管制作业控制程序

文件修订履历表版序修改者生效日期修订内容摘要相关单位会签研发部工程部资材部管理部生产部品保部核准审查编写总经理部门主管业务部.目的规范业务部及业务部管控之各分办业务部成员工作程序与规章，特制定本程序。.范围业务部及业务部管控之各分办业务部成员O.参考文件/记录ISO9001：2015质量管理体系《记录管制作业规范》《新产品开发评估表》《样品申请单》《报价单》《客户信用额度申请表》《内部联络单》《出货单》《对账单明细》《客诉抱怨处理单》《客户满意度调查表》《业务采购订单》《新产品开发申请单》《订单变更（取消）通知单》《退货单》.名词定义国内地区：中国地区之简称内含：香港、澳门特别行政区、海南省。INVOICE：商业发票，指本公司与客户之间交易活动实现的一种依据。PACKINGLIST：产品包装明细。增值税专用发票：由国家税务总局监制设计印制，该专用发票必需纳税人有国家工商局核发”一般纳税人资格证”，该专用发票为纳税人经济活动中会计凭证和购货进项税额的合法证明。增值税普通发票：无国家工商局核发”一般纳税人资格证”之商业行为，需以开立普通发票做为销货方经济活动中会计凭证和购货进项税额的合法证明。银行承兑汇票：由在承兑银行开立存款帐户的存款人出票，向开户银行申请并经银行审查同意承兑的，保证在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或持票人的票据。商业承兑汇票：出票人签发的，委托付款人在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或持票人的票据，由银行以外的付款人承兑的即为商业承兑汇票。.维护单位业务部.权责业务部开发新客户、客户资源的收集、开发、联系、汇整。聚优公司的介绍、品牌推展、知识的讲解，产品展示。协助客户产品需求选型工作，给客户优化方案的建议。样品与成认书的申请及相对应的追踪工作。产品的报价协商与确认。客户订单确实认和签核。客户订单交期的回复、跟催及交期变更等及时服务。交货日期、数量确认工作。客诉的及时反映以及处理进度的跟踪。已交易客户之定期拜访工作，客户用我司产品状况及新的产品需求。账目的核对工作以及货款的跟催。客户访厂接待与介绍。参加行业展览会了解产业讯息。市场需求状况的了解与分析。竞争对手的产品、价格、服务，市场占有率情况之分析。财务部提供增值税发票或INVOICE,并及时通知业务部客户付款情况。业务部管理客户报备登户表，防止客户冲突。研发部依据《样品申请单》回复交期并提供样品。提供产品设计开发及技术服务。资材部依据《业务采购订单》确认交期及安排生产。协助业务部跟催生产进度，使货品按期入库。品保部协助业务部处理质量异常。协助业务部提供售后服务。.作业程序与说明客户选择：通过网络、杂志、展会、朋友介绍等途径华南地区之客户资源。报备：将之客户资料提供给客服部报备登记，如有其它业务人员联系那么终止联系，无其它业务人员联系那么继续跟进。联系：以、邮件、微信、QQ等方式联系客户，取得客户联络窗口。调查：通过网页、访问等途径初步了解客户情况。划分：服务区域：客户采购地点、交货地点、付款地点在中国地区、香港、澳门特别行政区、海南省，除此之外依特殊状况与部门主管及经理讨论后划分服务单位。营业组织：台资、日资、港资、内资、美资、德资等均可，不受限制。业务类别：制造业、加工业或开发设计公司，此为业务部服务之主轴。贸易行为转当地已签约之代理商、经销商服务。交易方式：出口、内销均可交易，内销需交纳国家法定的税金，不能接受纳税的客户转为当地已签约之经销商或代理商服务。需支付服务费之客户需依法开立相关发票。样品送样与成认。接单：以、邮件、微信、QQ等方式接收客户需求信息。选型：根据客户提供之资料确认聚优料号及品名规格。确认客户提供之料号、品名规格是否正确，数量是否合理等。使用环境确认：根据客户使用环境确认客户选择之型号是否符合要求，包括尺寸、功能等方面，假设不能满足客户使用环境那么事先与客户说明，并介绍符合客户要求之产品给客户选择。品名料号确认：根据客人提供之图片、图纸、口头描述等信息确认是否与样品单相符，假设不符合那么告知客户重新确定。生产状况确认：A.当客户需求为本公司新产品（目录书中标示：N）时：向工厂研发部负责人详细了解模具状况及开发进度，并评估样品送样时间给客户，以防止延误客户需求。.当客户需求为未开发之产品时：.告知客户需要开模制作，并征求客户意见是否同意开模。如客户不同意开模，那么调查市场使用状况，确认是否申请自主开发。如客户不接受开模，且市场用量小那么结案处理。.