企业管理类文书档案整理省档案局

知识链接1、《归档文件整理规则》中华人民共和国档案行业标准DA/T22-----2000(以下简称《规则》)2、四川省档案局《关于企业参照执行〈归档文件整理规则〉的意见》(以下简称《意见》)的通知川档发[2003]15号(以下简称《意见》)3、四川省档案局《关于施行<归档文件整理规则>的几点意见》（川档发[2001]24号）(以下简称２４号文)

企业的类型很多，各种类型的企业其档案种类既有共性又有个性，就一般具体的企业而言，企业档案可以按照其所反映的企业活动职能性质分为管理类、业务类、财务类、人事类。管理类档案整理：参照执行《归档文件整理规则》财务类、人事类是两种专门档案；

业务类档案的情况比较复杂，如生产、建筑等类型的企业多为科技生产活动，其档案内容主要为科技档案(产品档案、科研档案、基建档案和设备仪器档案)企业管理类档案主要分四大类：◆经营管理类◆生产管理类◆行政管理类◆党群管理类◆在工程项目中，管理性文件的组卷内容主要包括:可行性研究、任务书、项目管理文件（如征地、移民文件；计划、投资、统计、管理文件；专项申请、批复文件）；竣工验收文件等。工程项目管理性文件的组卷：（1）按问题组卷：将反映同一问题或同一件事物的相关文件组成案卷；（2）按时间组卷：将属于同一年度、季度或月份的文件分别组成案卷；（３）按文件类别，如项目依据性、基础性、竣工验收文件等组卷；（４）按重要程度组卷。

◆根据文件的内容，凡是没有针对具体建设项目的计划、措施、批复、意见、会议纪要等普发性的文书类文件，均应归入管理类（文书档案）相应类别中。二、科学划分保管期限

保管期限表就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案管理期限的依据和标准。

①、凡是具有长远利用价值的档案，都应永久保存；②、凡是在一定时期内具有利用价值的档案，应长期或短期保存；也可定期（30年或10年）保存。③、凡是介于两种保管期限之间的档案，保管期限一律从长。《基本建设项目档案资料管理暂行规定》长期保管的基本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

◆正确划分保管期限坚持“简化”原则则：档案实行“两分法”、、“标时制””——永久；——定期（30年、10年）注意——永久的文件突出其其“重要性”定期的文件突出其其“一般性”第三部分：《归档文件整整理规则》出出台的背景、意义及其特特点一、背景▲传统的立卷：：文件办理完毕毕后，必须经经过系统整理理，才能归档档保存。将零散的文件件材料根据其其相互联系、、特征和保存存价值分类组组成案卷的整整理过程，就就叫做立卷。。▲出台《规则》》的必要性：由于立卷方方法繁琐、复复杂，主观随随意性较大，，很难把握案案卷的质量，，每年的立卷卷归档成为专专兼职档案人人员的一项沉沉重的工作负负担。机关、、企事业单位位档案工作人人员改革归档档文件整理方方法的呼声日日益高涨。“简化整理，深深化检索”成为大家的共共识。▲出台《规则》》的可能性：：随着企事业单单位办公自动动化进程的加加快，计算机机技术越来越越多地应用于于档案管理，，其高效、快快捷、灵活的的检索方式，，为立卷改革革提供了新的的方向和可能能。二、目的为了贯彻“强化收集、简简化整理、细细化检索、深深化利用”的业务工作作方针，提高工作效率率，推进归档文件件整理工作制制度化、规范范化、现代化化，2000年12月6日,国家档案局出出台了新的行行业标准《归归档文件整理理规则》，并于2001年1月1日日正式实施。。《规则》规定定：对应作为为文书档案保保存的纸质文文件材料不再再立卷,以以“件”为为单位进行整整理。