《档案管理学（第四版）》课件第六章 档案登记和统计

第六章档案登记和统计第六章档案登记和统计内容提要本章重点讲四个方面的内容:一、档案登记和统计概述。二、档案室的登记和统计工作。三、档案馆的登记与统计工作。四、档案行政管理部门的统计工作。第一节档案登记和统计概述一、档案登记和统计的一般概念二、档案登记和统计工作的任务和要求三、选定档案统计指标四、档案统计调查五、档案统计资料整理与统计分析六、案卷数量和状况检查七、档案统计标准化一、档案登记和统计的一般概念登记与统计是社会各领域普遍采用的两种关系极为密切的综合性管理手段。登记有两种类型:一种是带有司法行为性质的认证性登记,如婚姻登记,商标、专利、工商营业执照的注册登记等等;一种是在各项日常管理活动中对各种事实、行为的工作记录性登记,如会客登记、出入库登记等等。本章所讲的档案登记属于第二种类型的工作记录性登记。二、档案登记和统计工作的任务和要求1.档案登记和统计工作的任务是经常、及时地对档案和档案工作的规模、水平、普遍程度、结构、速度、比例关系以及档案形成规律,在一定地点、时间、条件下实际作用的数量表现,进行登记和统计调查、统计整理和统计分析,为制定档案工作方针、进行决策、计划和检查工作以及总结经验教训提供数据,并为反映档案事业发展的速度和状况,向国家提供丰富而又准确的统计资料。2.档案统计工作的要求是准确性、及时性和科学性。三、选定档案统计指标(一)确定档案统计指标的原则1.选定的统计指标,必须与档案工作中一定的数量表现联系在一起2.统计指标的选定要注意统一性和稳定性3.统计指标要具有可比性4.统计指标运用平均数,必须遵循总体同质性的原则三、选定档案统计指标(二)档案统计指标的主要内容(1)有关馆(室)藏档案情况的主要内容。这一指标大体包括三类内容:一是档案馆藏档案总量;二是对不同种类、不同历史时期、不同保管期限、不同制成材料、不同整理状况档案数量的分别统计;三是馆(室)藏资料情况。(2)有关提供利用方面的指标。这一指标包含两方面内容,一方面是利用者情况的统计,另一方面是利用服务情况。(3)有关档案经费及机构建设方面的指标。(4)有关档案工作人员基本情况的指标。(5)有关档案专业教育基本情况的指标。四、档案统计调查档案统计调查的基本任务在于取得大量的、原始单位的真实材料。它的基本形式主要分为统计报表和专门调查两种形式。(一)统计报表统计报表是下级档案管理机关和档案馆(室),按照统一的规定向上级机关以表的形式定期报送的文件,它是档案统计中最基本、最经常的一种形式。统计报表也是档案统计工作中的一种制度。报表制度的主要特点是,填报单位都以原始记录为依据,按照规定的格式、统一的计算方法和一定的期限填送报表。(二)专门调查专门调查是根据一定的目的要求,临时组织起来的调查,它是统计报表的一种补充形式。五、档案统计资料整理与统计分析统计调查获得的资料是分散的、大量的、原始的。为了把这些资料集中起来系统化,反映宏观和微观两个方面的情况,必须对统计资料进行整理。整理的主要途径是对档案统计资料进行统计分组,归纳整理,然后将其结果表现在统计表中。六、案卷数量和状况检查检查案卷数量和状况的目的在于查明档案的实有数量是否与案卷目录上的登记相符,发现被损坏的案卷或字迹模糊需要修复,需要重新装订、消毒或复印的文件。检查工作要严格以全宗为单位进行,检查周期要根据全宗的重要程度来确定。七、档案统计标准化档案统计标准化,主要应从以下三个方面着手:(一)建立、健全统一的档案统计工作制度(二)统一报表的格式(三)统一计量单位第二节档案室的登记和统计工作一、档案状况登记二、档案工作状况登记一、档案状况登记档案室的统计工作主要通过以下几种形式进行:(一)卷内目录(二)案卷目录(三)归档文件目录(四)总登记簿二、档案工作状况登记档案工作状况登记主要涉及档案工作过程中发生的一些重要情况和一些基本的工作行为、事实、数字。其中提供利用工作是其登记的重点内容。一般的登记形式主要有以下几种:(一)工作日志(二)人员进出库房登记(三)档案出入库登记(四)档案清点、检查登记(五)档案利用登记簿(六)利用者登记卡(七)档案借出登记簿(八)档案复制、摘抄登记表第三节档案馆的登记与统计工作一、收进登记簿二、全宗名册三、全宗单四、案卷目录登记簿一、收进登记簿二、全宗名册全宗名册是用来统计档案馆保存的全宗数量,并固定全宗顺序号的登记册。每一全宗在登入全宗名册、编写全宗号后,全宗号即固定不变,如表6—10所示。三、全宗单

全宗单是档案馆比较重要的一种综合性登记文件,具体地反映了每个全宗档案的全面情况。它是统计全宗情况最基本的原始资料。全宗单由三个主要部分组成:全宗的一般情况介绍、未编目档案和已编目档案。全宗单这种形式可以提供关于全宗状况及目录构成的具体数字指标。在全宗单上,每一目录占一个编号。如果某份案卷目录上的档案材料已从档案馆移出,它的编号也不能再给其他目录,以免使用档案时造成混乱。在一些特殊情况下,全宗单可以重新编制,比如,当全宗的材料已重新经过分类、整理和编号,全宗单已失去反映该全宗档案内容的真实性,因此需要重新编制。三、全宗单具体格式如表6—11、表6—12、表6—13所示。四、案卷目录登记簿案卷目录登记簿用来统计档案馆内各个全宗案卷目录的数量,固定案卷目录顺序号。一个全宗内的案卷目录应集中按顺序编号保管,格式如表6—14所示。第四节档案行政管理部门

的统计工作一、全宗卡片二、全宗变化情况年度报表三、档案机构、人员基本情况统计表一、全宗卡片全宗卡片的项目要能反映全宗档案成分和数量的一切变化。这些变化用档案行政管理机关根据档案馆每年送来的《档案全宗成分和数量变化报道表》填写,如表6—15、表6—16所示。二、全宗变化情况年度报表档案馆向档案行政管理部门报送全宗卡片以后,每年应向档案行政管理部门报送全宗变化情况年度报表,说明每一全宗内档案增减变化情况,档案行政管理部门将报表反映的情况填在全宗卡片上。格式如表6—17所示。三、档案机构、人员基本情况统计表这部分的具体内容详见国