浅谈如何提升企业档案工作能力及有效改进措施

浅谈如何提升企业档案工作能力及有效改进措施

Summary：当前，北京、深圳等一线城市的数字政府已经普及，并逐渐向全国辐射普及;传统的纸质公文流转方式逐渐显现出不合时宜的趋势，越来越多的文件开始通过扫描件上传网络进行流转，电子公文流转渐渐显现出优势，并且电子商务发展迅速势不可挡;大数据时代已经来临，网络信息化、云计算及云存储等发展迅猛，档案工作者处于这一特殊转型期更应抓住机遇，尽快摆脱旧的、传统落后的管理模式，兼顾档案基础性工作和档案创新工作，只有在同时做好两者的基础上，与时俱进，创新档案管理工作，向现代化方向迈进，才能真正实现服务创新。Keys：企业档案；问题；改进措施一、新形势下企业档案管理的意义企业档案管理在传统的企业管理当中是将企业的经营生产以及管理工作中的记录进行保存，然后存档下来，帮助在必要的时候能够找到相关的实际记录作为依据进行查证。这样的档案管理方式在传统的企业管理当中占据十分重要的作用，可行性较高。但是，新形势下，企业的管理已经逐渐自动化，随着网络的发达，企业将经营生产过程中的信息控制逐渐转向资源管理模式，这样的转变，对于企业档案管理模式来说，也侧面反映了需要有更多的创新才能够满足社会、企业的发展需求。新形势下，企业档案管理的模式已经逐渐摒弃了传统档案管理模式，朝着以价值为导向的档案知识管理模式转变，从而实现企业的发展战略目标。企业档案管理模式是采取积极有效的信息规范与整理以及数据清除，设计信息流动的环节等相关具体的工作，凭借信息自动化管理的平台，进一步规范档案管理，提升企业的档案管理工作效率，从而有效降低企业档案管理者的工作压力和工作量，有助于减少企业的管理成本。在大数据支持的时代下，企业档案管理也实现了电子化，有效提高了企业的工作效率，利用电子软件，能够让工作人员随时随地对档案进行检索、查阅以及归档等工作，提高企业档案管理工作效率，达到事倍功半效果，从而减少企业的人力成本，并有效降低了企业档案管理过程中潜在的风险，提高了企业档案的利用效率，在企业生产经营过程中发挥了重要的作用。二、企业档案管理的现状及存在的问题大多数企业没有重视起档案管理，没有分配固定的部门或组织对企业档案进行管理，导致企业档案管理工作区域经常处于无人地带。而企业的自主经营与盈亏自负的改革，也进一步强调了加强档案管理的必要性，尽管如此，依旧有大部分企业轻视档案管理，档案资料随手一置，查找费时且无头绪，浪费人员的工作时间，降低企业的整体效率。因为，企业档案管理并不能直接带给企业更多的效益，或者对应的利益，投入到档案管理的成本无法获得相应的或者更多的效益，因此企业的档案管理通常会出现萎缩，而针对这一现状，更多企业依旧无法避免。目前，企业档案管理的问题主要有以下几点:（一）企业缺乏对档案管理的重视企业的经济利益是企业管理者重视的地方，但是，对于档案管理能够为企业带来的作用与影响则是潜移默化的，并且无法为企业带来更多实际的经济利益，基于此，尚有部分企业都无法正确认知到企业档案管理的重要性以及实质性的作用，甚至因为档案管理的无章与混乱而过多的浪费人力与物力，从而导致企业的经营压力与成本负担。企业对于档案管理逐渐无从下手，而对于档案管理的工作也逐渐趋于形式。（二）企业档案管理人员缺乏专业素质一些企业意识到档案管理的必要性，建立档案管理部门，并招聘人员来进行管理，而在人员的选择上面，依旧存在许多问题。档案管理的工作需要细致的核对、查阅以及校准，而部分企业对此并没有准确的认知，在档案管理的队伍中大部分人员的专业素质与文化程度都无法胜任这样的工作，无法满足新形势下企业档案管理工作的需求和条件。新形势下企业的竞争更加激烈，需要能够准确掌握档案管理专业技能与档案管理理论，以及能够与企业发展经营相适应的工程技术等方面的能力，而见多识广的人员才能够在企业档案管理的工作中展示才能。