要求——在计算机辅助管管理条件下，文件实行以“件”为单位的整理理，努力做到“随办随归档档”，“谁办谁归档档”。适用于文书档案的整理。（一)简简化1、从检索的的实际需要及及减轻整理工工作量出发，，取消案卷，实实行文件级管管理，简化整理程序序，放宽对归归档文件实体体的整理要求求，免除了繁繁琐、复杂的的组卷过程，，2、分类方法确定为年度、、保管期限、、机构（问题题），并允许许各单位视具具体情况组合合及简化分类类层次。3、装订以“件””为单位进行，对装订订材料不做统统一规定，只只要符合档案案保护要求即即可，装订方方法也不限于于“三孔一线线”。4、排列方法强调按事由排排列，时间、、重要程度等等作为参考因因素，可根据据实际情况选选用。5、归档章的位置置不限于文件首首页右上角，，首页上端空空白处皆可。。6、取消案卷卷、卷内文件件两级目录，，只编以“件件”为单位的的归档文件目录录。7、无需编页号，改设“页数数”项。8、归档文件件直接装盒保管管。9、无需拟写写案卷题名和和填写案卷封封面。只需填写档案案盒盒脊。10、档案盒盒的项目设置置有了较大变变化。如封面只设“全全宗名称”项项。◆《意见》第第五条：根据《工业企企业档案分类类试行规则》》进行实体分分类的企业，，其党群工作作、行政管理理、经营管理理和生产技术术管理四大类类的文件材料料可参照执行行《规则》的的规定，按““件”进行整整理。具体操操作中四大类类可以继续保保留，不再设设置二级类目目；也可以四四大类合并为为“管理类””，划断年度度重新调整分分类编号，制制定新的分类类方案。（多多则保留，少少则合并）◆没有按《工工业企业档案案分类试行规规则》进行实实体分类的企企业，其管理理性的文书档档案可参照执执行《规则》》。▲文书档案：：是指反映党务、、行政管理等等活动的档案案。（《档案工作基基本术语》中中华人民共和和国档案行业业标准）★（二）归档文文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分分类、排列、编编号、编目、、装盒，使之之有序化的过过程。明确了“以件件为单位”的的基本原则，，并概述了归归档文件整理理工作的基本本环节。★（三）件：归档文件的整整理单位。《规则》最根根本的特点，，就是以“件件”为整理单单位，进行文文件级整理在实际工作中中，如何确定定件数？⑴正本与定稿为为一件:一般来说，文文件的正本与与定稿为一件件，但定稿过过厚不易装订订的，也可单单独作为一件件。⑵正文与附件为为一件,如果附件数量量较多或者太太厚不易装订订时，也可各各为一件。⑶原件与复制件件为一件。⑷转发文与被转转发文为一件件:转发文与被转转发文是一份份文件的不同同部分，前者者往往包括贯贯彻意见及执执行要求，后后者则是具体体内容，它们们在发挥文件件效力方面难难以分割，因因此应作为一一件。(5)正文与文件处处理单为一件:文书处理规规范的企业，，文件在运转转过程中一般般都附有文件件处理单或者者拟办单、发发文稿纸，有有的还附有领领导指示的签签批条等。这这些表单真实实地记录了文文件的形成、、办理过程，，是归档文件件不可分割的的重要组成部部分，应与文文件作为一件件。(6)会议文件:以责任者结结合文件内容容确定件数,不应把会议文文件只确定为为一件，这样编目时时就无法确定定责任者和题题名，日后也也难于检索利利用。▲成套的会议议材料各为一一件。（7）重要文件的正文与历次次修改稿可各各为一件。（8）来文与复文是指不同单位位之间就某一一问题的往来来文书。从文文种上看包括括请示与批复复、报告与批批示、函与复复函等。《规则》对来来文和复文采采用“可为一一件”的表述述方式。我省明确规定定：“来文与与复文”各作作为一件处理理。