第三章办公自动化

第三章、办公自动化office1、word（1）word文字处理软件概述Word的启动：桌面、开始菜单Word窗口的组成工具栏常用工具栏、格式工具栏、表格边框工具栏、绘图工具栏、图片工具栏、艺术字工具栏第三章、办公自动化office工具栏剪贴板工具栏（视图—任务窗格）可以同时存放12项剪贴内容或复制内容，可以根据需要在目标位置任意选择粘贴。视图菜单中的工具栏命令，然后在子菜单中选择某一工具栏来实现在屏幕上显示或隐藏，在已经显示的工具栏名称前有复选标记（√）第三章、办公自动化office标尺调整页边距、文本的缩进、快速调整段落的编排和精确调整表格，包括水平、垂直两种标尺，对应菜单“视图”—“标尺”。编辑区是word中面积最大的区域，是用户的工作区域。第三章、办公自动化office状态栏位于word窗口最底部的一个栏，提供页码、节号、当前页数/总页数、插入点所在的行、列位置等。隐藏/显示：“工具”—“选项”—“视图”。状态栏中编辑状态：“录制”、“修订”、“扩展”、“改写”灰色表示和黑色表示。第三章、办公自动化office视图（五种）普通、web版式、页面、阅读版式、大纲菜单操作、工具栏操作理解五种视图区别普通视图：不显示页眉、页脚、图片等特殊内容，文档中可以显示更多文本信息。第三章、办公自动化officeWeb版式：可以使屏幕获得特殊的背景效果，显示正文更大，可以更具窗口大小自动换行。页面视图：所见所得，可以看到页眉、页脚、图片、分栏及各种编辑、排版情况，与实际打印结果完全相同，与普通视图比文档显示速度相对慢。第三章、办公自动化office大纲视图：该模式用于建立文档轮廓、观察文档结构及重新组织文本，一般长文档在大纲视图下，可以折叠，只查看标题。阅读版式：分为文档结构、缩略图。主要功能为整体阅读文档，类似电子书的用途，但功能上比较简单，可以显示所有视图中的元素。第三章、办公自动化office（2）word文档基本操作新建文档：3种方式，即标准文档、word自带模板和模板向导。方法：工具栏

