《档案管理学（第四版）》课件第十一章 专门档案导论

第十一章专门档案导论第十一章专门档案导论内容提要本章重点讲三个方面的内容:一、专门档案概述。二、专门档案的管理。三、专门档案的管理体制。第一节专门档案概述一、专门档案的概念二、专门档案的构成条件三、专门档案的特点一、专门档案的概念第一,专门档案是指在某些专业范围内产生,有比较稳定的文件名称、格式和形成规律,有各自的整理和管理方法的各种门类档案的总称。第二,专门档案是指在某些专业职能活动中产生,记录特定专业信息,具有比较稳定的文件名称,特有的形成规律,从而产生特有的整理和管理办法的各种档案的总称。第三,专门档案是指除文书档案和科技档案之外的、所有在专门活动中形成的档案二、专门档案的构成条件(一)形成于一定的专业机关或部门(二)文件的内容、形式、功能、处理程序和管理方法有明显特点(三)有一定数量(四)具有可分性,即可操作性三、专门档案的特点(一)特殊性与普通档案相比,专门档案的特殊性表现在两个方面:1.特殊的文件处理程序2.特殊的文件形式(二)单一性就一种专门档案来说,它的文件材料相对来说是比较单一的,这种单一性体现在:1.单一的来源2.单一的内容3.单一的形式(三)同类文件数量多第二节专门档案的管理一、专门档案需单独保管二、专门档案管理遵循的基本原则三、编制类目一、专门档案需单独保管一般来说,专门档案的管理,是独立进行的,不能把它混淆于文书档案和科技档案中。二、专门档案管理遵循的基本原则(一)专门档案必须集中统一在本单位综合档案室管理(二)维护专门档案的完整与安全二、专门档案管理遵循的基本原则(一)专门档案必须集中统一在本单位综合档案室管理各种门类档案的管理所遵循的依据是党和国家关于档案工作的方针政策、法规文件,国家档案行政管理部门制定的通用的规章制度、规范、标准。我国档案工作的基本原则是实行档案的集中统一管理。专门档案是国家全部档案的一个组成部分,也是现行机关、团体、企业、事业单位档案的组成部分,必须实行统一管理。这里还要指出的是,专门档案无论是会计档案、审计档案还是土地管理档案都具有整体性和成套性的特点。二、专门档案管理遵循的基本原则(二)维护专门档案的完整与安全维护专门档案的完整与安全,对专门档案有着十分重要的意义。所谓完整,是从数量的意义讲,就是要使专门档案收集齐全,不能残缺不全;从质量上讲,就是要保证专门档案的准确、系统,不能与客观实际相抵触,更不能任意割裂分散。所谓安全是一定要保证专门档案的真实、可靠。改善专门档案的保管条件,科学的管理,方可延长专门档案的使用寿命,不使其遭到不应有的损失。专门档案,特别是房地产档案、土地管理档案、合同档案、诉讼档案等,若不完整、不准确、不系统,不仅影响使用,甚至有害,造成假象,引出错误结论,造成与事实不符的冤假错案,给个人、集体、国家造成不应有的损失,给人民生活带来困难。三、编制类目立档单位在分类时必须遵守分类的原则,划分的类应遵循类的实际运用性、科学系统性、相对稳定性和科学适用性及各类的保证性。三、编制类目(一)类目的实际运用性·专门档案类目的实际运用性表现在分类时应遵循专门档案自然形成规律,最大限度地保持专门档案文件来源、产生的时间和内容诸方面的历史联系。·掌握同一级类目划分后应按同一标准进行组卷。这里要说明的是分类大纲是用来划分档案的一种工具。通过分类大纲的制定来管理立档单位全部档案实体,它不是一种理论性研究和设想。·因此,立档单位编制的分类大纲要符合本单位的实际情况,能够把本单位所形成的全部档案包括在内,同时还可以根据实际情况,在执行几年后,根据实际工作的需要,类目可以扩充或减少。三、编制类目(二)类目的科学系统性专门档案在整理前,必须选择科学实用的分类大纲,其原因是不同的立档单位担任的职能不同,产生形成档案的种类、数量、重要程度都不相同。因此,必须从实际出发,按照形成档案的类别选择既科学适用又合理的类目。必须指出,大类和属类的概念一定要明确,含义要清楚,分类级别要分明,归类要准确,类目之间不能重复、相互交叉,又不设空类。从而使全宗档案类目的设置能够深刻地反映立档单位活动的全部实际情况。分类大纲在使用的基础上要求具有科学系统性。三、编制类目(三)类目的相对稳定和科学适用性在一个全宗内档案的分类方案一旦确定,制定出分类大纲,应该始终保持前后一致。没有特殊情况,不轻易改动分类大纲。这是因为制定分类大纲时,是在对全宗档案科学管理的基础上,经过充分研究,反复推敲后制定出来的,它关系到全宗内档案的整理、编目、排列、统计及编制检索工具等一系列工作。因此,分类大纲制定后,应尽量保持稳定,但运用几年后,若整个全宗内容有所增或减,那么分类也随之有所变动,有的单位由于职能转变、机构合并或撤销,其档案分类方案变动较大,甚至根据新内容重新制定新的分类大纲,有的单位只是局部微调整即可。三、编制类目(四)类目的保证性类目的保证性,是指每个子类下必须有一定数量的案卷,通常讲不设空类,就是子类下不能没有案卷。专门档案和其他档案一样,也是人们在社会实践活动中形成的,是以不同的内容、不同的形式的记载,同样记述和反映了国家政治、经济、科学技术和文化生活的真实面貌,它是机关或企业、事业单位所形成全部档案的一个整体部分,必须实行集中统一管理,进一步从宏观管理上调整和理顺档案的管理体制,完善各种门类档案的管理制度,使专门档案的管理更加规范化、条理化、科学系统化。全面的分析和研究专门档案,是档案研究的新课题,是属于市场经济发展的客观要求。由于专门档案种类繁多,内容丰富,问题复杂,每一种专门档案的概念、对象、内容、名称及分类层次、结构均需作专题研讨。第三节

