个人借款、日常费用报销、费用业务支付管理程序

3公司个人借款、日常报销、费用支付管理程序 2.范围 2.1适用区域 2.2适用单位 2.3适用工作 3.参考文件 4.责任 4.1总经理部 4.2工管部、项目部及业务部门 5.程序 5.1个人借款 5.2日常费用报销 5.2.1差旅费用报销 5.2.2通讯费用报销 5.2.3日常办公用品费用报销 5.2.4会议费用报销 5.2.5业务招待费用报销 5.2.6公车费用报销 5.2.7福利费用报销 5.2.8培训费用报销 5.2.9一年两次探亲路费发放 5.2.10公务出行费用发放 5.3费用业务支付 6.附件 6.2附件二 6.3附件三 6.4附件四 6.5附件五 6.6附件六 42.1适用区域2.2适用单位2.3适用工作—(2016)09号《关于执行职工固定备用金制度的通知》5公司个人借款、日常报销、费用支付管理程序XX-G-25版次：G4.2工管部、项目部及业务部门各项目部人员的报销由项目经理签字，各项目经理以及工管部人员的报销由工管部经理(负责人)签字，工管部经理的报销由工管部书记/副书记签字，本部部门人员的报销由部门主任签字后再由总会计师签字，个别业务需由总经理(授权范围内的业务，见下文)加签，部门主任的报销由总会计师签字，总经理部成员的报销由总会计师签字，总会计师的报销由总经理签字。按照程序要求，对经济业务的合法合规性、真实性、完整性进行审核，办理审批流程，并负责向财务部提供真实、有效4.3财务部负责经济业务的核算与监督，核算业务包括：制单、审核、记账、支付；监督业务包括：审核附件的合法合规性及完整性、审核审批流程的合规性、审核是否超预算执行、是否超标准执行、单据的规范性等。5.1个人借款(1)借款范围各单位员工因工作需要，用于项目备用金、差旅费、税金、零星采购、其他确需支付的款项。(2)相关规定①借款原则：xx号《关于执行职工固定备用金制度的通知》a.为规范公司职工备用金的管理，控制职工备用金总额规模，按(2016)09号《关于执行职工固定备用金制度的通知》执行职工固定备用金制度，各部门及各项目部相关岗位可固定持有限额内的备用金，具体额度如下：本部xx办公室、市场营销部人员备用金额度最高为1万元，项目部班子成员备用金额度最高为1万元，项目部材料人员备用金额度最高为2万元，项目部办公室人员备用金额度最高为4万元，小车司机备用金额度最高为5000元，食堂采购人员备用金额度最高为伙食费标准/月×就餐人数。如果存在一人身兼多种岗位的情况，其固定备用金额度可叠加，但最高额度为4万元。如有特殊事项需额外借用备用金的，需发联系单至财务部申请，同意后方可办6公司个人借款、日常报销、费用支付管理程序xx-GP-25版次：Gb.执行固定备用金制度之后，固定备用金将作为各单位生产经营活动的固定周转资金，此类职工的报销款将直接汇至其账户，使其持有的备用金保持在固定金额。①职工借备用金在贰万元以内由总会计师审核签字，贰万元以上由总经理审核签字 (涉及项目所在地预缴税金的除外)。外出采购或进行经营活动需要大额款项时，应通过银行转账结算，不得携带大额现金，特殊情况需要现金支付，一般现金借支最高额度2万元。②各单位人员调离时，当前备用金必须清零。③对于长期借出不使用的备用金，借款人应及时退回。④个人借款应由本人报销冲账。每年度6月、12月财务部发出清理通知，借款人在规定时间内，完成备用金清理工作。年末备用金无法清零的，需提供相关说明并经部门负责人/项目经理审核、分管领导/工管部领导审批。5.2日常费用报销(1)日常费用报销实行年度预算总额控制，业务招待费实行年度预算单项控制。