公文处理规范

文件管理

公文处理规范主要讲授内容

现行公文规范与国家标准公文特点公文分类与文种正确选用公文格式行文规则公文处理程序（收文办理、发文办理、公文传阅、办毕文件办理、日常管理）归档文件的整理公文：在公务活动中形成的具有法定或特定效力，以规范体式表达的文书。电子公文：能被计算机处理、复制、存储荷现代数据通信技术传输的公文。本讲座主要介绍机关单位的纸质公文处理规范。机关单位电子文件的处理参照所介绍规范执行。

一、现行公文规范与

国家标准简介

1．中国共产党机关公文处理条例

2．国家行政机关公文处理办法

3.国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）

4.国务院公文主题词表

5.标点符号用法（GB/T15834－1995）

6．出版物上数字用法的规定（GB/T15835－1995）二、公文特点

公文的特点（与其他书面文字材料相区别）（一）具有法定作者（二）具有法定权威和效用（三）具有特定体式（四）具有特定处理程序

(一)具有法定作者

1.公文的法定作者——指依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织及其法定代表人。

2.三种表现形式(发文名义)

机关:教育部、成都市人民政府、中共北京市委、××集团公司、××县人大常委会机关某组织单位:某厅所属二级单位，××集团公司所辖22个子公司、7个分公司、3个托管单位机关单位领导:（法定代表人）

(1)正式行文——非正式行文

【例】中国人民银行关于调整储蓄利率的公告

【例】教育部发展规划司关于××大学申办二级学院的复函3.由不同作者形成各种行文方式

——公文发布、传递的层次与形式机关内设机构行文

《办法》规定：政府“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文”。

《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》解释：“部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代部门审批下达应当由部门下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。”（2）对内行文——对外行文

【例】××大学师资队伍建设规划

【例】××大学关于上报××大学师资队伍建设规划的报告“对外行文”的两种理解

——向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）行文以及审批下达事项；

【例】某地方税务局向下级税务局行文

——向公民、法人和其他组织等行政管理相对人行文。【例】某地方税务局向某特大型国有企业行文）（3）直接行文——间接行文直接行文是发文机关直接向需要承办或执行公文中有关公务的受文机关行文，是常见、最基本的行文方式；【例】洪山县民政局关于拨款修复老年活动中心的请示

间接行文则是不直接向最终承办或执行公文中有关公务的机关行文，而是通过中转机关批转或转发该公文以达到最终目的的一种行文方式。【例】

××省人民政府批转省扶贫办关于进一步办好扶贫开发区的意见的通知（4）单独行文——联合行文

【例】××市人民政府办公室关于在上海建立驻沪联络处的函

【例】锦城区城市规划局锦城区公安局关于红星路扩建工程搬迁工作的通告

（5）职权行文与授权行文

授权其办公厅（室）行文。授权其部门行文——多为答复下级机关的请示。

【例】

国务院

“经国务院同意(批准)”

谁授权、谁签发。上海市人民政府

卫生部关于XX问题的请示关于XX问题的复函

【例文】彭州市人民政府办公室关于同意发布我市非全日制工作最低工资标准的复函市人事和劳动社会保障局：你局报来的《关于发布我市非全日制工作最低工资标准的请示》（彭人劳发〔2003〕4号）收悉。经市政府研究，同意将我市非全日制工作最低小时工资标准确定为：每小时3元（其中1.14元为每小时最低缴纳社保费标准）。此标准从2003年3月1日起执行。请你局接文后按规定向社会公开发布。特此函复。二○○三年三月三日（印章）(二)具有法定的权威和效用

1.公文的现实执行效用、现行效用、时效

2.空间（地域、职权）效力范围超越职权范围行文的几种情况：

一是制发者超出职权范围行文:工商局行公安局职权范围的文件

二是公文内容超出职权范围:下级机关越权制定实施细则

3.时间效力范围（1）公文生效时间即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件）

【例】“文到之日起执行”;“自发布之日起执行”。定时生效（一般规范性文件）

【例】行政法规按规定一个月以后生效。（2）公文终止生效时间及条件（变为历史文件）内容已经执行（有效期届满，明示废止）内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）

4.公文的溯及力

公文溯及既往的效力;指公文可否适用于制发以前的事件或行为。一般公文可以规定溯及力规范性文件比照“法律不溯及既往”原则不应该规定溯及力。(我国税务系统的规范性文件明文规定不得规定溯及力)5.机关公文的效力等级发文机关地位越高,公文效力等级也越高;在同一主体制发的公文中,按照特定的、更为严格的程序制定的公文效力等级高于按一般程序制发的公文;同一发文机关就同一问题先后制发的公文比照”新法优于旧法”原则;同一发文机关制发的公文,通常特殊性公文的效力优于一般性公文,即”特殊优于一般”;授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力。(三)具备特定体式体式文体：文件的表达形式

格式约定俗成的格式法定的标准格式会议纪要政府公报是行政规范性文件的法定载体(四)经过特定的处理程序制发公文与公文生效必须履行法定程序与手续：会签公布法定会议或机构批准等总结：公文各特点之间的关系

