第3章-word-办公中的文字和表格处理

第3章Word:办公中的文字和表格处理1文档输入1．中文和英文的输入Ctrl+.；Ctrl+空格；Shift+Ctrl；Shift+空格2．文本录入(insert键)3．插入特殊符号（插入→符号）保存文档1、单击常用工具栏的保存按钮。2、直接按快捷键Ctrl+S。3、选择“文件→保存”。4、选择“文件→另存为”。

5．自动保存：选择“工具→选项”，打开“选项”对话框，单击“保存”标签，选择“自动保存时间间隔”的选择框，并指定一个时间间隔（一般取10-15分钟），在此还可以设置本文档的“打开权限密码”和“修改权限密码”。工具栏默认情况下，屏幕上只显示“常用”和“格式”工具栏，要显示系统的其他工具栏可以采用下面两种方法：¨

1、选择“视图→工具栏”，从级联菜单中选择相应的工具栏名字完成。当工具栏旁边有“√”时，表明工具栏显示在屏幕上。2、鼠标指针指向工具栏，单击鼠标右键，也可显示工具栏快捷菜单。

显示比例的选择常用工具栏的“显示比例”下拉列表框。用来显示横竖坐标，它可以调整文本段落的缩进，在左右两边分别有左缩进标志和右缩进标志，它反映了输入区域的宽度。文本的内容被限制在左右缩进标志之间。假如没有看到标尺，可选择“视图→标尺”。

水平标尺标明插入点所在段落的编排方式，垂直标尺则标明文件的上下边界、可编辑高度。标尺的默认单位是字符，也可以将其改为其他的单位，如厘米。

在普通视图下，只能看到水平标尺，要同时看到水平标尺和垂直标尺，应选择页面视图中。

标尺段落标记的显示在编辑文档的过程中，当按下回车键时，表明前一个段落的结束，后一个段落的开始。且在前一个段落的末尾会显示一个弯曲的箭头，这个箭头就叫做“段落标记”。如果删除了一个段落的段落标记，这个段落就会和下一个段落合并。如果没有看到段落标记，表明它被隐藏起来了。可通过选择“视图→显示段落标记”显示它。光标的移动和快速定位用鼠标移动插入点

2.使用键盘移动插入点

3.使用定位命令

按

键实现的功能Backspace删除插入点左边的内容Delete删除插入点右边的内容Home移动插入点到所在行首End移动插入点到所在行尾Ctrl+Home移动插入点到文档的开始位置Ctrl+End移动插入点到文档的结束位置PageUp往前翻一页PageDown往后翻一页↑、↓、←、→移动插入点到上一行、下一行、左一列、右一列Ctrl+↑移动插入点到上一个段落Ctrl+↓移动插入点到下一个段落选择“编辑→定位”，或用鼠标双击状态栏上的页码区，可以打开“定位“对话框。选择所要定位的页、节、行等，输入数据，单击“定位”按钮即可定位。

实现的功能操作技巧选定单词鼠标双击单词的任意位置选定一个句子按住Ctrl键，在一个句子的任意位置处单击鼠标选定一行鼠标单击该行左边的文本选定区选定多行在文本选定区选定一行后向下或向上拖动鼠标选定一个段落1.鼠标双击该段左边的文本选定区2.鼠标三击该段落中的任意位置3.按4次F8键选定整个文档

1.按组合键Ctrl+A2.选择“编辑→全选”菜单命令3.鼠标三击文本选定区任意位置4.按Ctrl键同时单击文本选定区任意位置3.按5次F8键选定矩形块

按Alt键不放，向左下或右下方向拖动鼠标左键字块的选定（文本选定区的含义）文字的插入、改写和删除键盘上的“Insert”键可以在“插入”状态和“改写”状态之间切换。按Backspace

键，删除插入点左边的字符；按Delete键，删除插入点右边的字符。删除和剪切的区别：后者会将内容放入剪贴板，前者不会。设置制表位

制表位是指按“Tab”键后，插入点移动到的位置。在Word中，默认制表位是从标尺左端开始自动设置，各制表位之间的距离是0.75厘米。Word提供了5种不同的制表符，可以根据需要选择并设置各制表符之间的距离。小数点对齐制表符：小数点与制表位对齐，若无小数点，则右对齐。左对齐制表符：文本左侧与制表位对齐。右对齐制表符：文本右侧与制表位对齐。竖线制表符：在制表位插入一竖线。居中制表符：文本中心与制表位对齐。制表位的设置方法：1.使用标尺设置制表位