同时，部分企业档案管理部门的人员还存在许多问题，例如一人身兼数职、掌握档案管理能力不足、档案管理技能不足、欠缺档案管理知识等，新形势下，企业档案管理工作对人员的要求较高，而档案管理人员并不足以胜任。大部分企业对于档案管理的忽视是最严重的问题，一旦没有重视起档案管理，那么也就无法明确档案管理的主体，无法准确判断出档案管理的文件所在。大部分档案管理人员都会觉得，档案管理的内容就是管理企业的全部档案，这部分就是企业档案管理的核心，而并未真正意识到企业自身发展的、对企业起到关键性作用的档案，这样对于企业档案的利用与开发起到了相反的作用，阻碍了企业的发展。企业档案管理缺乏专业的人才。企业为了减少人力成本，通常会对企业的人员进行一定的裁减，而档案管理工作往往不会配备专门的管理员工，而要求其他部门或者岗位的人员对档案进行管理，导致档案管理人员的分散。一些档案管理人员对于自身的工作认知不足，在核对、收集信息、校准、输入等过程中不认真，工作态度不积极，档案管理工作技能与知识掌握较少。导致档案管理人员的工作态度、工作思想都十分落后。同时，企业档案管理的工作相对枯燥，且工作任务比较重，因此，企业档案管理人员的工作能力依旧处于基础的阶段，例如收集和整理资料，对资料进行归类等，而档案管理人员面对繁琐的工作逐渐产生轻视的心理，从而忽视了企业档案管理的工作。（三）企业的档案管理制度不健全国家对于企业的政策与指导逐渐深入，更多企业的经营管理者将重心放在了盈利、项目或者技术的创新，而对于档案管理更加忽视，导致企业档案管理与企业的实际发展步伐无法同步。随着市场经济的发展，市场竞争愈加激烈，企业想要提高自身市场竞争力，需要合理的利用机构、制度等改革来适应市场与经济等的改革，而由于企业具有不用性质，因此，在办公室流程中的工作更加偏向自主性，而对于企业的档案管理则认知比较浅薄，造成企业档案管理缺乏规范，无法有效控制和管理。此外，一些企业的管理者更多的关心企业的直接利益以及企业的生产与经营管理，对于收集、整理、归类相关文件与信息的工作没有引起重视，在企业的改革中，人员会出现较大的流动性，而进一步加重了文件的空缺和资料丢失等问题，甚至档案管理工作无人问津的现象。（四）档案管理的基础设施不健全企业管理者对于企业档案管理的不重视，因此也无法采取有效的措施来加强档案管理的基础设施。目前，大部分企业都是依靠普通的书面文字记录或者文档记录，然后进行划分和存储，不仅占据一定的空间，查找和使用也比较费时费力。而新形势下企业的竞争比较激烈，对于信息的需求也比较大，而企业的档案信息更是制定决策和分析的关键，如果无法及时有效的获得相关档案和信息，会在一定程度上制约了企业的发展。在档案管理的基础设施上不会有过多的投入，更多的是以电脑、U盘或纸质文件和文件夹等安置在档案室，档案管理区域的环境比较差，甚至部分企业完全没有档案室，而是由岗位或者部门的人员自行管理。企业档案未进行归类划分，甚至整理的比较杂乱，无章无序。三、新形势下企业档案管理的几点建议（一）提高企业档案管理意识企业领导人需要提高档案管理工作的管理意识，这样企业的管理者才能够加大对企业档案管理的投入，加强企业档案管理工作的管理和责任。提高企业档案管理意识，不仅是企业的领导者，更是档案管理工作者的工作意识，企业档案管理工作者加强工作认知，才能够提高工作意识和工作责任感，这是做好企业档案管理工作的条件，所以，企业领导人与档案管理人员加强对档案管理的重视，并做好相关的工作细则，而企业管理者也需要时常抽查档案管理工作情况，实施督促和监管，才能够提高企业档案管理工作的质量，从而促进企业整体效益。（二）提高档案人员的专业素质目前，社会中对于档案管理比较重视的企业和人员比较少，而在档案管理方面经验、能力、素质等较高的人才更是少之又少。随着现代化发展，相关工作都逐渐实现网络化、数据化、技术化，档案管理工作也是如此，这也对档案管理人员提出较高的要求。