（9）报表、名册、、图册等一册(本)为一件:报表、名册、、图册等每册册（本）内容容都相对完整整，具有独立立的检索价值值，因此应按按照其本来的的装订方式，，一册（本））作为一件。。(10）介绍信存根等一本为一件件；（11）干部任免、录录聘、调资、、离退休、津津贴补助等材材料。如果一人一一表或一文的的，以一个人人的一套材料料为一件；若若以若干人为为一表或一文文的，以一起起上报审批的的这几个人的的一套材料为为一件。▲“为一件”是指实体上装装订在一起，，编目时也只只体现为一条条条目。整理内容：归档文件整理理包括系统化和编目两大部分内容容。系统化主要指分类和和排列；编目包括归档文件件编号、编制制归档文件目目录、填写档档案盒脊和备备考表等。▲整理环节：装订、分类类、排列、编编号、编目、、装盒六个环环节。（按““卷”整理有有17个环节节）四、质量要求求★（1）归档文件应齐齐全完整。已已破损的文件件应予修整，，字迹模糊或或易退变的文文件应予复制制。◆归档文件的的齐全完整反映本单位职能活动全过过程的文件必须齐齐全完整。即即本单位各部部门各项工作作中形成的应应归档文件必必须齐全，不不能缺少某个个部门或某项项工作的文件件。一组有密切联系的的文件必须齐全完整整。如召开某某会议，应有有会议通知、、日程安排、、领导讲话、、大会发言、、会议简报、、会议纪要等等反映这次会会议全貌的主主要文件，若若缺少某一方方面的文件，，就视为不齐齐全。文件正本与定定稿、正文与与附件、原件件与复制件、、转发文与被被转发文、请示与批复、、报告与批示示、函与复函函应齐全完整整。◆已破损的文文件应予修整，字迹模糊或或易退变的文文件应予复制。①对破损文件件进行修裱②对字迹模糊糊或易退变的的文件进行复复制③去除文件上上易锈蚀的金金属物④超大纸张折折叠：由于档档案盒尺寸是是按照A4纸纸张的大小设设计的，为方方便文件装盒盒，就需要对对超大纸张加加以折叠。折折叠时注意尽尽量减少折叠叠次数；折痕痕处应尽量位位于文件、图图表字迹之外外；宜单张折折叠，以方便便归档后的查查阅利用。★（2）整理归归档文件所使使用的书写材材料、纸张、、装订材料等等应符合档案案保护要求。五、整理方法（六个部分，，三十三条））。（一）装订（二）分类（三）排列（四）编号（五）编目（六）装盒（一）装订装订是归档文文件整理的基基础环节，即即采用符合档档案保护要求求的装订材料料，将归档文件以以“件”为单单位固定在一一起。通过装订，从从实体上将归归档文件整理理的基本单位位——“件””确定下来，，为后续工作作的开展提供供条件。★对归档文件进进行排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；汉文本在前，少数民族文字字文本在后；不同文文字的文本，，无特殊规定定的，中文本在前，外文本在后；发文稿纸应放在正本之后，定稿之前；收文处理单应放在正本之前。◆常见的方式式：（1）线装：：将“件”内内各页对齐，，用缝纫机在在文件左侧居居中装订线处处轧边，较厚厚的文件，可可采用“”三三孔一线“的的方法装订。。（2）钉书钉钉◆现有的装订方方式和用品各各有利弊。因因此在一个单单位单一的装装订方式往往往不能满足装装订工作的需需要，可以配配合使用几种种装订方式。较厚的文件采采用棉线“三孔一线”的装订方式式。（二）分分类（企业文文书档案的分分类）★采用保管期限限—年度—机机构(问题)等方法进行行分类。同一一全宗应保持持分类方案的的稳定。归档文件的分分类，是指全全宗内归档文文件的实体分类，即将归档文文件按其来源源、时间、内内容和形式等等方面的异同同，分成若干干层次和类别别，构成有机机体系的过程程★按年度分类类：将文件按其形形成年度分类类。年度分类法是是运用得最广广泛的分类方方法。运用年度分类类法时，正确确地判定文件件的日期并归归入相应年度度，是决定分分类质量的关关键。