公文格式要素

公文处理知识讲座

业务培训之课程提纲

一、公文处理内容二、《党政机关公文处理工作条例》（简称新条例）与《国家行政机关公文处理办法》（简称旧办法）的区别三、公文种类四、《党政机关公文格式》国家标准五、公文行文规范六、公文中的几个规定七、公文处理中的常见问题

八、课程总结一、公文处理包括三方面的任务公文的拟制，包括公文的起草、审核、签发等程序。公文的办理，包括收文办理、发文办理和整理归档。公文的管理，包括建立机要保密室和阅文室，配备人员和设备；发文立户申请；涉密文件管理及公文平时的归档、年终的立卷、查阅、归档等。公文处理的基本要求：应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。要求做到及时、准确、安全。拟制办理管理

为统一中国共产党机关和国家行政机关公文处理工作，2012年4月16日，中办、国办联合印发了《党政机关公文处理工作条例》，同时废止了1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》。该条例自2012年7月1日起施行。

二、新《条例》与旧《办法》的区别一是党政合一，首次统一了党政机关公文处理规范标准。二是调整了公文格式要素。如：纸张要求统一使用A4纸；上行、平行、下行文统一使用高文头（发文机关标志上边缘至版心上边缘距离统一为35mm)；页码统一使用内侧页码（单页居右空一字，双页码居左空一字）等。三是“文种”方面，在旧《办法》13个文种基础上，增加了“决议”和“公报”两个文种，共15个文种。四是在“格式”方面取消了主题词，行政公文也要署发文机关名称，成文日期由用汉字标识改为用阿拉伯数字。五是在公文拟制方面，要求“重要公文”由主要负责人签发。六是在行文规则方面，增加了“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”七是在公文管理方面，增加发文立户的规定。八是规定带有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章，并新增了不加盖印章公文的发文机关署名和日期编排要求。公文格式要素调整的具体内容《条例》规定，“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。”从格式要素看，增加了“份号”、“发文机关署名”、“页码”，减少了“主题词”。考虑到旧《办法》虽未对“份号”、“页码”作出规定，但实际工作中一直在使用，属于增加的要素只有“发文机关署名”。格式要素的应用有以下变化：一是规定涉密公文应当标注份号（《办法》只要求对绝密、机密公文标注份号）；二是规定紧急公文应当分别标注“特急”“加急”（《办法》要求标注“特急”“急件”）；三是规定联合行文时发文机关标志可以单独用主办机关名称；四是明确规定公文标题应标发文机关（《办法》未作强制性要求）；五是规定有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。行文规则方面增加了一些具体规定《条例》减少了“行文规则”一章的条目，但增加了一些具体规定，主要有：上行文“原则上主送一个上级机关”（《办法》只对请示作此规定）；“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权”；“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关”；“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”；“属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文”。公文拟制更加强调程序规范在“起草”环节强调，“一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行”；“深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见”；“机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作”。在“审核”环节强调，“需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初审。”在“签发”环节强调，“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”（《办法》只对上行文作此规定）；“党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。”