第一章-涉外秘书概

第一章涉外秘书概论ABriefIntroductiontoForeign-orientedSecretary南职院

Stepone

Warm-up商务秘书和涉外秘书的区别

1、商务秘书就业特点：

适应性广，市场需求量大。

缺点是工资待遇一般，而且要求较长的工作经验。应届生很难一次性找到理想的工作，大多转行。

2、涉外秘书就业特点：

外语过硬，转行几率大，就业多元化。工资待遇相对较高，福利待遇好。

缺点是，很难找到专业对口的秘书职业。一般从事外企文员，或者外企领事的助理、翻译等工作，自由时间有所限制。

综合而言，个人比较偏向涉外秘书，做不了秘书还可以做翻译。起码就业不愁，而且待遇不会太低。SteptwoPresentationofNewMaterials

第一节涉外秘书与涉外秘书工作一、涉外秘书定义

涉外秘书，主要是指去政府涉外机构、外向型企业从事秘书、档案管理、人力资源管理等工作，涉外工作要求对语言有较高要求。在国外，涉外秘书一般是在出口企业、外国企业、私人企业或合资企业中工作，.他们要和全球范围内的客户联络和提供服务，他们的工作是国际化的，也是非常重要的。在中国，涉外秘书是指在“三资”企业，外国驻华机构，我国涉外单位、部门供职的秘书，是改革开放以后产生的新型的外向型、复合型秘书，他们掌握一门以上外语，能操作办公自动化设备，懂经济、懂法律、掌握秘书工作理论和技能，是辅助上司实施管理的专门人才。二、涉外秘书的特点

(1)角色双重性

涉外秘书既是三资企业的员工又是中国的公民。如果不能处理好角色的双重性，涉外秘书会陷入两难境地。现实中，涉外秘书常处于外方雇主和中方雇员的矛盾夹缝之中，搞不好会两头受气，难于处理。因此，秘书在协助上司管理、经营、运转本企业之时，既不能为取悦外方而不顾国家民族的利益，又不能不顾商业信誉，为迁就中方落后的经营管理理念而损害外方的利益。角色出现冲突时，涉外秘书要能将原则性和灵活性很好地结合起来，有理有利有节地处理。所谓的角色冲突是指当个体面临多种角色时，个体如果服从一种角色的要求，就有可能无法服从另一种角色的要求，个体面临的两个或更多的角色期待就会出现相互矛盾。因此，秘书在辅助上司与中方进行合作谈判时，要切实保护中外各方的利益，在公司内部处理外企雇主和中方雇员的矛盾时，要多解释多沟通，利用处理人际关系的技巧，充分考虑文化上的差异，做好关系的弥合工作。(2)文化冲突性在三资企业中，中外双方的人员因为信仰、观念、宗教、语言、习俗、传统等许多方面的差异，常常对一些问题的做法和看法会产生差异和矛盾。例如，对守时的松紧度的看法，中外观念差异较大。中国人常常会将三五分钟忽略不计。如果开会或赴约，会认为迟到三二分钟不算什么，是很守时的。下班时提前几分钟收拾一下自己的东西也是很正常的。上班塞车迟到几分钟没什么样大惊小怪的。而中国人的做法在日本、德国等作风严谨、严格守时的外籍雇主来看，就是严重地缺乏守时意识，工作疲沓、不投入和不努力的表现。另外，中方雇员在与外国人员交往的过程中，因不了解对方国家的宗教信仰、风俗习惯，可能会在馈赠对方礼物：宴请待客、聊天谈话之时，产生误会和矛盾。例如，依中国文化看来，荷花代表高雅，出污泥而不染，而菊花代表冷艳，傲霜雪而不衰；但是，如果秘书代表公司去购买礼品，买来装饰有菊花或荷花图案的物品送给法国、意大利、日本等国的朋友，就会引起对方的不快，因为在法国、意大利等国以菊花为丧花，在日本，以荷花为丧花。总之，在与外企雇主和外商的接触交往中，要主动地去了解熟悉对方的文化，以期达到和睦共事。(3)管理广泛性

