档案管理流程

武汉爱思开汇能赛洛燃气集团有限公司档案管理流程公司的基本框架武汉总公司

人事中心财务中心企划中心资金部会计部运营中心人事部总务部审计部企划部法务部工程部设计部安全生产部市场部IT部运营中心武汉爱思开汇能赛洛燃气集团有限公司档案管理规则

（试行）1、总则

1.1、目的

为了加强我公司档案工作的管理，使其达到规范化、标准化、系统化的要求，摆脱档案分散在各部门无序管理的状态，充分发挥档案在我公司各项工作中的作用，根据我公司实际情况和我国现有的档案法律法规的基本要求，并依据公司的各项规章制度，制定本制度。

1.2、释义及分类我公司的档案主要是自公司成立以来在各项活动中形成的有保存价值的以各种载体形式真实记录的总和。其中包括文书、工程、市场、会计、经营、法律、设备、声像、实物等门类的档案。对各类档案都要坚持以集中统一管理的原则，确保档案的完整、真实、安全、有效利用。

1.3、管理情况根据我公司的基本情况，现在公司全部档案由公司人事中心总务部管理，档案室设专职档案员一人，主要负责公司档案的日常管理工作。另外各个部门设立兼职档案员一人，负责本部门的档案收集和立卷工作。公司档案室在总务部指导下独立开展工作，宣传、贯彻档案工作的法律法规，制定合理的档案工作规章制度，并及时有效的提供档案利用服务，并负责对集团各子公司的立卷和归档工作进行监督、指导和检查。2、档案工作人员的岗位职责

1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；印刷卷皮，建立必要的检索工具。

2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量；确定保管期限，做好档案的鉴定工作，销毁已经过保存期的档案。

3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，修复破损档案，按规定对档案进行组卷。

4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。

5、认真执行《保密法》，严格保守档案机密每年对档案进行一次核对工作，维护档案的完整与安全，做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等八防措施。

6、每年进行一次档案清理，做好文件索引，以便查找。

7、切实搞好对档案保护的各项措施，最大限度地延长档案寿命，认真负责档案的鉴定工作，按规定销毁已过期无保存价值的档案。

8、热情接待档案利用者的查询、借阅工作，认真做好档案利用登记、利用效果的调查和统计，开发档案信息，为本单位各项工作服务。

9、档案工作之余可从事其他上级所交办事务。3、档案管理工作的流程

3.1、档案接收工作流程给各部门下发档案接收通知→移交准备→审核验收→规范整理→移交→接收→办理移交手续

1.下发接收档案通知：明确档案接收范围、标准和质量要求后下发接收档案通知。

2.移交准备：各部门和各分（子）公司对应移交档案对照标准要求进行整改移交准备

3.审核验收：总务部档案工作人员到移交部门和各分（子）公司审核验收。

4.规范整理：移交部门和各分（子）公司按档案室要求整理。

5.移交：移交部门和各分（子）公司将应移交档案及文件、案卷目录、归档文件目录移交档案室。

6.接收：档案室工作人员按案卷目录、归档文件目录清点移交档案。

7.办理移交手续：档案室工作人员填制接收文件，双方签字盖章办理移交手续。

3.2、档案接收工作制度

凡是集团公司在工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各部门各子公司统一交到总务部档案室进行归档。多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，若各部门和各分子公司无条件装订，可做记号统一交总务部统一装订。永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。永久性档案不允许有金属钉子。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。移交的档案可不装入档案盒，由总务部档案室提供统一的档案盒进行装盒。给个部门和各子公司拟定永久编号，按编号期限对档案进行编号，一种保管期限排一个流水号。文件材料的排序要规范合理，便于日后查找利用。

采用统一分类法进行分类，组卷后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、室编件号、保管期限。归档文件目录内容要填写清楚完整，不得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。每年年初，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向总务部档案室移交。公司各部门以及各子公司各类档案的归档范围具体如下：

