参观与接待礼仪

第九章

日常活动礼仪日常活活动礼仪包括:参观接待、典礼与仪式、晚会与舞会等参观与接待礼仪参观，是组织向公众宣传自己的工艺流程、技术力量、生产规模、环境条件、产品管理、企业文化，向公众释疑解惑，深化公众对组织的了解，获得公众支持的一条重要途径。参观是生产型企业最为常见的活动。参观可分为几类：1、按参观目的，分为订货性参观和学习性参观2、按参观性质，分为考察性参观和一般性参观3、按参观时间，分为定期安排的集中参观和日常随时来的分散参观4、按参观方式，有应邀来厂和自行来厂之分5、按参观对象，有一般对象，如学生、社区公众、职工家属等，有特殊对象，即与该企业有各种直接或间接利害关系的人员，如客户、新闻媒体、行政机关、科研部门、协作单位等。参观参观接待礼仪对于参观活动来说，接待很关键，因此，对参观者，秘书人员要做到细致周到、精心安排。一、对于组团接来参观的人员〔即正式参观、有利益关系的参观〕、秘书应安排企业领导在接待中出面，在他们正式参观前讲话，表示欢送；接待室要备茶水、座位。二、将参观作为一种公关手段，准备充分，准备到位，使参观者对企业或产品有较全面和深入的了解，并获得其美誉。三、参观重点可放在荣誉陈列室、厂房、设施和工作现场上。应拟好参观线路，由专人引领参观，由专业人员进行现场解说。对于客人提问，解答要简洁。四、作为一个合格的秘书，应提前会同相关部门约定重点参观场所，对其加以整理和修饰〔场所卫生及工作人员的精神状态都要好，纪律要严明，务必给客人留下好印象。〕参观活动要有保密意识，不能够对客人的要求一概满足，该保密的一定要婉拒参观。五、如须安排食宿，参见宴会接待一章。典礼与仪式逢重大节日、纪念日、重要事件发生，企业常常举行隆重的仪式或庆典活动。企业典礼通常有开业典礼、落成典礼、签字典礼、开幕典礼、奠基典礼、表彰典礼、志庆典礼等。如按内容分，那么分为开始性典礼，要求强调斗志与希望，有结束性典礼，强调圆满和喜庆。开业典礼是企业中最重要的典礼，要求热烈、隆重。这一章里我们着重讲开业典礼。开业典礼开业典礼的组织1一、确定日期，宜选择节假晶和有纪念意义的日子，中国还讲究黄道吉日，可通过日历初步筛选出几个日子，供领导选择确定。二、确定参加典礼的领导和嘉宾名单，嘉宾以业务主管机关领导、社会名流为主，同时邀请新闻界人士。名单可由领导圈定初步范围，秘书落实后交领导最终确定。确定名单后，提前一周发出请柬〔请柬礼仪参见前一章〕。三、确定开业典礼的工作人员，由于典礼是形象工程，工作人员要挑选仪表佳举止优雅、反响敏捷的人担任，并确定一个主管人员。工作人员佩戴胸卡或胸花，着装尽量统一。四、布置庆典场地。开业典礼一般设在店门，也可租用一个条件罗好的地方举行。场地要营造喜庆气氛，可通过悬挂标语、条幅、彩带、宫灯，立气拱门，摆放花篮等方式来进行。对于音响要提前准备并要试音，保证通畅。为每一位在主席台或贵宾席就座的嘉宾准备好台签。准备好饮用水，如有纪念品，也提前准备好。开业典礼的组织2五、典礼应有1至4名主持人，视其规模大小而定。主持人要优雅大方、机敏幽默，可由企业人员担任，也可聘请专业主持人，但要提前做好详细沟通。六、典礼入口到有专人接待引导，隆重的典礼要有来宾衣帽存放点，各项议程安排要紧凑，尤其是各发言人之间的时间要紧凑〔在来宾入座之时，要检查各发言人是否到场，如未到场，要改变发言安排，不可出现“空档〞〕。典礼结束时，主办单位的代表要向来宾致谢并道别。七、典礼结束之后，应由负责人引导来宾进行参观。八、安排好有关领导、负责人、流名、新闻界人士的招待宴会。如需发新闻稿，应提前准备好通稿〔即新闻初稿〕提供给记者，可提高效率。

剪彩仪式剪彩仪式在现代商业中较为常见，也常常作为开业典礼的重要组成，此外，在开工、落成典礼上也常常使用。剪彩仪式与开业典礼的程序有所相似。需要注意的几个问题有:1、日期一定要选择无风无雨的，最好是天气晴朗，确定日期之前应关注天气预报，大型剪彩的日期天气可直接向气象部门咨询。2、如发放纪念品，纪念以轻便小巧为宜，上面印制公司名称；3、参加剪彩的礼仪小姐，应统一服装，服装颜色以红色系的喜庆色为主。4、剪彩的剪刀要多备一两把，以妨领导临时邀请嘉宾。5、剪彩仪式通常安排在上午，预示蒸蒸日上。报告会、庆祝会的组织1、日期选择：跟庆典不一样的是，由于报告会非公众型商务活动，而是一种内部活动〔业内活动〕，所以不应占用来宾的休息时间，一般设在临近周末的工作日当中〔具体哪一天视会议天数而定〕。2、会场选择：一般在室内，会议室可视规模大小来选择，如系对外的大中型会议，一般是到酒店租用会议室，外地客人可就地住宿。3、主席台、贵宾台、工作人员的安排跟庆典相似。4、程序：主持人宣布会议开始——按职位大小和礼宾次序介绍在主席台或贵宾席就坐的领导人——请有关领导致词——请有关人员发表演说或讲话——主持人总结〔如有互换礼物的程序可在此时举行〕——退场〔主席台和贵宾台的先退，其他人员后退〕探望探望：通常有探病和慰问两种类型。一、探病，探病的目的有二：一是宽慰病人，二是表达关心，一定要从这两个角度出发。探病的本卷须知：1、遵守院方的探病时间，如探在家的病人，以下午为宜。与病人叙话的时间，视其精神状态和兴奋度而定，通常在15分钟至1小时之间。2、前往探望的人数不宜太多，最多不超过4人，以免病房嘈杂，空气污浊。3、叙话应亲切自然，以宽慰为目的，谈一些让病人快乐的话题，