秘书时间管理

秘書時間管理

roger’s時間管理方法論 願此時間管理可以有效提昇學員的工作效能並且增加各位可用的時間.多出來的時間請留給關心您的人及您所關心的人.

您的時間資源在那裡,您的成就就在那裡.時間管理大綱一.什麼是時間管理(30min)二.如何提高工作效率(30min)三.備忘錄實作(40min)四.執行能力的強化(20min)在開始之前你的快樂是…你的成功是…關心你的人及你所關心的人是…請閉目一分鐘思考這個問題找出你心的中優先順序當你知道你只剩下三天的時間,第一個浮現在你腦海的人是誰?他是你最關心的人.第一件浮現你腦海的事情是什麼?那是你認為最重要的事情可是平時當你掉到忙碌的陷阱時做的事情有多少是跟這些人或事情相關的?你知道你可以活久嗎?30年?3年?還是3天?好吧,就把今天當作是你的最後1天吧!人,為何安於現狀?為何你我都不滿意現狀,但是卻安於現狀1.無奈2.因為現狀是你我最熟悉的3.或者是不確定改變之後會更好我們明明時間管理不好,卻不想要去改善它.因為忙得沒有時間做時間管理嗎?因為更忙,所以才更要花時間做時間管理.時間管理從那裡開始時間管理不是因為學習時間管理才會時間管理,而是從你不滿足於現狀,或者是想要有更好的時間管理開始沒有人可教你時間管理,除了你自己覺得需要的時候再來是你需要一個新的思考方式.什麼是新的思考方式呢?請架設一座橋,使A至B

距離最短,但是橋不可斜著搭100公尺300公尺AB河水有三片木條,

如何將它們圍成封閉三角形2cm10cm4cm你可知道為為何會想不不出來?因為你跳不不出原來的的思維習慣慣但是假設你畫畫了出來.恭恭喜你,你你可以用新新的角度去思思考一個舊有有的問題而roger的時間間管理方法論論就是一個新新的思考方法法,你只要要了解,接接受,執執行,持續續的做就會得得到一個良好好的時間管理理習慣你的時間間管理目目標設定定幫自己設設定個目目標吧比如說:三個個月之後後自己做做完原有有的事情情後,時時間還還可多出出30%你的期望望:不不把工作作帶回家家;假假日不用用趕到公公司;一一天花花幾個小小時陪陪陪家人或或者是你你最關心心的人;一個個禮拜花花些時間間到外面面走走……時間管理理是什麼麼?先瞭解時時間管理理不是什什麼?時間本身身不是問問題.因因為每每個人每每天所擁擁有的時時間都是是一樣多多所以時間間管理的的問題本本身不在在於時間間多少,而是是在於自己如何何善用及及分配你你自己的的時間……關注如何有效效率的把把事情做做出來……效率如何做最最好的時時間規劃劃…計劃劃如何說到到做到……執行力力持續時間間管理的的做法……習慣養養成時間管理理是什麼?時間管理理是讓自自己更有有績效,更富富效能效率是你你能夠善善用資源源或者熟熟能生巧巧地把事事情做完完效能是很很聰明地地把事情情做好.多聽聽聽專家家的意見見,找找到最佳佳方法,事先先有計劃劃地做事事情時間管理理從良好好的計劃劃開始,良好好的計劃劃又從行行動開始始.有有計劃沒沒行動,達成成率為零零.有有行動沒沒計劃容容易浪費費時間在在修正錯錯誤上,所以以兩者應應該並重重讓我們先先來討論論…準備:A4白白紙,一一般書書寫筆(紅,黑黑,藍筆筆)請分組每每組5-6人請寫出每每天妳花花在工作作最多的的時間是是什麼?請寫出每每件工作作平均花花掉多少少你多少少時間?每件事情情請判斷斷它是急急或不急急,重重要或不不重要請按照所所花時間間最多排排序下來來每組只要要報告10個每一組指指派一位位代表報報告排序事情時間重要/急急12…時間管理理架構緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩請排出正正確的行行事優先先順序????ABCD緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行行事優先先順序緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷陷阱一:時間的的配置不不對Reaction消極積積極掌掌握積極掌握握就是擬擬定計劃劃,做做好事情情事先的的準備,不要要等事情情發生了了再來補補救.