几份文件作为为一件时，应应以装订时排在前面的文件日期为为准。例如，，正本与定稿稿为一件时，，以正本为准准；正文与附附件为一件时时，以正文为为准；转发文文与被转发文文为一件时，，以转发文为为准。★按保管期限限分类：将文件按划定定的保管期限限分类。采用保管期限限分类法，能能够将不同价价值的归档文文件从实体上上区分开来，，使档案部门门能够有针对对性地采取整整理和保护措措施。◆按机构分类类：将文件按其形形成或承办机机构分类。▲采用机构分分类法时，一一般来说，有有一个机构就就设置一个类类，机构名称称就是类名。。各机构的次次序可按照本本机关机构序序列表的规定定或习惯上的的顺序来排列列。▲采用机构分分类法原则上上以哪个机构构名义发文的的文件就归入入哪个机构的的类中。◆按问题分分类：按照文件内容容所说明的问问题对归档文文件分类。采有问题分类类法，可以避避免或减少同同类问题文件件分散的现象象，便于按专专题查找和利利用档案。▲分类方方案：：依据《《规则则》，，常用用的分分类方方案为为：（1））保管管期限限———年度度———机构构(问问题)（2））年度度———保管管期限限———机构构(问问题)◆特别注注意：：保管期期限、、年度度是必选选项，，任何何复分分式分分类法法都必必须具具备，，也就就是说说任何何单位位整理理归档档文件件都必必须分分年度度、保保管期期限进进行。。机构构（问问题））作为为选择择项。分类方方案▲保管管期限限———年度度分类类法即先将将归档档文件件按保保管期期限分分类，，在保保管期期限下下按年年度分分类。。永久2010年年2011年年2012年年30年年2010年年2011年年2012年年10年年2010年年2011年年2012年年2011年年永久30年年10年年党群工工作行政管管理生产技技术管管理经营管管理◆《意意见》》第九九条：：同一一全宗宗内的的档案案应保保持分分类方方案的的稳定定，排排列上上架顺顺序要要与分分类方方案相相一致致。（三））排列★归档文文件应应在分分类方方案的的最低低一级级类目目内，，按事事由结结合时时间、、重要要程度度等排排列。。会议议文件件、统统计报报表等等成套套性文文件可可集中中排列列。▲排列列方法法：在分分类方方案的的最低低一级级类目目内，，按事事由结结合时时间、、重要要程度度等排排列。。“最低低一级级类目目内””，是指分分类时时确定定的类类目体体系中中设在在最低低一级级的类类目，，例如如按照照“年年度———保保管期期限””分类类，保保管期期限即即为最最低一一级类类目。。《意见见》第第十条条：企企业采采用随随办随随归整整理方方法时时，除除了成成套性性文件件材料料相对对集中中外，，一般以以归档档文件件形成成的时时间先先后顺顺序排排列；来文文与复复文(请示示与批批复、、报告告与批批示、、函与与复函函、通通知与与报告告等)应各各为一一件编编目，，在归归档文文件目目录的的备注注栏注注明参参见号号，或或在备备注栏栏加注注“*”号号，另另在备备考表表填写写有关关说明明情况况。★（四）编号：归档文件件应依分分类方案案和排列列顺序逐件编号号，在文件件首页上上端的空空白位置置加盖归档档章并填写相相关内容容。▲加盖归归档章归档章设设置全宗宗号、年年度、保保管期限限、件号号等必备备项，并并可设置置机构（（问题））等选择择项(如如图所示示)。归档章图图示:1683×15单单位位：mm比例：1:1（全宗号）（年度）（室编件号）*（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）归档章的的内容包包括:必备项目目：▲全宗号号：需向档案案馆移交交的档案案，其全全宗号由由负责接接收的档档案馆给给定。