(2)本程序费用标准均为含税的合计金额；每年度发票报销，原则上不得超过当年12月20日，最晚不得超过次年汇算清缴日(5月31日),逾期费用不予报销。(3)集团或股东派驻的董事、监事，其费用报销标准按公司企业负责人标准执行，相关随行人员报销标准按照公司其他人员标准执行。5.2.1差旅费用报销(1)境内差旅费用。交通费及住宿费控制标准见附表：《乘坐交通工具等级、住宿标准明细表》,开支不得超标准。公司员工出差若乘坐飞机，只能乘坐普通经济舱。原则上不得报销高速列车商务座票据、不得报销飞机头等舱、公务舱票据。a.公司负责人国内出差，不得乘坐打折头等舱和公务舱，因特殊、紧急情况乘坐的，应严格履行本单位内部审批流程，加强内部控制，并做好登记。b.公司员工因特殊情况，超标准乘坐交通工具，应在行程结束10个工作日内填写超标准乘坐交通工具专项说明(附件一),并同时提交标准内当期同车次、航班相应价格；经公司总经理、党组织书记、总会计师、纪委书记审核，审核结束10个工作日内，通过OA系统或线下报建设公司党组织书记、总经理、总会计7师、纪委书记四人审批，方可据实报销。①报销范围：各部门员工及相关人员因公临时到常驻办公地以外地区出差所发生的城市间交通费、住宿费、出差补助费。②报销标准a.《乘坐交通工具等级、住宿标准明细表》(总会住宿费用(元/天)地区总经理部成员硬卧二等座、动卧二等按实报销到部分存在淡旺上上浮20%。(详见附件三)其他人员硬卧二等座、动卧二等按实报销b.各单位需乘坐飞机时均要通过本部xx办公室购买，并由总会计师中单张机票价格大于2500元的需由总经理加签。xx办公室在报销员工因公出差的飞机票时，需向财务部提供明细表(列明：员工姓名、归属项目部、出差行程、金额),以确定费用的归属地。个别项目探亲路费机票需作好记录，与因公出差机票分开报销。至出差目的地有多种交通工具可选择的，出差人员在不影响公务、确保安全的前提下，应当选择经济便捷的交通工具出行。各单位差旅费报销应做到“一事一单”,每份差旅费报销单都应对应相同时段内发生的住宿费、车费以及出差补助等，便于日后有据可查，另行发生的住宿费、车费、出差补助原则上不予报销。c.各单位因公出行至公司本部的，需到本部签约宾馆住宿，内部单位因公出行至各项目部，需到项目指定宾馆进行住宿。d.公司员工到本部/项目部出差时所发生的差旅费需由本人在所在部门/项目部报e.明确费用发生的归属地。例：A项目部员工为B项目部事务出差，费用需计入B项目部成本。所发生的一切费用由A项目经理签字，并在报销单上注明：此费用计入B项目部成本。随后寄回财务部报销，财务部根据费用归属计入B项目部成本。项目部与本部之间费用亦是如此。公司个人借款、日常报销、费用支付管理程序HXX-G-5版次：G8f.差旅费报销均需提供出差审批单。③出差补助标准a.差旅补贴按照自然(日历)天数计算，包干使用，补贴标准为180/天，其中100元为误餐补助，80元为出差目的地市内交通包干费。超过100公里或跨地级市，享受出差补助；不足100公里并且不跨地级市，不享受补助；员工乘坐公车出差或司机开车出差仅发放误餐补助100元/天；b.公派学习人员视同出差：培训费用中包含餐费时，培训停留期间不享受出差补助；培训费用中不包含餐费时，培训停留期间享受误餐补助100元/天(被培训人员家在培训地时，培训停留期间不享受出差补助);c.公司人员至公司内各单位出差或出差地与家庭所在地相同的，期间不再发放出差补助，仅发放往返出差地点的补助；d.专职小车司机每月固定补助：200元/月，已转岗并享受管理岗薪酬档级的兼职司机不享受每月固定补助；④相关规定a.境内差旅费实行年度预算总额控制，标准范围内据实报销。b.出差审批流程：线上审批--每次差旅行程开始前5日内登录OA系统填制出差申请单，并于结束后5日内登录OA系统发起销假审批流程。