金字塔、简报、有效会议

谨以本课程献给

我最亲爱的第四期组训班的兄弟姐妹们GPS导航的启示——1导航过程:定位当前位置确定目标地点规划导航路线按照指示出发注意事项:清楚出发点目标不能变及时更新地图中途走偏,及时调整,不能停下脚步GPS导航的启示—1GPS导航的启示——2定位当前位置

——了解个人现状，SWOT分析确定目标地点

——确定自己要的是什么？规划导航路线

——确定战略方向，制定明晰的工作计划按照指示出发

——按计划出发，大方向不变，及时调整战术金字塔写作原理成功简报制作如何有效组织会议金字塔写作原理成功简报制作如何有效组织会议金字塔写作原理1、金字塔的秘密稳定结构分明重点突出2、金字塔原理的基本论点条理清晰的文章肯定都具有清晰的金字塔结构，而条理不清楚的文章则肯定不具备金字塔结构。思想章节段落句子图文章中的思想应形成单一思想统领下的金字塔结构3、金字塔结构图示思维顺序从最底部的层次开始，句子间按某种逻辑顺序组织成段落，将段落组织成章节，将章节组织成文章，金字塔最顶部是全文的思想。总结：每篇文章的结构都必定只支持一个思想，在其之下的思想越往下越详细，并且都对希望表达的主题思想起着解释和支持的作用。案例比较2．按金字塔原理组织的思想“我们可以将会议安排在今天下午1点半开吗？因为这样对吴军和钟文都会更方便，老刘也可以参加，并且本周只有今天会议室还没有被预订。”1．未按金字塔原理组织的思想“吴军来电话说他3点钟不能参加会议。钟文说她不介意早一点开会，把会放在上午开也可以，但16﹕30以后不行，玉丰说，老刘后天就要回家了。会议室周四已经有人预订了，但星期三还没有人预订。会议时间定在下午13：30点似乎比较合适。立奎班长，您看行吗？”4、金字塔原理应用的效果对读者效果：在最短时间内理解文章思路对作者效果：(1)减少文章写作时间；(2)增加文章的条理性；(3)减少文章的长度；二、金字塔原理的内涵分组的秘密土豆奶黄酱橘子胡萝卜酸奶苹果鸡蛋葡萄牛奶蛋奶产品牛奶鸡蛋奶黄酱酸奶水果葡萄桔子苹果蔬菜土豆胡萝卜案例分析为了交流方便，必须对各种思想观点进行分组；2.分组后的思想观点经过不同层次的抽象后构成金字塔；3.向读者灌输思想观点最有效的途径是:自上而下式案例分析①没有结构的表达方法上次去韩国发现市政人员正在更换道路标识，把有“汉城”字样的都换成了“首尔”。真搞不懂费钱费力为了什么，英文还是叫做“SOUEL”一个韩国朋友在中国学了五年中医，回到韩国在汉城大学开始教书，不过课程称为“韩医”评析：表面上是三个完全不同的话题。评析：但似乎存在某种联系，需要读者自己总结。那天，我被告知端午节是韩国遗产，真TMD想揍那棒子。案例分析②

按照自上而下阐释思想观点的正确表达方式

韩国在有意识的进行去中国化运动，尽量抹去中国的文化烙印，比如：“汉城”