2.使用“格式→制表位”命令设置制表位

1．使用格式工具栏（各按钮的名字、作用）设置字符格式：字体、字号、字形、颜色、缩放。2．使用”格式→字体“命令设置字体：更多设置，如效果、字间距。3.字符格式的复制和清除。

利用工具栏上的格式刷按钮，可将一部分文字设置的格式复制到另一部分文字上.可用快捷键实现格式刷的功能，方法是，选定已设置格式的文本，按Ctrl+Shift+C键，将格式复制下来，再选定需要复制格式的文本，按Ctrl+Shift+V键。如果对所设置的字体格式不满意，可以清除所设置的格式，恢复到Word默认的状态。清除格式的方法是按组合键Ctrl+Shift+Z。设置字符格式“页边距”是指页面四周的空白区域，段落缩进是指段落的左右边缘与页边距的距离。比如右页边距为1cm，段落右侧缩进2cm，那么段落右侧与页面的右边就有3cm的距离。Word默认以页面左、右边距为段落的左、右缩进位置，即页面左边距与段落左缩进重合，页面右边距与段落右缩进重合。段落缩进包括“左缩进”、“右缩进”、“首行缩进”和“悬挂缩进”四种，它们的含义是：首行缩进：控制段落第一行第一个字符的起始位置。悬挂缩进：控制段落除第一行外的其余各行的起始位置。左缩进：控制整个段落的左边界位置。右缩进：控制整个段落的右边界位置。段落的缩进段落的对齐方式按

键实现的功能Ctrl+L段落左对齐Ctrl+R段落右对齐Ctrl+J段落两端对齐Ctrl+E段落居中对齐Ctrl+Shift+D段落分散对齐段落中文本的对齐方式有五种：左对齐、两端对齐、居中对齐、右对齐和分散对齐。可用工具栏对齐按钮或使用“格式→段落”命令实现。

在格式工具栏上有四个按钮，从左到右分别是两端对齐、居中对齐、右对齐和分散对齐按钮。如果需要哪种对齐方式，只需在选定段落后，单击相应按钮即可。如果四个按钮都不选择，默认为左对齐。

有一组快捷键可以对选定的段落实现对齐方式的快速设置。

分栏创建分栏

①

切换到页面视图，选定要设置为分栏格式的文本。②

选择“格式→分栏”，打开“分栏”对话框，在“栏数”框中，输入所需栏数，最多可选择11栏。③

确定对话框中其他选项，单击“确定”按钮。在普通视图中，不能看到分栏的版面，在页面视图和打印预览中，可以看到与打印格式完全一致的分栏版面。对选定的文本分栏排版，Word自动在分栏排版文本的前后插入分节符。

插入页眉、页脚和页码在文档中插入页码的步骤如下：①

选择“插入→页码”命令。②

在“位置”框中，可选择将页码打印在页面的哪个位置。文档的起始页码默认为1，若文档的起始页码需要从不是1的数字开始，可在“页码”对话框中对页码的格式和起始页码进行设置。页眉和页脚是指在每一页顶部和底部加入的信息。这些信息可以是文字或图形，内容可以是文件名、日期、页码等。添加的方法是：①

选择“视图→页眉和页脚”，进入页眉和页脚编辑界面。并出现“页眉和页脚”工具栏。首先出现的是页眉编辑区域，只要单击工具栏上的“页眉和页脚切换”按钮就可进行页眉和页脚区域的切换。②

对建立的页眉和页脚可以利用格式工具栏或格式菜单进行格式设置。③

单击“关闭”按钮可退出页眉和页脚编辑状态。若要删除页眉和页脚，仍需进入页眉和页脚编辑状态，按Delete键可删除它。已有页眉和页脚的文档，只需要双击页眉或页脚，就可再次进入页眉和页脚编辑状态。可设置奇偶页不同的页眉和页脚。选择“文件→页面设置”，在“页面设置”对话框的“版面”标签中单击“页眉和页脚”框中的“奇偶页不同”复选框。页面设置（选择“文件→页面设置”，进入“页面设置”对话框。）