因此，企业档案管理人员的专业素质的培养十分重要，因为企业要想扩大档案管理人员的招揽和培养，争取培养出对企业忠诚度较高的档案管理人才，对于企业档案管理和存储都十分重要，避免出现企业档案信息外泄的情况。培养档案管理者的职业责任感、工作积极性十分重要，提高企业档案管理工作者的工作效率的同时，还能提升档案管理部门整体工作效率。此外，新形势下企业档案管理愈加重要，而档案管理逐渐信息化、网络化、数据化，要求档案管理人员需要采取一些手段来提升自身的实力，才能够胜任档案管理工作，学习和掌握必备的理论知识以及相关科学技术，能够熟练掌握科技技术以及管理档案的技能，不断丰富自身的业务能力，提高专业素养，让自己成为新形势下企业档案管理所需的人才。（三）建立科学的企业档案管理制度建立和完善企业档案管理制度，对于企业档案管理来说是必要手段。良好的档案管理制度是开展企业档案管理工作的基础条件，对档案管理人员进行合理约束，有效提升档案管理人员的专业能力与工作效率。新形势下企业档案管理的手段不断创新，而企业需要建立符合自身发展的档案管理制度，将所需要的档案、信息按照种类、时间等进行合理的归类和管理，有助于企业的管理与发展。同时，新形势下企业也要明确社会的变化以及逐渐信息化的变化，采取合理的方式和技术存储文件，针对企业信息化改革规程中，档案管理人员未理解的部分，例如资源管理系统、OA办公自动化系统等，企业需要及时做好相关的技术培训，根据企业发展与改革，将档案管理工作融入到企业的建设当中，并看做重要的部门进行管理和培养。随着社会需要与技术发展而学习必要的档案管理手段，才能够帮助企业在时代快速发展的过程中不落后。（四）加大企业档案管理基础设施的投入企业不能目光短浅，仅关注眼前的利益，而忽视了更加长远的利益，意识到档案管理的重要性，才能够发挥出企业档案管理的作用，因此，加大企业档案管理基础设施的投入，帮助企业档案管理更加方便快捷，例如建立档案管理室、建立档案网络数据库，配备相关的电脑、办公必需品，或者购买或开发现有的档案管理信息技术，譬如APP软件等，能够实现企业档案管理的科技化与网络化，企业员工能够在手机上、电脑上随时办公，随时将档案归类和存储，有效提高企业的办公效率。（五）档案利用方面及信息共享的创新一是创新档案服务理念及利用方式。用户满意程度是检验档案管理相关人员工作效率和质量的重要指标，而要想提高用户满意程度，首先应了解和掌握档案用户的实际需求，然后有的放矢的针对服务活动及内容。国有企业档案部门必须创新服务意识，坚持“以用户需求为导向+以用户满意为目标”的新服务理念。此外，国有企业档案中含有丰富的科技及经济价值，可对其进行二次开发，提升档案的利用价值，同时满足人员的工作需求。二是创新档案信息资源共享机制。作为国有企业，共享档案信息资料具有重要意义，可促进各子公司互通有无、经验互鉴。档案信息资源共享有两种方式:一是建立集团内部共享文件夹;二是公司档案内网，以上方式均可在线查询相关信息。四、结语新形势下企业档案管理对于企业的生产经营与管理发挥重要的作用，在企业管理中占据十分重要的地位。随着社会经济的发展与企业的改革，档案管理在其中也会发挥更加重要的作用，而企业的管理者更加需要认知到这一点，对档案管理引起重视，并制定相关的管理机制，加强档案管理人才的招揽和培养，制定档案管理制度，在企业的发展中充分发挥企业档案管理的作用。Reference[1]李壮飞.对新形势下做好企业档案管理的研究与创新[J].人力资源，2019（18）:45.[2]邓学国.新形势下企业档案管理信息化建设趋势探究[J].办公室业务，2019（17）:69-70.[3]高华杰.新形势下如何做好企业档案管理工作[J].国际公关，2019（6）:209.[4]田雷.新形势下如何做好企业档案管理工作[J].办公室业务，2019（8）:131.[5]张宝莹.新形势下做好企业档案管理工作的思考[J].黑龙江档案，2019（2）