一、文书档案

1、归档范围（1）、行政管理类

a、上级机关颁发的文件材料

b、公司召开会议的文件材料公司年度会议、重要的专业会议的通知、名单、议程、报告讲话、决议、决定、记录、纪要、简报等材料。半年工作会、一般专业会议的通知、报告、讲话等材料。c、董事会、监事会、股东会、经理办公会议记录、纪要、决定等材料。d、公司工作计划、总结、报告。年度、年度以上的半年的、重要专题的及部门年度总结部门半年总结e、公司年度（含年度以上的）发展规划f、公司制定的规章制度公司章程、总经理工作条例等一般的制度、办法、规定等g、公司制发的文件材料方针、政策性、重要业务问题的事务性、有参考价值的h、公司的请示与上级的批复、分（子）公司的请示与批复政策性、重要问题的一般事务性的i、公司签订的合同书、协议书、意向书等材料重要的或设计较大资金额度的有效期不超过三年的委托代理、服务合同等j、干部任免的文件材料公司副总级行政领导公司所属部门和分（子）公司负责人k、机构成立、撤并、名称更改、人员编制、启用印信、年鉴、变更等文件材料公司一级的公司所属部门和分（子）公司的l、质量管理体系文件材料体系认证、审核认证证书等质量体系内部文件m、年度计划任务责任书n、公司在调查研究工作中所形成的文件重要的综合成果、专题报告、方案、总结原始记录及一般性调查报告O、公司财产、物资交接凭证P、经济纠纷、诉讼材料等涉及数额较大的或者是案情比较复杂的案情比较简单的q、奖励表彰、违纪处分、等级认证等文件材料r、公司组织机构沿革、年鉴、大事记等s、公司编辑的能反映主要职能活动出版物、光盘等t、反映公司各项工作的各类信息、稿件u、同级单位与本公司之间协商工作产生的文件材料v、本部门制定行政、后勤等规章制度及岗位职责（2）经营管理类A、公司对外投资的文件材料协议、决议、出资证明等被投资企业的重要文件材料被投资企业的一般文件材料B、公司对外投资业务的方案、请示、批复等C、公司对外投资业务的规定、办法D、公司对外投资广告合同等E、市场调研报告、营销策划方案等F、房屋大修的报告、请示、批复G、经济纠纷、诉讼材料等涉及资金数额较大的或者是案情比较复杂的涉及资金数额较小的或者是案情比较简单的H、成立、注销、撤并分（子）公司的文件材料（3）财务会计类A、有关财务审计类的请示、报告与批复B、年度各项审计报告C、年度财务工作报告（经济活动分析）D、有关财务工作的报表、统计资料等（不含财务年报）综合或专项的、重要的一般的E、财务工作规章制度及岗位职责（4）人力资源类A、有关人力资源业务工作的请示、报告与批复B、公司职工名册C、公司职工转调工作的行政，工资介绍信D、公司部门经理、员工主管职务聘任的文件材料E、干部、职工年度考核的文件材料F、干部、劳动工资统计报表年度、年度以上、专项、汇总的半年、季度、月度的G、社会保险统计报表年度、决算、汇总的半年、季度、月度的H、人事劳动工资等规章制度及岗位职责（5）项目开发A、集团公司有关开发项目的会议纪要、规定等B、市场项目管理部和各分（子）公司有关项目开发工作的请示、报告、批复C、集团公司的建设计划文件D、市场项目管理部和分（子）公司工程例会会议纪要2、保管期限根据公司实际情况，文书档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。3、归档时间集团公司各部门资料员负责将本部门已办理完毕的文件材料按年度分类、整理、立卷，于第二年3月底以前交总务部档案室统一保管。4、归档要求A、各部门文件材料归档率应达到95%以上，完整率应达到100%B、各部门归档文件材料的种类、份数、及每份文件的页数应齐全、完整（包括附件、图表、指标说明、统计分析及有领导批示的底稿等），保持原文件的有机联系。C、公司制发的文件应归档原件或正本D、字迹、印鉴清晰。E、档案室与移交部门应依据移交目录清单核对归档文件，履行签字手续。F、凡是原来文件上有金属物的，归档时必须去掉，用不锈钢书钉或细线将文件装订。

G、凡是文件尺寸大于A4纸规格的，要按照A4纸的规格进行裁剪或者折叠，小于16k规格或是破损的，要进行托裱。

H、归档文件材料中，各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件，正本与定稿，正件与附件，两件作为一件。文件处理单（表）与被处理文件合为一本。

I、同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；一般文件的请示与批复，批复在前，请示在后。

J、不同年度的文件不得放在一起归档，跨年度的请示与批复，放在批复年度归档，没有批复文的，放在请示年度归档。跨年度计划、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对年度归档，长远规划应放在文件内容针对的头一年;多年的总结报告，应放在文件针对的后一年。

K、对不归档的文件也要加强管理，有的文件也可以作为资料保存，对实在没有保存价值的文件材料，经有关领导，部门负责人签字进行销毁。二、人事档案

1、归档范围人事档案主要包括公司员工的个人履历材料、自传及属于自传性质的材料公司对员工工作的鉴定、考核、考察材料员工学历和评聘专业技术职务材料政审材料，参加及退出中国共产党、共青团及民主党派的材料在表彰奖励活动中形成的各类先进人物登记表，先进模范事迹，嘉奖通报材料在纪律检查,监督和行政管理等工作中形成的处分决定(免于处分的意见),查证核实报告,上级批复,本人对处分决定的意见和检查,交代材料,通报批评材料.