譬譬如說說客戶的的要求事事先未澄澄清,做做出好好幾千個個產品後後再來修修補,要要花多多少時間間呢?而而客戶戶會如何何想呢最好的控控制是預防不合理的的時間配配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%明智的時時間配置置III1.重要要的事情情著重在在PlanPlan著重重在DoDo著著重在CheckCheck著著重在Action2.重要要的事情情要逐漸漸地交給給信任的部部屬,這這叫““灌能能”如何克服服忙與盲盲的窠臼臼第一件事事情是把把這些迫迫在眉睫睫的事情情很快地地把它解解決.第二件事事情是再再多花一一點時間間,去去想想以以後要怎怎麼做才才能不用用處理這這些事情情,或或者不用用這麼緊緊張地處處理這件件事情.一天的時時間要花花大部份份時間在在思考事事情要怎怎樣做是是最節省省時間最最不花力力氣的.而不不是很快快的把已已經發生生的事情情處理完完畢陷阱二:拖延延除了第四四項以外外,其其它的做做起來都都不太愉愉快不急的事事情一拖拖延之後後往往變變成緊急急的事情情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th克服1.成本/效益分分析法成本..................好處..................克服2.思維習習慣的改改變這件事令令人感到到為難,但是是它非做做不可,因此此我立即即將它做做完,以以便儘儘早忘掉掉它.養成速戰戰速決的的習慣將事情切切成好幾幾塊小塊塊任務,快速速地完成成每一塊塊的任務務先完成容容易的部部份,讓讓事情情有進度度,再再完成最最關鍵的的20%,讓讓事情看看起來像像做完80%一般般.(大塊時時間法則則)陷阱三:事事必躬親親諸葛亮凡事事必躬親,後來過過勞而死.為何需要事事事躬親?要求標準過過高不放心部屬屬,不信信任部屬因為怕部屬屬取代灌能:就就是將重要要的事情交交給他人去去做,讓讓他可以學學習處理事事情也學習習獨當一面面.過程程給予重點點的輔導,上軌道道之後即完完全授權,但是授權卻卻不授責陷阱四:有有求必應應受人尊敬重重要,還還是受人歡歡迎重要每個人都有有一個好朋朋友,叫叫“施小小惠”,可可以適當當地接受.不自量力而而接受他人人請託只有有兩種結果果,一是是累死自己己,二是是信用受損損努力自己茁茁壯成為大大樹,讓讓自己的果果實惠及眾眾人面對任何事事情馬上做拒絕做賦權給別人人做延遲做值得做嗎?需親自做嗎嗎?應馬上做嗎嗎?NNN結論是…1.捨得2.勇於拒拒絕3.交待1.怡情養養性2.輕鬆一一下時間管理架架構1.兵貴速速戰速決2.多花一一點時間去思考…1.決勝於於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事事重要的事不重要的事如何提高工工作效率提高工作效效率的三方方法三法則則三個方法1.了解解自己每天天不同時段段體力的分分佈狀況來來決定要做做什麼樣事事情2.讓自自己充滿活活力,最最簡單的方方法,就就是養成每每個禮拜固固定運動的的好習慣3.均衡衡的生活作作息,培培養一個良良好的嗜好好三個法則1.批次次處理法則則.集中中時段處理理所有性質質相同的事事情2.80/20法法則,這這法則是是在有限的的時間挑選選出重要的的事情來做做3.