简化了公文办理的环节在“收文办理”中，将“审核”改为“初审”，将“分办”、“批办”并入“承办”，并增加了“传阅”、“答复”2个环节。“发文办理”的环节由8个减少为4个，其中，“起草”、“审核”、“签发”3个环节列入“公文拟制”，“用印”并入“印制”。《条例》将发文办理的“分发”改为“核发”，规定：“公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。”公文管理更加注重安全保密《条例》在第七章“公文管理”中着重强调了有关保密规定，提出了设立保密室和阅文室的要求，对公文定密和解密、密级文件的复制和汇编、公文的销毁和移交、新设立单位的发文立户等作出具体规定。从公文处理工作实际看，近年来公文管理还存在一些问题，主要是：1、保密意识淡薄，随意携带涉密公文外出；2、对定密重要性认识不足，公文密级的确定、变更、解除不规范，定密标准把握不准，没有保密期限及解密措施；3、使用非涉密计算机和非涉密移动存储介质处理和存储涉密公文；4、公文阅读传达过宽或过窄；5、下级机关越权公开上级机关公文；6、涉密公文复制汇编过多过滥；7、规范性文件清理不及时；8、公文长期留存在个人手中，机构合并撤销、人员岗位调整时没有清退或移交；9、公文发文立户没有统一规定；10、有的单位甚至丢失涉密公文、将待销公文资料当废品出卖等等。必须引起高度重视。三、公文种类公文种类，即根据公文功能属性进行的分类，简称文种。公文文种，既有党政机关通用的，也有属于各自专用的。《条例》中所列的公文文种有15个，即决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。其中通用的文种有10个：决定、公报、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要；党的机关一般不使用命令（令）、公告、通告、议案这4个文种；行政机关一般不使用决议这个文种。近似文种的同异点（1）决定与决议。两个文种都是下行文，均属决策性公文，都是一级组织对某些重大问题的处理或重要工作事项所作的决策性的意见或措施、要求，决策又出自各级领导机关，并要求下级机关贯彻执行。不同点主要表现在：决议的内容必须是经过会议讨论并表决通过的，而决定则不一定，有的决定是经过会议讨论通过的，也有的是由行文机关作出的。近似文种的同异点（2）决定与命令。两个文种都是下行文，同属指令性公文。不同点主要表现在：在使用权限方面，命令在公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性措施时，要严格按照《宪法》规定的权限使用，决定则可较普遍使用；在适用方面，命令涉及的是特定的具体事务，决定则既涉及具体事务，也涉及一些非特定的、具有普遍性的、反复发生的事务；在表达方面，命令高度简洁，只表达作者的意志和要求，决定则既表达意志、要求，又阐述一定的道理，交代执行方面的要求，指明界定有关事物的标准。近似文种的同异点（3）公报与公告。两个文种都是用来向国内外公开宣布、告知某一重要事项的非常严肃、庄重的公文。一般都通过新闻媒体公开发布。不同点主要表现在：公告多用于公布重大消息，内容一般十分简要，而公报的内容一般是比较具体地公布某一重要会议或重要事项的内容。近似文种的同异点（4）公告与通告。两个文种均属告知性公文，它们均可以通过新闻媒体或在社会上张贴等公开形式发布。不同点主要表现在：一是从使用者看，公告的制发者是国家行政机关以及被授权的机关；通告则不然，各级机关、人民团体、企事业单位均可使用。二是从发布内容看，公告内容的重要性大于通告，是郑重宣布重要事项或法定事项；通告则主要是用于发布应当遵守或周知事项。三是从公布范围看，公告是面向国内外的，范围广；通告则是针对社会的某一方面，用于局部范围。“公告”的行文方向是面向国内外，必须通过媒体公开发布，其内容必须是重要事项或者是法定事项。如:《国务院办公厅关于夏时制的公告》。地方国家行政机关很少使用“公告”。“通告”的行文方向是面向社会公众，公开发布，可以张贴，其内容是社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。如:《国务院关于保障民航安全的通告》、《城市交通管制通告》、《房屋拆迁通告》等近似文种的同异点（5）通知与通告。两个文种都是告知性公文。不同点主要表现在：

通告是普遍告知意思，是把某一机关、组织的意图、要求普遍告诉人们知道并加以遵守；通知有可能告知所属全部下级、平级机关、单位、人员，也可能告知部分下级、平级机关、单位，要求它们知晓或办理。在具体使用上，凡是向社会上公开告知人们遵守某一事项时，应使用通告；内部行文告知下级、平级机关办理某一事项，应使用通知，而不能通告。近似文种的同异点（6）通知与通报。