(登陆OA系统选择“出差管理模块”点击“我的出差申请”,选择“增加”,填写保存后发起审批流程。待差旅行程结束后五日内，点击“销假”,即发起“销假审批流程”,审批流程同上。完成审批流程后回到该界面点击“打印”即可生成“出差明细”,随同报销附件一同递交财务部。)或，线下审批--填写附件二：出差明细单，并由上级领导审批。本部出差申请单审批流程：部门员工→部门主任部门主任→分管领导总经理部成员、工管部经理→总经理总经理→公司党组织书记工管部出差申请单审批流程：工管部员工→工管部经理项目部出差申请单审批流程：项目部员工→项目经理项目经理→工管部经理→分管安全的副总经理→总经理9c.报销提供附件：OA出差明细单或线下出差明细单(附件二)、日常费用报销单、超标准差旅专项说明(如有，见附件一)、符合规定的票据等。部门出差事由培训起止时间实际返回时间部门负责人批准，其中100元以上的出租车票(含网约车)需由总经理加签后方可报销。报销网约车发票时必须向财务部提供滴滴出行--行程单(包括上车时间、起点、终点、城市、金额等)。各类人员出差需乘坐飞机时，经总会计师批准后由公票价格大于2500元的需由总经理加签，个人购买的机票原则上不予报销。出差人员从当日晚7时至次晨7时时间段内乘车5小时(含)以上或连续乘车超过8小时的，乘坐列车可以购买同席卧铺票。不鼓励员工自驾私家车或乘坐非专职司机驾驶的e.公司本部人员公务出行费用实行发放(包干)制度。公务出行费用指本部员工因公务出差，从公司本部至扬州市内各机构所在地、扬公司主要负责人公务出行保障用车，本部其他员工公务出行费用按建设公司规定随工资包干发放(详见5.2.10),不再报销公务出行票据。符合公车改革后公务用车范围，因车辆不足等原因未予安排，而产生的市内出行费用，按照本单位审批流程执行后，据f.住宿费是指各单位人员及相关人员因公入住宾馆(包括饭店、招待所、酒店等)发生的费用。住宿费应当在规定等级标准限额内(《乘坐交通工具等级、住宿标准明细表》),选择安全、经济、便捷的宾馆住宿，不能住宿套间。公司员工参加重要活动、会议或培训期间，入住主办方指定酒店(标准间)的，超过标准的需提供通知文件等相关证明，可以据实报销住宿费。超过标准是指入住酒店住宿费金额超过适用标准。g.差旅补助是指对员工因公出差期间给予的补助费用。差旅补贴按照自然(日历)天数计算，包干使用。出差期间不再报销差旅目的地的市内交通费用票据，但以下情况除外：需跨市、县中转，方可到达差旅目的地，中转地至目的地交通费用据实报销。中转路途应选择公共交通工具(公交、地铁、大巴),如遇特殊情况选择其他交通工具，按照本单位审批流程执行后，据实报销。h.公司员工出差或工作调动期间，经事前请假批准回家探亲办事的，往返交通费按照不高于出差直线路途费用标准报销，超出部分自理。探亲办事期间的住宿费自理，且不发放出差补助。员工节假日居家期间被临时安排出差的，据实际路线按出差标准报销交通费。i.公司员工从外埠调入本单位工作，报到时所发生的城市间交通费、住宿费、差旅补贴费等按本程序标准执行。发生的行李、家具托运费，按每公里1元的标准为限凭票据实报销，且只报销一次。随行家属费用一律自理。外埠应届毕业生，可凭票据报销火车二等座、硬卧(乘坐飞机的按照不超过二等座同等价格)单程差旅费及每人50公斤的火车行李托运费。毕业学校已发放派遣费用的，不再另行报销差旅费。实习生所在学校不在实习单位本地的，准予报销学校与实习单位之间的往返路费各一次。j.参加各种董事会、监事会以及对方点名邀请的出差人员，差旅费原则上由邀请单位承担，所在单位不再报销任何费用及出差补助。特殊情况，对方单位不承担相应费用的，经主管领导审批可据实报销。k.