第二节+计调人员采购业务

第二节计调工作中的采购管理YourSubtitleGoesHere计调人员是如何降低采购成本的

在旅游旺季中的小淡季期间，某旅行社有一42人的团于某个周末到周边旅游，为期三天。计调人员在操作此团队时，谈下的车费是3800元／辆，房费为80元／人×2天，当计调部经理回来时，该计调人员向计调部经理汇报了此团队的操作情况，经理对于地接社给予的价位并不满意，对车费也有异议。因此，经理在于车队和地接社洽谈后把车费降到3200元／辆，房费调为75元／人×2天，由于团队人多时值淡季，地接社又让出5×75元的优惠。这样算下来，团队的利润增加了1185元。由此可见计调人员的口才是很重要的。一、计调部门采购的内容旅游交通服务旅游住宿服务旅游餐饮服务旅游参观游览项目娱乐服务购物商店保险服务异地接待服务采购航空交通铁路交通公路交通水运交通二、计调采购业务管理1．建立广泛的采购协作网络2．正确处理保证供应和降低成本的关系3．正确处理集中采购与分散采购的关系4．调整预订与退订的关系5．计划变更的采购调整6．加强采购合同管理接待计划（A业务员签收）三、计调采购工作实务订车、船票（B业务员负责）订房（C业务员负责）市内交通（D业务员负责）安排游览活动（E业务员负责）订文艺节目（F业务员负责）向接待部下达接团通知（G业务员负责）（一）与交通部门合作的步骤和注意事项与交通部门合作的步骤：（1）向交通部门申请建立合同关系（2）及时领取最新价格表和时间表（3）将各种票务的规定了解清楚，然后进行整理、打印。（4）与财务部门协商，设计，印制一些订单①

《飞机票预订单》②《火车票预订单》③《机/车票变更/取消通知单》深航机票变更通知单深航客服部：

现通知贵部，我公司协议号是

,原计划申请办理的以下机票需要做以下变更：乘机人乘机日期始发地目的地航班号起飞日期特此通知，

通知人（签名）：联系电话：客户单位公章：

年月日温馨提示：变更通知单仅适用于改变乘机时间的办理。请您保留好原件交给我们的工作人员，以方便机票变更的及时办理。本表由经办人签名并加盖单位公章后方可有效。与交通部门合作的注意事项：

（1）订票时，注意路线，季节的不同价格，儿童票价优惠百分比。（2）在取机票或再确认机票时，千万别忘了带齐有关证件（个人护照、团体签证、单位介绍信等）。（3）在订火车票时，内、外宾的票价和座位的类别的不同要注意（软卧、硬卧，上、中、下铺等）。（4）如经常遇到接待的旅游团在火车途中用餐，就应与铁路部门设计、印制《外宾在列车上用餐专用结算单》，方便导游人员工作。（5）飞机票的退订与退购若退购时，航班离开时间24小时以前申请退票，支付原票款5℅退票费；航班离开前2小时----24小时内10℅的退票费；2小时内退票50℅的退票费。（二）与饭店部门合作的步骤和注意事项与饭店部门合作的步骤：（1）根据外联部门的信息与饭店洽谈业务，并实地考察，签订合作协议书及经济合同等。（2）把以下各项内容了解清楚，整理列表，并打印后发给外联部门报审计、财务备案。①有关订房的各种规定：如有无预定要示或提前预定房的时间。②各饭店旺、平、淡季的月份划分。③客房单、双、三人间；大、中、小套间；豪华、总统套间等不同类型，在不同季节的价格。④门市价（散客价）、旅行社合同价（团队价）和特殊优惠价。⑤各式早餐的价格（中、西式等）以及加床费、陪同床、司机、陪同餐等价格。（3）掌握饭店最新客房行情，争取更优惠的房价，要经常与饭保持联络，及时主动地将客人的反映转达给饭店。（4）与外联部门协商，设计、印制一些订单，其中包括：①《住房预订单》②《变更住房通知单》③《取消住房通知单》（5）把预定好的单子转交给接待部门或陪同，以便搞好接待工作。（6）注意报账程序。（三）订房业务中常见的问题及应对措施1.饭店无房，无法确认预订2.无法拿到理想房价3.在旅游者前往的目的地旅行社无协议饭店4.因故临时增加或减少甚至取消订房与饭店部门合作的注意事项：