高效效率法則:roger大大塊時間間法則批次處理法法則一段時間處處理同一性性質的事情情,一次次處理多件件,多件件累積到一一定數量才才處理如果個別處處理或出現現才處理會會把自己的的時間切割割成很多片片斷,譬譬如看Email,接電電話,或或者是不速速之客的打打斷都是……一次只專心心完成一整整塊的任務務,不要要心有二用用,避免免出錯反而而要花更多多的時間處處理後續的的問題80/20法則80/20原理意意示圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物規劃有效的的做法roger大塊時時間法則:30/90法則則大塊時間法法則是培養養工作情緒緒的法則,前30分鐘做容容易做的事事情讓事情情看起來有有進度;後後90分分鐘做最重重要的事情情.儘量讓這120分鐘鐘不受干擾擾,你可可以告知週週遭的人或或者主動拒拒絕干擾養成習慣一一天至少一一塊大塊時時間,每每天保有基基本的績效效,有心心情時再做做第二塊,則有高高績效大塊時間間三步曲曲1.把把今天要要做的事事情一一一列舉出出來,分分成容容易做的的,重重要的及及其它的的事情,由80/20法則排排出事情情處理的的優先順順序2.前前30分鐘鐘完成最最容易完完成的事事情,時時間一一到不管管有沒有有做完就就切到重重要事情情上3.後後90分分鐘完成成最重要要的事情情.若若做得起起勁時一一直做下下去也無無所謂有空的時時間再來來做其它它未完成成容易的的事大塊時間間示範列舉今天天要做的的事-快速回回Email-打電話話-規劃專專案-開會-批電子子文件-歸還文文件-與同事事溝通…以難易度度排列易易難1固定時間間易易難2…前30分分先做簡簡單的的事情後90分分再做難難的事事情(1)(2)(3)1.捨得得2.勇於於拒絕3.交待待1.怡情情養性2.輕鬆鬆一下良好的時時間管理理來自於於計劃1.兵貴貴速戰速速決2.快刀刀斬亂麻麻1.決勝勝於廟堂堂之上2.灌能能均衡緊迫的事事不緊迫的的事重要的事事不重要的事PADC不好好耗用時間間花時間在在計劃上上才是最最節省省時間的的作法耗用時間間計劃是什什麼?妳要往哪哪裡去?目標設定定(目目的)妳如何去去?目標如何何達成(手段段)執行是從那裡裡展開日常業務老闆指示狀況執行匯整進度報報告回報妳每天在做的事情備忘錄時間管理的利利器:to-doList備忘錄緊急的事情1.老闆今天天交待2.臨時狀況況重要的事情1.工作計劃劃2.人生規劃劃3.家庭,健健康,財富ScheduleList1.Meeting2.行事曆3.紀念日RoutineWork1.日常工作作2.定期約會會如何計劃要執執行的事項列出ToDo-CheckList,該做做的事情由專專案的任務項項目展開要設計有CheckBox,如:□for要把計劃外的的變數(如:突發狀況)也納入考量量,如工作作時間乘上1.5倍每天下班後花花10分鐘檢檢討今天做的的事情及計劃劃明天要做的的事情備忘錄實作作1.製作當天天個人約會,會議及例例行事項放入入2.列出您今今天要做的事事情,分成成一定要做的的事,容易的的事,突發發的事,可可以先緩一緩緩的事3.依依照大大塊時時間法法則擺擺入.執執行完完畢後後□打勾4.下下班時時將今今天沒沒有做做完的的+明明天的的要做做事情情再重重寫一一張時間:20分分請準備備書寫寫紙兩兩張執行能能力的的強化化良好工工作習習慣的的養成成兵貴速速戰速速決養成做做備忘忘錄的的習慣慣可以早早上做做完的的事,決不不拖到到下午午完成成可可以一一天做做完的的事,決不不分成成兩天天完成成每天至至少完完成一一件事事情,特特別是是在工工作情情緒低低潮時時“執行行”的的寫照照JustDoIt奉備忘忘錄的的ToDo-CheckList如如聖聖旨行動才才是企企劃的的開始始把掌控控著力力焦點點集中中在計計劃最最緊要要的20%執行能能力鋒鋒利如如倚天天劍.劍劍鋒到到處,刀刀折劍劍斷“執行行”的的需要要與不不需要要不需要要退卻思考,猶猶豫需要“蝦米米都不不驚””,勇勇往往直前前毅力轉彎韌性執行不不是一一成不不變的的合理性性Reasonable表表示示用心心試探一一下是是不損損傷毫毫髮的的平時基本觀念念(Sense)的建立立,在臨場場應用時最能能顯現效果應變的意示圖圖:投石問問路Marty,100元賣給你Roger,100元太貴了,70!