿含有一张或多张工作表。

单元格是工作表的最小组成单位。每一单元格最多可容纳32000个字符。

版本默认工作表数量行数列数（二）管理数据

用户通过Excel不仅可以直接在工作表的相关单元格中输入、存储数据，编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格,而且可以利用计算机，自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总等操作，还可以运用运算公式和内置函数，对数据进行复杂的运算和分析。（三）实现数据网上共享

通过Excel，用户可以创建超级链接，获取局域网或互联网上的共享数据，也可以将自己的工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让世界上任何位置的互联网用户共享工作簿文件。

（四）制作图表

散点图、柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图、三维图等14类100多种基本图表。（五）开发应用系统

Excel自带VBA宏语言，用户可以根据这些宏语言，自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大Excel的功能。

【例题·单选题】在Excel2013中，一个工作表由（）组成。

A.65536行和256列

B.65536行和16384列

C.1048576行和16384列

D.1048576行和256列

『正确答案』C

『答案解析』在Excel2013中，行数=256×642，列数=256×64【例题·多选题】电子表格软件的主要功能有（）。

A.建立工作簿

B.管理数据

C.实现数据网上共享

D.制作图表

『正确答案』ABCD

『答案解析』电子表格软件的主要功能有建立工作簿、管理数据、实现数据网上共享、制作图表、开发应用系统。三、Excel软件的启动与退出（★★）

（一）Excel软件的启动

1.通过“开始”菜单中的Excel快捷命令启动

2.通过桌面或任务栏中的快捷方式启动

3.通过“运行”对话框启动

4.通过打开已有Excel文件启动

（二）Excel软件的退出

1.通过标题栏的“关闭”按钮退出

2.通过任务栏退出

3.通过快捷键退出：Alt+F44.双击标题栏的控制按钮（Office按钮）退出5.打开标题栏的控制按钮（Office按钮）点击退出【例题·单选题】下列不属于Excel软件的退出方法的是（）。

A.通过标题栏的“关闭”按钮退出

B.Alt+F4

C.双击标题栏的控制按钮

D.Ctrl+F4

『正确答案』D

『答案解析』选项D，属于关闭Excel文件的方法。四、Excel软件的用户界面（★★）

Excel2003及以下版本的默认用户界面基本相同,由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗格等要素组成;

Excel2007及以上版本的默认用户界面基本相同,主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成【提示】功能区将标题栏、菜单栏、工具栏和任务窗格进行了合并，非常方便操作。【提示】1.工具栏可分为常用工具栏和格式工具栏。

2.单元格是工作表中最基本的存储单位。

3.如果需要打开任务窗格,可以选择“视图”菜单的“任务窗格”命令或使用快捷键Ctrl+F1将其打开。

4.如需隐藏功能区,可以在当前所在的选项卡处双击,再次双击将取消隐藏。在隐藏状态下,可单击某选项卡来查看功能区并选择其中的命令。五、Excel文件的管理（★★）

Excel文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改、删除等工作（一）Excel文件的新建与保存

1.Excel文件的新建

（1）启动软件时：自动建立新文件

（2）启动软件以后：

快捷键：“Ctrl+N”键

菜单栏：“文件”→“新建”

工具栏：“新建”按钮2.Excel文件的保存

快捷键：“F12”键，另存为

“Ctrl+S”键，保存

工具栏：“保存”按钮

菜单栏：“文件”→“保存”或“另存为”

自动保存

（二）Excel文件的关闭与打开

1.Excel文件的关闭

（1）退出Excel软件，文件自动关闭

（2）不退出Excel软件：

工具栏：“关闭”按钮

菜单栏：“文件”→“关闭”

快捷键：“Ctrl+F4”或“Ctrl+W”【提示】注意与软件退出快捷键（Alt+F4）的区别2.Excel文件的打开

（1）双击Excel文件打开

（2）菜单：

右键快捷菜单：“打开”

菜单栏：“文件”→“打开”

（3）工具栏：“打开”

（4）快捷键：“Ctrl+O”（三）Excel文件的保密与备份

1.Excel文件的保密

（1）打开权限密码

（2）修改权限密码

“另存为”→“工具”→“常规选项”

2.Excel文件的备份

保存时，自动生成备份文件：“原文件名+的备份”