公司已为各单位在职人员统一办理交通意外伤害保险(含飞机、轮船、火车、汽车等),今后差旅费中不再报销保险费用。聘用、挂职及借调等人员，可报销旅客人身意外保险。1.公司员工因出差所发生的的签转费、退票费凭票据实报销，订票费按单程最高限额30元标准报销。退票费报销需注明退票原因。m.当报销人差旅费发票(车票、住宿费发票、飞机票等)因员工个人原因丢失时，报销人需向财务部提供相应证明材料(能证明费用发生时间、人员姓名、金额、地点等)后，履行正常报销手续按80%报销。n.公司车辆的违章罚款按80%报销。o.出差人员应确保发票来源合法，内容真实、完整且合规。发票或财政票据应印有税务部门或财政部门的票据监制章。购买方应填制公司全称及相应纳税人识别号等信息，发票应盖有出票单位的发票专用章(OFD格式的增值税电子发票除外)。飞机票开具经纪代理服务无行程单的需提供登机牌或其他能够显示舱位信息(2)境外差旅费①报销范围：因公临时出国(境)产生的国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费和其他费用。②报销标准飞机高速列车住宿伙食费公杂费国际列车国外段超过6小时补助公司全体人员舱二等座硬卧12美元/天③相关规定因公临时出国(境)差旅费：包括国际旅费、伙食费、公杂费、住宿费等，其标准须严格按照《财政部外交部关于印发因公临时出国经费管理办法的通知》、《财政部外交部关于调整临时出国住宿费标准等有关事项的通知》、《xx建设有限公司因公出国经费管理办法》、xx-GS-63《接待管理程序-D版》等文件规定执行。a.境外差旅费实行年度预算总额控制，标准范围内凭票据实报销。b.每次差旅行程结束后10个工作日内填制相应单据，发起审批流程。c.附件：日常费用报销单、任务批件、护照复印件(签证、出入境记录)、出访报告(如有)、整理并黏贴的票据(同时提交票据复印件)等。d.伙食费、公杂，按照出差日历天数计算，包干使用，不再报销相应费用。e.严禁报销民航包机或私人、企业和外国航空包机票据。5.2.2通讯费用报销①报销范围：公司员工进行公务活动所发生的移动通讯费用(不含固定通信费、网络通信费)。②报销标准标准(元/年)公司领导班子成员6000本部部门正副职；工管部/项目部经理助理其他人员公司辅助人员；实习人员③相关规定a.通讯费用实行年度预算总额控制，标准范围内凭票据实报销，超出部分由个人承担，每年7月、次年1月以部门/项目部为单位统一报销；报销时应提供移动运营商开具的载明实际通信费的发票，购买充值卡所取得的定额发票不得作为报销依据。公司如有从事海外工作的人员，因业务需要较长时间在境外开展工作的，通信费年度报销标准原则适当上浮20%以内。其中“较长时间”指一个日历年累计60天在境外开展b.月中调离人员，月出勤满15天，通讯费按全月报销，否则，按照半月报销。c.报销通讯费的员工需以本人注册和使用的电话号码，向纪检部门(郑有新处)备案。备案号码不超过2个，如需更换号码及时向纪检部门人员更改备案，财务部以纪检部门备案的号码发生的费用进行报销；d.报销附件：增值税发票、通用机打发票，发票抬头需开立：姓名+手机号码，发票内容涉及“充值卡”、“预付卡”字眼的不予报销，无姓名、电话号码的发票不予报e.报销通讯费的员工涉及职务变动、晋升、调转及离职，从而影响通讯费标准的，以人力资源部出具的岗位变动证明材料，参照通讯费标准核定报销金额。f.严禁报销非本单位人员的通讯票据。5.2.3日常办公用品费用报销①报销范围：公司员工因工作需要的办公文具(纸张、计算器、文件夹等)、电脑耗材(墨盒、硒鼓等)、印刷费(文件、办公用表格等)、印章刻制、书籍报刊、邮寄②相关规定a.日常办公用品实行年度预算总额控制制度。