——具有法定权威和特定效用是公文最本质的特点；

——法定作者是公文具有法定权威和特定效用的前提条件；

——特定体式和处理程序是公文具有法定权威和特定效用的保障。以上详细内容将在以后章节中介绍。

三、公文分类——从不同分类角度看公文处理（一）按形成、使用领域，分为通用公文

(正式、内部)和专用公文。1．正式通用公文各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。2．内部通用公文机关内部通行使用，具有复杂性、内部性和灵活性。包括（1）规章制度类文件（规范性文件）：办法、规定、章程、制度、规则、须知、规程、守则、准则、标准等（2）会议类文件：会议报告、讲话、致辞、提案、会议记录、会议指南、日程、议程等（3）计划与信息反馈类文件：计划类、调查报告、签报、信息、简报、总结等（4）其他事务类文件：各类书信、条据、礼仪文书等。3．专用公文专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性和限制性。如外交文件（国书、照会）、外事文件（外事函件、外事专用批文）、纪检监察文件、财务文件（发票、帐簿、报表）、保险文件、税收文件、计划文件、司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）、人事工作文件（各类登记表）……（二）从物质载体的角度分类分为四种1.纸质文书——2.感光介质文件——以感光胶片、相纸等感光材料为载体的文件，如照片、影片、缩微胶片等文件。3.磁介质文件——以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件，如录音录象文件、磁盘文件等。4.电子文件——借助计算机生成、传输和处理的文件。

（三）按性质和作用分为规范性公文、领导指导性公文、呈报性公文、知照性公文、商洽性公文、契约性公文、会议文件等。按制发机关的性质，分为人大公文、军队机关公文、政府公文、党的公文、企事业公文、群团行业组织公文、法院机关公文、检察院机关公文等。

主要法规规章和其他规范性文件宪法——基本法律——一般法律——行政法规（条例、规定和办法）——地方性法规（省级人大及其常委会制定发布）——规章（含国务院部门、地方政府规章，使用规定和办法、细则）——行政措施（行政规范性文件、其他公文文种）——其他规章制度

规范性文件的效力等级

基本法律一般法律行政法规规章国务院部门规章地方政府规章地方性法规行政措施其他规章制度宪法民族自治条例、单行条例（四）按涉密程度

（GB7156/1987《文献保密等级代码》）分为六种国家秘密与商业秘密、组织秘密、个人隐私相区分。绝密级涉及国家核心秘密的公文。机密级涉及重要国家秘密的公文。秘密级涉及一般国家秘密的公文。内部级限国内某行业、系统或社会组织内使用。国内级限国内公开的公文。公开级可对国内国外公布的公文。

（五）按行文（传递）方向分为上行文、平行文和下行文。

上行文——下级组织向上级组织报送的公文。某局向上级领导机关报送的公文；该局所属的企事业单位向局机关报送的公文；局所属企事业单位按要求向地方政府等报送的公文。平行文——平级组织或不相隶属组织之间的公文。下行文——上级组织向下级组织下发的公文。某局向所属的企事业单位行文；局机关各部门下发的公文；局属的各企事业单位、局各部门向本单位、本部门下发的公文。机关之间工作关系的划分：同一系统的机关

同级机关下级机关业务上指导与被指导上级业务主管部门下级业务部门领导与被领导上级机关同级机关平行关系1.2.3.非同一系统的机关

此机关彼机关不相隶属关系4.根据工作关系产生的行文关系1、2是上行文或下行文关系；3、4是平行文关系。除此之外，还有综合管理与被管理、统管与被统管、监督与被监督、行政法律关系等。

（六）按来源分类

分为收文、发文（内部、对外）（七）按处理方式分类

分为阅办件（办件）——需要阅件人审批的公文阅知件（阅件）——需要阅件人阅知的公文(八)按公文稿本分类

分为：草稿、定稿、正本、存本、副本等.

（试行本、暂行本）（草案）（不同文字文本）（复制件）草稿定稿正本副本

副本（复本）

公文主要文稿和文本：1.草稿——非正式、无效力。（征求意见稿、讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿）2.定稿——履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用,具有签发或会议批准标志。（原稿、底稿）

3.正本——具有法定效用的正式文本，主送件。格式规范，具有生效标志。(试行本、暂行本、修订本、不同文字文本）4.副本——正本的复份或复制本（抄送件、传阅件、存本）

四、公文文种使用规范

（一）公文文种及其选用规则

1.什么是文种每一种文件固定的名称即文种。所有公文都必须在标题中标明文种。

2.正确标明文种的作用有利于维护公文的严肃性、规范性；为公文的撰写和处理提供方便。3。正确使用公文文种的依据行文目的和要求；作者（发文机关）的权限；作者与主要受文者的工作关系；依据国家有关部门现有的统一规定行政机关:（二）通用公文文种分析

（适用范围、分类、正误点评）规范类文书1.条例——用于对某一方面的工作比较全面、系统的规定。如《行政法规制定程序条例》《四川省道路交通管理条例》国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例“。共产党中央组织可用作正式文种（党内法规）。2.规定——用于对于某一方面的工作作比较具体的规定。如《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》（党内可用作正式文种）3．办法——用于对于某项工作作具体的规定。如《国家行政机关公文处理办法》《行政区域边界争议处理办法》以上两个文种既可用于法规又可用于规章。其他通用公文

4.