1.设置纸张大小

在创建文档时，Word预设的纸张是A4纸，单击对话框中的“纸型”标签，可以选择打印需要的纸张或更改页面方向；在“纸张来源”标签中可查看和改变打印机的送纸方式。2、页边距的调整可用下面三种方法的一种。方法一：用标尺改变页边距方法二：用“页面设置”对话框精确设置页边距方法三：在打印预览中改变页边距3、字符数/行数的设置单击对话框的“文档网格”标签，若选择“指定行网格和字符网格”单选项，可指定每页包含的行数和每行包含的字符数。表格表格的建立表格的编辑与修改数据的排序和计算调整表格：行、列、单元格的插入选择“表格→插入”，从出现级联菜单中可以选定“行（在上方）“、行（在下方）”，或在左、右插入列或插入单元格。选定某行，单击常用工具栏的插入行按钮（原来的插入表格按钮），可在此行上边插入一行。选定某列，单击常用工具栏的插入列按钮（原来的插入表格按钮），可在该列左边插入一列。

若需在表格末尾增加一行，有两种更为简便的方法：¨

将插入点移到表格的最后一个单元格的右边，单击回车键。将插入点移到表格的最后一个单元格中（表格右下角单元格），按Tab键。若需在表格末尾增加多行，有以下方法：将插入点定位于表格下面第一个段落结束符处，单击常用工具栏的插入行按钮（原来的插入表格按钮），会出现对话框，可在对话框中输入插入的行数。选定表格最后的多行，比如选定最后3行，选择“表格→插入→行（在下方）”，将在表格的最后增加3个空白行。调整表格：合并和拆分单元格1.单元格的合并①

选定要合并的单元格。②

选择“表格→合并单元格”。合并后，原单元格的内容也将合并到新的单元格中。2.单元格的拆分①

选定要拆分的单元格。②

选择“表格→拆分单元格”。③

在对话框中输入要拆分的列数和行数，单击“确定”按钮。编辑：选定单元格在表格中，每个单元格有一个单元格选定区，每一行左边有行的选定区，这个选定区与前面所讲的文本选定区相同。每一列的上边界实线附近有列的选定区，当鼠标移到该处时，鼠标将变成向下箭头。选定操作可通过“表格→选定”命令完成，方法是：①

将光标移到要选择的一行、一列或表格的某个单元格中。②

选择“表格→选定→‘表格/行/列/单元格’”命令中的一个。实

现

的

功

能操

作

方

法选定一个单元格

鼠标单击单元格内左侧的选定区选定一行鼠标单击该行左侧行选定区选定一列鼠标单击该列上边的列选定区选定多个单元格、行或列1.按住鼠标左键拖动2.先选定开始的单元格，再按下Shift键并选定结束的单元格选定整个表格1.按下Alt键的同时双击表格左侧行选定区2.用鼠标单击表格左上角的手柄3.使用选定多行或多列的方法完成4.Alt+5（小键盘处于编辑状态）快速的选定操作见下表：在表格中移动插入点的键盘操作：按

键实现的功能Tab选定下一个单元格Shift+Tab选定上一个单元格↑、↓、←、→移动插入点到该方向相邻的单元格中Alt+Home移动插入点到当前行的第1个单元格中Alt+End移动插入点到当前行的最后1个单元格中Alt+PageUp移动插入点到当前列的第1个单元格中Alt+PageDown移动插入点到当前列的最后1个单元格中表格的应用：使用公式进行计算单元格地址的表示为“列行号”，而单元格区域的表示为“左上角单元格列行号：右下角单元格列行号”。例如B4表示第4行第2列的单元格，而“B3:F6”表示第3行第2列到第6行第6列的单元格区域。

输入公式的操作方法如下：①

将插入点定位到要显示计算结果的单元格内。②

选择“表格→公式”，弹出公式对话框。③

在对话框的“公式”框中输入公式，或者从“粘贴函数”框中选择所需函数。④

在“数字格式”下拉清单中选择计算结果的显示格式。⑤单击“确定”按钮，则按公式计算，并将结果显示在插入点所在的单元格内。表格的应用：求和与排序操作可以将表格中某一列的数据（可以是数字或文字）排序，并按排序的结果重新组织各行在表格中的顺序，操作方法如下：