专门档案的管理体制一、提高认识,加强领导,健全机构,完善设施专门档案是国家档案的一个重要组成部分,是一项重要的基础性工作。它不仅是机关工作的完整的、系统的反映和记录,而且是为领导进行科学决策的重要基础和依据。有些专门档案的建立,本身就是市场监督管理活动的重要组成部分,并具有两个显著特点:一是具有很强的法律意义,它关系到市场主体活动的准则;二是与经济工作密切相关,对经济状况的分析有较高的资料价值。第三节

专门档案的管理体制二、建立健全档案管理制度,规范专门档案的管理·专门档案门类多,数量大,工作难度大。如果没有规范的管理制度,档案的收集、整理就会出现混乱局面。为了加强对专门档案的管理,档案管理部门认真总结档案管理工作的经验和教训。·经过调查研究,反复实践,先后制定了九个档案管理制度,包括《立卷归档制度》、《档案保密制度》、《档案保管制度》、《档案借阅利用制度》、《机关专门档案管理制度》、《档案鉴定销毁制度》、《三合一制度》、《企业档案查询制度》、《档案人员岗位责任制》。这些制度涉及档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用、统计等各个环节。·特别是专门档案管理制度,明确了专门档案的范围、管理原则、管理方法,纳入了机关档案管理体系,并针对专门档案的特殊性提出了特殊要求,使专门档案管理工作有章可循。第三节

专门档案的管理体制三、认真收集整理,保证专门档案的完整性、真实性、系统性针对专门档案复杂多变的特点,档案管理部门采取档案管理人员与具体从事业务工作的专业人员相结合,自己组织整理与聘请专业人员整理相结合的方法,由档案专职管理人员指导和协调。同时,在专门档案的收集整理上坚持了三个原则:一是完整地收集资料,要求一个“全”字。专门档案按照建档原则,采取平时收集、定期收集、集中收集结合。第三节

专门档案的管理体制四、搞好开发利用,发挥专门档案的服务功能管理档案是手段,利用档案是目的。要开发利用专门档案,充分发挥专门档案在经济建设中的作用。还以某市档案管理部门为例,在收集整理的基础上,一是编制了全引目录、案卷目录、分类目录、分区域目录和卷内目录计100多册,提供准确的检索工具。二是认