第三讲 声像、实物档案管

声像、实物

档案管理

声像档案一、定义声像档案是指机关和个人在在从事公务活动中直接形成的、具有保存价值的以磁性或感光材料为载体，以声像为主要反映方式的，并辅以文字叙述的历史记录。二、声像档案的特点1.行意结合，形象逼真2.时间、空间感强烈3.易复制，原件与复制难区分4．携带使用方便5．保管要求高三、声像档案的种类照片、底片、数码照片录音、录像四、声像档案的规范性文件1、照片档案管理规范（GB/T11821-2002）2、西安市数字照片归档与数字照片档案管理规定3、西安市音视频电子文件归档与音视频电子档案管理规定照片档案的整理一、重视数码照片的管理（一）数码照片的特性（1）拍摄影像的方便性（2）获得视觉效果的直观性（3）使用操作的简易性（4）传输存储的快捷性（5）复制利用的灵活性（二）目前的基本情况各个单位使用普遍人人都可能是数码照片档案形成者质量水平高低不齐照片保管分散整理方法多样保真、保密、保存的难度增大利用率大大提高……（三）照片档案管理的基本原则1、集中统一原则2、择优保管原则3、去伪存真原则4、相互参见原则5、需求导向原则6、长久保存原则（四）照片档案的收集与归档主要掌握6个方面的内容：1、收集、归档的范围2、收集、归档的要求3、收集、归档的时间4、收集、归档的途径5、收集、归档的内容6、收集、归档的形式1、收集、归档的范围（1）本单位（2）本行业（3）本地区应以本单位的照片为主重要会议纪念活动领导视察、参观本单位的主要职能业务和成果生产、建设、科研和教学过程重大、突发事件外事活动……注意：——坚持“以我为主”和“突出特色”的原则2、收集、归档的要求（1）及时、定期、不得分散（2）真伪鉴定（3）质量把关（4）多套备份（5）文、图配套齐全注意：——收集的照片要有典型性和代表性照片和文字说明要互为参见照片要成组、成套3、收集、归档的时间可分为几种情况：（1）及时整理，随照随交（2）某活动结束后一个月内移交（3）建设项目按阶段分别移交（4）与文书、科技档案一起移交（5）即时、在线移交归档注意：——一般不跨多个年度，以免整理困难最迟在第二年6月底前完成归档4、收集、归档的途径（1）主要由形成单位和形成者，按要求整理完毕后，向档案部门归档、移交（2）档案部门、档案员自行拍摄、归档（3）档案部门广泛收集和征集，进行归档5、收集、归档的内容（1）拍摄的影像图片（2）拍摄数据（3）软硬件数据（4）标题（5）文字说明（6）目录数据库6、收集、归档的形式（1）网络在线归档（2）刻录在光盘、U盘等载体上移交（3）制作成纸质照片归档注意：——1、数码照片应以JPEG、TIFF为通用格式2、数码照片的像素不低于1000万像素3、扫描照片的分辨率不小于600dpi4、要有原始拍摄数据二、数码照片档案的整理（一）借助电子计算机进行操作（二）建立统一、完善的规定和制度，做到规范化管理（三）明确各自的职责和任务1、拍摄者——（7项工作）（1）负责自己所拍照片素材的鉴定筛选（2）每个拍摄专题形成一组照片，形成案卷；数码照片可建立独立的文件夹（3）对每个案卷或文件夹进行命名包括：年度和所拍摄的活动主题，形成标题（4）对文件夹内的每幅照片文件进行排序、编号和简单题名，如：（全宗号\年度\部门\题名\流水号）5\2014\基建处\竣工仪式\0003（5）在文件夹内附有简要文字说明：分单张照片和成组照片要求：全面、简洁、准确成为目录的基础（6）编制文件级目录数据库（包括每幅照片文件的题名、拍摄者、拍摄时间、照片文件号、文件位置等）（7）及时将整理好的案卷或文件夹通过照片档案册、网络、U盘、光盘等形式与途径移交给档案部门。2、档案部门——（6项工作）（1）建立制度，制定规范，集中统一管理本单位照片档案（2）对归档照片文件进行鉴定、审核（3）接收档案，办理移交手续（4）年终将该年度收集到的所有照片的案卷或文件夹统一排列、编号（5）建立照片档案目录体系（6）必要的备份照片档案的简易整理方法（1）在电脑中，用层层建立文件夹的形式进行分类和整理（2）统一在电脑硬盘的分区盘中操作整理，但不得使用C盘（系统盘）（3）应保持原数码照片的原始信息建立照片文件夹的方法在电脑硬盘的某区建立第一层文件夹：命名“XXX单位数码照片档案”打开，建立第二层文件夹：命名各个年度打开某一年度的文件夹，建立各个部门或各个活动专题的文件夹打开某一文件夹，存入该组照片……建立照片档案文件级目录目录项目——全宗号、目录号、文件夹号、文件夹题名、拍摄者、拍摄时间、光盘号、备注……建立各种目录体系光盘目录光盘内目录年度目录机构目录分类目录专题目录作者目录各种载体总目录……照片档案的光盘应多套备份1、一套原始图片，珍藏封存2、一套备份3、一套日常查阅利用4、若需洗印、编辑、放大等使用，则应由此复制出另一套5、如有条件，应异地保管，定期检查备份保存1、刻录光盘应选一次写入不可擦写光盘一个年度一个光盘质量高的单片装盒的DVD盘一式2-3套，并异地保管2、移动硬盘3、专用磁盘、磁柜……长久保存档案，不可使用——1、软盘2、电脑硬盘3、U盘4、数码相机储存卡、记忆棒5、MP3、MP4……三、纸质照片档案的整理方法1.分类问题---年度适用:照片档案时间跨度长例:办公大楼、工程项目年度---问题适用:照片档案数量多① 上级领导视察指导工作② 会议类③ 重要活动类④ 荣誉类⑤ 其他年度分类法适用:照片档案数量少2．排列照片档案的整理，按专题或事件进行组册，册内照片的排列应按照事件结合时间先后顺序、重要程度等因素进行排列。3.照片档案编号、编目每张照片都要编档号填写照片册的卷内目录填写案卷目录填写卷内备考表四、照片档案的文字说明照片文字说明，是照片档案的重要组成部分，有总说明和分说明两种。总说明的编写，要求有时间、地点、事由、人物、背景、摄影者等六方面要素。分说明是指每一自然张照片的说明，主要人物需注明姓名全称，两人以上要标识方位。照片档案册保存条件温度：13—15℃湿度：35—45%还应注意的几个问题1、所有的编辑、整理和归档工作，不得改变原始素材2、为保险起见，所有拍摄的原始素材应在拍摄后立即多套、异地备份3、所有的编辑、整理工作都应在复制的备份中进行4、由于各单位的规模、情况不一，照片整理的体系和方法可以不尽相同，只要能管理好就行5、注意知识产权、肖像权、隐私权、所有权、使用权、公布权等的使用与保护视音频电子档案管理一、定义国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，具有保存价值且归档后的数字音频文件和数字视频文件。音视频电子档案由音视频电子文件、元数据和文字说明组成。音视频文件的归档范围（一）本单位重大公务活动重要会议重点工程、科研项目领导人、著名人物、劳动模范、先进人物等获奖的活动（二）本地区重大事件重大事故重大自然灾害……（三）其他具有保存价值的音视频文件音视频文件的归档时间（一）自形成之时及时整理归档（二）最迟在第二年6月底前完成归档音视频文件的归档要求（一）原始性1、必须是由设备直接录音、拍摄形成的原始音频、视频文件2、经过添加、合成等修改内容、颠倒时序的处理过的音视频文件不能归档3、元数据应齐全，特别是“标题”“标记”“备注”等内容及摄录者信息要齐全（二）完整性主要场景重要人物完整程序（三）高品质声音清楚画质清晰质量精良（四）要配以文字说明文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄录者等要素，概括该音视频文件或文件组所反映的主要内容。录音录像档案的整理（一）分类音频文件和视频文件分开（二）排列按照形成时间顺序排列（三）命名编号采用“属类—年度—组号—件号.文件格式”例如：LY-2012-0001-0001.MP3LX-2012-0001-0001.AVI注意：——编号中必须注意两个一致：一是录音录像盒上的编号与外包装盒上的编号一致；二是录音录像盒上的编号与其相应的文字说明一致。（四）建立文件夹1、分别建立“音频档案”和“视频档案”两个文件夹2、再分别按年度建立文件夹3、再分别建立组文件夹,用“组号+组名”命名例如：D:\音频档案\2012\0001-某会议\00014、把音视频文件和文字说明存入组文件夹四、声像档案的保管和利用脱机存储，一式2套，一套封存，一套供查阅利用2、可用载体：一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘3、不可用载体：软磁盘、移动硬盘、U盘4、光盘及包装上应有标签：载体序号、全宗号、密级、存入日期等5、光盘要求单片装盒，竖放保存6、注意防磁场、强热源，并与有害气体隔离7、定期检验：磁性载体每2年、光盘每4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%实物档案管理一、什么是实物档案