两个文种均属告知性公文。不同点主要表现在：通知的内容侧重于直接提要求、明确界限；通报的内容侧重于说明、介绍某一事物或问题的情况。通报既可以提出下一步工作要求，也可以不提任何要求，而通知有工作的意见与要求。通知可用来批转、转发、印发公文，通报则无此功用。近似文种的同异点（7）意见与报告。不同点主要表现在：在行文方向上，报告仅用作上行文，意见则可多方向行文，既可作上行文使用，也可作下行文和平行文使用；意见用于对重要问题提出见解和处理办法，报告则主要是汇报工作，反映情况，答复上级询问；意见作为上行文时，一般按办理件的程序和要求办理，报告一般只作为阅知性公文处理。近似文种的同异点（8）意见与请示。不同点主要表现在：在行文方向上，请示仅用作上行文，而意见则可用作上行文、下行文、平行文。意见若为上行文，只能用于对重要问题提出见解和处理办法的建议，而请示则无此限制，对符合请示条件的所有请求指示和批准的事项均可涉及；意见必须对重要问题表态并提出处理问题的办法，请示则可以直接提出问题，请求上级机关指示、批准。“意见”本身是文种，不用“通知”进行转发。“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法，侧重指导性；“通知”就其“传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项”的功能而言，侧重于指令性。“意见”这个文种很特殊，适用于各种行文关系，上行文、下行文、平行文都可使用。用“通知”印发“意见”的情况经常出现，如“关于印发××××意见的通知”，可改为“关于××××的意见”直接印发；还有“关于报送××××意见的报告（函）”，可改为“关于××××的意见”直接报送。近似文种的同异点（9）请示与报告。两个文种都是上行文，行文的作用有共同之处，都是向上级机关反映情况。不同点主要表现在：一是对上级要求不同。报告不要求上级答复，而请示则要求上级答复。二是行文时间不同。报告是事中或事后行文，而请示只能是事前行文。三是文种性质不同。报告属陈述性的上行公文，而请示属请求性的上行公文。四是行文的目的不同。近似文种的同异点（10）请示与函。两个文种的共同点主要是它们的适用范围中都有请求批准的功用。不同点主要表现在：一是在行文时间上，函是视内容可事前、事中、事后行文，而请示只能事前行文；二是在行文方向上，函主要用于平行文，而请示只能用于上行文；三是在行文功能上，除了两者的共同点外，函还可以商洽工作、询问和答复问题，请示只能请求指示、批准；四是在行文结果上，因为发函机关与收文机关不相隶属，所以作为收文机关收到函后，一般只能用函答复，而上级机关收到请示后，无论对请示事项是否同意，都要给予答复。近似文种的同异点（11）纪要与决定。不同点主要表现在：纪要所记载的是会议的主要情况和议定事项，不一定必须像决定那样只针对重要或重大事项；纪要不仅仅反映会议议定的事项，还要记载会议提出的其他方面的事项、要求等；决定必须是完全确定的决策而不必反映其他意见；纪要中的议定事项是有关与会各方确立的意见，决定的内容则可根据有关规则由与会者中的多数人确认并通过即为有效，产生法定效力；在表达方面，纪要需综合反映会议的全面情况，对有关意见和观点进行阐述，决定则一般无这些内容。近似文种的同异点（12）决定、命令（令）、通报。共同点是适用范围都有表彰先进的内容；决定与通报这两个文种还可用于批评错误过失。不同点主要表现在：命令（令）适用于国家行政机关嘉奖有关单位和人员，被嘉奖的对象必须是在全国或在一个大的区域内具有突出成就或作出重大贡献且有重大影响的先进典型，一般授予荣誉称号，是最高级别的奖励，制发的机关层级规格高。决定主要用于命名性表彰，表彰的事项、事迹比较突出，表彰在全国或某一地区、某一系统内有较大贡献、较大影响，能在更大范围内起到教育和引导作用的先进集体和个人。通报用于表彰一般性典型，对于某一具体工作、人物或者业务工作性质的表彰，制发机关层级较低，越是基层单位越应多用通报少用决定或命令文种表彰先进。用于批评、惩戒错误时。决定适用于惩戒错误或过失比较严重、造成严重影响的有关单位和人员，具有一定的普遍教育作用；通报适用于批评错误，其错误或过失有一定影响但有一定限度，主要目的是引起警惕，吸取教训。