图标与原文件不同（四）Excel文件的修改与删除

1.Excel文件的修改

修改单元格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列的顺序、增删工作表和调整工作表顺序等。

2.Excel文件的删除

（1）选中要删除的Excel文件,按击“Delete”键进行删除

（2）鼠标右键点击要删除的Excel文件,选择删除命令。【例题·多选题】新建Excel文件的方法有（）。

A.使用任务栏中的新建图标

B.使用文件菜单中的新建命令

C.使用工具栏中的新建命令

D.使用“Ctrl+O”快捷键

『正确答案』BC

『答案解析』选项A应为单击常用工具栏的新建图标。选项D是打开文件的方法，新建应该是“Ctrl+N”。【例题·多选题】打开Excel文件的方法有（）。

A.右键快捷菜单“打开”命令

B.快捷键“Shift+O”

C.Excel“文件”菜单中的“打开”命令

D.常用工具栏“打开”按钮

『正确答案』ACD

『答案解析』选项B，应该是“Ctrl+O”。

第二节数据的输入与编辑一、数据的输入（★★★）

（一）数据的手工录入

1.在单个单元格中录入数据

2.在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据：Ctrl+Enter

3.在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的文本或数据

【例题·实务操作题】在Excel表A1:A5区域中分别输入“中华会计网校特色班、中华会计网校精品班、中华会计网校实验班、中华会计网校通关班、中华会计网校面授班”数据。

4.在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据

（1）按住Ctrl键,选取多张工作表,将其组合成工作组

（2）录入数据，方法同1、2、3

（3）取消工作组：

①单击组外任何一个工作表标签；

②右击组内任何一个工作标签，选择“取消成组工（二）单元格数据的快速填充

1.相同数据的填充：填充柄、Ctrl键的使用

【提示】数字型以及不具有增或减序可能的文字型数据，可直接拖动；而日期型以及具有增或减序可能的文字型数据，应按住Ctrl键拖动。

2.序列的填充：

（1）输入第一、二个单元格数据。

（2）选中上述两个单元格，拖动填充柄。

【提示】是否按Ctrl键，与相同数据的填充正好相反！

3.填充序列类型的指定：

“自动填充选项”按钮

4.自定义排序

Excel2003：工具→选项→自定义序列

Excel2007：Office按钮→Excel选项→常用→编辑自定义列表

Excel2013：文件→选项→高级→编辑自定义列表

（三）导入其他数据库的数据

EXCEL可以获取SQLServer、ACCESS等数据库的数据,实现与小型数据库管理系统的交互。

功能区：数据→获取外部数据

二、数据的编辑（★★★）

（一）数据的复制、剪切、粘贴

复制：Ctrl+C、剪切：Ctrl+X、粘贴：Ctrl+V

数据的剪切与复制不同。

数据复制后，原单元格中的数据仍然存在，目标单元格中同时还增加原单元格中的数据；

数据剪切后，原单元格中数据不复存在，只在目标单元格中增加原单元格中的数据。

（二）数据的查找和替换

1.查找和替换特定数据

Ctrl+F（查找）、Ctrl+H（替换）

Excel中的通配符“?”代替任意单个字符,“*”代替多个任意字符。

例如：查询“?k*”,表示前一个字符是任意字符,第二个字符是“k”,后面是任意个任意字符。

2.选中包含公式的单元格

编辑→查找和选择→公式

3.替换格式

点击“选项”按钮，可以完成格式的批量替换。

【例题·判断题】Excel中的通配符“?”代替多个任意字符,“*”代替任意单个字符。（）

『正确答案』×

『答案解析』Excel中的通配符“?”代替任意单个字符,“*”代替多个任意字符。

三、数据的保护（★★★）

（一）保护工作簿

1.限制编辑权限：

设置两项保护内容：结构、窗口

Excel2003：工具→保护→保护工作簿

Excel2007、2013：审阅→更改→保护工作簿

2.设置工作簿打开权限密码：

Excel2003：“另存为”→工具→常规选项

Excel2007、2013：左上角“Office或文件按钮”