改为“首尔”中医改称韩医端午节也成了韩国文化遗产

……所以，真是欠揍！总结：为了保证读者找到的结构就是你希望他采纳的结构，你必须提前把这种结构告诉读者。4.金字塔中的思想观点遵循三个原则:(1)每一层次的思想观点必须是低一层次思想观点的概括；(2)每一组的思想观点必须在逻辑上属于同一范畴；(3)每一组的思想观点必须符合逻辑顺序。演绎顺序：思想的组织方式是演绎推理。时间顺序：思想按因果关系组织。结构顺序：对某种现在结构进行评论。重要性顺序：按类别组织思想。四种可能的逻辑顺序5.条理清晰的关键，是把你的思想观点组织成金字塔结构，并在动笔之前用金字塔原理加以检验。总结每一层次的思想观点必须是对低一层次思想观点的概括每一组的思想观点必须属于同一范畴每一组的思想观点必须符合逻辑顺序金字塔原理三、金字塔原理的结构纵向的疑问/回答式对话(主题和子题之间的纵向关系)横向的演绎或归纳逻辑(子主题之间的横向关系)讲故事式的序言结构(序言的讲故事式结构)1.纵向的疑问/回答式对话在纵向方向上，各种思想观点与读者进行疑问/回答的对话。优点：纵向结构能够很好地吸引读者的注意力。通过建立疑问/回答式的对话，从而使读者带着极大的兴趣了解作者的思维发展。这种纵向联系迫使读者按照作者的思想做出符合逻辑的反应。作者无需考虑所表达内容的横向逻辑关系。

有效使用的原则：必须让句子直接回答读者头脑中的某一问题，或者是读者对周围发生的事情进行短暂的思考后可能会提出的问题，否则无法吸引读者的注意力。案例—

纵向疑问/回答式对话结构在商业写作中的应用英国莱兰公司的特许经销权将快速增长将产生积极的财务作用容易引入市场份额大零售竞争小低成本销售量增长利润上升单独的业务可用相同的管理人员简单的控制过程这是一份20页的商业备忘录的文章结构。这份备忘录的主题是建议购买英国莱兰公司的特许经销权。在每个原因的下一层次，都对读者可能提出的疑问作出了回答。由于文章的论述过程非常清晰，读者所要做的只是决定自己是否同意作者的观点，并提出相关的逻辑问题。2.横向的演绎或归纳逻辑在横向方向上，各种思想观点以演绎或归纳的方式回答读者的问题，但两种方式不可同时使用。表述必须具有明确的归纳或演绎关系，但不可同时既具有归纳关系，又具有演绎关系。特点：演绎性思想美女听课容易困。对演绎性思想的概括基于最后一个表述：“因为王鑫是一个美女，所以听课会犯困。”演绎性思想的形式对某种已存在的情况作出表述。对同时存在的某种相关情况作出表述。如果第二个表述是针对第一个表述的主语或谓语，则说明这两个表述相关。第三个情况则说明了以上两种表述同时存在时所具有的隐含意义。王鑫属于美女范畴。因此王鑫今天容易困。归纳性思想他的刀是冷的。他的剑是冷的。他的手是冷的。归纳性思想的形式对归纳性思想的概括：归纳结论“那孙子冻上了”他的心是冷的。3.讲故事式的序言结构讲故事形式是为了提醒读者文章所要回答的初始问题序言部分主要包括情境，冲突由情境发展而来，情境和冲突都是读者熟知的事实冲突导致问题的提出，而文章为该问题提供答案（即金字塔塔顶的主要思想）特点：序言部分的写作顺序基本结构S(情景)＝多元化研究业务在过去五年中增长了40％C(冲突)＝无法证明我们的工作对客户有明显益处Q(疑问)＝如何确保多元化研究确实对我们的客户有明显益处A(回答)＝实施“公司发展项目”以研究该问题情境—冲突-解决方案问题（Q）回答（A）因为我决定说一个谎话。虽然本人生平说过无数的谎话，但是这一个我认为是最完美的……

“曾经有一分真诚的爱情放在我面前，我没有珍惜，等我失去的时候才后悔莫及，人世间最痛苦的事莫过于此。如果上天能够给我一个再来一次的机会，我会对那个女孩子说三个字：我爱你。如果非要在这份爱上加上一个期限，我希望是——一万年！”情境(S)

