库房管理规定

8/8库房管理规定1目的通过对物业管理工作所需物资的购入、贮存、保管以及领用方面有效地控制和管理，确保库存物资的安全与质量，避免库存物资的损害与丢失，保障库存物资与库存帐之间帐实相符。2适用范围适用于首旅酒店物业管理公司本部及各项目分公司物业管理工作所需物资、设备、工具等的购入、贮存、保管和领用的控制和管理。3职责3.1行政计划部/办公室是公司库房管理的归口管理部门，下设库管员（兼）负责库房的日常管理建立库存台帐，即时、准确地登记出入库情况，保证帐实相符。行政计划部负责检查各项目公司所有库存管理手续是否真实、完整，检查库存管理工作流程是否按库存管理制度贯彻执行。3.2财务管理部负责每月核对库存台帐的登记情况，每季负责对库房盘点一次，全面检查帐实相符情况。3.3工程管理部负责审核工程耗材的用途、用量的合理性和必要性，坚守合理节约成本原则，杜绝任何浪费现象。4工作流程4.1贮存物资分类4.1.1材料配件1)水暖类：水龙头、阀门、弯头、铁管、铸铁管、连接管、水胶布等；2)电气类：开关、导线、接触器、灯管、灯泡、保险、电工胶布等；3)五金类：铁钉、铁丝、螺丝钉、螺丝帽、钢锯条等；4)配件类：门窗配件、空调、水泵、电梯、发电机等设备备用配件；5)清洁类：垃圾袋、毛巾、卫生纸、清洁剂、去污粉、洁厨灵等；6)绿化类：肥料、农药、种籽、花盆等；7)土建类：沙、石、砖、水泥、木材等；8)油料类：油漆、涂料、润滑油、稀释剂等。4.1.2工具装置1)机械设备类：升降机、吸尘器、疏通器、剪草机、水泵、电钻、电焊机等；2)易耗工具类：扫帚、地拖、玻璃刮、水桶、扳手、钳子、螺丝批、修枝剪、锄头等；3)仪器仪表类：万用表、钳形表、场强仪、摇表、水平表、压力表、水表、电表等。4.1.3劳保用品劳保用品包括：工作服、军大衣、绝缘鞋、安全帽、安全带、口罩、手套、防护面具等。4.1.4装饰用品装饰物品包括：节假日社区装饰物、灯饰、舞台布等。4.1.5办公用品办公用品包括：移动硬盘、移动U盘、墨盒、计算器等。4.1.6其它用品除以上几类之外的物品。4.2物资入库管理4.2.1由物资需求部门经理严格按照《采购控制程序》根据实际需要上报采购申请，选择合格供方，项目总经理审批后方可进行采购。行政计划部/办公室应设采购员（兼），采购员（兼）应具备一定相关专业知识和经验。4.2.2物资采购到货后，由行政计划部/办公室的采购员和库管员依照供货清单或发票共同对物资质量和数量进行检验。成批购买物资必须有供货明细清单，零星购买物资务必在发票上写明物资名称、单价、数量。4.2.3物资检验合格后，由行政计划部/办公室的采购员、库管员及供货方在供货明细清单/发票上签字，并由库管员进行备份，原件送交财务进行帐务处理。4.2.4由库管员根据供货单办理入库手续，填写《入库单》，入库单一式三联，需经采购人员和库管员签字，由库管员和财务分别留存一份作为入帐凭据，存根联由库管员妥善保管备查。库管员严格根据入库单登记库存台帐，并在库存台帐摘要里注明入库单号。4.2.5当发现采购单据不齐、品种规格不符、数量短缺、包装严重破损、经检验不合格等情况，库管员有权拒绝办理入库手续并及时反馈到行政计划部经理/办公室主任进行处理。4.2.6属于紧急需求的物资可经部门经理级确定，电话向公司常务副总经理/项目总经理请示同意后可先行购买使用，后补办物资申请和出入库手续。4.3物资贮存管理4.3.1库房重地，非授权人员不得擅自出入。4.3.2库存物资根据种类、用途、形状、体积、重量、包装、特性、型号、规格等特点进行合理的分类、分库、分区存放，做好明显标识，要确保字迹清晰、内容准确，所有物资包装标识一律向外，码放要合理、牢固、整齐、安全，方便使用。4.3.3库房内设置：待检、合格、不合格区域标识。并将待检、已检验出的不合格品或使用过程中发现的不合格物品隔离存放，并做好标识。4.3.4对有毒、强酸、强碱、易燃、易爆、易腐蚀、易受潮、易挥发、易凝固等特殊物资要做好防护隔离，并须做好明显的警示标识，以防止误用。