医院物流配送项目

医院物流配送项目1.重点工作打造医疗耗材集中配送样板医院、建立并培养专业的医疗耗材院内物流配送团队。2

.努力方向给医院提供客观、安全、信息化、高效、透明、信息化、专业化的服务；服务于医院

、

降低医院成本、提高服务质量（给医院提供更专业化的服务）。3.服务宗旨压缩流通环节、减少流通成本、推进医疗技术发展、降低医院风险、加强医院的服务。项目目标项目调研建立项目团队，确认医院外包配送服务范畴，具体服务内容、细节，医院前期准备清单，信息系统、设备汇总。收集整理资料医院供应商、耗材资质的收集、审核，耗材报价沟通，签订供货合同。实施阶段服务团队就位（进驻医院），SPD系统准备上线，数据准备，医院项目团队对接培训。运行跟踪项目启动系统数据试运行，驻院团队、系统软件商与医院团队相互协作沟通，梳理完善医院运作流程。持续服务逐渐完善院内物流配送流程、完善医院软硬的升级，持续为医院提供服务。院内物流配送实施计划12345技术支持流程管控客户服务人员配置

响应效率公司集中向医院供货，并按照科室出库，避免在医院拆零原来分散的多家供应商，集中为公司一家或少数几家，集中与公司结算在原使用品牌、规格不变情况下，对供应商、厂家、代理商进行整合管理实施SPD系统、派驻院物流人员配送，提供一站式服务设备科库房趋向于零，专注于质量管理、品种与价格制定、以及新品引进工作自动请货，时间统一，科室库存合理，收货次数减少，工作量减少节省仓储、送货、人员、运输成本；结算周期加快，资金周转快医院直接面向公司，工作量大大降低。库房节省；库内操作消失；库存为零；人工减少，医院管理人员满意度提升器械公司手术室重症ICU供应室血透中心门诊急诊供应商供应商厂家代理商代理商SPD系统流程科室申请订单合并采购单订单确认销售单确认科室申请、订单合并、采购单（审批单）可选销售发货单销售单确认验收单直接验收单入库单扫码领用调拨单领用调拨审批单直接出库单跟台手术使用登记表跟台手术使用登记审批科室退货单退货确认单销售退回医院出库结算单医院系统

医院端配送端业务系统流程管控—SPD系统介绍（特点）医院无服务器：数据集中存储，医院无需架设服务器A/S技术架构：兼具B/S易于访问，C/S操作便捷等特点ClickOnce部署方式：客户端免安装免维护，自动变量更新架构领先自身系统：SPD系统与公司高度融合，自动流转，无需对接HIS集成：接口中间库方式自动同步HIS系统数据，无需人为干预硬件集成：条码打印、扫描设备，RF出入库设备等无缝集成高度集成双向沟通：医院与公司方便请货、补货预警平台：近效期、库存上下限、在库天数、未到货请购单预警语音提醒：流程审批自动流转，审批平台语音提醒高效协作国药器械全国网络支持，公司库存不足，自动推荐内部调拨SPD大平台医院库存共享，随时发出资源协调申请科室库存一览无遗：可收费耗材、不可收费耗材收入、发出、存量清晰可见资源共享流程弹性化：流程可繁可简，参数灵活定义操作便捷化：快捷键操作，零录入请购智能化：智能运算，自动生成请购单灵活便捷流程管控—订单处理01配送时间1)

科室请购采购单提取时间

例如：周一、周四（上午10点前提交科室请购单）

8：00至10：00科室请购下单

；

10：00至10：30设备科合并请购单、确认采购单、采购单审批;

10：30至11：00驻院物流配送人员请购确认、将采购单传至国

药公司

；

2)

驻院物流人员送货时间

例如：周二、周五（上午9点送货至请购科室）；

8：00至9：00对已送到医院货物进行清点、整理、订单核对、

扫码验收；

9：00至17：00送至科室收货入库；协助科室入库并码放上架

；01流程管控—订单处理01请购采购单1

)

科室请购：a.根据产品编码智能请购;b.直接手动选择耗材进行请购;c.直接套用科室请购模板中设置好的常用品种模板。2)

请购合并单：设备科将科室请购单中科室、耗材等内容进行

合并。3)

请购采购单：设备科审批并生成科室请购采购单。4)

请购采购单审批：设备科审批请购采购单。(可选项)5)

设备科打印纸质版采购单至驻院物流人员。02流程管控—订单处理01验收入库1)

