某公司员工公寓物业管理方案

xx物业管理方案xx公司员工公寓物业管理方案房地产E网编制：xx市xx物业管理有限公司200X年6月24日倍讯易目录一、xx公寓基本概况 3二、存在的主要问题 41、人员管理方面 42、安全管理方面 43、清洁方面 54、商铺管理方面 55、公共设施管理方面 56、人员配置方面 5三、主要管理措施 61、入住管理方面 62、人员管理方面 83、安全管理方面 94、保洁管理方面 95、康乐管理方面 106、公共设施方面 10四、建立联合管理制度 10五、管理目标 11六、人员配置 121、组织机构图 122、相关说明 12七、管理处工作运行机制 13八、费用预算 141、开办费 142、人工费 153、办公费 154、维修费 165、税金及其它不可预见的费用 166、总管理成本 16九、管理酬金 16一、xx公寓基本概况xx公司的员工公寓位于xx南油B区，共有三栋，分别是19栋、56栋和66栋，全部为xx公司的自有产权。除66栋的一层为商铺对外出租外，楼上居住的都是xx公司的员工。19栋共有两个单元楼，一层相互连接，二层共用平台，跨越窗户后可相互来往，二层以上相互独立。其中西侧属xx公司，共有七层，一层为xx公司的报刊阅览室和员工俱乐部，其它每层有7个房间，居住的都是xx公司的中层管理人员，其中七层居住的都是女员工。56栋位于19栋的西侧，与19栋中间相隔一条马路。该楼共有两个单元门，也为七层，楼内设计的都是套间，居住的都是xx公司的高级管理人员。两个单元门的入口处分别安装有一个监控摄像头，但监视器位于19栋楼的房管员值班处。66栋距离56栋和19栋较远，位于两栋楼的北侧，呈东西走向，也为七层。但该楼的一层为11个商铺，都已对外出租，二至七层每层有11个房间，全部为普通员工宿舍，且都为男员工。在管理方面，xx共安排有10人对三栋楼进行管理，其中房管员兼保安、维修共7人，俱乐部管理员1人，保洁2人。他们的具体分工和管理状况是：19栋白天有一名房管员领班兼维修工在出入口值班，其它时间无人管理；56栋和66栋的出入口分别有三名房管员24小时分三班进行值守；19栋的报刊阅览室和员工俱乐部每天晚上有一名管理员到场开门为员工提供娱乐服务，白天不开放。在保洁方面，共安排有两名保洁员，其中一名负责19栋和56栋的清洁，另一名负责66栋的卫生。二、存在的主要问题通过了解和现场查看、走访，三栋楼存在有以下主要问题：1、人员管理方面（1）由于疏于管理，进入楼内的防盗门钥匙很多员工的家属都有（不排除离职的员工也有），她们经常进出及使用楼内的水、电视、空调等设施而无人阻止，不但浪费xx公司的资源，随便的进出也带来了严重的安全隐患。（2）经常有人在楼内打麻将和赌博，不但影响了其他人员的休息，而且还因此发生过争吵，影响了员工之间的安定团结，进而对工作也会产生影响。2、安全管理方面（1）安全基础设施落后。各栋楼都采用的是用钥匙开启的普通防盗门，员工通过私配或离职时未交，再加上房管员兼职、事务较多，经常不在门岗，外人可尾随进入，等于已为盗贼打开了方便之门。（2）安全基础配套设施不够。56栋和66栋的防盗网已有许多地方锈蚀和损坏而未进行修复，安全性能大打折扣；特别是19栋，更是连防盗网都没有。通过了解，楼内已发生多次员工财物被盗现象，绝大部分都与此原因有关。（3）人员结构特殊，缺少物业管理概念，安全教育和管理不到位。员工使用电器设施未加控制，导致近期一员工宿舍因使用电炉而发生火灾，幸而没有造成严重后果。在19栋的公共走廊还发现有许多的电线外露，且接头较多，纵横交错，电线也有些老化现象，都造成一定的安全隐患。（4）为每个房间配备的电视和空调已超过规定的使用年限而未进行定期安全检测，很容易在使用过程中发生火灾或其它安全事故。