申请开发：产品规格、图面、样品、希望价格、用量、需求时间等信息，填写《新产品开发申请单》，呈部门主管签核后转研发部处理。.回复客户：研发部回复《新产品开发评估表》后，回复客户模具费、产品价格、质量及交期。如属自主开发，那么将评估结果呈部门主管确认。.确认：将客户意见填写在《新产品开发评估表》中，签回给研发部，最终由总经理判定是否执行开发。假设执行开发，那么与客户签订合作协议，假设不执行开发那么结案处理，并向客户解释不能开发之原因。723.4需求样品数量确认：A.端子台系列（欧规&美规）2P~7P数量：W6PCS8P〜14P数量：W4PCS15P以上数量：W3PCS样品数量尽量控制在以上规定之内，超出以上规定之《样品申请单》需部门主管及总经理签核同意方可转单给研发部。每款样品同一客户不宜重复申请，如有重复申请时与客户确认原因并作好记录，经业务主管审核同意后方可重复申请。转单：将审核合格之客户样品单经研发主管确认后由制作样品人员Key入生产系统，进行样品制作。成认书需求那么以邮件通知给研发部制作。交期：跟催研发部回复样品交期，己量产之产品24小时内回复交期。跟研发部成认书制作人回复承认书完成时间（一般两〜三天内可完成）。回复：以、邮件、微信、QQ等方式将确认好之交期回复给客户。已量产之产品三至七天送样，无库存之产品七至十五天送样，开发中之产品三个月内安排送样。跟催：按照研发部回复之交期及时跟催样品，以保证样品准时寄出给客户。送样：将研发部提供之样品核对是否与申请单内容一致，是否符合客户需求，如样品合格那么寄出给客户，如样品不合格那么退回研发部重新制作。报价处置接单：以、邮件、微信、QQ等方式接收客户询价信息。确认价格：依据业务部制定之《报价单》的价格按客户状况确定最终用户之价格。新进业务人员与业务主管讨论后确定客户价格。确认交易方式：DDUHK：单次交易金额在USD4,000以下由客户承当运费，单次交易金额在USD4,000（含）以上由公司承当运费。内销：价格需另加上税金并提供未税价给客户。单次交易金额在RMB1000元以下之运费由客户承当，单次交易金额在RMB1000元（含）以上之运费由公司承当。确认付款方式：新交易之客户首次交易方式为款到发货交易，已交易之客户那么以公司信用额度申请所签核认可帐期天数填入。确认MOQ量：端子台常用产品最小单量为1000PCS,特殊产品及非端子台产品根据产品不同最小订单量亦不同，按工厂要求订定MOQ量。确认有效期：报价单有效期限一般为一个月。确认交货周期：根据工厂生产状况，订定生产周期，量产品之标准生产周期为2〜4周。制作报价单：将以上确认之条款详细记录在《报价单》中，呈单位主管签核，如有特价需求，需填写特价申请单经部门经理签核同意后方可执行。提供报价单给客户并与客户确认价格是否可接受，如客户对价格或条款不能认同，可根据客户要求作适当调整。订单处置接单：以书面采购合同方式接收客户需求信息，如客户以、、邮件方式发出之需求信息，需整理成《业务采购订单》后经客户确认签章生效。申请信用额度：根据客户资料填写《客户信用额度申请表》，呈部门经理及总经理签核。新交易客户首三次交易为款到发货，如客户不能接受款到发货交易要求，那么在《客户信用额度申请表》注明客户要求，经总经理同意后方可接单。除款到发货交易无需申请信用额度外，其余付款条件均需申请信用额度。有效性：客户之采购订单上必需有以下要求，不可任意修改或修改后未在修改处做签章。A.必需有我司名称『爱认证XX』。B.有公司地址『广州市天河区XX路88号』。C.有本公司『如：（020）290XXX85』D.必需有客户公司人员签章及客户公司完整资料准确性：客户数据、产品料号、品名规格、数量、质量、交易方式、付款方式、价格、总额、交期、运费、包装方式、交货地点及客户特殊要求。经仔细审核后，订单合法有效且准确无误，由业务负责人在合同上签字，假设有异议，及时与客户沟通，并请客户修改后重传采购合同或《业务采购订单》。转单：将审核好的采购合同或《业务采购订单》提供给资材部安排生产并确认交期，资材部确认交期后由业务部将订单收回并Key入生产系统。特殊要求处置：对于客户订单之特殊要求，在转单时特别作标示与说明，必要时业务负责人需填写《内部联络单》呈请主管签核后发放给客服部。紧急订单处置：当客户临时要求订单紧急处理，业务部人员需紧急通知资材部确认物料及生产状况并作相应调整，力求到达双方都满意的交期。交期：将资材部确认回复之交期填写在采购合同或《业务采购订单》上回传给客户。跟催：根据资材部回复之交期随时了解生产状况。