（二）保护工作表

Excel2003：工具→保护→保护工作表

Excel2007、2013：审阅→更改→保护工作表

·允许用户编辑区域

在保护工作表情况下，可以设定允许用户编辑区域。

（三）锁定单元格

设置单元格格式→保护工作表→锁定

【提示】锁定单元格必须启用保护工作表功能。

【例题·判断题】保护工作簿必须启用保护工作表功能。（）

『正确答案』×

『答案解析』保护工作簿可以单独启用。锁定单元格必须启用保护工作表功能。

【例题·多选题】Excel数据的保护包括（）。

A.保护工作簿

B.保护工作表

C.锁定单元格

D.冻结窗格

『正确答案』ABC

『答案解析』冻结窗格不属于数据的保护，只是视图上的一个调整。当我们在制作一个Excel表格时，如果列数较多，行数也较多时，一旦向下滚屏，则上面的标题行也跟着滚动，在处理数据时往往难以分清各列数据对应的标题，这时利用“冻结窗格”功能。具体方法是将光标定位在要冻结的标题行（可以是一行或多行）的下一行，然后选择“冻结窗格”即可。滚屏时，被冻结的标题行总是显示在最上面，增强了表格编辑的直观性。

第三节公式与函数的应用

一、公式的应用（★★★）（一）公式的概念及其构成

例如：=68+B2*3-SUM（C1:C5）

包含：=、运算体、运算符（公式总是以等号“=”开始）

1.运算体是指能够运算的数据或者数据所在单元格的地址名称、函数等。上例中68、B2、SUM（C1:C5）

2.运算符是使Excel自动执行特定运算的符号。Excel中,运算符主要有四种类型:算术运算符、比较运算符、文本运算符、引用运算符。（1）算术运算符:可以完成基本的数学运算,包括:“+”（加）、“-”（减）、“*”（乘）、“/”（除）、“^”（乘方）等,运算的结果为数值。（2）比较运算符:可以比较两个同类型的数据（都是数值或都是字符或都是日期）,包括:“=”（等于）、“>”（大于）、“<”（小于）、“>=”（大于等于）、“<=”（小于等于）、“<>”（不等于）,运算的结果为逻辑值TRUE或FALSE。（3）文本运算符:“&”（连接运算符）,用于把前后两个字符串连接在一起,生成一个字符串。算术运算符和文本运算符优于比较运算。

（4）引用运算符:是Excel特有的运算符,用于单元格引用,可以将单元格区域合并运算,包括:

①区域运算符“:”（冒号）:产生对包括在两个引用之间的所有单元格的引用,上例中SUM（C1:C5）。

②联合运算符“,”（逗号）:将多个引用合并为一个引用,即取多个区域的并集如SUM（A1:A5,C1:C5）。

③交叉运算符“”（空格）:产生对多个引用共有的单元格的引用,即多个区域的交集,如

SUM（A1:B5A4:D9）,相当于SUM（A4:B5）。（二）公式的创建与修改

1.公式的创建

手动输入、移动点击输入

编辑栏显示公式单元格显示计算结果

【链接】报表管理模块中公式的录入，需要在“显示公式”或“格式”状态下。

2.公式的编辑

快捷键：F2（三）公式的运算次序

1.优先级次相同的运算符：

从左至右运算

2.多个优先级次不同的运算符：

从高至低运算

比如小括号、乘号等优先级较高。（四）公式运算结果的显示

1.查看公式中某步骤的运算结果

快捷键：F9（查看）、“Esc或Ctrl+Z”（恢复）

【提示】先按F2进入公式编辑状态，再按F9查看。

2.公式默认显示方式的改变

快捷键：Ctrl+`（数字1左边的按键）

功能区：公式→显示公式

3.将公式运算结果转换为数值

复制→选择性粘贴

【例题·单选题】下列属于区域运算符的是（）。

A.“/”B.“&”

C.“:”D.“,”