在三资企业中，层次越高的秘书其职责范围越广，对上司的“补偿功能”越突出、越重要。所谓“经理补偿功能”(Excecutive-extender)指在企业管理活动中，任何一级管理者即使其知识渊博、经验丰富仍难免在某些方面因知识视野的制约、精力体力的局限、理性经验的欠缺，而造成信息的“盲区”、决策的失误和管理的缺失，这就需要秘书见微知著、拾遗补阙。秘书应从智力、精力、心理等多方面对上司构成补偿。秘书的补偿作用发挥得越好，上司工作的压力就越小。涉外秘书应用技术工作的比例占得很高。其工作内容涉及财会管理、营销清算、税收缴纳、外汇结算等许多方面，这就要求秘书要熟悉国际商法、金融管理、企业文化，有更强的协调能力。在三资企业中，无论是经理行政助理还是职能部门的秘书常常身兼多种琐碎、具体的事务性、服务性工作，如接打电话，收发信函包裹，打字速记，接待来客，管理时间，收集信息，安排差旅，布置会场等。这些工作看似十分平凡，甚至单调枯燥，但微小的失误就可能给公司造成巨大的损失和很坏的影响，如影响公司贸易的成交率，打乱了公司的销售计划，伤害了公司的客户关系，损害了公司的良好形象。因此，涉外秘书更要处理好工作主动性和被动性的关系、经常性和突击性的关系。这既要发挥主动积极的精神，做好参谋助手，发挥辅助、咨询的作用，又做到不失职、不越权，严格按照上司的意图办事；既把常规日常性的工作安排得井井有条，又能预见到一些突发偶然的事情，做到有备无患，游刃有余，从容应对，及时应变。(4)工具双语性由于涉外秘书工作的环境和服务对象的特殊性，要求其必须熟练地掌握一门以上的外语。涉外秘书工作以人际关系为核心，以人际传播为手段，而传播主要靠语言为媒介，语言的准确、简洁、明晰、得体就成为涉外秘书工作提高效率的基本前提。三、涉外秘书的类型

涉外秘书可按其责任的大小和能力素质的高低分为助理文书级(或称接待员、打字员)、文书级、执行级、行政级(或称高级行政助理、行政经理、办公室经理)秘书等。1)助理文书级秘书也常被称为见习秘书(reception)。其主要工作内容是：打字、接待、电传；管理办公用品；处理电话；分送信函；预定约会等。2)文书级秘书也常被称为正式秘书(Secretary)。其主要工作内容是：起草打印文件，收发处理文书，完成上司临时交办的事项，笔录口授文件，负责会议的记录，为上司的报告文件收集组织材料，制定旅行计划，管理档案资料，辅助上司处理小额现金，兼做一些会计出纳记账的工作，保管保密文件等。正式秘书无论从职位的性质、技术的要求、涉及的方面和工作的责任都远远要高于助理文书级秘书。3)执行级秘书包括业务秘书、行政秘书等其工作内容主要是协助上司做办公室和业务部的有关工作，包括：处理信函，联系电话，接待来访，安排会议，收集资料，管理档案，收发传真、电话，计划管理上司的时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监督检查上司下达的工作，做信息收集工作，协调横向、纵向的各种关系，辅助决策。4)行政级秘书包括办公室经理、行政经理、秘书科长、经理私人助理等。其工作内容主要包括：参与决策，监督检查，辅助管理，帮助上司协调组织内部纵向横向的关系和组织外部的各种关系，指导带领秘书群体协同工作，知人善任，合理授权，合理分派工作。另外按照秘书自身的特长和能力分可分为参谋型、办事型、秀才型、公关型、技术型诸种。按职务的性质划分为行政秘书和专业秘书，按职位规定的时间长短分为专职秘书和兼职秘书。四、涉外秘书的工作内容与特点涉外秘书的工作内容：事务性工作、指派性工作、延伸性工作。涉外秘书的工作特点：中介性与独立性并存、从属性与辅助性相依、规范性与创新性并重、服务性与“补偿性”结合。五、涉外秘书的人际关系（1）人际关系的含义（2）影响人际关系的因素（3）涉外秘书怎样处理人际关系（1）人际关系的含义人际关系：社会关系的一种，是指人与人之间，在一段过程中，彼此借由思想、感情、行为所表现的吸引、排拒、合作、竞争、领导、服从等互动之关系，广义的说亦包含文化制度模式与社会关系。人际关系本质上是人与人之间心理的距离。人们之间的关系、人们的社会行为是一种商品交换，这不仅是物质商品交换，人们也交换诸如赞许、尊重、声望之类的非物质商品。——霍曼斯（2）影响人际关系的因素第一，个人因素。主要有：容貌仪表、文化因素、社会结构地位因素、个性特点因素。第二，交往因素。自然距离、交往频率、态度相似性、互惠性条件。第三，信息失真。（3）涉外秘书怎样处理人际关系第一，正确处理与雇主的关系第二，正确处理与其他职员的关系第三，正确处理与各种来访者的关系第一，正确处理与雇主的关系雇主对秘书的期待：忠诚守密、自觉服从、主动学习、守时敬业。涉外秘书处理与上司关系的方法：深切理解上司、尊重每一位上司，维护和促进领导之间的团结合作、与上司要亲密有度，保持距离、要正确对待上司的批评。第二，正确处理与其他职员的关系1、处理人际关系的两大法则：黄金法则：你想刃甲怎样待你，你也要怎样代人（基督教《圣经·新约》);白金法则：别人希望你怎样对待他们，你就怎样对待他们（美国·亚历山大博士和奥康纳博士）方法：待人以诚，尊重他人，善解他人，善待他人；宽容和赞美他人；做一个忠实的听众；要融入群体，和同事打成一片；对待同事一视同仁，做好上司与同事之间的桥梁。第三，正确处理与各种来访者的关系把握一个基点：具备形象窗口意识，提供优质服务第二节、涉外秘书的素质思考：涉外秘书要具备怎样的素质？明确：涉外秘书的素质一、身体素质：健康二、思想政治素质：坚定的政治立场和政治态度、较高的遵守纪律的自觉性爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。三、职业道德：热爱祖国，为人忠诚、工作积极，求真务实四、知识结构：1、基础知识：社会文化基础知识（文史哲）、自然科学知识。王尔烈的招聘故事：江南千山千水千秀才，塞北一天一地一圣人。天下文章属三江，三江文章属吾乡，吾乡文章属吾弟，吾为吾弟改文章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。