企业亦亦可根据据对所属属单位集集中统一一管理的的需要和和企业产产权变更更情况自自行设定定。例如:二二滩公司司档案馆馆赋予公公司总部部、各项项目建设设管理局局和各水水力发电电厂档案案全宗号号00二二滩公公司（总总部）档档案01二二滩水水电工程程和二滩滩水力发发电总厂厂档案02桐桐子林林水电工工程和桐桐子林建建设管理理局档案案03官官地水水电工程程和官地地建设管管理局档档案04锦锦屏一一级水电电工程、、锦屏建建设管理理局和锦锦屏水力力发电总总厂档案案…….▲年度：：指归档文文件的形形成年度度。应采采用公元元纪年，，以4位位阿拉伯伯数字表表示，如如2010年。。▲保管期期限：归档文件保管管期限的简称称或代码。▲件号：归档文件的排排列顺序号。件号包括室编件号号和馆编件号号。室编件号即归档文件在分分类方案的最最低一级类目目内的排列顺顺序号，在分分类方案的最最低一级类目目内，按文件件排列顺序从从“1”开始始标注。馆编件号按进馆要求标标注。▲件号号的编制必须须在分类方案案的最低一级类目目内依序逐件编号，不能跨越不不同的类目，，也不能以盒盒为单位流水水编制件号。。（川档发[2001]24号）▲如果来来文与复文按按件号顺序装装入不同的档档案盒，应在在相应条目的的备注栏注明明参见号。（（川档发[2001]24号）盖章位置：◆归档章一一般应加盖在在归档文件首首页上端的空空白位置；◆如果发文文有文件签发发单或收文有有文件处理单单的，也可放放在最前面作作为首页，在在其上加盖归归档章，以更更好地保护文文件正本的原原始面貌。。。◆《意见》第十五五条：如果计计算机管理档档案软件能够够打印包含归归档章相应栏栏目内容的归归档文件封面面，则可将该该归档文件封封面装订在归归档文件之前前，而不再需需要加盖归档档章《意见》第十十四条"机构构(问题)"栏，在企业业保留前四大大类时统一填填写为相应的的类别或代码码；如果前四四大类合并为为"管理类"则不填。（五）编目★编目：归档文文件应依据分分类方案和室室编件号顺序序编制归档文文件目录。★归档文件应逐件编目。▲《规则》》中的编目是是指编制归档文件件目录。▲编目以“件件”为单位进进行，在目录录中“一件””只体现为一一条条目。★归档文件目录录设置件号、、责任者、文文号、题名、、日期、页数数、备注等项项目。(如图图所示)。件号责任者文号题名日期页数备注归档文件目录录式样▲件号：填写室编件号号。▲责任者：制发文件的组组织或个人，，即文件的发发文机关或署署名者。填写责任者项项时一般应使使用全称或通通用简称，注注意不要使用用“本部”、、“本局”、、“本公司””等含义不明明、难以判断断的简称。联合发文时一般应将所所有责任者照照实抄录，责责任者过多时时可适当省略略，但立档单单位是责任者者的必须抄录录，以体现““以我为主””的精神。机关内部文件件等“白头文件”，由于各种原原因，常会出出现未署责任任者的情况，，编目时应尽尽量根据文件件内容、形式式等特征加以以考证并填写写。▲文号：即发文的字号号，一般由机关关代字、年度度、顺序号组组成，如川档发[2003]15号。填写文号项时时应照实抄录录，不能任意意省略。没有文号的机机关内部文件件或者外来文文件，文号栏栏空缺。文号号栏内不应填填写“会议文文件之一”、、“情况反映映”等内容。。▲题名：文件标题。它是直接表达达文件内容和和中心主题的的文件特征，，是了解归档档文件内容的的起点。利用用者和档案工工作人员多从从题名入手查查找档案，是是最重要的检检索途径。◆题名由责任者、问题题、文种三个部分组成成，例如：（1）《四川川省档案局关关于四川省民民营企业档案案工作情况汇汇报》（2）《四川川省档案局四四川省发展展和改革委员员会关于进一一步推进全省省重大建设项项目档案工作作的通知》(川档发[2010]29号)（3）《四四川省档案局局四川省省发展和改革革委员会关于于开展省级重重点建设项目目档案工作督督查的通知》》（川档发〔〔2011〕〕15号）◆一般情况况下，文件只只有一个题名（正题名），，填写题名时时应照实抄录录。