决定（1）适用范围：对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。《××县人民政府关于从严处理破坏山林事件的决定》《××市教育局关于撤消××文件的决定》（2）决定与决议的区别使用范围形成方式内容格式决定所有机关会议通过或领导机关直接作出重大问题或具体问题；具体、明确；法定公文格式，会议决定用题注；其他用一般公文格式决议行政机关不用。（主要用于党委会、人大会议、股东会、职代会等）正式会议讨论并按法定程序表决通过形成全局或重大问题；原则；议论性文字多会议名称为发文机关，成文日期在题注中（1）适用范围向国内外宣布重要事项或法定事项。（2）分类重大事项公告：行政机关公告法定事项公告(专用公告)：商标公告公务员考试公告城市房屋拆迁公告企业法人登记公告司法公告：法院开庭公告□人大公告5.公告（1）适用范围公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

(2)分类规定性通告《××市人民政府关于限期拆除违法违章建筑的通告》周知性通告《××市人民商场开业酬宾通告》

《××律师事务所迁址办公的通告》6.通告【例文】阅读下文，具体指出该文的错处。

通告

近日我公司因铺设供气管道，需挖断公司门外108国道公路，过往车辆须绕道通行，否则一切后果自负，与本公司无关。

红光印务公司

2002年11月18日

（3）公告与通告的异同适用范围制发者级别内容重要性告知范围公告法定公文用于领导机关;一般企事业不用重大事项;法定事项国内外;通告法定公文各级各类机关单位(党的机关除外)应当遵守或周知事项社会某一方面,局部（4）通告与公开性社会事务性文书通告——法定公文启事——事务文书随意亲和，简洁便利广告——经济文书发布商品、服务信息海报——宣传文书发布教科文卫体及会展信息声明——事务文书声明立场，保护合法权益7.通知（1）适用范围批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理的公务事项告知需要有关单位周知或执行的事项《××行政学院关于举办××培训班的通知》任免人员（事务性通知：临时沟通、会议通知、启事性通知）

（2）分类与写作指示性通知：通知缘由——通知事项发布（印发）性通知：作用一是认可印发对象；二是直接赋予印发对象以执行效力。通常是“现将《……》发给你们，请遵照执行”批转性通知：主动批转或被动批转，通常是“××同意《……》，现转发给你们，请遵照（参照）执行”。转发性通知通常是“现将《……》转发给你们，请（望）……执行（参阅）”；【例文】

转发关于搞好“小南海”杨家坪南山北坡

树苗补栽和……的通知的通知辖区各单位：

现将××区人民政府《关于搞好“小南海”杨家坪南山北坡树苗补栽和……的通知》（发文字号）予以转发，并根据区政府的通知精神，结合我辖区具体情况提出以下补充意见，望一并贯彻执行。一、……

二、……××办事处

××××年×月×日印发性通知

关于印发XXX水电站2005年1-3月份完工验收计划的通知（用印发性通知将计划等内部文件转化成为法定正式公文执行，可作为告知性通知）建设部各部门、各参建单位：为了增强XXX水电站2005年1-3月份合同项目完工验收工作的计划性和可控性，（行文主旨）现将《XXX水电站2004年1-3月份完工验收计划》印发你们，（印发对象）请认真按计划和验收规定的要求开展验收工作。（印发执行要求）

XXX工程指挥部二○○五年一月二十四日

执行性通知批转、转发、发布性通知标题例例×市政府关于转发×省政府《关于转发人事部关于为××同志恢复名誉后享受×级待遇的通知》的通知改为：×市政府转发人事部关于为××同志恢复名誉后享受×级待遇的通知的通知例国家计委关于印发关于施行《中华人民共和国优质产品奖励条例补充规定的通知》改为：国家计委印发《关于施行〈中华人民共和国优质产品奖励条例〉的补充规定》的通知任免通知任免根据——任免内容（对象姓名、时间、待遇）例1“经2001年5月21日××公司××会议研究决定：×××同志任××部部长，免去……”

例2“经2001年5月21日××公司××会议研究决定，现将×××等9人的任免事项通知如下：

……（可以列成表格）”会议通知召开会议的根据、原因——会议名称——会议主持单位（主持人）——会议主题、任务——会议起止时间——与会人员——会议地点、报到日期及具体报到地点——对与会人员的具体要求（文件、生活用品、接待、交通）——联系人（单位）、电话等8.通报（1）适用范围表彰先进批评错误传达重要精神或情况（一般不具备指挥性）《××通报》往往用于印发会议文件、调研材料、领导重要讲话等内部文件。（2）通报的分类从内容，分为表彰性、批评性和情况通报；从表述方法，分为直述式和转述式通报。（3）正文的写作结构：通报的人和事实——对事件的分析、认定——处理意见——希望、号召、警戒等。通报类公文结构

通报当事人、事项（5W1H：何时、何地、何人、何事、何因、结果）分析、结论通报决定（要处揭旨：为了……依据……，对……）希望、号召【例文】:修改下列通报

关于××市民政事业费管理使用的通报

××市任意挪用、占用和滥用民政事业费的问题，是非常严重的。民政事业费是体现党和国家对广大优抚、救济对象生活疾苦的关怀，任何人挪用、侵占民政事业费，都是党纪国法所不容许的。凡是××市任意挪用、占用和滥用民政事业费必须限期如数追回。为了严明党纪国法，对挪用、占用和滥用民政事业费的有关人员，要按党纪国法严肃处理，并将处理结果报省人民政府。各地要把××市的问题引为借鉴加强民政事业费管理体制的建设，杜绝××市的问题再度发生。

××省人民政府

××××年×月×日。关于××市民政事业费管理使用的通报（修改稿）

××市于……（通报的事实：时间、地点、责任人、事实、原因、结果）任意挪用、占用和滥用民政事业费的问题，是非常严重的。民政事业费是体现党和国家对广大优抚、救济对象生活疾苦的关怀，任何人挪用、侵占民政事业费，都是党纪国法所不容许的。（通报分析、问题定性）为了严明党纪国法，对于挪用、占用和滥用民政事业费的有关人员，要按党纪国法严肃处理，