2、相关知识：经济学、统计学、法学、领导科学、社会学、心理学、传播学、计算机科学等。3、专业知识：外语水平、语言文字知识；秘书专业知识（涉外秘书学、行政管理学、办公室工作、社交礼仪、公关、会展实务、信息学、文书档案管理等）五、能力素质：表达能力、办事能力、辅助管理能力、交际公关能力、操作能力。六、心理素质：气质（感觉敏锐、耐受性强、思维敏捷、记忆力好、精力旺盛、注意力适度、适应力强、较外向）、性格（豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣）心理障碍及心理调节七、法律素质：严谨

第三节、涉外企业的组织结构和涉外秘书的工作环境（一）西方企业组织的机构及职能1、传统的组织结构形式（3种）：直线制、职能制、直线职能制。2、西方现代组织结构形式（4种）：事业部制（基隆模型）、矩阵制、网络型组织结构、项目团队结构。（二）组织结构中基本层次的主要职能：公司高级管理层、公司的主要业务部门（财务部、采购部、生产部、销售部、人事部、办公室）涉外秘书的工作环境设计秘书办公室的设计秘书对办公环境的管理和调整办公用品准备观看“办公室事务”录像小结本次课我们主要学习了第一章涉外秘书概述，课后加强复习与实践。课堂讨论案例分析：某医院，由于经费使用混乱，财务制度不公开，至使职工意见很大，不安心工作，业务不思进取，凝聚力下降，单位效益滑坡。新领导上任后，下决心改变这种现状，于是采取了多种措施，其中包括面向社会高薪招聘两名兼做政工工作的公关文秘人员。经过多方努力，终于改变了原来的不利局面（1）如果你想去应聘，应如何做好求职中的自我推销？（2）成功应聘以后，你将通过哪些途径协助领导处理好员工关系？参考答案（1）①掌握信息：事先了解用人单位所需人才的标准和要求，看自己是否符合招聘条件；考虑好对应聘工作的认识，准备好相关材料（履历、证书等），满怀信心地去应聘；②服饰举止：应聘时，服饰应庄重大方，举止要彬彬有礼；③言谈话语：求职过程中，