HY/T 057-2011海洋管理机关档案业务规范

ICS011402007060

;

A14...

中华人民共和国海洋行业标准

HY/T057—2011

代替

HY/T057—2001

海洋管理机关档案业务规范

Operationalnormsforinstitutionalarchivesofoceanicadministration

2011-07-08发布2011-12-01实施

国家海洋局发布

HY/T057—2011

目次

前言…………………………

Ⅲ

范围………………………

11

规范性引用文件…………………………

21

术语和定义………………

31

总体质量要求……………

42

文件材料的收集积累……………………

52

收集积累范围………………………

5.12

收集积累种类………………………

5.22

收集积累方式………………………

5.32

收集积累要求………………………

5.42

文件材料的整理…………………………

63

纸质文件材料整理…………………

6.13

电子文件整理………………………

6.26

文件材料的归档…………………………

77

纸质文件材料的归档………………

7.17

电子文件的归档……………………

7.28

档案整理…………………

88

档案盒排列…………………………

8.18

编辑档案盒信息表…………………

8.29

建立全宗管理档案…………………

8.39

档案的保管统计与利用………………

9、10

保管…………………

9.110

统计…………………

9.210

利用…………………

9.311

档案的鉴定移交与销毁………………

10、11

鉴定………………

10.111

移交………………

10.212

销毁………………

10.312

附录规范性附录文件材料归档范围与保管期限表………………

A()14

附录规范性附录不归档文件材料范围与处理……………………

B()25

附录规范性附录档案盒与常用表格格式…………

C()26

Ⅰ

HY/T057—2011

前言

本标准按照给出的规则修订

GB/T1.1—2009。

本标准代替海洋管理机关档案业务规范本标准在原基础

HY/T057—2001《》。HY/T057—2001

上按照标准化工作导则第部分标准的结构和编写机关文件材料归档范围和文书

,GB/T1.1《1:》、《

档案保管期限规定国家档案局令第号和归档文件整理规则对结构及相关内容进行

》(8)DA/T22《》,

了调整修改除编辑性修改外主要的技术变化如下

,,:

增加了新的规范性引用文件照片档案管理规范电子文

———,GB/T11821《》、GB/T18894—2002《

件归档与管理规范档案工作基本术语

》、DA/T1《》;

增加了关键术语电子文件件归档电子文件逻辑归档物理归档全宗修改了

———“”、“”、“”、“”、“”、“”,

文件材料的定义见

“”(3.2、3.3、3.4、3.5、3.6、3.8、3.1);

删除了立档单位与全宗见原的第章

———“”(HY/T057—20014);

增加了总体质量要求见第章

———“”(4);

修改了文件材料收集整理归档的过程将原标准的归档与档案系统整理修改调整为文

———、、,“”“”“

件材料的收集积累文件材料的整理文件材料的归档档案整理见第章第章

”、“”、“”、“”(5、6、

第章第章原的第章第章

7、8,HY/T057—20015、6);

修改了原标准档案的利用将档案保管统计相关内容移入该章节修改后为档案的保管

———“”,、,“、

统计与利用见第章原的第章

”(9,HY/T057—20018);

修改了原标准档案的统计鉴定与移交销毁将档案统计的内容移至档案的保管统计与

———“、、”,“、

利用章节修改后为档案的鉴定移交与销毁见第章原的第章

”,“、”(10,HY/T057—20019);

修改了文件材料归档范围和保管期限表明确界定归档文件定期的保管年限见附录

———“”,“”(A,

原的附录

HY/T057—2001B);

修改了不归档文件材料范围见附录原的附录

———“”(B,HY/T057—2001C);

删除了档号章格式增加了归档章格式见附录图原的附录

———“”,“”(CC.1,HY/T057—2001A

图

A.18);

以归档文件目录与归档文件目录封面替代了案卷目录封面案卷目录卷内文件目

———“”“”“”、“”、“

录见附录图图原的附录图图图

”(CC.2、C.3,HY/T057—2001AA.4、A.5、A.6);

修改了备考表的格式见附录图原的附录图

———“”(CC.4,HY/T057—2001AA.7);

明确了以盒为保管方式的档案装具删除了案卷卷盒案卷盒封面案卷卷脊增加了

———“”,“”、“”、“”,

档案盒封面与档案盒脊见附录图图原的附录

“”“”(CC.5、C.6,HY/T057—2001A

图图图

A.1、A.2、A.3);

增加了归档电子文件目录归档电子文件移交接收检验登记表的格式见附录图

———“”、“、”(CC.7、

图

C.9);

删除了案卷交接登记表增加了归档文件交接手续表的格式见附录图原

———“”,“”(CC.8,

的附录图

HY/T057—2001AA.8);

增加了档案盒信息表封面与档案盒信息表的格式见附录图图

———“”“”(CC.10、C.11);

修改了档案交接文据的格式见附录图原的附录图

———“”(CC.12,HY/T057—2001AA.8);

修改了档案销毁清册封面档案销毁清册的格式见附录图图原

———“”、“”(CC.14、C.15,

的附录图图

HY/T057—2001AA.11、A.12);

删除属立档单位内部管理中使用的档案借阅登记簿档案代理卡档案库房温湿度控制

———“”、“”、“

Ⅲ

HY/T057—2011

登记簿封面格式档案库房温湿度控制登记表文号目录见原的

”、“”、“”(HY/T057—2001

附录图图图图图

AA.9、A.13、A.14、A.15、A.16)。

本标准由国家海洋局第二海洋研究所提出

。

本标准由全国海洋标准化技术委员会归口

(SAC/TC283)。

本标准起草单位国家海洋局第二海洋研究所国家海洋局机关档案室国家海洋局东海分局浙江

:、、、

省海洋与渔业局国家海洋技术中心中国海洋档案馆

、、。

本标准主要起草人葛彦华杨关铭潘峰薛军陶雪岩薛惠芬姚海琴杨和明潘建中陈凌云

:、、、、、、、、、。

本标准历次版本发布情况为

:

国家海洋局系统机关档案业务规范

———HY029.2—1993《》。

Ⅳ

HY/T057—2011

海洋管理机关档案业务规范

1范围

本标准规定了国家海洋管理机关档案业务工作的基本要求技术方法和工作程序

、。

本标准适用于各级海洋管理机关工作活动中形成的文件材料归档与档案管理其他海洋机构机关

,

的档案业务可参照本标准

。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的凡是注日期的引用文件仅注日期的版本适应于本文

。,

件凡是不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改单适用于本文件

。,()。

照片档案管理规范

GB/T11821

电子文件归档与管理规范

GB/T18894—2002

档案工作基本术语

DA/T1

档案著录规则

DA/T18

归档文件整理规则

DA/T22

档案馆建筑设计规范

JGJ25—2000

国家海洋局接收海洋档案进馆暂行办法

3术语和定义