请购验收：到货后设备科扫描随货同行条码，载入到货明细，

进行验收。

请购入库单：设备科验收合格后，驻院物流配送人员送至对

应科室，科室按实际到货数量请购入库，跟据科室请购采购

单（纸质）清点货物；科室请购单签字，字迹清楚整洁、无

遗漏。03流程管控—订单处理01科室出库医材在HIS系统中划价收费后，数据自动同步至SPD系统，生

成医材出库单，自动产生科室消耗，库存减少。科室直接出库：科室日常使用时直接手动出库。（条件允许

可扫唯一码）04流程管控—订单处理01手术专用跟台手术登记表：供应商将耗材直接送到医院，手术室进行验

货后在跟台手术登记表中记录耗材要关信息（品名、规格、厂家、批号、效期）及附耗材唯一码。手术完成后，将软件系统中打印的条码与耗材唯一码一同登记。2)

跟台手术登记表审核：设备科对跟台手术登记表进行审核。05流程管控—订单处理01科室请退1)

科室退货流程

科室操作科室请退单，驻院物流人员操作请退确认单2)

退货情况

科室请购品种错误或请购数量错超出使用数量，驻院物流人

员配送到科室当场拒收退货。

如遇因产品质量问题产生的退换货，需要换货的品种通知公

司退货，再开出了补换的品种，医院继续入库，医院不需要

重新请购。3

)退货条件

最小包装退货、不得影响二次使用（过期品种不退），近效

期品种可与供应商协商换货。

062）耗材资质档案的管保a.质量管理部将收集的资质证明文件及审核过程产生的记录进行汇总，建立供货者质量管理档案、医疗器械产品质量档案，至少保存5年。流程管控—资料管理1）资质档案的建立a.收取供应公司提供的厂家资质和医疗器械合格证明文件，质管人员审核归案。产品资质、生产厂家资质、终端供应商资质b.与供应商签订供货协议c.医用耗材供应期内所需的各种文件资料流程管控—数据管理数据管理1）管理数据库的运行状态、日志文件、备份情况、数据库的空间使用情况。2）检查各系统间数据接口有无异常，每日订单数据完整性，各类报表数据准备性。3）检查系统资源的使用情况，发现并解决问题。4）每周对数据库的空间扩展情况、数据的增长情况进行监控。目标实现控制少量库存，满足临床使用，确保供给产品齐全，无缺货、无断货的情况减少医院对资金占用量，加速资金周转速度，提高资金使用效率。规避医疗器械市场变化及产品的更新换代而产生的更换、滞销等风险问题。降低医院库房存货的储存成本及管理费用。4）促进医院对产品质量的控制和监督。流程管控—库存控制具体方式1）集中库存。集中库存向医院配送货物，增加库存产品、数量，形成规模优势，降低单位产品成本、保证及时供应，医院的库存日趋弱化，实现“零库存”。2）即时配送。跟据科室订单，统筹安排，实施整车运输。12345技术支持

流程管控客户服务人员配置

响应效率

1）注意：轻拿轻放、

有无外包装破损、

污染卸货1）按每个物流岗科室分别

码放货物2）标签朝外3）不得倒置4）码放整齐5）不能重压轻

院内分货清点货物

科室送货客户服务—配送服务1）装推车：货物码放；注意：不得重

压轻、码放整齐、零货装零货箱；2）拉车送货：不得磕碰人和物、拉车

轻、慢；3）科室货物清点：a.跟据科室请购采购单清点货物，确

保到货及时准确；b.帮助有需要的科室订货、上架码

货、入库、系统支持等；c.注意：科室现有库存数量，及时提

醒订货；到货耗材的效期（及时发

现近效期耗材）；到货中有无破损、

漏装；整包装、中包装变更；中包

装拆零（灭菌产品不能拆中包装）；1）整件外包装是否完整

2）封箱是否完好、有无破损、

短少

3）科室请购货件数与实际到

货数量是否一致，有无货

未到客户服务—院内科室服务（问题反馈流程）服务方院方问题分类问题内容

处理1处理2处理3

科室日常问题

系统问题科室请购科室入库科室出库科室退货查询表格等……

出现以上问题临床科室通知物流配送相关人员，物流配送人员记录科室问题为科室提供解决方案并及时反馈。1.提供技术服务，培训系统安装、使用，进行系统软件维护升级，专业技术服务人员第一时间到达科室指导、解决问题。1.定期进行电话回访或实地回访（详见：医院科室回访记录表）。