（主旨表达用词不准），根据……（处罚依据）对……作出如下处理：（通报处理如有多项内容，可以分条列项）一、凡是××市任意挪用、占用和滥用民政事业费必须限期如数追回。

二、…………

三、在……将将处理结果报省人民政府。

各地要把××市的问题引为借鉴，加强民政事业费管理体制的建设，杜绝××市的问题再度发生。（表达不准确）文件落款9.报告（1）适用范围向上级机关汇报工作（例行专此报告）反映情况（偶发专此报告）答复上级机关的询问（2）分类工作报告、情况报告（专题报告）调查报告、报送报告、答复报告

【例】贵阳市人民政府关于贯彻落实国务院和省政府第二次廉政工作会议精神的报告10.请示（1）适用范围向上级机关请求指示（当否，请指示）向上级机关请求批准（请审核批准；妥否，请批复）请求指示的请示：

对上级公文有不明了、不清楚的请求解释和指示。请求批准、审批的请示：根据有关规定和管理权限，有些公文需要经过上级机关批准以后才能发布，如重要法规规章和其他规范性文件的发布、长远规划的调整等；对上级文件变通处理请求认可或同意；涉及人、财、物方面困难需上级机关审核、备案、批拨或调配使用（立项、贷款、编制）（2）请示的分类（3）写作“请示”的注意事项（行文规则）不与报告混用；不相隶属不行请示；不越级；不多头主送；不得以机关名义向上级负责人报送（报告、意见）；一文一事；不同时抄送下级。文种行文目的主送机关篇幅时间办理类别行文要求请示请求批准逐级行文一文一事行文简短，事前行文办件行文规则严格报告汇报工作有时可以多级行文有时是综合性报告，篇幅较长，事后或工作进行中行文阅件有时多头主送（4）请示与报告的区别

【例文】××卷烟厂关于生产销售

“高档黄金叶”及其定价的请示

××省烟草专卖局（公司）：根据省局（公司）要求我厂尽快开发“高档黄金叶”的指示，我厂经过积极研制，该产品现已开发完成，并已具备批量生产能力。特向省局（公司）请示“高档黄金叶”上市销售及其定价事宜

（请示缘由）

一、产品名称及规格

1.产品名称：“高档黄金叶”

2.规格：84mm翻盖硬条二、销售价格

……（请示事项）

以上请示当否，请批复。

（请示结语）

××卷烟厂（章）

二○○三年五月三日【例文】指出内容、格式以及行文上的错处。

海北社区关于便民早餐店等若干问题的报告星湖街道办事处、谭大林主任：根据青政发03年67号文件《青山区人民政府关于推动社区“早餐工程”建设的决定》精神，为了加快解决社区居民早餐难的问题，我们打算在社区活动中心附近兴建便民早餐店（已经规划部门批准），力争在二零零三年三月一日开业，产权归海北社区所有，聘请社区内的下岗职工承包经营。便民早餐店预算建设资金共计一百二十五万元，现已筹集资金八十五万元，还有四十万元资金没有着落。为此，要求街道给予支持解决。另，社区活动中心室外建身场的健身器械严重不足，难以满足居民健身需要，居民意见很大，故请顺便追加拨款十五万元用于购置健身器械。此事关系到社区居民的切身利益，务必批准。

2003年9月1日（本文主要问题：违反请示行文规则，引文、数字不规范）11.批复(1)适用范围答复下级机关的请示事项。(2)批复的特点针对性强，体现在主送机关：请示机关（少数可以抄送有关机关）标题：可以写出收文者开头：写出答复对象（文件标题和发文字号）用语：不用“似属可行”“酌情办理”、“最好去做”（3）批复的写作正文结构：批复对象——批复事项——结语一文一批、态度鲜明、有依据、篇幅短。有时要简述批复的理由和依据。开头：“你局《关于……的请示》（×府发〔2002〕18号）收悉，经研究……”答复性公文结构（批复、复函、答复性报告）

答复对象你校《关于……的请示》

（×发〔2002〕8号）收悉。答复事项（可以分条列项、不同意的应说明理由，采用直接引用）答复结语“专此批复”、“专此函复”、“特此报告”“此复”等等。卫生部关于医学生毕业后暂未取得医师资格从事诊疗活动有关问题的批复卫政法发〔２００５〕３５７号河南省卫生厅：你厅《关于医学生毕业后暂未取得医师资格从事诊疗活动有关问题的函》（豫卫函监督〔２００５〕５号）收悉。经研究，现答复如下：

医学专业毕业生在毕业第一年后未取得医师资格的，可以在执业医师指导下进行临床实习，但不得独立从事临床活动，包括不得出具任何形式的医学证明文件和医学文书。

医疗机构违反规定安排未取得医师资格的医学专业毕业生独立从事临床工作的，按照《医疗机构管理条例》第四十八条的规定处理；造成患者人身损害的，按照《医疗事故处理条例》处理。

未取得医师资格的医学专业毕业生违反规定擅自在医疗机构中独立从事临床工作的，按照《执业医师法》第三十九条的规定处理；造成患者人身损害的，按照《医疗事故处理条例》第六十一条的规定处理。此复。二○○五年九月五日12.意见（1）适用范围对重要问题提出见解和处理办法。（2）意见分类（按行文方向分）要求下级贯彻执行的意见《国务院关于进一步做好退耕还林试点工作的若干意见》要求上级批转或转发的意见《国务院办公厅关于转发国家旅游局等部门〈关于进一步发展假日旅游若干意见〉的通知》供平级和不相隶属机关参考的意见【例】国务院办公厅关于扶持家禽业发展的若干意见（1）适用范围于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批。（2）分类商洽函社会组织之间使用最多，特别是有关商洽人事调转、清偿债务、商品买卖、产权交易等方面的函还要受法律的严格保护，可视作合同、协议的补充，一经双方承诺或认可，即产生权利、义务关系，必须遵照执行。13.函问复函（询答函）（一般用于不相隶属机关；上级对下级可以用，但下级答复上级要用报告)请批函（审批函）（向不相隶属机关要求增加经费、调整人员编制、减免税收、申办营业执照等）

