某房地产企业资料归档目录

********公司部门档案归档范围第一部分项目全程档案目录土地出让阶段：序号归档文件内容归档方式责任单位备注1土地使用权招标文文件由发展部/策划中中心报建组在在土地合同、补补充协议和收收购协议签订订盖章时向公公司档案室移移交归档。发展部公开出让项目2土地使用权成交（中中标）确认书书3收购协议及会签单单收购项目4公司办公会及投资资委员会会议议纪要5土地使用权出让合合同、补充协议及合合作开发协议议书6合作（参资、参股股）企业的证证照工商、税务、资质质、组织机构代码7蛇口工业区土地确确认函策划中心报建组工业区用地8土地现状、签约仪仪式的声像资资料发展部照片、录相等设计阶段：前期定位序号归档文件内容归档方式责任单位备注1规划要点在施工图审查意见见下发后一个个月内向公司档案案室移交归档档。策划设计中心2现场考察照片及相相关文件照片附文字说明3策划研究报告及可可行性研究报报告4合同5设计指引书6会议纪要7研究草模照片附说明概念设计序号归档文件内容归档方式责任单位备注1招投标文件施工图审查意见下下发后一个月月内向公司档档案室移交归归档。策划设计中心2设计任务书3会议纪要4方案图及设计说明明施工图审查意见下下发后一个月月内向公司档档案室移交归归档。策划设计中心光盘5方案征集/建筑规规划设计合同同6审查意见7模型照片附说明方案设计序号归档文件内容归档方式责任单位备注1设计委托书/合同同在施工图审查意见见下发后一个个月内向公司档案案室移交归档档。策划设计中心2设计任务书3会议纪要4方案图光盘5审查意见6模型照片附文件说明初步设计序号归档文件内容归档方式责任单位备注1设计委托书/合同同在施工图审查意见见下发后一个个月内向公司档案案室移交归档档。策划设计中心2设计任务书3建筑标准4会议纪要5图纸蓝图附光盘6设计说明7消防局审查合格书书及意见8设计院审查意见9策划中心审图小组组审查报告施工图设计序号归档文件内容归档方式责任单位备注1设计任务书在施工图审查意见见下发后一个个月内向公司档案案室移交归档档。策划设计中心2交楼标准3图纸蓝图附光盘4会议纪要5合同6消防局审查合格书书及意见7设计院审查意见同前同前8策划中心审图小组组审查报告专项设计序号归档文件内容归档方式责任单位备注1环境景观设计合同同及施工图在施工图审查意见见下发后一个个月内向公司档案案室移交归档档。策划设计中心2室内装饰设计合同同及施工图3钢结构施工设计合合同及施工图图4幕墙外装饰工程施施工图设计合合同及施工图图5标识设计合同及设设计图6泛光照明设计合同同及设计图7燃气设计合同及设设计图8人工湿地设计合同同及设计图9金属屋面板设计合合同及设计图图其它声像和实物档案序号归档文件内容归档方式责任单位备注1项目获奖证书、奖奖杯、奖牌在施工图审查意见见下发后一个个月内向公司档案案室移交归档档。策划设计中心2奖项申报及批复材材料3重大活动的照片、录录相等绿色地产论坛等4标准化成果档案备注：施工期间的设计修改成果应在工程竣工验收后一个月内向行政部移交归档。施工阶段：序号归档文件内容归档方式责任单位备注1立项申请报告及批批复文件在申请报告盖章后后按办文时限限向公司档案案室移交归档档策划设计中心报建建组2项目建议书3可行性研究报告及及评审文件4项目环境影响评估估报告书环保局5项目环境报告审查查批复文件6上级机关有关工程程建设的决议议、批示及重重要会议纪要要和指导性文文件相关部门7计划立项批文发改局8固定资产投资许可可证9建设用地方案图（规规划局、国土土局）同上策划设计中心报建建组国土、规划10项目选址意见、征征用地申请批批复文件规划局11建设用地规划许可可证12红线地界桩放点报报告国土局13工程地质勘察报告告（含水文地地质资料）在项目城建档案移移交时向公司司档案室移交交归档项目部项目部14场地地震评价报告告15主体结构设计计算算书、设计招招标备案证明明16初步（方案）设计计审查意见书书在申请报告盖章后后按办文时限限向公司档案案室移交归档档策划设计中心报建建组规