标准解读

《GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范》是中国针对电子文件的归档和管理工作制定的一项国家标准。该标准旨在为各类组织机构提供一套统一、规范的方法来管理和保存电子文件，确保这些文件的真实、完整、可用和长期可读性。以下是该标准的主要内容概述：

  1. 范围：标准明确了适用范围，涵盖了电子文件从产生、捕获、分类、存储、维护、利用到处置的全生命周期管理，适用于政府机关、企事业单位及社会组织的电子文件归档与管理工作。

  2. 术语定义：对电子文件、元数据、归档、电子文件管理系统（ERMS）等关键术语进行了明确界定，为后续条款的理解和执行奠定了基础。

  3. 基本原则：强调了电子文件管理应遵循真实性、可靠性、完整性、可用性和安全性等基本原则，确保电子文件的法律效力和历史价值。

  4. 管理要求：

    • 组织与人员：要求建立电子文件管理的组织架构，明确职责分工，并对人员进行培训。
    • 规划与策略：组织应制定电子文件管理的长远规划和具体策略，包括文件分类方案、保管期限表等。
    • 文件控制：规定了电子文件的创建、捕获、标识、版本控制等要求，确保文件的准确无误。

  5. 技术要求：

    • 格式与标准化：推荐使用开放、通用的文件格式，以利于长期保存和访问。
    • 元数据管理：强调元数据的重要性，要求记录并维护文件的描述性、管理性及技术性元数据。
    • 存储与备份：规定了电子文件存储的物理环境、逻辑结构及备份策略，确保数据的安全与可恢复性。
    • 安全与权限：要求实施访问控制、加密保护等措施，确保电子文件不被非法访问或篡改。

  6. 归档与处置：

    • 归档过程：详细说明了电子文件的鉴定、整理、著录、移交等归档流程。
    • 长期保存：提出了确保电子文件长期可读性和完整性的策略，如格式转换、迁移等。
    • 处置管理：规定了电子文件的销毁或转移等处置办法，需按规定的程序执行。

  7. 检查与审计：提倡定期进行电子文件管理系统的检查和审计，以评估和改进管理效能。


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  • 被代替
  • 已被新标准代替，建议下载现行标准GB/T 18894-2016
  • 2002-12-04 颁布
  • 2003-05-01 实施
©正版授权
GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范_第1页
GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范_第2页
GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范_第3页
GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范_第4页
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文档简介

ICS01.140.20A14中华人民共和国国家标准GB/T18894—2002电子文件归档与管理规范Standardsofelectronicrecordsfilingandlmanagement2002-12-04发布2003-05-01实施华中和发布国家质量监督检验检疫总局

GB/T18894-2002二前言1范围2规范性引用文件3术语和定义4总则5电子文件的真实性、完整性和有效性保证·6电子文件的收集与积票………7电子文件的归档·8归档电子文件的整理·…9归档电子文件的移交、接收与保管·附录A(规范性附录）登记表格式参考文献……………表A.1电子文件登记表(首页)表A.2电子文件登记表(续页)表A.3归档电子文件移交、接收检验登记表表A.4归档电子文件登记表(首页)表A.5归档电子文件登记表(续页）表A.6归档电子文件管理登记表表A.7归档电子文件迁移登记表

GB/T18894一2002前本标准的附录A是规范性附录。本标准由国家档案局提出并归口。本标准起草单位：国家档案局。本标准主要起草人：邱晓威、郸嗣平、王良城、赵中新、马淑桂、李晓明、刘伟晏、李伯富、冯丽伟、赵嘉庆、谈胜祥、郝晨辉、朱煜、陈宇。

GB/T18894一2002电子文件归档与管理规范1范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理,其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勒误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。DA/T18档案著录规则DA/T22归档文件整理规则术语和定义下列术语和定义适用于本标准电子文件electronicrecords指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。3.2归档电子文件archivalelectronicrecords指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3.1).33背景信息context指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。3.4元数据mctadata指描述电子文件(3.1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据35逻辑归档1ogicalfiling指在计算机网络上进行.不改

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