（3）请示与请批函的区别文种类型主送机关行文语气格式办复方式请示请求指示请求批准有领导指导关系的上级尊敬用“拟”不用“决定”上行文格式批复函请批函、审批函平行或不相隶属的机关单位相互尊重用“拟”平行文或函件格式复函（专此函复）（4）请示与函的标题《××公司关于增拨消防器材经费的请示》《××局关于请求批准录用×××等五人为国家公务员的函》《××局关于批准录用×××等五人为国家公务员的复函》《××学院关于申请在××河××段开挖人工河道的函》（5）答复性公文文种的异同文种针对对象特点结语批复下级机关请示具有针对性（体现在标题、主送机关、正文开头、用语、结语）特此批复复函问函、请批函、商洽函特此函复、函告）报告上级机关的询问专此报告答复性公文结构（批复、复函、答复性报告）

答复对象你校《关于……的请示》

（×发〔2002〕8号）收悉。答复事项（可以分条列项、不同意的应说明理由，采用直接引用）答复结语“专此批复”、“专此函复”、“特此报告”“此复”等等。【例文】湖南省公路运输管理局关于通报外省籍客货运车辆在我省违章情况的函【例文】答复函【例文】：修改请批函

河海市人民政府

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河府办函（2001）38号

（缺少标题）昆明市人民政府协作办公室：我市系2001年5月18日经国务院批准的新市，辖3县2市幅员面积12335平方公里，人口四百三十万人。为了加强同发达地区的联系，开发山区资源、搞好经贸合作与经济项目协作、广泛交流信息，经我市市委、市府研究，决定在贵市建立驻云南联络处。当否，请批准。随文附上我市市情简介一份。

河海市人民办公室（印章）

2001年6月10日【案例】请批函（修改稿）

河海市人民政府办公室

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河府办函〔2001〕138号

关于请求在昆明市建立河海市驻云南联络处的函昆明市人民政府协作办公室：

我市系2001年5月18日经国务院批准的新市，辖3县2市幅员面积12335平方公里，人口430万人。为了加强同发达地区的联系，开发山区资源、搞好经贸合作与经济项目协作、广泛交流信息，经我市市委、市府研究，拟在贵市建立驻云南联络处。当否，请函复。附件：河海市市情简介一份。

河海市人民政府办公室（印章）

二○○一年六月十日14.会议纪要（1）适用范围记载、传达会议精神和议定事项。（2）特点行文方向不固定可上行、下行、平行。法定效力受到一定限制。（3）格式文件式领导机关召开会议，用文件下发，要盖章。会议简报式办公会议纪要，专用格式，不盖印章。决定、会议纪要类公文结构

会议概况（会议时间、地点、主持人、出席人、缺席人、会议主题）“现将会议情况和会议议定事项纪要如下：”会议议定事项（分条列项，利用条首句、或小标题）北海市档案局局长办公会议纪要2004-6

会议议题一、汇报政府信息公开工作；二、审定预算外收入分配方案；三、审定非常设机构组成人员调整名单。

4月20日，×××局长支持召开局长办公会议。局领导×××、×××出席会议。×××、×××在审议相关议题时列席了会议。一会议听取了，·········。□分送：各位局领导□抄送：局各处室负责人□北海市档案局办公室2004年1月印发－1－□【例文】深圳市政府常务会议纪要【例文】贵阳市政府专题会议纪要【例文】××公司2003年

第三次办公会会议纪要

会议时间：2003年4月2日（星期三）13:30-18:00会议地点：地产公司大会议室与会人员：李力、郭林川、王宪法、张纪列席人员：伍先东、高灵、刘东雷、郑应庆、于汀、杨坚志、林永刚会议主持人：李力会议记录：梁小彬

会议议题：1、季度经营目标完成情况及4月经营计划汇报2、城花项目库存消化方案汇报3、城花三期、四期节点计划完成情况汇报4、城花二期细部检查情况汇报5、物业窗口工程进度和专业培训情况汇报6、红光项目设计计划调整通报7、公司规范修编进度汇报8、年度营销费用预算、培训费用预算通报会议决议：1、

营销策划部会后安排库存消化方案的专题研讨会；2、

N型于“五.一”重新开放销售，设计和工程配合整改务必按时完成；3、

请财务管理部就土地增值税问题进行评估，草拟下一步行动方案报公司领导；4、

城花二期的成品保护问题，城花项目经理部要作为专题研究并落实；5、

总办组织公司全体职员，协助二期入伙验房工作；6、

组织全员的客户服务研讨会，就城花一期典型案例回顾反思。

……

总经理办公室

2003年4月4日

五、公文格式

（一）公文格式的涵义及分类1.公文格式——指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。2.公文文面格式分类公文式文面格式：按国家标准分为（1）一般公文格式（2）特定公文格式

专业规范文本式文面格式：如合同示范文本格式、保险文书、司法文书等的格式一般文章文面格式(二)公文格式规范化、标准化的意义GB/T9704—1999《国家行政机关公文格式》适用范围：所有的社会组织制发的公文保证公文的完整、正确、庄重和权威性、有效性。有利于公文的简化。有利于办公自动化，实现公文信息共享。有利于公文的管理和检索利用。