文种选用上存在的问题（1）缺少文种。（2）自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况汇报”等。除《条例》规定的15种外，都不能出现在政府机关的公文之中。（3）误用文种。把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“方案”等作为公文文种直接使用。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如““××政府办公室关于印发《××年××工作实施方案》的通知”。（4）混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“通知”与“通告”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。在公文处理中这类问题最常见的是“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。如《××关于批准成立××机构的报告》，《××举行××活动的报告》。两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用“请示”而不是“报告”。报告是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的，这类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；而请示是“向上级机关请求指示、批准”的，需要回复，两者在使用上有很大的区别。有时也存在“请示”和“函”混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是有些单位当有求于对方（不相隶属单位）时却用了请示。如同级某局向同级财政局《关于解决××活动经费的报告》或《关于解决××活动经费的请示》，所用的文种都是错误的，应为《关于解决××活动经费的函》。（5）滥用文种。一些部门单位为了突出本部门单位工作在政府行文中的地位，代拟文稿的时候总是喜欢用“决定”文种。“决定”这种文种，市级以下政府一般用于加强自身建设、表彰先进、向英雄模范人物学习等方面，或者用于关系经济社会大局的重要政策性文件，中央、省委文件也极少用“决定”文种。公文标题公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。“发文机关”、“主要内容”、“文种”称为公文标题的三要素，即标题由发文机关名称+事由+文种组成，分一行或多行居中排布。如《陕西省人民政府关于加强节能工作的意见》。也有例外，“令”只标明发文机关名称和文种，如“陕西省人民政府令”；公告”只标明文种。标题回行时要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当，数字、年份不能回行。公文标题区别于新闻标题，公文标题中一般不使用标点符号。公文标题中只限于法规、规章名称(如条例、办法、规定、实施细则，但不包括意见)可标书名号，但不要用引号代替书名号。引号只用于缩略语，如：“十二五”、“十八大”、“三个代表”等。下行文的标题，三要素缺一不可，上行文的标题，有时可省略发文机关。标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形和菱形，为了美观不使用矩形和沙漏形。