（5）56栋安装的监控装置经常处于关机状态，即使打开效果也不好。（6）没有对来访人员进行查验和登记。（7）每层居住的人员比较多，但灭火器配置数量过少，如66栋每层只有2个。3、清洁方面（1）公共墙面的灰尘和污垢很久没有清理，特别是室内，由于住的人较多且收拾的不够，加上又时常有人做饭，显得脏、乱、差。（2）地面比较黑，没有定期进行清洗。（3）防盗网腐蚀的铁锈对大厦的外观有一定的影响。4、商铺管理方面（1）有部分商铺超范围和乱摆乱卖现象。（2）招牌没有进行统一规划，安装的比较乱。5、公共设施管理方面（1）阳台和楼梯的铁护栏以及防盗网部分地段锈蚀，不但影响了整体环境，也带来了安全隐患。（2）安全、指引、疏散图等各种服务标识很少。（3）公共照明有多处没有灯或灯坏没有及时修复。（4）66栋商铺的屋檐棚已有些破损，下雨时有些地方漏雨。6、人员配置方面由于三栋楼相互独立和比较分散，而且基础设施落后和日常事务较多，目前的人员配置相对就较少，又没有专职的维修和保安人员，通过现场观查，房管员值班处经常出现空岗现象。三、主要管理措施要想将xx公司的员工公寓管理好，让员工住的安心、舒心、省心，除在安全方面加大基础设施的投资和管理力度外，公共设施和卫生的管理也非常重要。物业公司在接管后将成立专门的管理处，并通过规范的管理制度和严格的管理手段来对以下各项事务进行管理。1、入住管理方面（1）公寓居住人员入住管理①居住人员持xx公司开出的《居住证明》和工作证、身份证及一吋免冠照片两张到管理处办理入住手续。②房管员对资料核对无误后，将证明和身份证的复印件留下存档，工作证和身份证原件返还给居住人员；如提交的资料有问题，居住人员须提交正确的资料后再行办理；③房管员提供《治安消防责任书》和《居住人员情况登记表》指导居住人员签署或填写，同时对公寓的管理规定要点向来人说明；④居住人员资料签署完毕和对公寓的管理规定清楚后，房管员带领居住人员到相应的房间看房和正式入住。⑤居住人员正式入住后，向房管员交纳一定的押金，并与房管员办理钥匙和物品的移交手续，同时领取《居住卡》。（2）公寓居住人员清退管理①居住的人员如违反公寓管理规定，管理处有权取消其居住资格，并为其办理清退手续。收到xx公司行政部送交的员工离职函后，管理处有权按照离职函的说明随时为相应的人员取消其居住资格，并为其办理清退手续。②清退的人员，与房管员办理完毕物品、钥匙和《居住卡》等交接手续后，凭押金条领取押金。（3）商铺租户入住管理①租户或代理人持xx公司已签署完毕的《房屋租赁合同》和身份证原件，以及xx公司同时开出的《租赁入住通知书》原件到管理处办理入住手续；②房管员对资料核对无误后，将《房屋租赁合同》和身份证的复印件，以及《租赁入住通知书》的原件留下存档，《房屋租赁合同》和身份证原件返还给租户；如有提交的资料问题，租户须提交正确的资料后再行办理；③房管员提交以下资料指导租户签署或填写：A、《物业管理协议》一式三份；B、《治安消防责任书》一式三份；C、《商户经营管理公约》一式三份D、《门前三包协议》一式三份E、《租户情况登记表》一式一份。④租户签署或填写正确后，房管员将《物业管理协议》、《治安消防责任书》和《商户经营管理公约》各一份原件交给租户留存，交一分给xx公司，其它资料存档同，然后开出《收费确认单》交给租户交费；⑤租户交完费后，房管员领租户一起到现场收铺；⑥租户如对商铺的情况没有异议，办理钥匙领用手续后即可进行装修或经营，并开始计算管理费；⑦租户如对商铺的情况提出异议，房管员须按《房屋租赁合同》的约定立即安排维修人员进行修理和整改，完毕后通知租户重新验铺，满意后再办理钥匙领取手续和装修手续，管理费也从领取钥匙时开始计算。