员工录用、任免、聘用（含劳动合同书）等材料复员退伍，转业工资，保险福利待遇等材料员工出国材料员工退休、退职材料各种代表会代表登记表等材料2、保管期限依据公司实际情况做合理期限。3、归档时间日常收集员工履历表、转正定级审批表、各种奖励、职务任免异动表、续签合同等材料。各子公司人事档案管理员必须在每次招聘结束后的三日之内，将新进员工的人事档案收集整理进行归档。日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。每年的1月份收集员工的晋升聘任审批材料、年度目标责任书等；每月月初收集月度相关的目标责任书；其他人事档案要按时的收集、整理和归档。4、归档要求必须做到档案材料认真鉴别，分类准确，材料齐全，编排有序，目录清楚，装订整齐，达到每卷档案完整、真实、条理、精炼、实用的要求。每卷档案材料应根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排序，并在每份材料的右上角编写类别号和顺序号，在其右下角编写页码（只要有自己均算为一页）。档案材料统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔，铅笔，纯蓝或红色墨水及复写纸书写。任何部门和个人不得擅自扣留、保存人事档案材料、不得随意涂改、伪造人事档案材料，统一由总务部档案室保管。

5、档案的转递员工调动、辞职、解除劳动合同或者是被开除辞退等，工作交接并办清所有手续后，如无特殊情况，档案室应将其人事档案封存好，待其持调档函后转入新单位。档案的转递要遵循以下几个规定：对转出的档案，必须填写人事档案转递通知单，并密封包装。对转出的档案材料，应齐全，不得扣留或者分批转出。接收单位接到档案经核对无误后，应在回执单上签名盖章，并将回执单立即退回，逾期一个月转出单位未收到回执应及时催回，以防档案丢失。三、会计档案

1、归档范围会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等会计账簿类：包括总账、明细账、日记账等财务报告类：包括年（季）度财务报告、会计报表等实行电算化进行会计核算时，保存打印出的纸质会计档案2、不归档的范围公司财务部经办的有关财务会计工作的方针、政策、制度、预算、计划、工作总结、报告等文件材料，不属于会计档案范围。应该按照文书档案管理办法管理。3、归档时间当年形成的会计档案在会计年度终了后，可在财务审计部暂存一年；但应该先向档案室移交当年会计档案案卷目录一份，待暂存期满后向档案室移交。案卷按类别—年度排列。4、立卷要求会计档案的专业性较强，会计档案的立卷工作应该由财务会计部门单独立卷。四、基建档案1、归档范围（1）、基建类现状调查资料：现状图，施工场地情况，地上物，地下管线情况等决策立项文件：项目建议书及批复、可行性研究报告及批复、关于立项的会议纪要和领导批示、项目评估资料等建设用地、征地、拆迁文件：城镇建设用地批准书、建设用地规划许可证（附件、附图）、国有土地使用证、拆迁许可证等勘察、测绘、设计文件：工程（水文）地质勘察报告、初步设计图及说明、施工图设计及说明、设计计算书、施工图审查通知书等等工程招投标及承包合同文件：勘察、设计、施工、监理招投标文件（工程招标书、投标文件、标底、评议结果、中标协议）、合同等工程开工文件：年度施工任务批准文件、修改工程施工图通知书、建设工程规划许可证（附件、附图）、建筑工程施工许可证、工程质量监督手续等商务文件：工程投资估算文件、工程设计概算、施工图预算、施工预算、工程结算、交付使用固定资产清单等工程竣工验收文件及备案文件：建设工程竣工验收备案表、工程竣工验收报告、由规划、环保等部门出具的认可文件或准许使用的文件、建设工程规划验收合格文件等其他文件：合同约定由建设单位采购的材料、构配件和设备的质量证明文件及进场报验文件、工程竣工总结、工程开工前原貌、竣工新貌照片、工程开工、施工、竣工的录像资料等（2）、监理资料监理管理资料监理工作记录竣工验收资料其他资料（3）施工资料工程管理与验收资料施工管理资料施工技术资料施工测量资料施工物资资料施工记录施工试验记录施工质量验收记录（4）竣工图2、归档责任人集团公司基建工程技术档案是由多部门、分阶段形成的。根据基建工程技术档案形成的特点，归档工作由相关单位或部门分别负责3、保管期限