中共XX市委XX市人民政府

关于进一步整治和改善经济

发展环境的实施意见应改为中共XX市委XX市人民政府关于进一步整治和改善经济发展环境的实施意见原因就是“经济发展环境”是一个完整的词组，标题中分割显然不妥。当然格式是为公文的内容服务的，是为公文办理服务的。如标题所占行数太多会出现把正文挤出首页的情况，此时可以变通，即将标题上移，不必在红色分隔线之下空二行标注，可以空一行或不空行。标题只要做到再长但排列美观、回行不断词意就只可以了。标题多时一般采用上梯形、下梯形或菱形排布。国家质检总局办公厅、国家标准委办公室关于发布实施《党政机关公文格式》国家标准有关事宜的函标题中常见错误标题不规范主要表现：一是往往省略了“发文机关”。如《关于陕西省应急移动式泵站建设试点的报告》、《关于请求省政府协调三轮汽车、低速货车、拖拉机及其驾驶证档案相互移交工作的报告》等。二是发文事由交代不清。如《关于报送贯彻落实国发〔2005〕23号文情况的通知》，将发文字号代替内容提要，让人看了不知道国发〔2005〕23号文件是什么，经查该文是《国务院关于进一步做好城镇退役士兵安置工作的通知》，后将标题改为《关于报送城镇退役士兵安置工作情况的通知》。又如《湖北省人民政府关于巩固退耕还林成果专项资金有关情况的请示》，请示事项不明，后改为《湖北省人民政府关于将宜昌市夷陵区等4县（市、区）纳入国家巩固退耕还林成果专项资金享受范围的请示》。三是文种使用不准确。常见的是“请示”、“报告”不分，如“×××局关于×××的请示报告”或“×××局关于×××报告的请示”；还有生造文种的问题，如《咸宁市人民政府关于实施咸宁市规范公务员津贴补贴方案的承诺书》，没有“承诺书”这个文种，标题应改为“承诺××××的报告”。四是标题写作不简洁。能省的则省，不能省的应写准确。如省公安厅《关于请求省政府协调三轮汽车、低速货车、拖拉机及其驾驶证档案相互移交工作的报告》，省略了发文机关、文种应是请示，因主送机关是“省人民政府”，标题中可省略“省政府”，改为《省公安厅关于协调三轮汽车等机动车辆其驾驶证档案相互移交工作的请示》。还有《关于请求批准××××的请示》、《关于同意××××的批复》，“请求”与“请示”、“同意”与“批复”重复表述，且请示不一定批准、批复不一定同意，应去掉“请求”、“同意”。转发多个部门联合上报的公文，无需在标题中将所有部门一一列出，只列出主办部门后省略，在正文中再注明。标题中一般应注意不要“关于”和“对”两个介词连用，如《省人民政府关于对××××的嘉奖令》，应去掉“关于”。五是错用标点符号。公文标题除法律、法规、规章名称全称加书名号外一般不用标点符号。如多个机关人名并列时不好区分时，应用顿号分开，不使用空格。印发、转发、批转类公文的区别一、原文渠道上的区别“印发”的原文制作和来文渠道是本机关。“转发”的原文制作和来文渠道是上级机关、不相隶属机关和下级有自主行文权的机关。“批转”的原文制作和来文渠道是下属职能部门。印发文件应避免出现“经研究同意字眼”印发、转发、批转类公文的区别二、公文用途上的区别“印发”有两种用途。一个是用于解决公文文种缺编问题。另一个用途是解决各级领导同志的重要讲话发文问题。“转发”类公文也有两个用途。一个是转发上级机关和不相隶属机关的公文。第二个用途是用于以本机关的名义转发下级部门的公文，以提高公文的规格和效力。“批转”类公文用于批转下级机关的公文。在这里“批转”与“转发”有相同点，均为转发下级机关、部门的公文，但也有其区别点。转发类公文所适应的下级机关公文是：1、下级机关就此公文涉及的问题有直接行文权；2、不需要上级机关批准。而批转类公文所适应的下级机关公文是：下级机关（部门、单位）就公文涉及的问题没有独立的行文权，或超出本部门职权范围，必须经领导部门（人民政府）批准后方可实施。四、《党政机关公文格式》国家标准

对照新发布的《党政机关公文格式》国家标准GB/T9704—2012与以往的GB/T9704—1999《国家行政机关公文格式》,这次修订主要有以下几个方面:《党政机关公文格式》主要变化

1．标准名称由《国家行政机关公文格式》改为《党政机关公文格式》，适用范围扩展到各级党政机关制定的公文；《党政机关公文格式》主要变化

2．对标准结构、公文装订要求进行了适当调整，如纸张白度由85%-90%调整为80%-90%，骑马订或平订公文订位两外订眼距版面上下边缘由1/4处调整为70mm处；进一步细化了特定格式公文（如信函、纪要）的编排要求；《党政机关公文格式》主要变化

3．增加了发文机关署名格式要素，新增不加盖印章和加盖签发人签名章公文的相关规定；单一机关行文不署发文机关名称改为在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名；同时，删除了主题词格式要素；《党政机关公文格式》主要变化

4．对公文格式各要素的编排进行了较大调整，如将密级和保密期限、紧急程度的编排位置由右上角改为左上角，与份号自上而下排列；又如，删除“主办单位签发人置于第1行，其他签发人从第2行起”的规定，要求签发人姓名按照发文机关的排列顺序依次均匀排列；

