公文管理标准(佟丽蕊)

公

文

管

理

标

准综合管理部2015年7月公文管理标准范围本标准规定了新疆华电沙尔布拉克水电有限责任公司公文处理的基本原则、公文的主要种类、行文规则、公文处理等。本标准适用于公司公文处理的管理工作。公文管理标准一、公文处理的基本原则二、公司常用的公文种类和要求三、公文格式四、行文规则五、发文办理六、收文办理七、公文归档一、公文处理的基本原则为使公司公文、便函及各类书面材料的规范化、制度化、科学化，制定本标准。公司的公文、便函、各类书面材料、办公自动化系统中的各类电子文档（公告栏、电子邮件、规章制度等），适用于本标准。公司发文必须按照本办法的要求办理。各部门上报、下发的公文及书面材料，不符合本标准的，综合部将予以退回重办。公司各部门以公司名义的行文，按公司可使用的文种，遵照本办法程序执行。以部门名义及各部门之间询问、答复问题、联系工作，不得用红头文件，原则上通过办公自动化系统进行。格式、规则遵照本办法执行。二、公司常用的公文种类和要求决定：适用于对重要事项或重大行动作出安排。决议：适用于会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。规定：适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管理措施。办法：适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。通知：适用于发布规章；批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，任免和聘用人员。通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。二、公司常用的公文种类和要求报告：适用于向上级单位、公司总经理办公会、公司办公会、职代会、工会及公司领导，汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复有关询问。请示：适用于向上级单位、总经理办公会、公司办公会、职代会、工会及公司领导请求指示、批准。批复：适用于答复所属单位请示事项。函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。办理例行公事与应急公务等，用“便函”。会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。意见：适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求对某项工作的意见。三、公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并表明公文种类，一般应当标明发文机关。必须加“关于”。如“关于+事由+文种”。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题，在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字标识，回行时仍顶格。最后一个主送机关后标全角冒号。正文应在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。正文选用3号仿宋体字。三、公文格式公文如有附件，应在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”字样，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”及序号。并应当注明附件顺序和名称。成文时间应右空4字，成文时间用汉字将年、月、日标全，加盖印章。盖印章的公文只写成文时间，不写单位名称。“零”应写为“○”。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。公文如有附注（需要说明的其他事项），应用3号仿宋字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。三、公文格式公文应标注主题词，按照主题词表及规定标注，一般不超过六个词汇。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。一律使用“抄送”，不再使用“抄报”、内发。在主题词的下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号。抄送单位间用顿号隔开，最后要标注句号。页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，数码左右各放一条4号一字线。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。三、公文格式公文中使用表格时，横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。如附A3纸型表格，且当最后一页为A3表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。信函式的格式只标识发文机关全称，不加“文件”，用于处理日常事务的平行文或下行文。份数序号、密级、紧急程度可以放在武文线下左上角顶格，发文字号放在武文线下右上角顶格。首页的页码以放在文武线之上右下角。其他各要素均与文件式公文相同。三、公文格式会议纪要主送机关不在标题下，放在主题词下，格式与“抄送”相同。其他与文件式格式基本一样。文字从左至右横写、横排。公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）或A3型折叠，左侧装订或骑马订。公文上下白边为36mm；左右白边为27mm。页眉1mm，页脚2.9mm，行间距为11mm或固定值28磅，字间距为标准。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。四、行文规则行文应当确有必要，注重效用，能用电话、电报、传真解决的问题，不得用行文解决。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。所有以公司名义对外发出的公文（请示、报告、函），必须按有关规定程序办理。公司各部门不得以公司名义或以部门名义对外发文（对外报送的各类日常工作、报表除外）。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以公司名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。公文一般不抄送个人和本单位部门。“请示”应一文一事，“报告”不得夹带请示事项。五、发文办理发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。草拟公文的要求符合国家的法律、法规及其他有关规定。所指内容情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。按照公文的种类，选择适当的文种，不得生造文种。人名、地名、数字、引文应当准确。引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号。引用外文应注明中文含义。日期应用阿拉伯数字完整写明具体的年、月、日，不得简化。结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。应使用国家法定的计量单位。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。在拟制公文时，如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。以本公司名义制发的文件，由总经理或主持工作的副总经理签发。六、收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承、催办等程序。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。承办部门收到交办的公文后应及时办理（每日办理一次），不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应及时项工作布置人说明情况。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的，应及时退回交办的文秘部门并说明理由。审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。送负责人批示或交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办（一日一催），重要公文重点催办（两日一催），一般公文定期催办（三日一催）。公司领导和有关人员参加会议或通过信件及其他途径获得的公文，务必全部交综合管理部按收文办理程序办理。七、公文归档公文办理完毕后，应根据《公司档案管理标准》和有关规定，及时整理、立卷、归档。个人不得保存应归档的公文。归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等整理