4、归档要求归档的基建工程技术文件必须符合国家关于建筑工程资料的规定。做到收集齐全，资料真实、完整、有效、核对准确，签署完备并按规范整理立卷，使用标准装具。工程技术文件应该归档原文件，因各种原因不能归档原件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章，注名原件存放处，并有经办人签字及日期时间。计算机形成的工程技术文件应采用内容打印，手工签名的方式。凡是采用施工蓝图改绘竣工图的，应使用反差明显的蓝图，竣工图图面应整洁清晰；工程技术文件的书写材料应有利于长久保存；归档份数:凡是需要归档的工程技术文件，一般归档一份，重要的或使用频繁的文件材料可归档两份。5、归档时间工程技术文件材料应在各阶段工作完成后三个月内整理立卷完毕，向集团公司档案室移交。6、立卷方法基建文件（分为工程准备文件和竣工验收文件）按开发建设项目立卷，监理资料、施工资料及竣工图等文件材料按该开发项目的施工项目立卷。档号按集团公司开发建设项目统一名称代号编制。采用分阶段（小份）装订方法立卷五、声像档案1、归档范围党和国家领导人、上级领导及国际友人视察参观等集团公司的重要会议、大型活动、外事活动及主要职能活动反映集团公司先进人物（部门）事迹、活动及集团公司荣获的奖杯、锦旗、奖状、证书、奖品等集团公司主要领导的工作照、标准照集团公司的重要事件、事故等集团公司职工日常文体娱乐活动等基建工程建设前期准备阶段：建设前的原貌（包括原建筑物、构筑物及周围环境）；重要的拆迁、搬迁、场地平整等情况；建设工程奠基、开工仪式、工程项目的招投标活动以及重要合同的签字仪式；工程设计模型等工程建设施工阶段：建（构）筑物沉降、位移、倾斜、变形及防水、防腐处理；整体工程施工现场情况；隐蔽工程的施工安装及处理；结构、电气、消防、防雷及其它保证安全使用的工程设施；各种管线及设备安装工程；施工过程中新技术、新工艺、新材料的应用；主要的质量检查、安全检查、环境检查、验收活动（基础、地下、地上、主体工程）内容；工程建设竣工阶段：工程竣工、验收仪式；竣工后建筑物内、外部不同角度的重要局部、全景以及夜景；反映工程获质量评审等级、颁奖活动及授予的奖杯、证书等内容。2、归档时间和方法由于声像载体的特殊性，声像档案资料应由形成部门在拍摄后由兼职档案员及时整理并于一周内向档案室归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间；工程建设声像资料由市场项目管理部随时收集，按工程建设的前期准备、施工、竣工阶段向档案室移交。档案室应随时收集零散的具有保存价值的声像资料3、归档要求录音带、录像带、光盘、照片和文字说明要齐全、完整。归档的声像资料必须是原版、原件，特殊情况下可接收复制件。声像资料的内容要真实，原件与复制品要相符。光盘不得有划痕、裂痕和变形，不得带有病毒，不得有打不开的文件或者是不完整的文件，应使用质地良好的a级盘片。

（1）、照片档案内容真实、准确、完整，主体明确、影像清晰、画面完整、色彩纯正，未加修饰剪裁使用数码相机拍摄，其影像不得进行后期加工。原始图像文件存储格式为无压缩的tiff格式，光学分辨率不得小于300万像素，影像尺寸不得小于3mb数码照片档案的存储载体应为DVD文件盘。照片应以内容为单位，分别建立文件夹刻录制作。（2）、录像档案主题要明确、内容连贯完整、图像清晰、镜头平稳。工程项目的录像资料应遵循施工顺序，保存画面、图像的有机联系。要使用质地良好的录像带，带基不得有发霉、变形、掉磁及折损现象；应归档第一代素材录像带，以及编辑后成品带或光盘（DVD或以上素质的格式）；录像素材的记录格式为batecam或DVcam，素材带的存储载体可以是录像带，也可以是DVD视频盘录像的DVD视频盘，应采用ibp祯，mpeg－2的文件格式，码流小于9.8mb，图像信号分辨率为720×576。（3）、录音档案录音带应声音清楚；录音档案的存储载体应为cd金盘，文件格式为wav，也可以是盒式录音磁带；录音磁带的带基不得有发霉、变形、掉磁及折损现象。声像档案的整理由摄录人员按本办法执行，档案室监督、指导