4.3.5库房环境应保持干净整洁、通风良好、温度适当、严禁烟火，消防器材配备齐全，做好防火、防水、防潮、防晒、防冻、防虫、防鼠、防盗、防变质、防混杂、防破漏、防燃爆等防护措施，确保物资质量和库房安全。道路通畅，采取有效保护措施。4.3.6库房内须按照每30平方米配置一部灭火器的标准配置足够、有效的灭火器。4.3.7建立并妥善管理、保存库房资料，做到出入库手续齐全、记录齐全。发放材料按照“先入先出”的原则，合理利用降级物品的使用价值。4.3.8对检验不合格的物品应单独堆放置到不合格品区，填写《不合格物资处理单》，并呈报相关部门处理。4.3.9库管员应经常对库房进行检查，发现变质、破损的材料或工具要及时进行修复、降级或报废处理。4.4特殊物品的管理4.4.1有毒、强酸、强碱类物品的管理1)包括：鼠饵、农药、强腐蚀性的清洁剂等2)做好有效、准确、醒目的标识，以防止误用。3)保持包装完好、密封,采取适当的防护措施，以防止物品泄漏损毁周围设施。4.4.2易燃、易爆、易挥发、易凝固物品的管理1)包括：汽油、油漆、涂料、松节油、稀释剂等2)最好直接放置在地面上，远离火源，并做好防火措施,按规定配备足够的灭火器.3)做好有效、准确、醒目的标识，以防止误用。4）保持包装完好、密封,采取适当的防护措施，以防止物品挥发变质，丧失功效及造成其它安全隐患。4.4.3易腐蚀、易生锈、易受潮物品的管理1)包括：铜制物品、铁制工具、干燥剂、纸制品等2)铜制物品、铁制工具应经常上润滑剂和除锈，以确保良好的使用状态。3)架空放置，不可直接放在地面上，以防止万一出现跑水、返潮现象时损毁物品。4)保持包装完好、密封,采取适当的防护措施，以防止物品受潮变质，丧失功效。4.4.4不规则形状、无统一包装、零散放置的物品的管理1）超长（如管材）或散装物品（如水泥），可置放架空层上，防潮通风；也可靠墙而立，体积重的应在墙上预设固定铁钩，以防时间一长靠墙物品角度变化或取料时有倾倒伤人的隐患。2)沙石、砖类，可放置在露天的材料库，应码放整齐，加盖毡布；若放置室内库房时，必须用袋装好，在地上码放整齐。3)无包装的零散材料，一般应按品种规格分开、或隔离装卸以免混杂。4)阴雨天装卸水泥等材料时，应加盖棚布，防止淋雨受潮。5)重型机具设备放置干燥地上，并在摆放时考虑取放的方便性。4.4.5易破碎、易受损物品的管理1)体积较小的(如:瓷片)或瓶装物品，可放置货架底层或摆放在不常用的物品货架上或整齐的摆放地上，但不可放置货架较高的层，因体积小、不稳固、易摆动。2)体积较大的物品（如：玻璃），或靠墙放置，一般不应采用平放，应考虑立放，且该位置的上方，一般不再悬挂物品。3)堆放地选择人员活动量较少之地。4.5物资出库管理4.5.1物资出库必须做到发放有记录，出库有凭证。领用物资需由领用人根据实际工作需要先填写《物资领用单》，经部门经理审批后到库房办理领用手续。《物资领用单》必须写明用途、品种、数量、领用时间，维修领用还需填写相关派工单号，若是有偿服务需在用途里注明，《物资领用单》一式两份，领用部门和库管员各自保存一份。4.5.2库管员根据审核无误的《物资领用单》填写出库单，出库单需经库管员和领用人签字确认，一式三份，领用部门和库管员各自保留一份，底联由库管员保留备查。库管员需严格按照出库单登记库存台帐，并在库存台帐摘要里注明出库单号。4.5.3常用工具类的领用由工程部主管统一填写《物资领用单》，由工程部经理审批后由工程部主管到库房办理领用手续。领用后由工程部主管负责部门内部的领用，及时登记《工具使用备查簿》，详细登记每件工具的领用人和保管人，并负责妥善保管备用工具。4.5.4大型设备类领用由领用人填写《物资领用单》，由工程部经理审批后到库房办理领用手续。如果只是在24小时内借用，库管员不必填写出入库单，直接在《设备借用备查簿》进行登记，备查簿需详细登记用途，领用时间，归还时间，并由领用人和归还人签字确认。