《党政机关公文格式》主要变化5．公文成文日期中的数字格式由汉字标全改为阿拉伯数字标全；增加了关于公文中计量单位、标点符号和数字的用法应当符合相应国家标准的规定；《党政机关公文格式》主要变化6．新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）格式首页版式等式样。《党政机关公文格式》主要变化口诀

☉公文格式新国标：《党政机关公文格式》GB/T9704-2012

代替《国家行政机关公文格式》

☉主题词儿不再标：删除主题词格式要素

☉密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角

☉印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素

☉成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注

☉公文页码不可少：增加页码格式要素公文纸张及排版印制要求

1.采用国际标准A4型用纸（210mm×297mm)。

2.正文用3号仿宋体，标题用2号小标宋，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，从左至右横写横排，一般每面排22行，每行排28个字。

3.排版时版面尺寸要标准:

幅面：210mm×297mm

版心：156mm×225mm

上白边(天头)37mm下白边35mm

左白边28mm右白边26mm

A4型公文用纸页边及版心尺寸公文格式要素

新国家标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

页码位于版心外。公文格式要素版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线等要素组成。主体由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素组成。版记由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关、印发日期等要素组成。公文格式要素——版头部分

1.份号：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。份号顶格编排在版心左上角第一行，一般用6位3号阿拉伯数字。

公文格式要素——版头部分

2.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

公文格式要素——版头部分

3.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

紧急程度编排在版心左上角或密级的下一行，一般用3号黑体字。

公文格式要素——版头部分紧急程度：公文同时标识密级与紧急程度时，份号顶格编排在版心左上角第一行，密级顶格编排在版心左上角第二行，紧急程度顶格编排在版心左上角第三行。公文格式要素——版头部分

4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。

（注：原称“标识”，现称为“标志”）公文格式要素——版头部分发文机关标志联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。公文格式要素——版头部分发文机关标志

发文机关标志用小标宋体字居中红色套印在文件首页上端（上边缘至版心上边缘为35mm）。公文格式要素——版头部分注：原GB/T9704—1999《国家行政机关公文格式》：发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。现GB/T9704—2012《党政机关公文格式》：

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。公文格式要素——版头部分发文机关标志联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，“文件”二字编排在发文机关名称右侧，上下居中排布。公文格式要素——版头部分注：党的机关可以使用发文机关全称或者规范化简称作为发文机关标志，不加“文件”二字。这是因为《党政机关公文处理工作条例》取消了各级党的机关以往大量使用的发文机关全称或者规范化简称加括号标明文种的版头形式，而改用这种形式。公文格式要素——版头部分

5.发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔

〕”括入；序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字。发文字号编排在发文机关标志下空二行，居中排布。公文格式要素——版头部分发文字号联合行文时，使用主办机关的发文字号。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

公文格式要素——版头部分

6.签发人：上行文应当标注签发人姓名。签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。签发人必须是本机关正职或主持工作的领导。

公文格式要素——版头部分签发人签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”用３号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用３号楷体字标识签发人姓名。公文格式要素——版头部分签发人

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。下移红色分隔线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色分隔线与之的距离为４mm。公文格式要素——版头部分7.版头中的分隔线发文字号之下４mm处印一条与版心等宽的红色分隔线。公文格式要素——主体部分8.标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。由发文机关名称、事由和文种组成。位于红色分隔线下空二行，用２号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。回行时，要做到词义完整。公文格式要素——主体部分标题

（1）完整结构：发文机关＋事由（表明文件主要内容）＋文种（发文机关和事由有时可省略，唯一不能省略的是文种）。（2）公文标题要正确选用文种。（3）“事由”的结构：“关于……的”，要求准确概括公文内容。（“关于”在发文机关后）公文格式要素——主体部分注：关于公文标题原《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”而《党政机关公文处理工作条例》、原《中国共产党机关公文处理条例》均无此要求。言下之意：现党政机关公文的标题根据需要可以加标点符号。标题一般不用标点符号，如用需注意（1）法律、法规、规章名称全称应加书名号。（2）如事由部分出现多个机关、人名等并列时，机关名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格。公文格式要素——主体部分