(推推看!)我成本才80,70門都沒有!不行,90.(擋擋看!)Buffer緩衝區並不是每件事事情都那麼的的急如果我們每件件事情都要即即時地處理掉掉,相信我我們會變得神神經兮兮的所以應該要有有一個地方讓讓我們放一些些比較不必馬馬上處理掉的的事情,但但是時間到時時又要能提醒醒我們如何處理情緒緒低潮每天至少完成成一件事情完成事情的定定義完整的相關的善後的記錄的文件通常完成一完完整任務就會會有力氣再做做第二件事情情個人習慣的養成當你了解了某某一個觀念,如WBS,大塊時時間法則,進進而接受它它執行它時,經過廿一一天之後你就就可以把這個個觀念內化,並且將這這種做法化為為生活中的習習慣…這就是是習慣養成法法則當你覺得需要要時間管理,去做時間間管理,得得到實質的好好處,更強強化自己時間間管理的動機機,成為一一良好的正向向循環我的成功和快快樂的定義就就是…長宏roger歡迎加入rogersnotes9、静夜夜四无无邻，，荒居居旧业业贫。。。1月-231月-23Sunday,January1,202310、雨中黄叶树树，灯下白头头人。。13:07:5313:07:5313:071/1/20231:07:53PM11、以我独独沈久，，愧君相相见频。。。1月-2313:07:5413:07Jan-2301-Jan-2312、故人江江海别，，几度隔隔山川。。。13:07:5413:07:5413:07Sunday,January1,202313、乍见翻翻疑梦，，相悲各各问年。。。1月-231月-2313:07:5413:07:54January1,202314、他乡生白发发，旧国见青青山。。01一月20231:07:54下午13:07:541月-2315、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。一月231:07下下午1月-2313:07January1,202316、行动动出成成果，，工作作出财财富。。。2023/1/113:07:5413:07:5401January202317、做前，，能够环环视四周周；做时时，你只只能或者者最好沿沿着以脚脚为起点点的射线线向前。。。1:07:54下午午1:07下午午13:07:541月-239、没有失败，，只有暂时停停止成功！。。1月-231月-23Sunday,January1,202310、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有结结果果，，但但是是不不努努力力却却什什么么改改变变也也没没有有。。。。13:07:5413:07:5413:071/1/20231:07:54PM11、成功功就是是日复复一日日那一一点点点小小小努力力的积积累。。。1月-2313:07:5413:07Jan-2301-Jan-2312、世间成事事，不求其其绝对圆满满，留一份份不足，可可得无限完完美。。13:07:5413:07:5413:07Sunday,January1,202313、不知香积寺寺，数里入云云峰。。1月-231月-2313:07:5413:07:54January1,202314、意志坚坚强的人人能把世世界放在在手中像像泥块一一样任意意揉捏。。01一一月20231:07:54下午午13:07:541月-2315、楚塞三三湘接，，荆门九九派通。。。。一月231:07下午午1月-2313:07January1,202316、少年十五二二十时，步行行夺得胡马骑骑。。2023/1/113:07:5413:07:5401January202317、空山新雨后后，天气晚来来秋。。1:07:54下午1:07