有的文件件还有副题名，对正题名进进行解释说明明，正题名能能够反映文件件内容时，副副题名无须抄抄录。并列题名即以其他语言言文字书写的的题名，需要要时与正题名名一并抄录。。◆《意见见》第十六条条：有的文件件没有题名，，或题名不能能准确全面揭揭示文件内容容，应根据文文件内容重新新拟写或补充充题名，并在在新拟或补充充题名之外加加“[]””号。◆简报要把最重要的的一篇题名用用“[]””带出。会议记录中要把重要的的几次会议内内容选出来作作为题名，仍仍然为一件。◆有些归档文件件的附件是具体的条文文规定，或者是正文文的重要补充充和说明，可可在正件题名名后抄录附件件题名，外加加“()””号。例如“关于于进一步加强强成都市精神神文明建设的的决定（附：：市民公约））”。▲日期：即文件的形成成时间，它是是文件的重要要特征之一，，反映了文件件产生的时代代背景，是查查找利用档案案的重要途径径。单份文件作为一件时，，填写发文时时间（文件的的落款时间））。具体填写写时应以8位位阿拉伯数字字标注年、月月、日。例如如，2001年8月28日，标注为为：20010819。。多份文件作为一件时，，日期一般填填写第一份文文件的形成时时间。▲页数:填写每一件归档文件的页页数。凡归档档文件中有图文的页面面为一页。包括文件处处理签和封面面（包括计算算机打印的归归档文件封面面）。★归档文件目录录：应单独装订成成册并编制封封面。归档文文件目录封面面可以视需要要设置全宗名名称、年度、、保管期限、、机构(问题题)等项目(如图所示)。其中全宗宗名称即立档档单位的名称称，填写时应应使用全称或或规范化简称称。*全宗名称____________*年度度____________*保管期限____________*机构（问题题）_________归档文件目录录归档文件目录录封面◆《意见》第第十八条：归归档文件目录录应一式两份份，一份装订订成册作为对对外查阅的检检索工具，一一份装入所对对应的盒内作作为盒内目录录备查。归档档文件目录在在区分保管期期限后，可一一年一本或几几年一本。★（六）装盒：：将归档文件按按室编件号顺顺序装入档案案盒，并填写写档案盒封面面、盒脊及备备考表项目。。归档文件应严严格按照室编件号的顺序装入档案盒，，与归档文件件目录中相应应条目的排列列顺序相一致致，以保证检检索到文件条条目后能对应应地找到文件件实体。装盒时，应按按照分类方法法的不同，将将不同类别的的归档文件装装入不同的档档案盒中。装盒的具体要要求：（1）不同形形成年度的归归档文件不应应放入同一档档案盒；（2）不同保保管期限的归归档文件不应应放入同一档档案盒；（3）分机构构（问题）的的情况下，不不同机构（问问题）形成的的归档文件不不应放入同一一档案盒。装盒时应注意意的问题：（1）应视文文件的厚度选选择厚度适宜宜的档案盒，，尽量让盒装装满，同一单单位使用的档档案盒厚度宜宜相对统一，，以便按照延延长米来进行行档案数量统统计；（2）档案盒只是归归档文件的装装具，不具备备保管单位的的作用。因此此，并不要求求同一事由的的归档文件必必须装在同一一档案盒内，，只须按照排排列的先后顺顺序依次装盒盒，一盒装满满后，顺次装装入下一盒。★档案盒按照摆摆放方式的不不同，可以分分为竖式和横横式两种，在在盒脊或底边边设置全宗号号、年度、保保管期限、起起止件号、盒盒号等必备项项，并可设置置机构(问题题)等选择项项(如图所示示)。全宗号年度保管期限*机构（问题题）室馆盒号起止件号档案盒盒脊式式样▲起止件号：填写盒内第一一件文件和