①

将插入点定位到表格内某一列。②

选择“表格→排序”，弹出排序对话框。③

在对话框的“排序依据”下拉清单中选择列，则依此列排序；在“类型”下拉清单中指定该列数据类型，选择“递增”或“递减”按钮。④

单击“确定”按钮。绘制图形：图形的绘制、移动和缩放、设置图形的颜色、填充和环绕参数

利用图形编辑器可以直接绘制各种图形，并可以进行编辑、加工等操作。1.图形的复制、移动和删除可以将文档中的图形复制或移动到另一处，也可将图形直接删除，其操作方法与文本的复制、移动和删除完全相同。2.缩放图形使用鼠标可以快速缩放图形。在图形的任意位置单击鼠标按钮，图形四周出现有8个方向的句柄，将鼠标指针指向某句柄时，鼠标指针变为双向箭头，拖曳鼠标就可改变图形的大小。3.改变图形的颜色、填充和环绕方式右键单元图形，从快捷菜单中选择“设置自选图形格式”。插入图片：插入剪贴画、图片文件及其编辑操作。

1.插入剪贴画①

将插入点定位在需要插入图片的位置。②

选择“插入→图片→剪贴画”，打开“剪贴库”对话框。在对话框中选择一种类别。③

右键单击要插入的剪贴画并选择“插入”按钮。单击绘图工具栏的“插入剪贴画按钮”，可快速打开“插入剪贴画”对话框。

2.插入图形文件在Word2000中，可以直接插入的图形文件有：.bmp、.pic、.jpg等。插入图形文件的操作方法如下：①

将插入点定位在需要插入图形文件的位置。②

选择“插入→图片→来自文件”，在打开对话框中选择所需的文件并单击“插入”按钮。3。编辑操作与自选图形完全一样。文本框可以看作是特殊的图形对象，主要用来在文档中建立特殊文本。Word2000把“文本框”和自选图形对象一样看待，可以像对自选图形一样设置它的边框、阴影、三维效果等格式。文本框只在页面视图或Web版式视图中可见。

在文档中插入文本框的方法：选择“插入→文本框”，然后选择“横排”或“竖排”命令，或者单击“绘图”工具栏上的（横排按钮）或（竖排按钮）。选择“格式→文本框”，可打开“设置文本框格式”对话框。在“版式”和“颜色和线条”标签中，可设置文本框的边框、文字环绕等格式。在“文本框”标签的“内部边距”栏中，可设置文本框内部的边距。

可以单击“常用”工具栏上的更改文字方向按钮，把横排的文本框变成竖排的文本框。反之，单击按钮，则把竖排的文本框变成横排的文本框。如果文档中已有一些内容需要放置在文本框中，可按下面步骤操作：①

选定要放入文本框的文本。②

选择“插入→文本框”或选择绘图工具栏的按钮或按钮。所选定的内容将会被一个文本框所环绕，同时会出现文本框工具栏。

插入文本框及其编辑操作多个对象的对齐、组合与层次操作1.层叠自选图形在Word中，可以在一个自选图形上绘制另一个自选图形，Word允许重叠任意数目的自选图形或自选图形组，也允许在文档文字上重叠自选图形。如果上面的对象遮盖了下面的对象，可以按Tab键向前循环（或按Shift+Tab组合键向后循环）选择对象，直到选定需要的对象。如果需要移动层叠中的对象，比如，在层叠中每次将对象向上或向下移动一层，或者将其移动到层叠的顶部或底部，可先选定对象，然后在“绘图”工具栏中单击“绘图”列表按钮，在弹出的列表中选择“叠放次序”中的相应选项。2.组合图形当用许多简单的图形构成一个复杂的图形后，实际上每一个简单的图形仍然是一个独立的图形对象，这对移动整个图形来说将变得十分困难，而且还可能由于操作不当而破坏图形。为此，Word提供了组合多个图形的功能。利用组合图形功能可以将许多简单图形组合成一个整体的图形对象，以利于复杂图形的移动、复制、旋转等。多个