第二章 会议营销2

第二章会议营销教学重点：会议产品的类型及特点、会议产品策划、会议营销教学难点：会议产品的策划、会议营销教学目的：了解会议产品的类型,熟悉会议产品的设计过程、了解会议产品价格的制定方法、掌握会议宣传资料的设计与制作、熟悉会议邀请的各项工作并能撰写邀请的各种文书。教学方法：讲授法、案例法、小组活动教学后记：一、会议的类型及特点（一）会议类型1.不同性质的会议体现出不同的气氛或形象.年会\例会(convention):就某一特定的议题展开讨论的聚会，议题可以涉及政治、贸易、科学或技术等领域。年会通常包括一次全体会议和几个小组会议.周期性.专门会议(conference)与年会基本相同。不要求定规、连续性或指定的时间周期。其议题通常涉及某种特殊的研究问题并需要展开讨论,会议的内涵比较深.代表大会(congress):几百个人乃至几千人定期的聚会，一般讨论某一特殊问题。常持续几天时间，并同时召开几个分会。峰会(summit):一般指高级官员，如政府首脑间的会议。专题学术讨论会:比较正规地交流学术、讨论观点的聚会.典型特点是由一些个人或专门小组做示范讲解,有一定数量的听众参与.论坛(forum):就某些议题展开反复深入讨论的聚会。一般由小组组长或演讲者主持，有不少听众参与，小组组长和听众都可以提出问题，展开讨论。培训会议(training):就某一课题进行指导和操练的聚会.形式以小组为主.学会(institute):某一行业或专业设立的机构为了同一论题而举办的延续性会议.目的是提供进一步教育培训机会.2.根据会议的组织者和策划者分类:公司类会议协会类会议行业协会;专业或科学协会;技术协会;志愿者协会非赢利性机构(公共部门)会议:主办者主要为政府机构\工会\宗教团体\医疗卫生服务机构等工商企业类(典型的盈利性会议)二、会议策划的基本框架会议产品策划的基本框架包括以下6个W：WHOWHATWHENWHEREWHYHOW（一）会议目标和任务（WHY）思考：会议有哪些目标？会议目标和任务的作用主要表现在制约会议的议题和议程、决定会议的性质、影响会议的方式等方面。（二）会议议题高质量的议题在吸引社会关注、提高会议效率、实现会议目标乃至树立会议形象等方面都具有不可忽视的作用。（三）会议的对象和规模根据会议的目的确定对象根据会议议题确定对象根据会议类型和功能确定对象根据会议的公关需要确定对象（四）会议的时间与地点策划会议的时间应该注意以下几个问题：会议的主要领导人、嘉宾、发言人是否能在预定时间参加会议与会者是否有足够的是准备提交相关文件或发言材料。会议的各项组织和准备工作是否有足够的时间完成。会议的具体日期是否具有政治上、宗教上、民族风俗上的敏感性。策划会议的地点应该注意以下几个问题：会议的举办地是否具有足够的接待能力。举办地的安全问题。举办地是否具备必要的通信设施以能满足新闻采访和报道及时性的要求。会议场馆的环境和设施设备。资料链接：博鳌镇博鳌亚洲论坛国际会议中心是博鳌亚洲论坛永久会址，于2003年9月22日在海南博鳌正式启用，江泽民为国际会议中心题名。2000年以来城镇生产总值累计1.23亿元，占全镇生产总值累计数的17%，创税累计210万元，占全镇财政收入累计数的19%。2000年以来，各种会议及“黄金周”期间，接待游客、与会人员约520万人次，平均每年有170万人次，会议及“黄金周”期间，各宾馆、酒店住房率达90%以上，比平时提高30%，平均每年可创税88万元。

美丽的博鳌小镇资料链接：上海国际会议中心会议设施：10+1同传系统、飞利浦DCN会议系统和主席发言机A/V传送现场电视信号通道、音频信号合成系统和多媒体演示控制系统、影像/电脑强光三枪投影机、影像/电脑强光投影机、实物投影机、幻影机、幻灯机、幻灯视频转换器、彩色多频系统电视机、多频系统放影机、镭射笔等等多功能的会议厅休息室酒店娱乐设施（五）会议的议程、日程和程序会议的议程是对议题性活动的程序化，即把一次会议的各项议题按照主次、轻重的原则以及先报告、再讨论审议、后表决的次序编排起来并确定下来。会议的日程是将各项会议活动（包括仪式性辅助性活动）落实到单位时间。会期在一天以上的应制定日程。会议的程序是一次单元性会议活动或单独的仪式性活动的详细顺序和步骤。（六）会议的形式（HOW）会议的形式就是解决开什么样的会、怎样开会的问题。会场座位格局图：上下相对式的座位格局的主要特点是主席台和代表席采取上下面对面的形式，突出主席台的位置，会场气氛比较严肃和庄重。适合召开大中型报告会、总结表彰会、代表大会等。全围式座位格局半围式座位格局分散式座位格局并列式座位格局（七）会议公关和宣传（八）其他会务活动的策划其他会务活动如安排吃住、订购回程票务、安排旅游等也应根据与会人员的需求在会议策划中体现。二、拟写会议预案会议预案指会议筹备方案。会议预案的主要内容：会议的主题、名称、时间、地点、规模、出席对象，会议入场证件和会议布置的要求等，还包括安全保卫、医疗服务、外出服务参观和新闻报道等。实训活动一：活动主题：广西水电学院新校区落成典礼将于2011年4月21日在该校静湖广场举行，参与的人员有：自治区委领导、市委及教育厅领导、各兄弟院校领导、企业代表、市内多家媒体记者、全校教职员工、学生代表等。假设你是本次典礼筹备小组的组长，请完成以下事情:1.拟写筹备方案。2.布置会议现场。3.拟写典礼程序。活动目标：掌握会议筹备和现场服务等工作。活动形式：小组活动