实物档案是指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。二、实物档案的归档范围1、本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等；2、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等；3、本单位对外交往中获赠的重要纪念品；4、本单位组织的各种重大活动中形成的纪念品；5、机构成立以来使用过的牌、匾、印章；6、本地区、本企业第一批生产的、获奖的、重要的产品样品；7、其它有保存价值的实物。三、实物档案的归档要求1、应归档的实物自形成后的次年三月底前向本单位档案管理部门移交；2、由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续；3、归档的实物要保持整洁、无破损，任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人；4、归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系；5、本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。四、实物档案的保管期限分为两种：永久定期五、实物档案的整理（一）归档实物的分类：归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。归档实物可按物品种类分类；实物档案较少的单位，可不分类。（二）归档实物的排列：归档实物可按种类结合时间进行排列，也可按归档时间顺序排列。（三）归档实物的编号：归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号，并在不影响实物品像的合适位置粘贴标签，填写档号。归档实物的档号一般由全宗号、类别号、件号组成（不进馆单位全宗号不填）。归档实物的档号有两种格式：格式一：全宗号－类别号－属类号—件号格式二：类别号—属类号－件号15-SW-1-001件号

属类号（如1代表锦旗）

类别号全宗号（四）实物档案目录的编制：归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目。实物档案案卷目录样式案卷号受奖单位题名授奖单位授奖年度保管期限类别备注六、实物档案的保管实物档案一般应专柜保管，对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。对实物档案应定期清点，做到帐物一致，发现问题及时查对清楚。实物档案应保持整洁，定期除尘，避免褪色，确保实物档案完好无损。存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投放防虫剂；实物档案应使用数码相机数字化，并将形成的数码照片按要