『正确答案』C

『答案解析』选项A为算术运算符；选项B为文本运算符；选项D为联合运算符。

二、单元格的引用（★★★）例如：=68+B2*3-SUM（C1:C5）（一）引用的类型

1.相对引用：Excel默认使用的单元格引用

2.绝对引用例如：=68+$B$2*3-SUM（C1:C5）

3.混合引用例如：=68+$B2*3-SUM（C1:C5）【例题·实务操作题】如图所示，计算学生的总成绩。（二）输入单元格引用

1.在列标和行标前直接输入“$”符号。

2.输入完单元格地址以后，重复按“F4”键选择合适的引用类型。

【例题·实务操作题】把图中D2的单元格公式改=$B$2+$C$2”,然后将公式复制到单元格D3中,D3中的值与D2相同,引用地址没有改变。

（三）跨工作表单元格引用

工作表名!数据源所在单元格地址

例如：=68+Sheet1!$B$2*3-SUM（C1:C5）

（四）跨工作簿单元格引用

[工作簿名]工作表名!数据源所在单元格地址

例如：=68+[Book2]Sheet1!$B$2*3-SUM（C1:C5）

三、函数的应用（★★★）

基本格式：函数名（参数序列）

函数只能出现在公式中。除中文外都必须使用英文半角字符,参数无大小写之分。

【提示】重点把握参数的含义和运用。

（一）常用函数

1.统计函数

（1）MAX（number1,number2,……）

（2）MIN（number1,number2,……）

MAX/MIN函数忽略参数中的逻辑值和文本。

（3）SUM（number1,number2,……）

数值、逻辑值、文本数字、单元格和区域的引用地址。例如：=SUM（“1”,2,TRUE）=4

（4）SUMIF（range,criteria,sum_range）

对于满足条件的单元格求和

（5）AVERAGE（number1,number2,……）

（6）AVERAGEIF（range,criteria,average_range）（7）COUNT（value1,value2,……）

数字、空单元格、逻辑值、日期或文本数字

（8）COUNTIF（range,criteria）

例如,要在B1:B10单元格范围内统计数值在80～90之间的人数,表达式应该是“=countif（B1:B10,">=80"）-countif

（B1:B10,">90"）”

2.文本函数

（1）LEN（text）

用于返回文本字符串中的字符数。

例如：=LEN（“中华会计网校”）=6

（2）RIGHT（text,num_chars）

用于从文本字符串中最后一个字符开始返回指定个数的字符。

例如：=RIGHT（“中华会计网校”,2）=“网校”

（3）MID（text,start_num,num_chars）

用于返回文本字符串中从指定位置开始的指定数目的字符。

例如：=MID（“中华会计网校”,3,4）=“会计网校”（4）LEFT（text,num_chars）

用于返回文本字符串中第一个字符开始至指定个数的字符。

例如：=LEFT（“中华会计网校”,4）=“中华会计”

3.逻辑函数IF

IF（logical_test,value_if_true,value_if_fa1se）

4.查找与引用函数

（1）LOOKUP

①向量形式

（lookup_value,lookup_vector,result_vector）

【提示】

如果函数LOOKUP在第二参数确定的区域中找不到与第一参数完全相同的值,则查找该区域中最接近第一参数且小于它的值。

如果第一参数小于第二参数确定的区域中的最小值,函数LOOKUP返回错误值“#N/A”。

②数组形式

LOOKUP（lookup_value,array）

用于在数组的第一行或第一列中查找指定的值,并返回数组最后一行或最后一列内同一位置的值。

如果lookup_value小于第一行或列（取决于数组维度）中的最小值,则LOOKUP会返回错误值。

例如：

=LOOKUP（5.2,{4.2,5,7,9,10}）=5,

=LOOKUP（1,{4.2,5,7,9,10}）=#N/A。

【提示】如果LOOKUP找不到lookup_value,它会使用该数组中小于或等于lookup_value的最大值。

2.INDEX（array,row_num,column_num）

用于返回表格或数组中的元素值,此元素由行号和列号的索引值给定。

例如：=INDEX（B1:E11,4,3）,确认后则显示出B1至E11单元格区域中,第4行和第3列交叉处的单元格（即D4）中的内容。

3.MATCH（lookup_value,lookup_array,match_type）

用于在单元格区域中搜索指定项,然后返回该项在单元格区域中的相对位置。如果match_type为-1,查找大于或等于lookup_value的最小数值,lookup_array必须按降序排列；

如果match_type为0,查找等于lookup_value的第一个数值,lookup_array可以按任何顺序排列；

如果match_type为1,查找小于或等于lookup_value的最大数值,lookup_array必须按升序排列；

如果省略match_type,则默认为1。

如图所示,在F2中输入“=MATCH（E2,B1:B11,0）”,则显示的结果是8。

5.日期与时间函数

（1）YEAR（serial_number）

用于返回某日期对应的年份

例如：=YEAR（“1998/01/30”）=1998

（2）MONTH（serial_number）

用于返回某日期对应的月份

（3）DAY（serial_number）

用于返回某日期对应的天数

4.NOW（）

用于返回当前的日期和时间,该函数不需要参数。

【提示】日期有多种输入方式,包括:带引号的文本串（例如“1998/01/30”）、序列号（如表示1998年1月30日的35825）或其他公式或函数的结果（DATE（1998,1,30））等。