2.登记跟踪处理结果。

3.临床科室对配送产品及配送服的意见，并根据情况及时改进。

配送问题

订单缺货短少未配送紧急要货1.与供应商确认到货时间与通知科室到货时间。2.查验电子请购单及纸质签单内容、科室签字，确认实际数量。3.如有遗漏，及时补送4.医院紧急要货，则可由医院设备科人员直接通知驻院物流相应负责人，立即启动应急方案：①查看医院备货库的库存。②查看公司库房的库存。③联供应商调货；保证科室的正常使用。

产品问题

质量问题近效期库存量1.使用科室反馈产品质量问题：①物流配送人员首先反映至公司采购员联系供应商或厂家；记录问题产品型号、批号反应至质量管理员备案。②由厂家派专业产品工程师到院查看问题，反馈给医院质量问题报告书。③医院内有质量问题的产品按产品型号、批号更换，不能影响科室临床使用。2.近效期品种可与供应商协商换货。3.物流配送人员帮助科室上架码货时，如发现近效期产品、库存数量（过多或过少）及时提醒科室。

客户服务—院内科室服务（科室定期回访制度）科室定期回访制度为了进一步规范医院]的回访秩序，规范业务操作，提高工作效，提高客户满意，确保回访工作有效开展。

客户回访的原则以维护公司利益、维护公司形象为原则以高标准的服务质量为前提，以提高工作效率为原则

回访人员及职责负责人：医院物流配送主管、物流支持岗职责：负责协调院内各科室关系，与科室有效沟通，处理科室问题投拆等负责科室投拆的受理、分类上报、处理及处理情况跟踪、处理结果分析等对于科室投拆问题要迅速有效的处理开展满意度调查，发现工作中的不足及问题，及时调整解决

回访的主体医院内回访主要目标：为日常订货量较大重点科室、问题较多科室。

客户的回访主要负责人应积极对客户进行回访。对于经常出问题的科室每周回访一次，询问考虑情况，邀请并约定再访日期。对于医院重点科室，应每隔2日回访一次，询问考虑情况，约定下定日期。按规定的时间对不同类型的科室进行回访，回访人要认真填写《医院科室回访记录表》回访时间不宜过长、内容不宜过多，以免影响科室日常工作注意：避免在科室较忙或休息时间进行回访必须保定重点科室、问题科室100%的回访（避免遗漏）必须保证回访信息的完整记录，科室问题的及时回馈客户服务—SPD系统培训系统安装与配置

1）电脑软件、硬件安装

检查：电脑软硬件

安装系统必备组件是必需的：

MicrosoftDataAccessComponents2.8NETFramework2.0MicrosoftVisualStudio2005报表查看器WindowsInstaller2.0

2）SPD系统安装系统登录网址：

客户服务—SPD系统培训计划培训方式系统集中培训方式、个别培训培训人序号培训内容时间培训安排1SPD整体系统1小时对SPD系统整体功能做介绍内容：系统配置、系统体系结构、系统模块、系统管理、系统使用操作指导：实际业务中模拟操作2“医疗机构”模块1-2小时对医疗机构模块的整体功能介绍操作指导：实际业务中模拟操作医疗机构管理部门操作医疗机构申领科室操作要求：熟练掌握所涉及部分的操作3“医疗机构业务报表”模块1小时对医疗机构业务报表模块的整体功能介绍操作指导：实际业务中模拟操作库存查询操作其他查询操作要求：熟练掌握所涉及部分的操作4“查询报表”模块1小时对查询报表模块的整体功能介绍操作指导：实际业务中模拟操作要求：熟练掌握所涉及部分的操作12345技术支持

流程管控客户服务人员配置

响应效率人员配置—驻院物流团队组成配送主管管理支持物流配送系统实施人员配置—岗位职责（医院物流配送主管）驻院人员管理配送人员、管理人员：管理驻院服务人员行为规范、人身安全；定期会议：了解配送流程、科室反馈、产品到货、账目等情况定期培训：常用及特殊医疗耗材的培训、公司及医院的流程培训、科室沟通技巧驻院事务管理医院人员关系：医院职能部门人员关系维护与沟通；配送流程：跟据医院与公司情况订制相应的配送流程；账目管理：管理医院账目，保障账目清晰、确保公司与医院业务正常运作；定期催收应收账款院内会议：①参加医院内部会议，商讨处理科室、供应商问题；