（4）商铺租户退房管理租户不管任何原因提出退租申请，或合同到期后不想再续签租赁合同，将按以下程序进行办理：①租户须最低提前一个月向xx公司提出退租或不再续签租赁合同的申请；②xx公司如审批同意后，向管理处发出《解除合同通知书》，并通知租户到管理处办理相关退租手续；如不同意，则通知管理处派人留意该户的经营行为；③管理处接到《解除合同通知书》后，派人监督租户搬离商铺内自己的物品，完毕后勘验房屋使用状况，如没有问题，为租户结清各项费用和押金并收回商铺钥匙；如有问题，由租户修复或补偿修复费用后再为租户结清各项费用和押金并收回商铺钥匙；④上述手续办理完毕后，管理处在《解除合同通知书》上写明办理结果的具体情况，将副件向xx公司发回，同时通知租户到xx公司办理解除合同的其它手续。2、人员管理方面（1）对所有的居住和商户经营的人员进行登记造册；（2）建立相应的人员、物品出入、入住等管理制度；（3）实行《居住卡》制度，所有居住的人员一人一证，定期更换，如有遗失，可重新申请补办，如有借用情况出现，则进行处罚，从而更有效的严密监控进出的人员，加强对外来人员进出登记以及物品的出入管理；（4）新入住的人员和商户必须持xx公司行政部的《居住证明》才能到管理处办理入住手续，并及时签订各种入住资料和建立档案资料。（5）为能适时的掌控居住人员和各商铺的经营人员的现状，居住人员和商户在办理入住手续，必须按管理处的要求填写《情况登记表》和提供近照、身份证明等资料。3、安全管理方面（1）居住人员和商户在办理入住手续时，管理处就与其签订《治安消防责任书》。（2）安排一名专职巡逻保安每天24小时对三栋楼的治安和消防安全进行定点巡视，特别是对晚上就寝后的秩序加强巡查管理。对违反管理规定侵犯居住人员和商户安全的行为发现后及时制止，以维护大家的共同利益。特别加强商户装修时的安全管理，对违规行为及时制止并进行处罚。（3）巡逻保安每天都要对消防栓、灭火器、热水器等公共设备设施的状况进行检查，发现问题及时报修，确保都处于有效使用状态。（4）巡逻保安每天不定时对各房间进行安全检查，发现问题后按公寓管理制度进行处罚。（5）定期对居住的人员和商户开展安全、消防教育和培训，加强他们的安全意识。（6）每年安排一次消防综合演习，尽可能的组织所有的人员都参与。（7）建立各种安全处置预案。4、保洁管理方面（1）建立清洁巡检制度和房间值日制度，安排每个房间的居住人员按值日排班进行打扫卫生，房管员每天对房间的情况进行检查和记录，如发现有问题，按规定进行处罚。（2）建立房间内务管理规定，督导居住的人员共同搞好房间的卫生。（3）安排保洁员每天早、中、晚三次的卫生清理，还要不定时对公共区域的卫生进行保洁，并将垃圾桶内的垃圾及时清理到预定地点。（4）制订地面的清洗和墙面的保洁计划，定期对地面和墙面进行清洗和保洁。5、康乐管理方面（1）俱乐部和阅览室实行《居住卡》进入制度，只对持有该卡的人员开放；（2）建立相应的操作规程，指导使用人员正确的使用各项设施设备，以防发生危险和对设备设施造成损坏。（3）建立相应的管理制度，对违反制度的人员有权给予相应的处罚。（4）定期对各项康乐设施和设备进行检查，确保都处于有效使用和安全状态。6、公共设施方面（1）建立《房屋维修和保养计划》，定期对楼体、地面、楼梯、护栏、给排水系统等进行检查、维护和保养，确保楼的整体安全性；（2）制定和张贴各种服务标识，如消防图、方位指示图、警示标语等，方便商户的经营和顾客的引导；（3）认真听取居住人员和商户的意见，及时解决他们提出的问题和困难，为他们的居住和经营活动提供尽可能的方便。四、建立联合管理制度由于本物业产权的特殊性，管理起来需各方大力配合，联合管理。才能达到管理目的。为了能更好和更有效的管理好这三栋楼，建议做以下几方面的整改：1、对19栋的阳台全部安装防盗网。2、对所有老化的线路进行更换，特别是19栋。