（三）公文格式组成部分包括眉首、主体、版记的格式和项目公文格式技术标准公文用纸主要技术指标公文用纸幅面及版面尺寸公文中图文的颜色排版规格与印制装订要求公文中各要素标识规则公文中的表格公文的特定格式密级紧急程度文头发文字号标题主送机关份号正文返回格式返回标记准确返回标记准确行政公文下行文、平行文格式正文附件标记作者成文日期注释主题词抄送机关印发说明返回格式返回标记准确

0000001机密★一年

特急东海市人民政府文件东政发〔2001〕3

号东海市人民政府关于××××××问题的通知×××××：×××××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××。

标题文头示意

×××××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××。

附件：1·××××××××××1份

2·×××××××××××××2份东海市人民政府二○○一年一月八日注释：××××××。主题词：×××××××××

抄送：××××××××××，××××××，×××××××××××

共印×××份

××××年×月×日主题词示意

0000001秘密★一年

特急金山市人民政府文件金政发〔2001〕3号金山市人民政府关于××××××问题的请示×××××：×××××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××。

签发人：李大为签发人批示域行政公文上行文格式

×××××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××。

附件：1·××××××××××1份

2·×××××××××××××2份金山市人民政府二○○一年一月八日注释：××××××。主题词：×××××××××

抄送：××××××××××，××××××，×××××××××××

共印×××份

××××年×月×日公文的特定格式之一——信函式格式即函件。用于处理日常事务的平行文或下行文,如函、一般事项的通知、批复等,而且使用频率很高。函件眉首格式四川省人民政府办公厅———————————————

川府办函〔2002〕10号

关于在上海建立驻沪联络处的函

上海市人民政府协作办公室：

…………

教育部管理中心正式函件卫生部

函件文化部办公厅函件公文的特定格式之二——办公会议纪要眉首格式××市××局办公会议纪要第10号××市××局办公室2002年11月10日

公文的特定格式之三——命令格式文头：“XXXXXXXXX纪要”(针对办公会议纪要)

编号：文头下空2行居中标“第×号”。编号下空1行左边缘顶格标识印发机关（部门），右边缘顶格标识印发日期。版记标“分送”,不分主送、抄送；不加盖印章。命令（令）格式

海关

总署令党群组织公文下行文、平行文眉首格式

No.0003001

机密★1年

急件中共四川省委文件川委发〔2004〕10号

————————★———————

中共四川省委关于……的意见

中共成都市XX区委政法委员会（请示）

X政委发〔2005〕20号

—————————★————————

关于追加政法、综治、维稳、防邪、信访工作会议专项经费的请示党群组织公文下行文、平行文眉首格式

No.0003001

机密★1年

急件

中共四川省委文件川委发〔2004〕10号

★

中共四川省委关于……的意见行政机关专用文件眉首部分

北京市旅游局

行政处罚决定书京旅罚〔2002〕10号

被处罚人姓名：被处罚人地址：被处罚人单位：政府公报是行政规范性文件的法定载体05春锦城公司文件格式

(四)眉首、主体、版记格式项目的规范标注眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注版记部分：主题词、抄送、印发机关和印发时间眉首部分1．公文份数序号绝密、机密公文应标明份数序号。2．密级涉及国家秘密的公文标注绝密、机密、秘密；公司内部一律标注商业机密、商业秘密。3．紧急程度紧急公文标注特急、急件；紧急电报分别标明特提、特急、加急、平急。4．发文机关标识大版头××机关全称或规范性简称文件中版头××机关（文种）小版头函件版头联合行文，主办单位排列在前。（党政联合行文版头）首页必须显示正文。

5．发文字号包括发文机关代字、年份、序号发文机关代字（含地域代字、单位代字、职能代字、文类代字等）联合行文，应标主办机关发文字号。标注位置（上行文、下行文平行文、函件）【例文】发文字号案例：（1）绵府发〔2004〕10号×（2）〔2004〕绵工商广字第005号×（3）苏农发〔2004〕人字第3号×（4）师大函〔2004〕18号×（5）川投办（2004）12号6.签发人上行文须标明签发人或会签人姓名，并在附注处标明联系人和电话。作用（1）强化公文质量；（2）便于上下级机关领导直接联系工作。主体部分

7．标题（1）公文式标题发文机关—事由—文种除法规规章名称加书名号外，一般不用标点符号。“关于”：（×）四川省人民政府办公厅按时足额发放行政事业单位职工工资的通知

【例文】转发性文件标题案例(√)国家经委印发《关于贯彻〈中华人民共和国优质产品奖励条例〉的补充规定》的通知

（×）××县司法局批转《司法部关于报送信访工作统计表的通知》（×）××县司法局转发司法部×发〔2004〕12号文的通知批转、转发、发布性通知标题例【例】×市政府关于转发×省政府《关于转发人事部关于为××同志恢复名誉后享受×级待遇的通知》的通知改为：×市政府转发人事部关于为××同志恢复名誉后享受×级待遇的通知的通知（2）新闻式标题单标题《药品销售中回扣现象严重》双标题《艰苦的拼搏丰硕的成果——XX公司2001年工作总结》（3）四项式标题：发文机关—时限—事由—文种《XX保险公司2002年宣传工作要点》《XX市财政局2001年干训工作总结》（4）规范性文件标题