划局17施工图设计审查意意见书18消防设计审核意见见及消防材料料设备备案表表消防局19民防地下室建设意意见征询单及及初步设计审审查意见书人防办20燃气工程施工图审审图意见在项目城建档案移移交时向公司司档案室移交交归档项目部燃气公司21供电审图意见供电公司22供水审图意见供水公司23建筑抗震设计审查查意见项目部24设计咨询合同在合同盖章时向公公司档案室留留存归档25招投标代理合同26工程造价咨询合同同27勘察合同28监理合同29设计合同项目部30合同变更、争议、违违约处理材料料31总包及直接分包工工程的施工承承包合同32合同争议、变更、违违约处理材料料33设计咨询定标书、中中标通知书在中标通知书盖章章时同招投标标文件一并向向公司档案室室移交归档34工程造价咨询定标标书、中标通通知书35设计定标书、中标标通知书36勘察定标书、中标标通知书37监理定标书、中标标通知书同上项目部项目部38工程施工定标书、中中标通知书39建设工程规划许可可与批准文件件及附件在申请报告盖章后后按办文时限限向公司档案案室移交归档档策划设计中心报建建组规划局40桩基础提前开工证证明书国土局41建设工程施工许可可证及临时开开工证明书建设局42建筑物命名批复及及更名通知规划局43施工安全监督登记记书在项目城建档案移移交时向公司司档案室移交交归档项目部44工程质量监督登记记书质监站45起重机械安装、改改造施工核准准通知46市政（路口）审批批文件47工程建设前期法定定建设程序检检查表48建设方项目部人员员组成及负责责人任命书49建设方项目管理人人员变更通知知50各专业施工合同在竣工验收后三个个月内向公司司档案室移交交、归档项目部详见备注51项目相关物品的采采购、安装、保保修合同52开工仪式、封顶仪仪式的声像资资料及说明照片、底片、录音音、录像等53各重要施工节点的的的声像资料料及说明54项目相关活动的声声像资料及说说明备注：各专业施工合同包括：土方开挖、基坑支护、桩基、铝合金门窗及钢结构、人防、绿化、电梯、给排水、电气、暖通、空调、燃气、消防、智能化、高低压配电、发电机、泛光照明、水景、装饰装修、电讯、有线电视、地库划线及标识合同。竣工验收阶段：序号归档文件内容归档方式责任单位备注1工程竣工验收申请请表在项目城建档案移移交时向公司司档案室移交交归档项目部2工程竣工验收会议议纪要3工程竣工验收整改改意见4工程验收整改意见见处理报告5竣工验收备案表6工程质量评估报告告7勘察文件质量检查查报告8设计文件质量检查查报告在项目城建档案移移交时向公司司档案室移交交归档项目部9建筑工程室内环境境质量检测报报告10建筑工程土壤氡浓浓度检测报告告11房屋建筑工程竣工工验收报告12消防工程验收意见见书消防局13电梯（扶梯）验收收结果通知单单特检所14燃气工程竣工验收收报告15规划验收合格证及及建设工程竣竣工验收测量量报告及房屋屋建筑面积测测绘报告规划局16环保验收合格证环保局17噪声源治理工程验验收合格证18民防工程竣工验收收报告民防办19污水排放许可证20房屋建筑项目竣工工验收备案回回执21工程造价三算核准准表造价站22工程造价审计书23建筑物竣工定位测测量表24单位（子单位）工工程质量控制制资料核查记记录25（子）单位工程安安全和功能检检验资料核查查及主要功能能抽查记录26单位（子单位）工工程观感质量量检查记录27单位（子单位）工工程质量竣工工验收记录28施工安全与文明施施工竣工评价价书29其它专项验收证书书30白蚁防（整）治实实施记录31工程结算书32房屋建筑工程质量量保修书33住宅质量保证书34住宅使用说明书35各类专项验收的声声像资料及说说明照片、底片、录音音、录像等36竣工仪式的声像资资料及说明在项目城建档案移移交时向公司司档案室移交交归档项目部37监理单位竣工资料料详见城建档案馆AAB类工程档案案目录38施工单位竣工资料料39竣工验收文件40全套竣工图41声像电子档案：照照片、录音录录象、光盘销售及初始登记：销售（原件归档的文件可由复印件替代）：序号归档