公司政府商务接待、普通接待、迎接方案工作流程手册

公司政府商务接待、普通接待、迎接方案工作流程手册第一章接待工作总则一、目的接待也是生产力。为梳理公司良好形象，做好政务接待,现规范接待流程。二、原则统一协调、对口接待、安排有序、信息及时反馈、周到贴心。三、范围接待事务适用于公司日常工作中发生的为开展各类经营业务和其他活动需要而产生的接待，如参观考察、来访交流、业务洽谈等。四、职责总裁办：为公司接待工作的归口执行部门。负责信息归口整理，统筹接待及信息协调各部门。行政部门：为公司接待的副职部门。负责参观考察路线的踩点及用餐、住宿的预定。媒体中心:为公司接待的宣传部门。负责为公司做好媒体宣传，文字报道。五、类别为了规范接待分类，科技公司接待分类标准为接待的重要性。贵宾级别：国家、省、市重要领导，或院士、国家级影响力，对公司经营发展有重大推进作用；由总裁办主导，各相关部门协同完成。嘉宾级别：有一定影响力，主要合作伙伴；总裁办协同资源，由受访人主导完成。常规级别：普通业务来访、检查；由受访人主导完成。一些外部重要接待，必要时可请求上级单位或领导的支持。六、接待工作要求：1.接待流程化所有接待需上报总裁办，由总裁办统一安排资源配置及服务规格。行政部门中心提供车辆、住宿、用餐的预定保障工作。市场部门门提供接待所需的材料。2.接待工作工作责任制总裁办负责接待中的会场准备、信息收集反馈、人员姓名、职位信息、来访目的、材料准备等前期工作及内部资源协调。行政部门中心负责接待中可能存在的车辆安排、住宿准备、用餐预定、会场的设备保障等。媒体中心负责接待全过程的摄影摄像，宣传报道。七、接待分类标准化根据来访单位和人员的性质、级别等，接待分为不同的种类。不同种类提供不同的接待服务。接待工作按照对象划分，分为内部接待（上级单位、同级单位、下级单位等）、外部接待（政府及监管部门、合作单位、有国家影响力的嘉宾等）接待工作按照内容划分，分为指导检查类、参观交流类、媒体采访类、活动会议类等。按照应对情况划分，可分为预约接待、突发来访等。为了规范接待分类及分类标准的重要性，接待分为以下四种接待方式：1.贵宾级别：政府及监管部门和具有国家影响力的贵宾指导和视察工作等，由本单位高层参与全程接待。注：重要的外部接待均属于贵宾级别2.嘉宾级别：有一定影响力，主要合作伙伴。即以各职能部门对口接待的外部业务洽谈、参观会晤及平安系统内相关单位之间的交流参观等。领导可参加接待或者是交流座谈其中一个环节。注：内接待均属于嘉宾级别3.常规级别：普通业务来访、检查。即公司员工与外部单位相关人员的小范围业务洽谈等。由部门负责人或对接人全程接待。第二章接待标准化流程标准接待流程图一、接待申请接待工作应是预约制，所有接待都必须经过事前预约，对于贵宾及嘉宾级接待均需至少提前3天和总裁办对接信息，并填报接待申请表（附件1）。接待审批流程如下：贵宾级接待：申请人提交申请--申请人部门负责人审批--总裁办审批--相关部门支持审批（保障、媒体）---总经理嘉宾级别接待：申请人提交申请--申请人部门负责人审批--总裁办审批--相关部门支持审批（保障、媒体）---总经理常规级别：申请人提交申请--申请人部门负责人审批--总裁办审批--相关部门支持审批（保障、媒体）二、接待准备准备工作是整体接待工作中的重中之重，准备工作的充分和到位与否，影响着具体接待操作中的每一个环节。任何接待都要进行相应的准备，特别是贵宾级接待，更要进行充分的前期信息搜集、需求沟通、资源协调、物品采购等前期准备工作。（一）信息搜集对于来访单位信息掌握的多少，直接关系到接待质量和效果的好坏。信息搜集的主要内容包括：来访单位、目的、时间、人数、名单、职务、行程安排、航班（车次）信息、入住酒店、车牌号、祖籍、喜好、是否携带礼物，及其他特殊要求等。（二）资源协调1.内部需要获得相关部门的支持和配合，例如公司介绍内部数据的提供、接待服务的支持、会议场地布置、工作人员和费用预算的落实等。接待对口部门必须就接待所涉及的所有方面与相关部门进行充分的沟通、协调。2.外部需要协调落实的有：机场、酒店、会务公司、外租场地、媒体、监管部门、政府机关等。三、接待安排针对于贵宾级别接待总裁办收知信息后，需组织召开接待筹备会，汇总对接信息，指定接待负责人，并请接待负责人输出接待分工及接待日程表（附件2），并依据情况实时更新。（1）日程安排。信息对接人负责与来访单位进行充分沟通，确认来访期间的行程，并制定详细的日程表及会议行程单，上报负责人审定，负责人审定后报总裁办收知。（2）会议安排。信息对接人负责告知总裁办本次会议的目的，来访人员，职位信息。总裁办对会议室提前预定，及通知物业准备台卡，茶水点心等准备工作。（1）会议材料由信息对接部门准备，公司简介由市场部门门准备。视情况安排摄影摄像。（2）参观安排。依据级别情况及来访实际时间情况安排参观考察路线，提前两天和保障部门沟通路线的设定及车辆的要求。（3）用餐安排。依据来访级别和行程情况，确认工作餐和宴请接待。工作餐是公司安排精致份餐。宴请则是依据客人的口味，偏好，忌口等尊重客人饮食习惯和风俗习惯。正式宴请需打印台卡、准备酒水。（4）礼品安排。如来访客人准备了礼物，则应做到礼尚往来，适当的时候安排交换礼物。事前需了解客人礼物的特点设置价格信息，以此准备相应规格的礼物。（5）应急预案。在特殊或者未预约情况下，如遇到突发接待或者事项，由信息对接人第一时间上报总裁办，总裁办收知信息后按分类级别统一协调资源配置，统一安排，市场部门门、行政部门中心需无条件配合。三、接待总结与信息记录总结是接待管理的重要组成部门，总结是玄幻的终点有事下一个循环的起点。全面细致的总结有利于提炼经验，规避失误，提升公司整体接待水平，有利于公共关系网络的建立和维护。总结重点有以下七个方面：1.来访单位/客人的满意度2.领导和相关部门的满意度3.接待服务的质量：