4、分类编号（1）、照片档案的编号方法照片档案案卷号：照片档案目录号——案卷顺序号卷内照片张号：案卷号——本卷流水号（2）录音档案编号方法录音档案案卷目录号——录音带顺序号（3）录像档案编号方法录像档案案卷目录号——录像带顺序号5、文字说明的编写（1）、文字说明的基本内容包括事由、时间、地点、任务、背景、作者（摄制者）等（2）、编写文字说明的要求准确揭示声像材料的内容，概括其反应的全部信息，标注项目正确齐全照片按自然张数（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明。录音带、录像带按盒编写文字说明文字简洁、语言通顺时间用8位阿拉伯数字表示，如2012.08.23.6、案卷要求将内容具有相关联系的照片、录音、录像分别组成案卷照片以自然张为单位填写卷内目录录音、录像带以盒为单位填写案卷目录卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理变动情况六、实物档案1、归档范围

一般包括有关部门给予表彰并颁发的各种锦旗、奖杯（牌）奖状、证书、奖品；印信实物；在工作交往过程中对方馈赠的纪念品、一般实物资料等2、保管期限一般情况下全部为永久保存3、归档要求实物档案按件归档，按颁发的年度、类型和保管期限编号登记，填写实物档案目录各部门在获得实物后，应保存附随实物的文字材料、包装材料，准确记载所获得实物的时间、事由、赠与人、被赠与人等信息，保持事物的整洁并妥善保管实物档案材料的收集整理移交工作由各部门兼职档案员负责4、归档时间各部门于第二年3月底向集团档案室移交七、电子文件1、归档范围集团公司形成的、与应归档纸质档案对应的、永久保存的电子文件。2、归档时间与归档纸质档案同时进行3、归档要求记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。当公务或其他事务处理过程中只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时，应及时对电子文件进行备份，存储于能够被脱机保存的载体上。对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVl为通用格式对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。按纸质文件保管期限表对归档的电子文件进行分类、整理，确保电子文件的分类、立卷与相应的纸质归档文件保持一致。3.3、档案的保管制度全部档案必须按门类分别存放。各类档案及案卷的存放，按分类方案的规定和案卷目录的顺序自左向右、自上而下依次排列档案装具符合国家标准，档案柜坚固耐用、摆放整齐、统一编号，便于管理与查找；归害的档案应及时放回原位，防止出现混乱和丢失。每年对档案案卷进行一次全面检查。检查内容主要包括：库藏量、借阅量、移出量、销毁量以及档案保管状况等。认真做好检查记录。班前检查门窗，班后切断电源，锁好门窗，确认安全可靠后方可离开工作岗位。室内严禁吸烟和使用明火，配置符合规定的灭火器材。3.4、档案的利用制度

借阅档案，一般以借阅本部门工作形成的档案为主。借阅非本部门的档案，须经过该部门的领导或者是公司档案主管批准查阅档案原件一般限在档案室内。如需要借出则要登记《档案借阅登记表》，期限一般不超过七天。到期不能及时归还者及时说明原因，经过允许后方可延期归还如需提供档案复印（制）件，必须由申请部门经理签字后，并由办公室负责人签字后方可办理。重要档案的复印（制）需经相关部门领导或公司主管档案领导批准。借阅人员必须负责维护档案的完整、安全与清洁，不得将档案材料擅自转借、复制、拆散、污损、涂改和加注标记。借阅档案要确保不遗失，不擅自带出本公司。外单位查阅档案时，须持单位介绍信，并由集团公司办公室或相关部门领导批准。各类（载体）档案不办理对外借阅。对借阅中违反本规定，造成档案遗失、损坏、泄密的，档案管理人员应及时向主管领导报告，并追查责任，按集团公司规定进行处罚，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1、毁损、丢失或者擅自销毁企业档案的2、擅自向外界提供、摘抄企业档案的

3、涂改、伪造档案的

4、为及时上报归档或者是管理不善的档案管理者

5、未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）3.5、档案的保密制度认真贯彻《档案法》和《保密法》，严格执行集团公司的保密政策、制度、维护公司机密，确保档案信息的绝对的安全档案管理人员应忠于职守，严格遵循保密制度，保持高度的保密意识和良好的职业道德。不允许擅自提供、抄录、公布档案内容档案利用者在利用档案机密的同时，同样具有对其机密内容保密的法定责任，未经同意，不得在档案室随意翻阅和查阅档案材料、或擅自抄录保密文件，严禁无故把档案材