当时那把剑离我的喉咙只有0．01公分，冲突(C)：四分之一炷香之后，那把剑的女主人将会彻底地爱上我。火车票的金字塔“在利益的驱使下，票贩子不惜铤而走险，采取多种手法把紧俏的车票囤积起来高价倒卖，这是票贩子长打不绝的重要原因。”铁道部公安局政委张庆和。利益驱动，四种途径腐败电话退票代购点排队？侮辱了票贩子们的智商与能力四、金字塔原理的分组金字塔写作原理成功简报制作如何有效组织会议内容大纲简报成功的关键成功简报的七个步骤常见简报缺点简报成功的关键：内容/态度/形象/声音简报：说服的艺术要说服听众接受我们的观点，首先要抓住听众的注意力；然后帮助听众清楚地了解我们要传达的信息，引导听众同意我们的观点；最后建立共识。我们应该把时间用在准备93%的关键因素---声音、态度、形象态度相信自己能做好简报简报的内容很有价值以听众为主

---我的听众很重要

---我要让听众很有收获同理心empathy必须问自己两个问题为什么我有资格谈论这个主题？为什么我很想与听众分享这个主题？形象情绪：热忱表达，以热情感染听众姿势：精气神专业衣着：男：西装、衬衣女：套装、裙子声音运用不同的声音技巧：停顿目光接触节奏重音……成功简报的七个步骤

听众讯息组织练习讲义开讲检讨一.听众事先了解听众的基本信息：听众数量听众对简报主体的熟悉程度听众的教育背景听众的工作背景听众的上司是谁，在乎谁的意见听众的需求二.讯息：简报的目的就是传达讯息简报制作的常见缺点：将整页的文字直接影印成投影片投影片太花哨文字太多听众看不清简报内容没有条理/不知所云写的不讲，讲的不写文字的使用

善用PowerPoint的简报设计模板，可以省去我们配色、定字型的时间简报设计的KISS原则(KeepItSimpleandStupid)每页文字行数：7±2多大的字体看得见？这是12号字,你看的见吗?这是14号字,你看的见吗?这是16号字,你看的见吗?这是18号字,你看的见吗?这是20号字,你看的见吗?这是24号字,你看的见吗?这是28号字,你看的见吗?这是32号字,你看的见吗?这是36号字,你看的见吗?这是40号字,你看的见吗?常用简报字体的大小建议大标题用32-44号粗体不要使用小于20号的字体，层次亦不要太多每一层可以采用不同颜色加以区分中文字型最好使用黑体，不要使用其他字型，而且要加粗英文字型最好用Arial字型、颜色要选用与简报背景颜色成鲜明对比标题的使用标题是每张投影片的主轴，要能简洁有力地传达每张投影片的重点最好是以5-9个字来说明勿用标点符号重要内容可以用加下划线或其他颜色表示文字缩写的使用英文缩写字可以让简报内容更精简，更专业对不熟悉的听众就不要用缩写，要全文拼出数字的使用数字会说话，使用数字会让简报更有说服力简报中表示的数字要精确口诉的数字可以用近似值关联信息和图表的使用言不如字、字不如表、表不如图尽量让图表来说话必要时图表用动画的方式会更生动三.组织注意封面简报的制作：好的开始是成功的一半要充份彰显占简报成功关键58%的态度和形象要标明演示者姓名、职称、服务岗位、日期预告（Preview）告诉听众我们接下来要讲什么用一张投影片介绍内容大纲用图表或流程图，印象会更深刻可以在每章节重复用此张来Preview讲给听众听