适用范围（对象）—事由—文种《国家行政机关公文处理办法》《某大学网络学院2003年秋季招生简章》《上海XX股份有限公司董事会章程》《某省工业企业劳动卫生管理条例》8.主送机关公文主要受理单位，对收文负主要办理和答复责任用全称或规范化简称、统称分普发文件和专发文件上行文一般不多头主送公布性文件不标主送机关

9.正文10.附件主体式附件和补充说明式附件由附件和附件说明组成标注位置11.成文日期以负责人签发日期为准联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准会议批准文件以批准通过日期为准电报以发出日期为准行政公文用小写汉字将年、月、日数字标全；“零”写为“○”12．公文生效标识（印章、签署）包括生效章、校正章、鉴证章、密封章、骑边（缝）章、钢印公文除会议纪要、电报、党内普发文件外均须盖印章。联合上行文，由主办单位盖章；联合下行文，发文机关都应盖章。印章须与正文同在一页。签署人为制发主体正职领导人的职衔和姓名。公文末页版式联合行文末页公文版式13．附注成文日期的下一行加括号标注阅读范围请示文件的联系人姓名和电话其他需要注明的内容

版记部分14．主题词用于公文的计算机检索。根据《公文主题词表》选词由类别词—类属词——文种组成除类别词外标2——5个受控标印和自由标引谁撰制，谁标引15．抄送机关除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关。不抄送本单位，不标“存档”一般不指名道姓抄送领导人个人遵守行文规则规定的抄送条件16．印发机关和印发时间一般不标打印者、校对者姓名印发日期的数字用阿拉伯数码版记位置示意图（五）公文格式技术标准

1.公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。2．公文用纸幅面及版面尺寸

（1）公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210mm×297mm）。（2）公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm

公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm

版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）A4型公文用纸

页边

及版心尺寸

3．公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

4．排版规格与印制装订要求

（1）排版规格：文字符号从上至下、自左而右依次横写横排。正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

（2）制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

（3）印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

（4）装订要求：公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。

5．页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，如“－1－”、“－2－”，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

6．公文中表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格（大表），且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

公文用纸幅面及版面尺寸：见图

A4纸（210mm×297mm）

天头（上白边）37mm±1mm

订口（左白边）28mm±1mm

版心尺寸（不含页码）156mm×225mm排版规格

正文用3号仿宋体字每面排22行每行排28字

六、行文关系与行文规则（一）机关类型和关系指全国与地方之间的关系。机关之间的关系是由机关的职能、地位及工作需要所决定的。机关类型性质职权全国和地方之间的关系权力机关（人大）行使立法权立法；监督：法律监督、工作监督法律上的监督；行政机关（政府）权力机关的执行机关依法管理国家事务，经济、文化、社会事务等领导与被领导关系司法机关（法院）国家的审判机关独立行使审判权审判监督；司法机关（检察院）国家的法律监督机构独立行使法律监督权领导与被领导关系军队机关（中央军委）武装力量的最高军事机构领导全国武装力量领导与被领导关系机关类型性质职权全国和地方之间的关系权力机关（人大）行使立法权立法；监督：法律监督、工作监督法律上的监督；行政机关（政府）权力机关的执行机关依法管理国家事务，经济、文化、社会事务等领导与被领导关系司法机关（法院）国家的审判机关独立行使审判权审判监督；司法机关（检察院）国家的法律监督机构独立行使法律监督权领导与被领导关系军队机关（中央军委）武装力量的最高军事机构领导全国武装力量领导与被领导关系（二）确定行文关系的基本原则

各级国家行政机关的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。国家行政机关的隶属关系和职权范围是由《中华人民共和国宪法》规定的。地方各级人民政府服从国务院是我国各级行政机关行文关系的基本准则。党的各级组织的隶属关系和职权范围是由《中国共产党章程》规定的。下级服从上级，全党服从中央是各级组织行文关系的基本准则。（三）确定行文方向与方式1.公文的行文方向行文方向可分为根据机关之间不同的行文关系：

上行下行平行行文的方向与方式1)上行文：2)下行文：3)平行文：(1)逐级行文：是指下级单位向自己直接上级机关的行文，是上行文最常用的方式。(2)多级行文：是指下级机关同时向直接上级机关和更高的上级领导机关的行文。(3)越级行文：①发生战争、突发严重的自然灾害、特大事故等；②上级交办并指定越级请示、上报的事项；③检举、控告直接上级机关；④经多次请示直接上级机关，长期未得解决的事项；⑤与直接上级机关有争议而无法解决的事项。为了保持正常的领导与被领导关系，下级机关一般均应直接向自己的上一级领导机关报送请示和报告。《条例》规定：“因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关”。(1)逐级行文：是指领导机关直接向直属下一级机关的行文。(2)多级行文：是指上级领导机关根据需要发文至所属几级下级机关。(3)直贯到底行文：把文件一直发至最基层的党政组织或传达到人民群众。同级机关或不相隶属机关之间的行文，一般用函联系工作。2.公文的行文方式(1)逐级下行文国务院各省、自治区、直辖市人民政府所属各市、区、县人民政府下行文(2)多级下行文党中央中共各省、自治区、直辖市委员会其他所有单位党组织中共各市、区、县委员会(3)直达基层组织和群众的下行文最高党政领导机关基层党政组织、人民群众(1)逐级上行文：最基本、最常用下级机关直接上级领导机关更高一级的上级领导机关公文的行文方式

上行文(2)多级上行文下级机关直接上级领导机关更高一级的上级领导机关公文的行文方式

同级机关同级机关不相隶属机关不相隶属机关(1)(2)(3)无领导与指导关系的机关、部门、单位之间（主要指公函）平行文(3)越级上行文下级机关直接上级领导机关更高一级的上级领导机关(四)遵守行文规则