公司本部由xx办公室负责集中采购，各部门上报需求，由xx办公室统一购买，编制领取记录台账并发放。各工管部及项目部由工管部/项目部综合办负责集中采购，经工管部经理及项目经理(负责人)审批后，凭票据实报销。b.提供附件：日常费用报销单、销货清单等。c.办公用品需提供销货方出具的清单并加盖印章，开具增值税专用发票的，清单必须为税控系统所开出；d.严禁报销百科全书、中外名著、古籍文献等与工作无关的装饰性图书票据。5.2.4会议费用报销①报销范围：包括会议住宿费、交通费及其他开支(包括伙食费、会议室租金、文件印刷费、医药费等),交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。②报销标准参会人员(一类会议/二类会议)其他城市(一类会议/二类会议)50人(含)以下4000元/3000元(均为半天，下同)51人至100人101人至200人12000元/10000元(160人以内)10000元/8000元(160人以内)201人至240人20000元/二类不允许15000元/二类不允许餐费200元/人/天(二类150元/人/天)其他费用(会议办公用品、会议租车、资料费、文印费)100/人/天用工作餐，标准为人均不超过200元(陪餐人数不超过2人)整个外部用餐总费用不超过会议(培训)餐费总额的20%。g.一类、二类会议的会期原则上不超过1.5天，三类会议不得超过1天。一类、公司个人借款、日常报销、费用支付管理程序xx-GP-25会议会场一律不摆花草(指为会议临时摆放，不包括会议室固定摆放的绿植)。严格执行会议用餐、住宿标准，房间内不得另配洗漱用品、鲜花。不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及列支与本次会议无关的其他费用不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁以任何名义发放纪念品；严禁组5.2.5业务招待费用报销①公司人员为企业生产经营业务的需要，接待客户、合作方以及其他外部关系人员活动的支出(含内部食堂接待),包括：宴请客餐、接待客餐、纪念品等。②招待定义：招待活动分为商务招待、外事招待、其他公务招待、内部招待四央企人员(包括总部和下属单位)地方国企均属商务招待；外事招待是指因公招待③招待场所规定：原则上安排在本单位餐厅就餐，单位餐厅不具备接待来客条④宴请菜肴规定：不得提供用野生保护动物制作的菜肴，不得提供鱼翅、燕窝⑤宴请烟酒规定：严禁报销烟草制品发票。严禁报销高档白酒、红酒发票，用酒不能为茅台和五粮液，白酒不超过500元/500ml,红酒不超过500元/750ml。集团公司领导到基层慰问(重大科研、工程或重要生产单位)、完成重大科研或⑥纪念品规定：纪念品等接待用品采购，需提供销货方出具的清单并加盖印职务商务、外事招待活动其他公务招待活动内部招待(客户、合资合作方、外宾、外籍人(党、政、军、人大、政协(集团公司内人员)特别重要重要一般重要一般重要一般宴请招待(含酒纪念品宴请(含酒纪念品宴请(含酒纪念品宴请招待宴请/招待招待(工作招待(工作总经理部成员其他人员 人数不超过接待对象的二分之一。接待对象在10人以内的(含),陪餐人数不得超过3人；超过10人的，不得超过接待对象的三分之一。餐，每次人均不得超过100元，费用为工作人员餐费，报销时需在招待清单中说明。a.审批权限：本部公务接待由总会计师审批，其中招待费(含酒水)金额大于3000元的需由总经理加签；项目部公务接待由项目经理(负责人)审批；业务招待b.提供附件：客餐申请单、日常费用报销单、接待用品验收公司个人借款、日常报销、费用支付管理程序xx-GP-25c.