9.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排在标题下空一行，左侧顶格３号仿宋体字编排，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。

公文格式要素——主体部分注：（1）主送机关是指对公文负有处置、答复或执行责任的机关；（2）顶格，回行仍顶格；（3）全称或规范化简称或同类型机关的统称。公文格式要素——主体部分

10.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。在主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行。正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。公文格式要素——主体部分注：（1）正文一般由三部分组成：原由＋事项＋结尾。（2）引文：先引标题，后引发文字号。（3）日期：要求用阿拉伯数字写明具体的年月日，不能把2012年写成“12年”。公文格式要素——主体部分（4）结构层次序数：

第一层：汉字“一、”，第二层：汉字加括号“（一）”，第三层：阿拉伯数字“1.”，第四层：阿拉伯数字加括号“

（1）

”。第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。如层次较少，实际工作中，经常也将第三层做第二层使用。公文格式要素——主体部分（5）公文中标点符号、计量单位和数字的用法标点符号的用法应符合GB/T15834

计量单位的用法应符合GB3100、GB3101和GB3102.1~13

数字用法应符合GB/T15835公文格式要素——主体部分

11.附件说明：公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空二字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

公文格式要素——主体部分附件说明如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。公文格式要素——主体部分

12.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。成文日期一般右空四字编排，印章用红色。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。若发文机关全称较长则使用规范化简称。公文格式要素——主体部分发文机关署名联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置（主办机关在前，每排最多排３个）。最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐，互不相交或相切，印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。公文格式要素——主体部分13.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期编排在正文之下，空四行右空四字，用阿拉伯数字标全。公文格式要素——主体部分注：成文日期以领导人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关领导人签发的日期为准。电报则以发出的日期为准。公文格式要素——主体部分

14.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。联合上报的公文，可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。公文格式要素——主体部分印章加盖印章应上距正文（或附件说明）一行内，端正、居中下压发文机关署名和成文日期。印章用红色，不得出现空白印章。公文格式要素——主体部分印章联合行文时，应将各发文机关署名（可用简称）排在成文日期和正文（或附件说明）之间。主办机关印章在前，每排最多排３个印章，两端不得超出版心，印章之间互不相交或相切；最后一个印章居中下压发文机关署名和成文日期。公文格式要素——主体部分注：电报可以不加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。公文格式要素——主体部分

15、不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。公文格式要素——主体部分16、加盖签发人签名章的公文

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。公文格式要素——主体部分加盖签发人签名章的公文联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。公文格式要素——主体部分17.特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。公文格式要素——主体部分

18.附注：是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。公文如有附注，用３号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文时间下一行。

“请示”件应在附注处注明联系人和电话。公文格式要素——主体部分

19.附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件”1.XXXX）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

公文格式要素——主体部分附件附件应当另页编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。公文格式要素——主体部分附件如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。公文格式要素——版记部分

20.版记中的分隔线版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。公文格式要素——版记部分

21.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。公文格式要素——版记部分抄送机关如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，同一层次抄送机关之间用逗号分隔（不用顿号），最后一个抄送机关名称后标句号。公文格式要素——版记部分

注：

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。公文格式要素——版记部分

22.印发机关和印发时间：公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。公文格式要素——版记部分版记版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。公文格式要素——版记部分

23.页码:页码就是公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘７mm。单页码居右空一字，双页码左空一字。版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。公文格式要素——版记部分注：原《中国共产党机关公文处理条例》有印刷份数，原《国家行政机关公文处理办法》没有，《党政机关公文处理工作条例》的公文要素中也没有印刷份数，而把原《中国共产党机关公文处理条例》、原《国家行政机关公文处理办法》都没有提出的“页码”，作为公文的要素之一。公文的特定格式