1.行文必须坚持公文处理的“精简”原则，控制发文总量，注重实效，坚持少而精。可发可不发的不发，可长可短的要短。为了达到这一要求，各地均作了有益的尝试，具体规定为：与上级方针、政策、法律、法规相抵触的，不发；上级已有明文规定，本级只需照抄照转的，不发；（法律法规已有明确规定的不发文件；党中央国务院已经发到县一级的文件，无新内容的，不再另行文）凡属职能部门权限内的，领导机关不发；凡应联合行文的，不单独发；部门之间意见分歧，未协商一致的，不发；内容空洞，套话多，无具体措施，不解决问题的，不发；可口头请示、汇报、协商或用电报、电话布置、或开会等形式解决问题的，不发；可用报刊、广播、电视等公布或开会布置过的，不发；时效已过或内容重复的（会议上已经部署或领导讲话已经印发会议文件的），不发。此外对于其他滥发公文的现象也应引起重视：种种对公务活动无补的公文因未直接行文而造成的过多行文因体制、机制不顺而造成的过多行文因协商不够而造成的过多行文以及简报过多等均须严格把好对行文客体的审核关，控制行文总量。

2.按隶属关系和职权范围行文，正确选择行文方式，一般不准越级行请示和报告。逐级行文；多级行文；越级行文；直达行文；直接行文等方式。（1）向领导人个人行文问题

办文实践中确实存在就领导人过问的问题、事项向其作书面汇报的情况。《办法》第二十二条规定：除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义上上级负责人报送请示、意见和报告。（领导人交办一般情况下是有文字批示的）2002年国办〈关于办理国务院领导同志批示件有关事项的通知〉（国办函〔2002〕37号）指出，办理领导批示件，应”以地方或部门名义报国务院或国务院办公厅，一般不直接报送国务院领导同志个人“，收缩了这个口子。审核时既要严格把关，又要具体问题具体分析。对上级机关领导明确交代或本机关领导议定报送给个人的情况，还是应按领导意见办理。但在行文具体方式上可以提出建议①以本机关领导个人的名义向上级领导人发信函；②或使用白头文件、加盖机关公章的形式行文，并保证操作后正常整理归档等。（2）行文规格不妥的几种情况①上行文规格有毛病：如以本级机关办公厅（室）名义直接向上级机关行文（越级）；向上级机关发函、发通知。②平行机关之间行文规格有毛病：如以办公厅（室）名义回复对方机关来文或以办公厅（室）名义向对方机关发文（级别不对等）；又如向平行机关发文用请示、报告、批复等，忽略了国家机关之间的行政关系。③内外行文规格有毛病：应以机关或机关办公厅（室）名义行文的，内设机构超出授权范围或未经授权，擅自向下级机关或外部行文。3.联合行文应为同级或级别相近机关

联合行文的条件和规范:

(1)同级机关；（2）需要协商一致并会签；（3）联合行文的文头将主办机关排在前面；只标主办机关的发文字号；上行文由主办机关盖印。4.分清主送与抄送机关

抄送机关的条件

（1）向下级机关或本系统的重要行文应同时抄送直接上级机关；（2）越级行文一般应抄送越过的机关；（3）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送和抄送机关；上级机关向受双重领导的下级机关行文必要时应抄送其另一上级机关；（4）涉及相关机关的职权范围应该抄送；（5）其他应该抄送的机关。5.行文应该协商一致

协商方面（部门、上下级、大局）协商的内容（政策、职权、利益、关系）协商的步骤和要求。(1)要符合党的路线方针和法律法规；符合上级有关规定,与有关部门现行规定相吻合；(2)涉及相关部门职权范围,主办单位应主动协商会签；(3)未经协商一致应将各方意见或方案报上级请求裁决；（4）未经协商一致或未经上级批准、裁决的不得各自向下行文；（5）如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤消。

6.对不符合行文规则的上报公文实行退文制度（1）文件内容违反法律法规和方针政策；（2）涉及相关部门职权范围未协商一致；（3）违反请示文种的行文规则；（4）其他规定的情况。

七、文件处理

纸质文件处理程序示意图收文发文收文登记审核、退文接收分发、加工拟办批办承办注办拟稿会商审核签发复核缮印校对用印签署发文登记发出公布组织传阅对内催办查办、对外催办信息反馈办毕文件处置归档清退暂存销毁拟稿审核签发（审批）复核缮印用印登记分发以本单位名义制发公文的过程（一）发文办理

公文撰写步骤写作准备

——撰拟文稿

——修改定稿交拟安排结构审核确立主旨草拟文稿签发（会议通过）确定文种复核选择材料公文语言缮印确定表达方式盖印、签署发出

1.拟稿(1)

内容要求

符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定要加以说明；如对原有政策、规定进行调整或修订，应在颁布时对原有政策、规定予以废止。(2)

文字表达情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨、条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅适宜并力求简短。(3)文种使用根据行文目的、职权范围、行文关系确定。（4）称谓使用人物、机构、事物名称在书写上不要出现错误；对同一人物、机构、事物的称谓要统一、前后一致；称谓要规范，人物称谓一般应姓名在前，职务在后。应使用权威部门公布的规范简称（人民银行——人行总行、中央银行、央行、人总行）（5）引文、日期引用公文先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体年、月、日。一般不用"今年"、"上月"、"昨天"等词来表达。

（7）使用国家法定计量单位(8)

结构层次的序数符号原则上不超过四层。其符号为：第一层“一、”