业务招待费事前申请由业务领导审批，事后报销按照报销流程进行(详见6.4附件四),实行招待费用总额和人均费用双控管理，严格控制陪同人数。d.禁止旅游和公务活动无关的参观。e.规范本部及项目部采购接待用品(含酒水)出入库手续。具体方案如下：①各单位办公室作为各单位接待用品的归口管理部门；负责接待用品的采购，库存管理及领用手续办理等工作。财务部是接待用品的费用监管部门。纪检监察室是接待用品管理的监督部门，履行监督职责。②公司本部/项目部办公室统一购买的接待用品及酒水，严格履行入库手续(附件六),验收货品要与发票相符；在接待用品及酒水领用时，需按实际使用情况，如实填写领料单，涉及外来宴请/接待，还需将酒水领用单与客餐申请单一并交至财务部(见附件四)。无论在公司餐厅或在外就餐时，均需由主办单位填写《公司业务接待申请表(附件四)》。③台账登记：“接待用品、酒水出入库台账”(详见附件五),逐笔登记发生接待用品、酒水的入库、出库，保证台账的真实性、及时性、完整性。台账由各单位办公室自行保管，于月末同实际库存进行核对，做到账实相符，并存档备查。盘点：半年及年末将与实际库存核对无误的“接待用品及酒水出入库台账”,交至财务部。5.2.6公车费用报销①报销范围公司公务活动车辆的运行管理费，包括油料费、车辆修理费、停车过路费等。②相关规定参照xx号<关于升版《xx工程有限公司本部公务用车管理办法》的通知>执行③相关要求a.公车费用报销实行年度预算总额控制，凭票据实报销。b.每次业务结束后10日内填制相应单据，发起审批流程。c.提供附件：油料出入库单、油料分配单、车辆保养维修申请单、费用结算清单、日常费用报销单等。d.油料办理出入库手续；按照车辆使用情况，进行油料分配；车辆保养维修申请经审批同意，方可报销相应费用。5.2.7福利费用报销①报销范围：公司为职工发放的各项补贴、非货币性福利、按规定发放的其他职工福利费，包括：子女入园费、四年一次的探亲路费(已婚员工探父母②业务归口审核③报销标准a.子女入园费：单职工450元/学期，双职工900元/学期(华兴范围内女方用发票原件报销，男方用发票复印件报销)。探亲可报销高铁、动车二等座、其他火车硬座、长途汽车票价；价。因故乘坐飞机的，可按高铁、动车二等座或其他火车硬分由员工自理。探亲人员从当日晚7时至次日晨7时时间段内乘车5小时(含)以上或连续乘车≥8小时的，可以报销普通列车同席硬卧车票或高铁、动车卧铺车④相关要求b.四年一次的探亲路费以部门为单位，每半年报销一次，6月20日、12月20日前，填制日常费用报销单，发起审批流程；其他业务结束后10个工作日内，填制日5.2.8培训费用报销公司个人借款、日常报销、费用支付管理程序xx-GP-25b.业务结束后10个工作日内，发起审批流程。主办培训：培训工作联系单、签到表、费用明细汇总表(讲师费、资料费、培训工作餐费等)、日常费用报销单等。的国(境)外培训；严禁报销外方资助的与公司业务无关的出国(境)外培训。5.2.9一年两次探亲路费发放①范围：一年两次的探亲路费(未婚员工探父母，已婚员工探配偶),起点为工作所在程，每公里0.55元的标准，折算为限额。5.2.10公务出行费发放①发放范围：公务出行费用是指公司本部员工因公务出差，从公司本部至扬州市内②发放标准：职务标准(元/月)公司副总经理公司总经理助理本部部门正职本部部门副职本部部门主管本部其他人员③发放方式：每月随工资发放，计入工资总额，扣个人所得税，④办公常驻地点在项目部的副总经理，单月在本部出勤天数为1-15天时，公务出行费用按半月发放，出勤天数大于15天时，按全月发放。⑤从执行之日起，扬州市辖区内的市内交通费不再予以报销，符合公务