文件内容归档方式责任单位备注1认购书在初始登记申请盖盖章时向行政政部移交归档营销中心客户管理理部2各项目营销总纲、上上市策略报告告、专题报告告、营销总结结报告3住宅定价工作指引引、商铺定价价工作指引4签约付款证明5面积差补充协议6委托公证书、监护护公证书7房地产买卖合同书书8业主身份证明9按揭承诺书10延迟签通知11入伙通知书12办证通知书13开盘仪式的声像资资料及说明照片、录音、录像像等14入伙仪式的声像资资料及说明15土地证16付清地价证明17付清地价收据18宗地图附图19工程三算审定表20工程造价审定表21房地产预售许可证证(正副本)22合作开发合同书23房屋分配协议或补补充协议24建筑设计总平面图图及建筑物竣竣工图(包括平、立、剖面面图）25房地产初始登记申申请表26分栋、分户汇总表表六、入伙：序号归档文件内容归档方式责任单位备注1《房地产（住宅）质质量保证书》在项目进行城建档档案移交时由由项目部统一一移交归档项目部2《房地产（住宅）使使用说明书》3用电许可证书4用水审批表及水费费收缴合同书书5电视共享天线合格格证、有线电电视许可证6电梯使用合格证7国土局发出的单元元物业使用面面积证书8工程合同及开工、竣竣工报告9沉降观察记录及其其沉降观察点点布置图10机电设备订购合同同11单台设备的说明书书、试验记录录及系统调试试记录12设备清单13前期物业管理企业业出具的物业业共有部位、共共用设施设备备接管查验清清单14供水试压报告、排排水通球试验验施工单位备注：项目全程所需归档招投标文件的内容和专业：1、招投标文件内容：序号内容备注1招标备案表公开招标2招标文件3工程量清单4答疑纪要5标底公示证明书公开招标6专家评标报告7招标审定书8定标书及会签面单单9询标书、定标分析析10完标报告公开招标11交易费清单12中标通知书2、包含专业：监理、土方开挖、基坑支护、桩基、深基坑、总包、铝合金门窗及钢结构、消防、人防、总平及绿化、电梯、智能化、高低压配电、发电机、泛光照明、水景、公共装修和室内装修、空调、燃气、电讯、有线电视、地库划线及标识、项目相关物品的采购、安装、保修、其他相关专业。第二部分除项目全程档案外的其它档案归档范围一、党群部分：序号资料名称责任部门1控股公司党的代表表大会通知、名名单、议程、报报告、领导人人讲话、大会会发言、提案案、选举结果果、讨论通过过的文件、决决议、纪要、公公报等行政部2控股下属公司党总总支成立、改改选的请示及及上级的批复复、通知行政部3本公司党委班子通通过的决议、决决定、记录、纪纪要、讲话及及文件行政部4讨论未通过的文件件行政部5本公司党委、总支支、支部工作作计划、总结结行政部6本公司党总支、支支部会议记录录、纪要行政部7本公司党委、总支支重要问题的的请示及上级级的批复行政部8本公司党组织干部部任免的请示示及上级的批批复、通知行政部9本公司党组织制订订的规章制度度行政部10本公司党组织印信信刻制、启用用的请示、通通知行政部11本公司党员花名册册、年度统计计报表行政部12本公司党员入党、转转正、延期、退退党、取消预预备期的通知知、批复行政部13本公司先进党组织织、优秀党员员表彰的决定定、通知及事事迹材料行政部14党员教育、培训及及职工政治教教育的计划、总总结、汇报行政部15本公司党员转移组组织关系介绍绍信及存根行政部16上级党委普发的一一般性文件行政部17本公司纪检、监察察工作计划、总总结行政部18本公司纪检、监察察工作会议记记录、纪要行政部19本公司纪检监察问问题的请示、报报告及上级的的批复、通知知行政部20本公司对党员、干干部的党政纪纪处分的决定定、通知行政部21本公司纪检监察案案件材料（违违法违纪调查查材料））行政部22本公司党风廉政建建设文件材料料行政部23上级纪检监察部门门普发性的文文件行政部24公司各部门廉政建建设情况汇报报、计划总结结材料行政部25本公司廉政建设目目标责任书、协协议书行政部26群众来信来访材料料及处理结果果（有重大影影响或重要领领导批示的）行政部27本公司