三、会议的价格（一）会议产品定价考虑要素1.会议产品的成本固定成本：占总成本的35%左右。变动成本：占总成本的50%左右。因与会人数而浮动。应急成本：占总成本的15%左右。其中10%用于可变成本的意外支出。2.目标市场定价过程中很重要的一点是分析目标群体的价格敏感度，也就是分析会议产品价格对不同目标市场的弹性如何。与会者对价格的敏感度公司类与会者低协会类与会者高非赢利性机构会议与会者低工商企业类会议与会者高会议产品定价3.竞争状况即市场竞争的激烈程度。如果供过于求，竞争激烈，价格则可能下调，反之，则可能上调。（二）会议的收入来源1.与会者的会务费会务费有时也叫注册费，它一般是与会者为参加会议所支付的各种项目的打包价格。确定会务费要考虑的因素：差别定价定价因人而异。如VIP票、普通会票优惠项目时间优惠、特殊群体优惠、团体优惠、参展优惠等撤消注册政策与会者如果要撤消注册，一般会按照撤消时间来决定是否返还部分注册费。付款时间和方式

2.冠名费和赞助费根据会议档次、与会者的层次、会议的新闻效应等“卖点”，制定出合理的赞助价格，为赞助商提供具有足够吸引力的回报方案。3.广告费大会展示广告位、充气拱形门、会刊、门票都可以刊登广告，取得收入。4.出售衍生产品收入大会出版物、纪念品、光盘等卖给不能出席会议的人员。四、会议营销（一）打造会议产品的吸引力要素会议产品要推向市场，必须具备吸引力要素，也就是卖点。会议的主题、议程及其他活动项目安排举办地即会议地点的所在地，也叫“目的地”演讲人和嘉宾人际交流氛围其他服务休闲活动和文化活动等资料链接：THEPCO——国际专业会议组织者协会的通讯2002年秋季报道，会议内容是增加参加会议人数的一个最为重要的决定性因素。该项研究指出，48%的人参加会议是因为会议的内容；26%的人是由于举办地；16%的人是因为总是参加会议；10%的人是因为其他原因。（二）会议产品的营销对象不同类型、不同性质的会议涉及的营销对象重点也有不同。与会者吸引参会举办地、会议地点的设施和服务、会议主题和议程安排、演讲、人际关系网络、会后旅游赞助商获得赞助形象效应和新闻效应政府、协会及公众求得支持和帮助会议对举办地的经济机会、社会效应等媒体扩大影响、帮助宣传会议对举办地的效应、对媒体的价值演讲人和嘉宾吸引参会举办地、会议地点的服务、会议主题、人际关系网络、会后旅游（三）会议宣传资料的设计与制作1.会议宣传资料的的功能强调参加会议的好处，吸引潜在与会者，推介会议的亮点。提供有关会议策划和大致框架的信息，可以让预备参会的人做好各方面的准备工作。提供旅行和到达会议城市后的相关信息。得到受众是否与会的确认信息。通过注册表回执来反馈。2.会议宣传资料的主要类型和内容常见的会议宣传资料有宣传单、折页、小册子、光盘以及其他印刷品。完整的会议宣传资料应包括以下五点基本内容：1．会议的基本情况，如会议主题、举办时间、地点、演讲人及议程安排等2．高度概括会议能给与会者带来什么利益。3．会议的创新之处。4．会议的配套服务项目（含票务、客房等）。5．注册信息，如会议主办单位的联系方式、提前报名的优惠措施等。（四）会议邀请工作1.邀请函会议邀请函是专门用于邀请特定单位或人士参加会议，具有礼仪和告知双重作用的会议文书。主要用于横向性的会议活动。2.通知会议通知用于具有纵向关系（即主办方与参会者存在隶属关系或工作上的管理关系）性质的会议，或者与会者本身具有参会的法定权利和义务的会议。3.请柬请柬又称为请帖、简帖。为了邀请客人参加某项活动而发的礼仪性书信。使用请柬，既可以表示对被邀请者的尊重，又可以表示邀请者对此事的郑重态度。4.海报在公共场所公开张贴会议举办信息，一般使用海报作为文种。海报中通常要写清楚会议活动的性质，会议活动的主办单位、时间、地点等内容。海报的语言要求简明扼要，形式要做到新颖美观。实训活动二：活动主题：ⅹⅹⅹ学院大学城新校区开工奠基仪式于2009年4月6日举行，为引起上级部门的高度重视和达到宣传学院的目的，学院邀请了下列人士出席了仪式。他们是：市委、市教委相关领导、兄弟学院和友邻单位领导、合作企业领导、《ⅹⅹⅹ市晚报》《ⅹⅹⅹ市时报》等媒体记者、