4.5.5在库管员休息期间，应将库房备用钥匙留给值班经理专人保管，若发生紧急抢修或意外事故，值班经理需向项目总经理电话申请后，方可亲自带领相关人员进入库房，并由值班经理负责详细登记发生情况和进出库人员，库管员当班时应及时完善相关手续。4.5.6库管员负责每月25日前将本月对业主进行有偿服务所用物资清单报与财务管理部，清单需包括所用物资数量、金额、业主名称或房号，财务部根据此单据结转有偿服务成本。4.6剩余物资退库管理4.6.1物资领用部门应本着节约的原则，根据具体工作使用物资，不得浪费。对于剩余物资应及时退回库房，由库管员办理退库手续，同时在库存台帐上进行登记；4.6.2对于剩余的物资应重新进行包装，妥善存放。对于危险品应注意安全和环保问题，防止出现漏、洒等现象。4.6.3物资领用后若发生损坏、过期、报废等问题一律不得自行处理，必须退还库房，由库管员根据情况请示行政计划部经理/办公室主任后再作处理，若属于人为造成的物资损失应该追究相关责任人。4.6.4工具要定期以旧换新，确保工作质量和安全。工具的以旧换新必须由工程主管填写《物资领用单》，经工程部经理签字确认后由工程主管到库房先办理退库手续，再办理新工具的领用程序。旧工具必须先在库房妥善保管，由库管员请示办公室主任后再作处理。4.6.5水暖类和电气类配件更换应遵循以旧换新原则，杜绝任何浪费现象。换下的废旧配件由库管员统一保管到库房不合格区，每月填写《不合格物资处理单》上报办公室主任后进行处理。库管员负责检查、核对水暖类和电气类配件是否遵循以旧换新原则，根据出库情况核对换下来的废旧配件是否与领取的配件相匹配，发现问题及时向办公室主任汇报。4.7备用物资管理4.7.1为保障能够对业主及时进行物业服务，避免维修工作滞后，工程部可准备适量常用物资。每次领用备用物资的种类、数量由工程部经理根据实际情况核定签字，每月领用一次，在《物资领用单》上需注明备用物资。4.7.2工程部应设立专人(兼)负责备用物资的保管与领用，并负责及时登记《备用物资使用记录表》，详细登记每次领用的用途、数量、时间、维修对象。库管员负责建立备用物资台帐，根据《物资领用单》登记入库情况，根据《备用物资使用记录表》登记出库情况，每月对备用物资进行盘存一次，并及时和备用物资台帐核对，做到帐实相符。4.7.3备用物资的贮存应严格遵循库存管理管理规定里有关物资贮存规定，工程部需有专人（兼）负责备用物资管理，避免备用物资损坏和丢失。4.7.4公司工程管理部负责审查项目公司工程部备用物资的种类、数量和用途之合理性与实操性，并应及时向项目总经理提出合理化建议与意见。4.8物资的搬运4.8.1采购物品进货搬运应遵循轻取轻放的原则，经相关人员验收合格后方可入库。4.8.2物品出库搬运时，由库房管理员或领取人搬运，搬运前须根据《出库单》的物品名称、规格型号、数量进行核对无误后方可搬运。4.8.3针对物品自身特性，库房管理员应采取适宜的搬运方式，如：电梯、车辆、人力或其它工具。4.8.4在搬运过程中保护好标识，当物品有破损、差错，须做到现场记录，向行政计划部经理/办公室主任报告。4.8.5搬运中防止物品破损或碰坏墙、窗、门，爱护搬运工具和车辆，由于操作不当，损坏物品，应及时报告行政计划部经理/办公室主任，并做好记录。4.9物资的盘查4.9.1库管员至少每月对所有库存物资和备用物资进行全面盘点一次，同时登记《库存盘点表》，并与物资台帐进行核对，如实记录盘存情况，若有盘盈、盘亏现象写明原因上报行政计划部经理/办公室主任处理。4.9.2对库存时间较长的物资，若发现霉变、破损或超保质期应及时填写《不合格物资处理单》，写明不合格原因，由行政计划部经理/办公室主任加签处理意见，对不能及时处理的物资，应统一放置于库房的“不合格品区”内。4.9.3财务管理部每季度至少对库存物资全面盘点一次，并将盘点结果直接上报公司常务副总经理/项目总经理。财务管理部每月负责审核库管员库存台帐登记情况，检查是否按照出入库单真实、完整地进行登记。4.9.4品质管理员在日常检查和内审时负责