（1）订房时，如有重点团队或旅行社代理人团队，就是团中有VIP客人，旅行社应事先通知饭店销售部或营业部在其客房内摆放鲜花或水果等。（2）对旅游团体需要举行小型欢迎仪式，或需挂欢迎横幅的，应事先征得饭店同意，并在指定地点举行，避免影响饭店的正常营业。(3)饭店位置的选择（4）停车场地若无合适的停车场地，司机只能将车开到较远的公共车场，使游客上下车不方便。订房通知单

收件单位：大酒店发件单位：省中旅部收件人：杨经理发件人：传真号号：CTSJ20090702A入住时间：2009,7,2入住人数：26+3入住标准：双人标间价格：87元（含早餐）中晚餐标：无特殊要求：无备注：该团26+3已确认，敬请光临！杨军大酒店营销部2011，7,2请确认，谢谢合作！负责人签字：发件日期：（三）与餐饮行业合作的步骤和注意事项与餐饮行业合作的步骤：（1）先实地查看餐馆，并签订有关经济合同与协议书等。（2）与财务部门协商印制和打印专用的《餐饮费用结算单》。（3）将下列有关内容整理列表打印分发给接待部并报财务部备案。①签约餐饮单位名称、电话、联系人的姓名、风味特色等。②旅游者（团）的标准、豪华不同等级的价格、便餐、风味最低标准、饮料单价等。

请同学们根据前面所讲的内容，结合自己的理解，设计一张《餐费结算单》（4）与业务部协商，设计、印制一些订单。①《用餐预订单》②《用餐变更通知单》（有些单位是用笔在彩色纸上写上内容，加盖变更/取消章）。③《用餐取消变更通知单》（有些单位是用笔在彩色纸上写上内容，加盖变更/取消章）。（5）根据接待计划或订餐单，将用餐地点、联系人姓名转告接待部门或陪同人员，以便搞好接待工作。（6）根据《餐饮费用结算》与财务部门共同进行复核，并由财务部门定期统一向签约餐馆结账付款与餐饮行业合作的注意事项：

（1）选择餐馆时，餐点不宜过多，应少而精，而且要注意地理位置的合理（2）订餐时，及时把旅游者（团）的宗教信仰和个别客人的特殊要求转告餐馆。（3）提醒餐厅，结算用的《餐饮费用结算单》上，必须有陪同的签字，否则无效。（四）与游览点部门合作的步骤

和注意事项与游览点部门合作的步骤：（1）与旅游单位就以下内容进行洽谈，并签订协议书及经济合同书。①旅游团门票记账事宜。②门票的单价、殿堂庭院厅院的单价。③大、小车进园的单价。④结账的期限。（2）与签约单位协商印制结算用的《参观游览券》。将以下有关签约单位的规定事宜整理列表，打印后分发给接待部并报审计、财务备案。①签约单位的名称、电话、联系人。②将带团前往某旅游参观点的进门方向。③去某旅游参观点的行车路线、停车地点游览参观券参观游览券存根中国×旅行社游览参观券团名：旅游团名称：人数：旅游团人数：（大写）地点：收款单位：陪同：陪同签名：日期：日期：年月日（五）与商店部门合作的步骤

（1）根据国家及地方旅游行政管理机构的有关规定，与定点商店签订协议书。（2）兼顾利益，鼓励多劳多得，制定内部分配政策和奖励措施。（3）将所签约的商店名称、导游带旅游团（者）购物手续、附属的有关规定打印后，分发给接待部。（4）与财务部和接待部协商后，设计、印制《购物结算单》，并明确使用方法。（5）由财务部按所签协议书上的规定从签约商店领取劳务费或按股分红，然后根据旅行社内部分配政策对各方实行奖励。

（六）与娱乐行业合作的步骤（1）与娱乐单位就以下事宜进行合作洽谈，并签订协议书：（2）将下列事宜整理列表，打印后分发给接待部，并报审计、财务备案。（3）随时与娱乐单位保持联系，有新节目上演时，了解节目内容，索取节目简介并通报接待