【例题·单选题】下列各项中属于文本函数的是（）。

A.MAX

B.SUMIF

C.RIGHT

D.LOOKUP

『正确答案』C

『答案解析』MAX、SUMIF为统计函数；LOOKUP为查找与引用函数。

（二）基本财务函数

1.SLN

SLN（cost,salvage,life）用于返回某项资产以直线法计提的每一期的折旧值。

cost指固定资产原值;salvage指固定资产的残值;life指固定资产的折旧期数。这三个参数都是必需参数。

2.DDB（cost,salvage,life,period,factor）

用于使用双倍余额递减法或其他指定的方法,计算一项固定资产在给定期间内的折旧值。

cost指固定资产原值;salvage指固定资产的残值;life指固定资产的折旧期数;period指需要计算折旧值的期间,其单位必须与life相同。必选参数。

factor指余额递减速率,是可选参数。默认为2，即双倍余额递减法。

3.SYD（cost,salvage,life,per）

用于返回某项资产按年数总和折旧法计算的在第“per”期的折旧值。

cost指固定资产原值;salvage指固定资产的残值;life指固定资产的折旧期数;per指第几期,其单位必须与life相同。

另外，常见的财务函数还有年金终值FV、年金现值PV、年金PMT、利率RATE、期数NPER等资金的时间价值函数，净现值函数NPV，内含报酬率函数IRR第四节数据清单及其管理分析

一、数据清单的构建（★★★）

（一）数据清单的概念

Excel中,数据库是通过数据清单或列表来实现的。

数据清单是一种包含一行列标题和多行数据且每行同列数据的类型和格式完全相同的Excel工作表,例如工资表、应付账款等。

数据清单中的列是数据库中的字段,数据清单中的列标志是数据库中的字段名称,数据清单中的每一行对应数据库中的一条记录。

（二）构建数据清单的要求

为了使Excel自动将数据清单当作数据库,构建数据清单的要求主要有:

1.列标志应位于数据清单的第一行,作为字段名,用以查找和组织数据、创建报告。

2.同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。

3.避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在他们之间留出至少一个空白的行或列。

4.尽量在一张工作表上建立一个数据清单。

【例题·单选题】下列关于Excel数据清单的说法中，不正确的是（）。

A.列标志应位于数据清单的第一行

B.数据清单中的列是数据库中的字段

C.每一行对应数据库中的一条记录

D.同一行中各列数据项的类型和格式应当完全相同

『正确答案』D

『答案解析』同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。

二、记录单的使用（★★★）

（一）记录单的概念

记录单又称数据记录单,是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。

【提示】注意把握记录单与数据清单的关系。

（二）通过记录单处理数据清单的记录

1.通过记录单处理记录的优点

界面直观,操作简单,减少数据处理时行列位置的来回切换,避免输入错误,特别适用于大型数据清单中记录的核对、添加、查找、修改或删除。

2.记录单对话框的打开

Excel2003,“数据”菜单→“记录单”

Excel2013,“快速访问工具栏”→“记录单”

【提示】打开记录单对话框以后，只能通过“记录单”对话框来输入、查询、核对、修改或者删除数据清单中的相关数据,无法直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。

3.在“记录单”对话框中输入新记录

4.利用“记录单”对话框查找特定单元格

5.利用“记录单”对话框核对或修改特定记录

6.利用“记录单”对话框删除特定记录

【例题·判断题】打开记录单对话框以后，仍可以直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。（）

『正确答案』×

『答案解析』打开记录单对话框以后，只能通过“记录单”对话框来输入、查询、核对、修改或者删除数据清单中的相关数据,无法直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。

三、数据的管理与分析（★★★）

在数据清单下,可以执行排序、筛选、分类汇总、插入图表和数据透视表等数据管理和分析功能。

（一）数据的排序

1.快速排序

（1）在数据清单中选定需要排序的各行记录;