②制定医院销售报表，分析商品停销滞销原因；

物流配送管理配送工作管理：①保障每日配送工作正常运，配送货物、订单管理及审核准确无误；②跟踪科室耗材的使用情况，确保科室的耗材正常使用；③收集整理每周缺货信息及统计、分析到货数据；配送服务问题协调院内各科室关系：与科室有效沟通，处理科室日常工作中问题；科室投拆受理：逐一记录、分类上报、处理及处理情况跟踪、处理结果分析等；订单管理：①

订单按时间分类进行管理；②保障订单完整性无缺页、污渍、破损；直送耗材管理（票据）：供应商送货到医院：保证实物与送货单核对（品名、规格、数量、批次、效期）供商送资料到医院：注意注册证的单位、注册日期人员配置—岗位职责（管理支持岗）熟悉医院各科室情况清楚在院位置：确保医疗耗材及时准确无误的送到科室；熟悉科室人员：确保订单签收准确无误；掌握科室品种及使用量订货规律：保障科室耗材用量，为公司采购提供备货依据；科室配送服务配送无差错：准确无误将当天订单中耗材品种配送至申请科室，保证账目清晰；订单整洁：科室签字清楚整洁、无遗漏、涂改、污迹；科室信息反馈：做到对科室人员有问必答，遇问题无法解答记录后，当天回馈；售后服务：帮助有需要的科室订货、上架码货、入库、系统支持等；

注意到货耗材的效期（及时发现近效期耗材）；

注意科室现有库存数量，及时提醒订货；

注意到货中有无破损、漏装；

注意整包装、中包装变更；

注意中包装拆零（灭菌产品不能拆中包装）；

例：注射器、棉签、纱布块、输液接头、尿管、静脉输液针、带线缝合针；人员配置—岗位职责（物流配送岗）12345技术支持.流程管控客户服务人员配置

响应效率响应效率—应急工作流程1）医院紧急供货①则可由医院科室经审批后通知医院物流配送相应负责人，立即启动应急方案；②查看医院备货库的库存；③查看公司库房的库存；④联供应商调货，保证科室的正常使用。2）系统出现故障（由于信息服务器出现问题或者机房停电等情况造成SPD系统无法正常生成申请单的）①先由科室汇总纸质申请；②资产管理科、采购科审核；③交驻院物流人员公司转到公司配货；④服务器无异常或恢复供电后再由科室在SPD系统中手动补录。3）质量问题产品召回①医院物流配送人员首先反应至公司采购员联系供应商或厂家；②记录问题产品型号、批号反应至质量管理员备案；③由厂家派专业产品工程师到院查看问题，反馈给医院质量问题报告书；医院内有质量问题的产品按产品型号、批号更换，不能影响科室临床使用。1）医院紧急供货①则可由医院科室经审批后通知医院物流配送相应负责人，立即启动应急方案；②查看医院备货库的库存；③查看公司库房的库存；④联供应商调货，保证科室的正常使用。响应效率—应急工作流程1）医院紧急供货①则可由医院科室经审批后通知医院物流配送相应负责人，立即启动应急方案；②查看医院备货库的库存；③查看公司库房的库存；④联供应商调货，保证科室的正常使用。2）系统出现故障（由于信息服务器出现问题或者机房停电等情况造成SPD系统无法正常生成申请单的）①先由科室汇总纸质申请；②资产管理科、采购科审核；③交驻院物流人员公司转到公司配货；④服务器无异常或恢复供电后再由科室在SPD系统中手动补录。3）质量问题产品召回①医院物流配送人员首先反应至公司采购员联系供应商或厂家；②记录问题产品型号、批号反应至质量管理员备案；③由厂家派专业产品工程师到院查看问题，反馈给医院质量问题报告书；医院内有质量问题的产品按产品型号、批号更换，不能影响科室临床使用。2）系统出现故障（由于信息服务器出现问题或者机房停电等情况造成SPD系统无法正常生成申请单的）①先由科室汇总纸质申请；②资产管理科、采购科审核；③交驻院物流人员公司转到公司配货；④服务器无异常或恢复供电后再由科室在SPD系统中手动补录。响应效率—应急工作流程1）医院紧急供货①则可由医院科室经审批后通知医院物流配送相应负责人，立即启动应急方案；②查看医院备货库的库存；③查看公司库房的库存；④联供应商调货，保证科室的正常使用。2）系统出现故障（由于信息服务器出现问题或者机房停电等情况造成SPD系统无法正常生成申请单的）①先由科室汇总纸质申请；②资产管理科、采购科审核；③交驻院物流人员公司转到公司配货；④服务器无异常或恢复供电后再由科室在SPD系统中手动补录。3）质量问题产品召回①医院物流配送人员首先反应至公