行政公文管理办法模板

4/4行政公文管理方法一、总则1、为了使XX有限公司（简称公司）的公文管理工作规范化、制度化，结合本公司实际状况，特制定本管理方法。2、本管理方法是制发行政公文的基本依据，各职能管理部门应依据本管理方法，结合公司实际状况，拟制各种公文。3、本管理方法由公司总经办负责组织执行。各职能管理部门可依据本管理方法的要求及规定，结合各自的实际状况制定实施。4、本管理方法增补、修订及说明权属公司总经办。二、公文的适用范围及种类1、公文的适用范围1)向上级的请示或报告；2)发布公司的重大确定和通知；3)颁布关于公司政策、法令、人事、培训、机构编制等方面重要的管理规定、条例、制度和方法；4)具有政策性、规定性的资料文件。2、公文种类1)请示：适用于向上级领导及部门请求指示和批准。2)报告：适用于向上级领导及部门汇报工作及反映状况。3)指示：适用于对下级部门布置工作，阐明工作的指导原则。4)布告：适用于公布应当遵守或周知的事项。5)通告：适用于一定范围内公布应当遵守或周知的事件。6)通知：适用于传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项。7)通报：适用于表扬好人好事，批判错误。8)函：适用于平行的或不相隶属的公司之间互相商洽工作。9)会议纪要：适用于记载和传达会议议定事项及主要精神，要求相关部门共同遵守执行。三、公文标准格式1、资料文件模版：以公司名义对内、对外发文；在正文终止后，在右下方用数字（一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、O）标注发文日期（年、月、日），并在日期上加盖公司公章。（请见附页1）2、公文字体：资料文件正标题（宋体二号字，加粗）；资料文件副标题（宋体小三号字，加粗）；正文内容（仿宋体小四号字）。3、如公文最后一页仅有日期或单位名称，无正文内容时，须在最后一页页首处标注“（此页无正文）”字样。4、主题词置于公文末页抄送栏之上，词目间有一个字的空格，主题词一般不超过10个字。5、送往上级单位为抄报。送往平级、下级单位为抄送。四、资料文件编号资料文件模版统一编号为：“****X字[XXXX]第XXX号”。其中“X字”中“X”为拟文部门代字，“[XXXX]”为年份，“XXX”号为序号。例如：20XX年****公司总经办下发的第1号资料文件，资料文件编号即为：****总字[20XX]第001号；（发文代字详见附页2）注：1、文号以百进制为单位，不足百位时须在序号前加“00”或“0”。2、每年月1日为资料文件编号的起始日；如20XX年总经办下发的第一号资料文件，资料文件编号即为：****总字[20XX]第001号。五、资料文件性质1、资料文件依据其内容隐秘的程度，分为“绝密”、“隐秘”、“隐秘”三种级别。依据资料文件隐秘的等级，应在公文的首页右上角处加盖公司统一刻制的“绝密”、“隐秘”、“隐秘”章。非保密公文不必标明。2、依据资料文件紧急程度，应在资料文件首页右上角加盖公司统一刻制的“急件”或“特急”章。非紧急公文不必标明。3、如是隐秘资料文件，又是紧急资料文件，则先标注紧急程度，后在其下方标注隐秘等级。六、资料文件处理程序1、审核：部门需要以公司名义发出资料文件时，由相关人员拟写文稿，经部门负责人审核签字后，递交总经办审定；2、登记：资料文件发出之前需由发文部门填写“发文审批表”（见附页3），由总经办统一为资料文件编号；3、签发：以公司名义发出的资料文件，应由部门主管领导签字审核，并由公司级主管领导签字批准。资料文件签发一律用黑色碳素笔，禁止使用铅笔和圆珠笔；4、发文：发文部门将资料文件按发送数量复印后，送交财物部盖章，并由发文部门人员负责资料文件发送；5、签收：各部门收到资料文件后，由收文人在“资料文件发放登记表”（见附页4）上签字，发文履行后，发文部门负责人亦须在“资料文件发放登记表”上签字；6、存档：以上工作履行后，由发文部门人员将资料文件、“发文审批表”及“资料文件发放登记表”一并送交总经办及档案室存档；资料文件原件（即有签发人亲笔签字的资料文件）、“发文审批表”及“资料文件发放登记表”原件送至档案室存档。八、资料文件管理1、资料文件保管收文部门依照《保密管理制度》相关规定指派专人负责资料文件的保管工作。2、资料文件借阅：1)保密资料文件：保密资料文件由制发部门专人按《保密管理制度》相关规定执行；2)普通资料文件：对于普通资料文件，需经本部门领导签字，并办理借阅手续后方可借阅资料文件。3、资料文件销毁：定时做好资料文件的鉴定销毁工作，对失去利用价值的资料文件档案，由资料文件保管部门提出申请，并列出预销毁的资料文件档案清单（一式二份），经部门经理审核，及其直属主管领导签字批准后，方可协同档案室管理人员一同进行销毁工作，资料文件档案销毁清单由申请资料文件销毁部门及档案室各留存一份作长期保存。十、传阅资料文件管理由总经办组织资料文件的传阅工作，各部门收文人员须在“资料文件传阅登记表”上签字确认。（见附页5）十一、外来资料文件管理1、范围：政府机关下发的资料文件；集团公司和集团下级公司发出的资料文件；各部门外出开会或因其它公务带回公司的外部资料文件均为外来资料文件；2、登记：由带回资料文件的人员到总经办填写“外来资料文件登记表”（见附页6），并将资料文件留存于总经办，任何部门或个人无权扣留资料文件；3、处理：对于待处理资料文件，总经办需与相关部门联络进行处理工作；4、编号：由总经办统一编号；并将编号规则报至档案室；5、存档：由总经办统一送交档案室进行存档。十二、会议记录管理1、会议记录格式现分为两种：公司级“会议纪要”格式（见附页7）和部门级“会议纪要”格式（见附页8）。2、会议记录格式的使用方法：公司级会议，使用公司级“会