信函格式发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，用红色小标宋体字居中排布，上边缘至上页边为30mm。联合行文时，使用主办机关标志。公文的特定格式信函格式发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。公文的特定格式信函格式

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。公文的特定格式信函格式

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。公文的特定格式信函格式第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

首页不显示页码。公文的特定格式信函格式

版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。公文的特定格式命令（令）格式发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20mm，推荐使用红色小标宋体字。发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。令号连续编排，不受年份影响。公文的特定格式

纪要格式纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。公文的特定格式纪要格式标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐（图例出错）。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。公文的特定格式纪要格式

纪要格式可以根据实际制定。公文的特定格式注：“纪要”未列入不需加盖印章的情形和文种，也就是说“纪要”也需要加盖印章。公文格式常见错情

1.没有发文机关标志（非红头文件）2.发文字号不规范3.上行文（请示、报告）没有签发人4.公文标题缺要素、用词不当5.正文错别字、层次不当、字体字号不规范6.附件格式不规范7.日期格式不规范8.抄送不规范（乱抄报、抄送领导个人、内部抄送）9.版记要素不全或多余

敬请参照《党政机关公文格式》国家标准GB/T9704-2012六、公文行文规范“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关”。1．按照隶属关系和职权范围行文。隶属关系，是指一个机关隶属于另一个机关。职权范围，是法律法规确定的职责任务、管辖范围和行使权力的界限。领导关系。领导关系，是指有隶属关系的上下级机关之间的公文往来关系。上级机关可直接向下级机关发布指示性、指挥性、指令性公文，下级机关也应该向上级机关报告情况、请示工作等。指导关系。指导关系，是指同一组织系统内上级机关的部门与下级机关相应部门之间的公文往来关系。管理关系。管理关系，指党政机关的业务主管部门管理职权范围内的事项与其他部门、单位的公文往来关系。协作关系。协作关系，是指没有隶属关系的机关、单位、部门之间因工作上的相互联系、支持而形成的公文往来关系。这种行文关系一般适用商洽性公文文种如“函”等，而不适用指令性公文文种。公文行文规范一、一般不得越级行文可以越级行文的特殊情况主要有：遇有重大突发事件，包括重大自然灾害、重大事故灾难、重大公共卫生事件和社会治安事件等。直接的上级机关乱作为，或者违法违纪的，可以越级行文举报上级机关。二、向上级机关行文的规则（一）“原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。”

“原则上主送一个上级机关”，主要是为了明确主办机关的责任，防止推诿、扯皮。“不抄送下级机关”，是指向上级机关的“请示、报告、意见”等均不抄送下级机关。公文行文规范（二）“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。”一方面，如事项重大，应当经本级党委、政府同意或授权，其目的是为了加强党委、政府的集中统一领导，强化本级党委、政府的责任。另一方面，为避免行文升级、升格，属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门，不再经过本级党委、政府行文，这里体现了党委、政府与其部门的职权划分和责任范围。（三）“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。”（四）“请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。”目前，一些地方、单位仍然存在“请示”、“报告”不分的现象，在非请示性公文中夹带请示事项，影响了请示事项的办理。公文行文规范（五）“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。”

上级机关负责人明确交办的个别事项要求报送他本人和确需直接报送审批的敏感绝密事项、重大突发事件以及部分涉外事项（六）“受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。”公文行文规范三、向下级机关行文的规则（一）“主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。”（二）“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需要政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。”（三）“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。”（四）“涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。”

（五）“上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。”公文行文规范四、其他行文规则其他行文规则，是指联合行文、部门之间行文、内设机构行文规则。（一）“同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。”1．联合行文的目的：推动共同贯彻执行党的路线方针政策和国家法律法规，推动共同管理的工作或与联署机关有关的工作。2．联合行文的机关，即党政机关、党政机关与其他同级机关。3．各联署机关行政层级相当。4．有共同管理的事项或者有关联的事项。5．联合行文应当确有必要，联署