变更：当客户要求变更订单内容时，需立即与资材部确认生产进度及状况，如订单变更不会造成半成品库存或成品库存，那么可接受订单变更，业务部人员需请客户重新提供变更后的订单并将变更内容以《订单变更（取消）通知单》通知资材部，如有必要，业务部人员需填写《内部联络单》呈请主管签核后请资材部执行作业。当订单在生产中途接到客户要求取消订单或因变更无法满足客户要求时，业务部人员应立即通知资材部停止生产，并与客户谈判负担相关费用及要求其吸收已生产成品或半成品，确认后业务部人员需请客户重新提供变更后的订单并将变更后之内容以《订单变更（取消）通知单》通知资材部，如有必要，业务部人员需填写《内部联络单》呈请主管签核后发放给资材部执行作业。出货：业务助理依照回复之交期安排出货，提供相关出货数据给客户并通知客户注意查收。货交大陆出货资料：《出货单》。确认：联系客户收货单位，确认是否有收到货物，并请客户签回出货单。归档：订单签核后之原始文件及其必备附件，由业务助理负责保管，订单及订单相关文件记录之保存，参考《记录管制作业规范》之规定办理。7.5收款处置对帐：业务部依照客户指定月结日期（如：每月20日、25日、31日）及时制作《对账单明细》并请业务负责人确认签核，确认无误后由业务助理将对账单提供给客户进行确认，并请客户确认后签回对账单。经双方确认对账单后，将帐款增加至内销收款状况明细表中，依据总经理签核同意之《客户信用额度申请表》填写之放帐时间及信用额度管控收款时间。发票：内销客户依照客户签回之对账单向深圳财务部申请税票，具有一般纳税人资格证之客户，以增值税专用发票交付客户。无一般纳税人资格证以增值税普通税票交付客户。财务部开出发票后交于业务寄客户确认收票状况。联系：定期走访、联系，及时解决客户提出的问题，约定付款时间并定时拜访。通知：依据内销收款状况明细表，按照指定收款时间进行催款。财务部在收款时间到期五天前通知业务人员安排收款，业务人员在收到财务部通知后与客户进行确认付款情况，假设付款有问题那么详细说明原因并及时提出沟通解决。收款：客户可选择现金、支票、汇款与汇票（仅限银行承兑汇票）等方式支付货款。收取支票考前须知：A.支票不可折损、撕裂或玷污。B.出票日期是否在有效期内。支票的有效期为10天，日期首尾算一天，节假日顺延。C.出票日期（大写）是否正确。数字必须大写，大写数字写法：零、壹、贰、参、肆、伍、陆、柒、拐人玖、拾。壹月贰月前零字必写，参月至玖月前零字可写可不写。拾月至拾贰月必须写成壹拾月、壹拾壹月、壹拾贰月（前面多写了“零”字也认可，如零壹拾月）壹日至玖日前零字必写，拾日至拾玖日必须写成壹拾日及壹拾X日（前面多写了“零”字也认可，如零壹拾伍日，下同），贰拾日至贰拾玖日必须写成贰拾日及贰拾X日，参拾日至参拾壹日必须写成参拾日及参拾壹日。D.收款人填写是否正确：爱认证XX。E.付款行名称、出票人账号是否为客户的开户银行名称及银行账号。F.金额大小写是否正确、一致。数字大写写法：零、壹、贰、参、肆、伍、陆、柒、捌、玖、亿、万、仟、佰、拾。（注意：“万”字不带单人旁。）金额为整数时，后面写“正，，或“整，，字，不能写为“零角零分，角字后面可加“正”或“整”字，但不能写“零分，人民币小写：最高金额的前一位空白格用“¥”字头打掉，数字填写要求完整清楚。G.盖章：支票正面盖财务专用章和法人章，缺一不可，印泥为红色，印章必须清晰，印章模糊银行不予受理。H.支票正面不能有涂改痕迹，否那么本支票作废。受票人如果发现支票填写不全，可以补寄，但不能涂改。收取承兑汇票考前须知：A.清晰性：主要指票据平整洁净，字迹印章清晰可辨，到达“两无”，即：无污损，指票面无折痕、水迹、油渍或其他污物。无涂改，指票面各记载要素、签章及背书无涂改痕迹。B.完整性：主要指票据没有破损且各记载要素及签章齐全，到达“两无”，即：无残缺，指票据无缺角、撕痕或其他损坏。无漏项，指票面各记载要素及背书填写完整、各种签章齐全。C.准确性：主要指票面各记载要素填写正确，签章符合票据法的规定，到达“两无”。即：无错项，指票据的行名、行号、汇票专用章等应准确无误，背书必须连续等。无笔误，指票据大、小写金额应一致，书写规范，签发及支付日期的填写符合要求（月份要求1,2月前加零，日期要求1-9前加零,10,20,30前加零）D.合法性：主要指票据能正常流转和受理，到达“两无”即：无免责，指注有“不得转让”、“质押”、“委托收款”字样的票据不得办理贴现。无禁令，指票据应不属于被盗、被骗、遗失范围及公检法禁止流通和公示催告范围。每天及时查询货款到帐情况并及时销账处理。到期未付款客户货款催收：逾期7天：货款到期后未