工会成立、换换届选举的请请示、报告及及上级的批复复、通知行政部28本公司工会年度工工作计划、总总结行政部29本公司工会工作规规章制度、职职工福利规定定行政部30本公司工会先进事事迹评比及劳劳模表彰材料料行政部31本公司团支部成立立、换届选举举的请示、报报告及上级的的批复、通知知行政部32本公司团支部工作作年度计划、总总结、团员名名册、年报表表行政部33本公司团组织工作作的请示、决决定、评优表表彰及上级的的批复、通知知行政部34本公司妇女组织成成立、改选的的请示及上级级的批复、通通知行政部35本公司对下属单位位成立工、青青、妇组织及及换届选举的的批复、通知知行政部36本公司计划生育工工作总结、计计划行政部37本公司职工违反计计划生育政策策的处理结果果行政部38本公司有关计划生生育工作的规规章制度、奖奖惩办法行政部39上级关于计生工作作的普发性文文件行政部40本公司关于妇女职职工保护的有有关规定措施施行政部41本公司领导兼任其其他协会、团团体形成的有有关材料行政部42本公司关于民主党党派人士工作作的有关规定定行政部43本公司职员出任民民主党派职务务形成的文件件材料行政部二、行政部分：序号资料名称责任部门1本公司董事会议记记录、纪要及及决议公告董秘处2股东大会的资料3本公司监事会议记记录、纪要及及决议公告4本公司董事会、监监事会其他临临时公告5本公司总经理办公公会议记录、纪纪要行政部6本公司召开的各部部门负责人例例会会议记录录、纪要7本公司大事记、组组织沿革、史史志8本公司年度工作计计划、总结9本公司半年以上年年度以下计划划总结及下属属上报的年度度计划总结10本公司与上级签订订的目标责任任书及年终考考核结果人资部11本公司与下属公司司签订的目标标责任书及年年终考核结果果12本公司及对下属公公司半年、季季度考核结果果13本公司重大问题的的请示及上级级的批复、通通知行政部14本公司对下属单位位重大问题的的请示的批复复、通知15上级普发的文件16本公司制定的各项项规章制度、员员工手册17本公司的档案管理理、保密制度度及业务规范范18本公司工作简报、期期刊、出版物物定稿、画册册19上级领导来本公司司检查、指导导工作的指示示、讲话、题题词等20本公司办公用品的的购买、发放放、领用的请请示、报告、合合同21关于本公司的信访访函件及处理理结果22本公司印信刻制、启启用的请示、报报告、批复、通通知23本公司成立、变更更、迁徙等的的请示、报告告及上级的批批复、通知24本公司机构设置、撤撤并、更名、人人员编制的请请示、报告、批批复25本公司领导、部门门负责人任免免、聘任的决决定、通知（聘聘书）26本公司干部职工录录用、转正、调调资、定级、离离退休、停薪薪留职、抚恤恤、死亡、医医疗养老保险险等文件材料料人资部27本公司干部职工考考核、职称评评定、聘任的的通知28本公司工资制度、福福利待遇、奖奖金发放有关关规定29本公司干部职工工工作调动、工工资、党团组组织关系介绍绍信及存根30本公司干部职工的的表彰、处分分材料31本公司干部职工培培训、上岗教教育材料32本公司干部职工考考察、访问、探探亲访友报批批材料33本公司干部职工花花名册、年度度统计表34本公司安全生产专专、兼职人员员聘任的决定定、通知35本公司安全生产手手册行政部36本公司安全生产检检查记录、整整改报告37本公司安全生产重重大事故应急急预案38本公司年度安全生生产报表39本公司安全生产事事故的调查报报告、处理结结果40本公司有关社会治治安综合治理理的文件、材材料三、业务经营管理：1、行政部：序号资料名称责任部门1本公司业务工作专专题会议材料料行政部2本公司有关业务问问题的请示、函函、报告及上上级批复3本公司对下属公司司业务问题的的批复、通知知4本公司安全生产、三三防工作的通通知、总结、情情况汇报、责责任书5本公司业务工作规规章制度、岗岗位责任制6来信来访来函来电电处理结果及及复函2、财务部：序号资料名称责任部门1本公司年度投资计计划编制、请请示及上级的的批复、通知知财务部2本公司