用讲故事的方式，让听众轻松的接受突显简报核心概念,让听众抓住重点这些概念对听众有什么意义（利益）回顾：告诉听众我们讲过了什么结论：听众现在该知道什么或做什么别忘了说：谢谢！有效的总结简短的总结带给听众一些思考最重要的事留到最后说服或鼓励学员产生行动四.练习做好时间控制听众在意的是谁影响了他们的课后时间事先预演可以用PowerPoint[排练时间]功能用钟表简单纪录时间练习的重点：强而有力的开场清楚的重点顺序合逻辑具有可信度的证据印象深刻的结语五.讲义演讲是无形的服务讲义是简报有型化的体现讲义通常是直接打印投影片黑白课堂互动数据(如案例游戏)可以隐藏1页2张，重要图表1页1张考虑好何时发放讲义六.开讲第一原则：请提早到提前确认相关设备受到邀请做简报是一件非常光荣的事，应当表达出来真诚的赞赏你的听众有主持人要谢谢主持人的介绍观众中有重要人物，要加以致意尽量能提到几位听众的姓名简报时常见的缺点用脑力激荡法填写简报时的常见问题点分组报告注意报告人是否有同样的问题点,各组纪录简报时常见的缺点僵硬的身体姿势：身体僵硬、双手紧握在前身体僵硬、双手紧握在腰后身体僵硬、双手紧握着讲台身体僵硬地斜靠着讲台身体摇晃不已无目的移动双脚，走来走去不自主地敲击讲台盯着稿子或天花板看简报时常见的缺点嘴唇紧绷、下巴肌肉紧缩缺乏视线接触或只做局部接触提高裤腰、双手合十、抓耳挠腮、手遮着嘴、玩弄指挥棒或铅笔声调太小、平缓、单调、无强调感虚字词语太多，如「呃」、「喔」、「嗯」……等不必要的口头语简报时常见的缺点光笔紧按着不放，舞来舞去背对听众不熟悉教材，逐字照念依靠式、懒洋洋式、手放在裤袋内摇动简报者站在操作者的背后草草收场、匆忙结束开场白提示记住开场白和结论，不要看稿子站上讲台时要气定神闲、有权威感正式简报之前暂停一会，眼光在学员身上逡巡一遍在学员中选几位友善的面孔，开始简报后保持笑容和学员保持良好的视线接触。必须看笔记本上的重点提示时，先暂停说话，低下头，看好之后抬头，再继续说话开场白用开场白赢得注意惊人之语问一个与听众需求有关的问题玄秘的开始赞美简报成功的沟通原则尽量能提到几位听众的姓名不要强调自己的才华与能力要说“我们”，而不是“你们”用友善的语调做简报要谈听众感兴趣的事句子要短，一口气说一句话多运用实际的例子与经验简报成功的沟通原则重要的地方，说话速度要放慢适当的暂停，好让学员消化听到的内容音调的高低要有变化，以突显重点直接与听众沟通，要看着他们并对他们说话与听众以互动的方式交流不要道歉诉求听众更高尚的动机简报成功的行为原则面带微笑，乐在其中要面对学员，不要背对他们双手的高度保持在腰际，手势要自然，身体不可僵硬充分发挥自己的个性敏锐觉察教学情境，适时应变结束时，请明确让学员知道，然后稳步下台七.检讨简报结束后：找出这次做简报成功的地方反省有机会改进的地方订立下次做简报需改进的行动计划立即修改要与不要要不要多说故事，多举例用讲，不用念简短切题好懂不要用术语或缩写不要用太多统计数位不要太过花俏不要超过时间金字塔写作原理成功简报制作如何有效组织会议一、会议开始时简要的说明问题所在，然后询问大家对问题是否都了解了。二、询问造成问题的原因有哪些。三、时常作结论。四、征询解决问题的可能办法，以及支持该解决办法的证据。五、当你觉得解决办法已经讨论的够多了，作一个最后的结论，然后要求表决。如何有效的主持会议六、指定一个或一个委员会来督导确实实施七、等大家都表达了他们的意见之后，你才表达你个人的意见（你的主要工作是指导与主持，而并非热烈的参与讨论）八、持续的推动议程，不偏离主题。会议进行的速度及发言的重点（发言次数过多或长的人，你应该阻止他，谈到题外话的人也该受到阻止）九、设法使每一个人都参与，但绝不要顺着会议桌要每一个人轮流表达意见。一、不要起立发言（除非是一个大型会议，否则坐在椅子上发言即可）二、发言要有重点，要谈题内的话三、注意你的声调的语气，用轻松的谈话语气四、每一次针对该问题只提一个解决办法五、用证据来支持你所提供的每一个解决办法，这样才能够得到共鸣

事件统计数据专家证词

示范展示类比如何参与会议六、注意聆听所有人的发言。七、不可打断别人发言。八、不要作直接的断言，应该用发问的方式。如何参与会议当然行得通我说行不通就是行不通你的想