3、对所有的防盗网进行检查，达不到安全要求的予以更换。4、对所有锈蚀的护栏、防盗网、铁门、铁窗等进行一次全面的除锈和防锈处理。5、对所有的用电线路及电器进行一次安全检测。6、公寓的管理制度经过双方协商，审核通过后，物业公司有权对违反制度的人员进行处罚；如违反制度的人拒绝接受处罚或生事，通报xx公司进行处罚。7、物业公司对已制订的制度进行修订和补充时，但需报送xx公司备案。8、建议将现在的四个出入口防盗门全部改装成电子门禁系统，形式可为密码式或IC卡式，从长期考虑，不但可以节省管理成本，还可大大提高楼的整体安全性。9、为减轻xx公司管理负担，物业公司可以代理房屋的出租等事宜。五、管理目标物业公司通过严格的规范的管理制度和严格的管理措施，并在xx公司的大力支持下，可在半年内逐步达到如下管理和服务目标：1、年度重大安全事故发生率为0；注：“重大安全责任事故”是指以下几种情况──失职或玩忽职守引发的火灾；──失职或玩忽职守引发的水浸；──居住人员的意外死亡事故。2、报修处理及时率达90%以上；3、有效投诉的处理率达到100%；4、各项工作实现PPDCA循环环率100%%；5、保洁检查合格率率在80%以上。六、人员配置1、组织机构图主任主任1名保安兼房管15名保洁2名综合维修工1名俱乐部管理员1名2、相关说明（1）管理处共设人员员20人。（2）设主任1名，负负责三栋楼日日常事务的综综合管理，监监管各工作人人员的状况，处处理居住人员员和商户的入入住手续办理理等工作。（3）设保安兼房管员员15名，其中中3个出入口每每个设一岗，每每岗三班运转转共需9人，负责进进出人员和物物品的查验；；每班设带班班1人，负责查查房、顶岗和和日常安全问问题的处理；；每班设替补补1人，负责休休息、生病人人员替换。（4）设综合维修工11人，负责三三栋楼所有的的日常维修和和保养事宜。（5）设俱乐部管理员员1名，负责俱俱乐部和阅览览室的管理。（6）设2名保洁员，11名负责66栋，另1名负责19栋和56栋。七、管理处工作运运行机制在具体运作中，管管理处主任是是日常工作的的指挥者，同同时又是监督督检查者，各各项指令下达达后，各责任任人员即开始始执行，执行行过程中的信信息通过反馈馈渠道回到指指挥机构，供供主任做出校校正、判断、总总结。在整个个过程中，主主任还要从检检查、评比结结果中发现管管理中存在的的问题，并加加以纠正，做做到有布署、有有检查、有总总结，从而保保证管理的有有效性。xx物业公司xx物业公司居住人员、商户服务地点责任员工报告投诉命令反馈下达指令执行管理处反馈回访各项任务报修在上述过程中，最最重要就是反反馈渠道这一一环节，这个个环节包括硬硬件和软件两两方面。硬件件方面，主要要是严格按照照ISO90001国际质质量保证体系系的控制方式式进行控制。软软件方面，在在安全管理的的控制上，管管理处按照巡巡查制度，及及时发现问题题并解决问题题。在内部管理上，管管理处主任定定期与不定期期的举行各种种会议，会议议的内容就是是反映情况、沟沟通信息、协协调关系和解解决问题。要要求每位员工工都是信息收收集员，无论论是居住人员员或商户的要要求和希望，还还是楼内各类类动态现象的的出现；无论论是居住人员员或商户的细细小变化，还还是物业设备备的异常反应应等等，凡是是对服务和安安全质量产生生影响的，在在自己职权和和能力范围内内解决不了的的，都将作为为信息及时反反映给管理处处主任，以便便及时作出处处理。八、费用预算1、开办费序号名称数量单价合计备注1服装40套2008000冬装、夏装各2套套2电脑2台450090003打印机1台150015004办公桌3张60018005办公椅3张2808406对讲机9部1800162007电话机2部801608传真机1部180018009文件柜2个1000200010维修工具1