固定资产购购置的计划、请请示及上级的的批复3本公司关于股权转转让、购买的的报告及上级级批复、买卖卖协议、合同同4本公司及下属公司司投资项目效效益测算报告告5本公司关于银行信信贷、授信额额度、开设账账户的请示及及上级的批复复6本公司抵押、按揭揭贷款预售监监管等协议书书、合同7本公司编制财务预预算、决算的的通知8本公司各类统计报报表、统计分分析9本公司财务规章制制度10本公司下属单位年年度财务审计计、报告、结结论11上级普发的财务工工作文件12银行信用评级资料料3、审计部：序号资料名称责任部门1本公司审计工作会会议纪要、签签报审计部2本公司年度审计工工作计划、总总结3本公司关于项目审审计的通知、决决定、审计结结论及整改报报告4本公司及下属公司司负责人离任任审计结论、报报告审计部5本公司审计制度6本公司审计工作底底稿7上级普发的审计工工作文件8公司年度或季度、项项目审计报告告9对上级公司的反馈馈文件4、成本部：序号资料名称责任部门1本公司成本管理会会议记录、纪纪要成本部2本公司成本管理年年度计划、总总结3本公司成本管理、控控制规章制度度4本公司成本管理问问题的请示、报报告及上级的的批复、通知知5项目成本目标和盈盈利分析资料料6招投标及合同资料料：招标书、招招标图纸、标标底和工程量量清单、标前前答疑会议纪纪要、中标单单位商务标、标标书分析报告告和询标文件件、开标会议议纪要和定标标书、中标通通知书、合同同、造价审核核单、预警单单、成本小组组会议纪要7结算造价审核资料料（包括按月月审结资料）：：造价审核单单、设计变更更单、结算图图纸、合同结结算调整表、工工程验收单、付付款单、成本本小组会议纪纪要8其它成本管理控制制资料5、IT部：序号资料名称责任部门1合同、协议、软件件文档、软件件许可证IT部2工作计划、总结、管管理制度、培培训材料3数据库备份(光盘盘)、项目招投投标资料4IT规划、管理指引6、营销中心：序号资料名称责任部门1本部门管理制度、工工作计划、总总结营销中心2中心参与的项目定定位报告、市市场分析报告告3营销广告、折页等等宣传资料4各小区物业管理合合同、有关协协议7、法律部：序号资料名称责任部门1关于本公司的民事事判决书、民民事裁定书法律部2关于本公司的劳动动仲裁裁决书书3本公司涉案的案件件资料8、企管部：序号资料名称责任部门1本公司所属单位的的工商注册资资料、文件（营营业执照、公公司章程、合合作协议、合合同、法人组组织机构代码码证、董监事事会名单、股股权转让协议议、章程修订订案、董事会会、股东会决决议等）企管部2本公司下属单位的的变更、撤并并、成立的请请示、报告及及批复文件3本公司下属公司资资产优化、清清理、重组的的报告及上级级的批复4本公司下属公司董董事、监事变变更的函5本公司与上级公司司、下属公司司之间经营管管理往来文件件6本公司下属公司经经营情况月报报、季报、专专题汇报7部门工作会议纪要要、文件8本公司及下属公司司清产核资、审审计报告9下属公司的董事会会、股东大会会决议9、租赁部：序号资料名称责任部门1部门工作计划、总总结租赁部2部门工作会议纪要要、工作管理理制度3物业管理合同、有有关协议、空空置房统计表表、租赁物业业产权证4楼书5租赁合同、协议，退退租合同、租租赁代理合同同、委托设计计广告合同6零星购房合同（土土地使用权临临时出租合同同）7咨询机构档案、财财产保险单据据8租赁汇总报表、统统计分析、空空房控制欠租租报表、部门门预算等四、会计档案（06）：序号资料名称责任部门1原始凭证、记账凭凭证、汇总凭凭证、收付款款凭证、转帐帐凭证财务部2涉外原始凭证、记记账凭证、3现金日记账、现金金出纳账、银银行存款日记记账4总账、明细账、往往来账5涉外账簿（日记账账、明细账、总总账等）6往来对账单、银行行余额调节表表、科目汇总总表7会计年度报表、预预算决算报表表8会计月、季度报表表9专项涉外资金报表表财务部10会计档案移交清册册、保管清册册11会计档案销毁清册册12银行余额调节表等等其它资料13月度、季度纳税申申报表