基层档案管理信息化建设途径和策略分析获奖科研报告

基层档案管理信息化建设途径和策略分析获奖科研报告摘要：在科技迅速发展的社会，信息化已经普遍用在各类工作中，已经成为了一种趋势。基层档案是基层开展各项活动的基础，也是对活动的记录。所以，基层档案管理工作的信息化进程也要不断加快，适应现代化社会的需要，提高工作效率。基于此，以下对基层档案管理信息化建设途径和策略进行了分析，以供参考。

关键词：基层档案管理;信息化建设途径;策略分析

中国分类号：G270

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引言

档案管理规范化是档案管理工作不断追求不断努力的方向，基层档案管理工作是档案管理的薄弱环节。由于一些因素当前基层档案管理工作还面临一些问题，要规范基层档案管理工作首先要明晰当前基层档案管理中存的问题，根据问题提出解决的途径。

1基层单位档案信息化建设的必要性

基层单位传统的档案管理方式中，档案是纸质材料，包装在档案盒中。这种保管方式占据的空间较大，对保管环境有着很高的要求，在保管的过程中容易出现损坏。并且，查找档案时不方便，需要耗费较多的时间，降低了工作的效率。为了将纸质档案保管妥当，基层单位每年需要在档案管理方面投入不少的经费，增加了基层单位的开支。而档案的信息化管理能很好地解决掉传统档案管理的弊端，提升基层单位的办公效率，创造更多的经济效益。信息化档案管理下，只需将档案录入到信息管理系统中，使用信息化平台，能对多种档案做出分类。并且信息平台能对存入的档案备份，以防档案出现丢失或者损坏的现象。信息化管理有着一套完善的流程，保管时更加安全，查询时更加方便，解放了档案保管人员。因此，加强档案管理的信息化建设非常有必要。

2基层档案管理工作中的问题

2.1档案意识薄弱

多年来，基层开展各项工作只重视实践，投身地方建设中，不重视档案管理工作。很多管理档案工作的领导不是专业的，没有时间和精力花在管理档案上，制定出工作制度不符合实际。这样使得一些工作人员错误的认为档案管理工作只是记录的功能，并不能给基层的各方面发展带来什么效益，所以导致档案管理工作混乱，工作人员散漫。

2.2基层档案管理信息化、网络化较弱

基层档案管理信息化和网络化主要是指在基层的档案管理中网络的使用情况和信息的现代化程度。主要表现在：一是当前基层档案管理中对网络化和信息化的认识不强，有的工作人员认为基层档案管理工作做好档案的整理查阅和归档等工作就可以了没必要建立电子档案，对于档案的信息化和网络化认识不到位。二是基层档案工作设施比较落后，实现信息化和网络化的档案管理工作存在困难。基层对档案管理的工作重视不够，很难优化和更新档案管理的硬件系统，如不对现行的硬件设施等更新换代，无法实现基层档案管理的网络化和信息化，阻碍了基层档案管理工作的网络化。

2.3档案人员素质低

档案管理工作对工作人员的素质要求并不高，甚至有的基层部门都没有专门负责档案管理工作的人员。基层领导的不重视，导致了档案管理人员素质低，不了解档案管理相关法律法规，工作散漫，不重视档案管理工作。而且，档案管理部门工作人员调动频繁，工作交接不明确，工作人员的素质水平不一很容易出现档案缺失和保密性不高的问题。

2.4对基层档案管理信息化建设重视程度不够

在信息化不断发展的今天，各行各业都在追求信息化水平，在基层档案管理工作中，信息化建设是未来工作的主要发展趋势，需要给予高度的重视。但是在传统档案管理理念的影响下，很多基层单位从领导到档案管理工作人员都没有认识到信息化建设对档案管理工作的重要性，重资料收集、轻资料利用的现象普遍存在，将档案管理工作的地位放到其他工作之后的情形经常出现。

3基层档案管理信息化建设途径和策略

3.1增加信息化建设档案的资金投入

资金的投入主要分为两个方向，其一是做好档案管理信息化技术的投入，信息化建设对设备要求很高，需要基层单位根据信息化建设的相关标准配备计算机、复印机等多种设备，对已经老旧的设备要及时换新，同时为了确保档案管理信息化建设的有序开展，有条件的单位可以积极引进档案管理相关的软件，推动档案管理智能化发展，让基层单位档案得到更充分的利用;其二是要加强对档案管理专业人才的引进，现代化的复合型档案管理人才不仅要具备专业的档案管理水平，而且要求对计算机有较高的信息化素养，才能够有效推动基层档案管理信息化建设工作的有效开展。

3.2树立先进的档案管理观念

基层档案管理者要树立先进的档案管理观念，加大对档案管理信息化建设的重视。管理者的重视是开展各项档案工作的保证，也是信息化建设的速度和质量的保证。所以管理者一定要制定出合理的管理制度，进入基层，了解各项工作得开展情况，定期和工作人员交流，认真听工作人员的回报，一旦发现问题，及时改正。同时，管理者要档案管理部门，合理分工、明确职责、规范工作流程，定期开展档案管理理念的培训工作，培养工作人员的先进观念，解决管理工作混乱的问题。

3.3提高基层档案管理信息化意识

很多基层单位档案管理信息化建设工作受到经济发展水平等多种因素的影响，在具体工作开展中依然依赖于人力，对信息化的认识还不够充分，需要进一步加强档案管理信息化建设的宣传教育工作，从意识上对基层档案管理工作进行改变，让广大基层档案管理工作人员深刻认识到档案管理信息化建设的必要性;将信息化建设意识融入到日常管理工作中去，针对已有的档案管理制度建立信息化档案管理制度，切实指导日常管理工作的开展。

3.4持续提高对基层档案管理信息化建设的认识

通过提高人们对档案管理信息化建设的认识，能够使人们更加重视档案管理信息化建设工作的开展，一是要提高基层档案管理工作人员对档案管理信息化建设的重视度，使他们认识到开展档案管理信息化建设的重要性和必要性，这样才能使其在具体工作中更多地运用信息化知识，更好地保管档案、利用档案，提高档案信息化建设水平。二是要提高基层单位领导对档案信息化建设工作的重视度，使其充分认识到信息化建设的重要性，将信息化建设工作当作一项重要工作来做。

3.5加强人才团队培训

与一般的工作有所不同，基层单位档案管理工作中，必须不断提升人才团队的培训力度，该方面的工作实施具有很大的影响力。1.基层单位档案管理的所有人员，都要按照新的标准、新的规范来操作。例如，我国对于档案的分类以及不同的基层单位档案管理任务，都做出了良好的指引，我们需要在具体工作的实施过程中，按照正确的路线前进，从而确保每一项工作的开展，都能够创造出较高的价值，使潜在性的问题转化为成绩。2.人才团队的培训工作开展，要不断提升考核的力度。例如，基层单位档案管理的严谨性，大家在日常的工作中不断完善应加强合作，这对于基层单位档案管理的进步，可以提供更多的指导。

结束