文件—新建在目标位置右单击快捷菜单—新建—Microsoftword文档。打开文档：工具栏

文件—打开在目标位置双击或右单击快捷菜单“打开”注明：还可以在文件菜单中底部最近打开过的4个文件可以选择打开。第三章、办公自动化office保存目前office2000以以上具有自动保存功能，时间间间隔为1分钟到120分钟钟间任意设设置，工具—选项项—保存选选项中，自动保保存的路径径在\windows\Temp中。方法：工具具栏文文件—保存存ctrl+s保存和另存存为的区别。保存对话框的使用及了解。第三章、办办公自动化化office退出word文件—退出（文件—关关闭区别））窗口标题栏栏右侧关闭按钮ALT+F4控制菜单右单击任务栏word按按钮，菜单单中关闭命命令备注：有多多个文档需需全部关闭闭，SHIFT+文件菜菜单—全部部关闭第三章、办办公自动化化office（3）编辑辑word文档文本输入：：熟练使用用光标及输入法、中英文标点点符号的切换。符号输入：：插入菜单有两种种“符号”和“特殊符号”，了解两两者的不同同。删除文本及及符号：首首先熟练Delete和Backspace的的使用及区区别。注明：还有有两种删除除方式为剪切和撤销。第三章、、办公自自动化office选定文本本键盘选定定第三章、、办公自自动化office选定文本本鼠标选定定：一个个单词（（双击））一行文本本（左侧侧鼠标方方向变化化单击））一个句子子（ctrl+鼠标左左单击目目标位置置）一个段落落（左侧侧鼠标方方向变化化双击））多个段落落（鼠标标拖动））一大块文文本（拖拖动或单单击起始始按住shift单击击结尾）不连续文文本（ctrl+鼠标标操作））整片文档档（ctrl+a或左左侧鼠标标方向变变化双击击）第三章、、办公自自动化office撤销、恢恢复移动、复复制插入、改改写查找、替替换第三章、、办公自自动化office（4）word文档排排版字符格式式：字体、字形、字号、底纹、边框、字符缩放放、字符间距距、颜色、下划线及其他字体体效果。（如阴文文、阳文文、上标标、下标标、删除除线等））注明：工工具栏中中的格式式刷可以以复制字字符格式式。第三章、、办公自自动化office段落格式式段落缩进进：首行缩进进、左缩进、右缩进、悬挂缩进进。方法（1）标尺加鼠鼠标。（2）格式菜单单—段落落。（3）格式工具具栏。段落间距距：段前段段后段落行距距:单倍固固定值值最最小值等段落对齐齐：工具具栏和菜菜单中（（左对齐、、居中、、右对齐齐）第三章、、办公自自动化office项目符号号与编号号：建立立项目符符号、设设置项目目编号（（格式—项项目符号号和编号号）。分隔符：：是在插插入点插插入换行行符、分分页符、、分栏符符（插入—分分隔符）。脚注尾注注：尾注注作为整整片文章章的引用用文献用用于整片文章章的末尾尾。脚注是是对正文文的说明明，出现现在文档档中每一页末末尾。（插入入—引用用—脚注注和尾注注）设置分栏栏：根据据需要可可以将文文档设置置为多栏栏（格式—分分栏）。第三章、、办公自自动化office页眉页脚脚页眉：可可以包含含文字、、图形，，通常在在每页的顶顶端，如公司司logo、章章节的标标题等。。页脚：通通常在页面底端端，如日期期、地址址等。（视图—页页眉页脚脚）页码：可可以根据据需要将将页码插入页眉眉或页脚脚的不同同位置，并且可可以从多多种编号号格式中中选择页页码格式式。（插入—页页码）第三章、、办公自自动化office样式：是是存储在在word中的的段落或或字符的的一组格格式化命命令，利利用样式式可以快速地改改变文本本外观，包括字字体大小小、对齐齐方式、、行间距距、段落落间距等等。（格式—样样式）第三章、、办公自自动化office（5）word图片插入图片片：来自文件件、剪贴贴画、自自选图形形图片工具具栏的使使用绘图工具具栏的使使用补充：图图片也可可以从剪贴板中中粘贴到目标位位置，但但要注意意是从office剪剪贴板而而不是windows。第三章、、办公自自动化office文本框使使用文本框种种类：横排文本框、、竖排文本框。。插入文本本框：绘图工具具栏、插入菜单—文本框。文本框的的文本编辑。文本框大小的调整。。文本框位位置的移动。文本框的的征文环绕。第三章、、办公自自动化office艺术字插入艺术术字：绘图工具具栏、插入菜单单。艺术字的的编辑及理解艺术字的特性性。插入公式：插入—对象——公式3.0。第三章、办公公自动化office（6）word表格制作作建立表格：表表格边框工具具栏、表格菜菜单编辑表格：（1）在单元元格中输入文文本、图片。。（2）行、列列、单元格及及表格的选择择。（3）行、列列、单元格的的插入和删除除。（4）表格和和单元格的拆拆分与合并。。第三章、办公公自动化office表格、单元格格属性：是指指表格位置、、行高、栏宽宽和列间距的的设置。表格位置的设置。表格的行高设置。表格栏宽的设置。表格列间距的设置。上述设置都可可以通过“表格”—““表格属性””进行设置。第三章、办公公自动化office表格中的文本本排版表格中的文字方向。单元格中文字字对齐方式。根据内容或窗窗口调整表格（平均各行、、列）。表格与文本转换。第三章、办公公自动化officeWord文档档打印打印设置页面设置打印预览打印输出第三章、办公公自动化office第三章、办公公自动化office2、Excel电子表格格软件（1）概述第三章、办公公自动化office工作表编辑区工作簿名称工作表标签活动单元格工作表标签栏栏工作表标签滚滚动按钮行标题栏格式工具栏编辑栏列标题栏状态栏工作区拆分块填充柄第三章、办公公自动化office编辑栏工作簿一个工作簿簿就是一个个Excel文件，，扩展名为为.xls。启动Excel后，，系统默认认当前新的的工作簿文文件名为book1，再次新建建工作簿，，系统自动动命名为book2、book3………。一个工作簿簿中最多可可以包含255个工作表。。第三章、办办公自动化化office工作表一般工作表表：是存储储和处理数数据的最基基本工作单单位，由若若干行和列列组成。每个工作表表最多可有有256列、65536行。列号自左向向右为A~Z，AA~AZ，，BA~BZ、依此此类推，直直到IV。。行号自上下下为1~65536。图表工作表表：以图表表的形式表表示数据。。第三章、办办公自动化化office单元格是工作表中中行与列的的交叉部分分，是工作作表的最小小单位。每每个单元格格，用它所所处位置的的列、行编编号进行标标识。如：A3单元格表示示A列、第第3行的单单元格。不同工作表表中的单元元格的标识识方法是：：工作表名!单元格名名第三章、办办公自动化化office活动单元格格（当前单元元格）：在工作表编编辑区用黑色边框框围起、当前正在在使用的单单元格。只只能在活动动单元格中中输入数据据。活动工作表表（当前工作作表）：在工作表标标签中表名带下划划线、突出显示的工作表。。活动工作簿簿（当前工作作簿）：含有文件名名的工作簿簿窗口的标题栏为突突出显示的工作簿。。第三章、办办公自动化化office第三章、办办公自动化化office当前工作簿名当前工作表名当前单元格标识（2）Excel基基本操作建立工作薄薄保存工作薄薄打开工作薄薄关闭工作薄薄第三章、办办公自动化化office新建工作表：插插入菜单、、在sheet3右右单击。工作表重命名：格式菜单单、在sheet？？右单击。。移动与复制工作表：编编辑菜单、、ctrl+鼠标。。删除工作表：编编辑菜单、、右单击快快捷菜单。。拆分与冻结：鼠标操作作（拆分）、窗口菜菜单。保护工作表和工工作薄：工工具菜单——保护。第三章、办办公自动化化office选定单元格格利用鼠标选择单元格。利用键盘选择单元格。利用名称框选择择单元格。插入单元格格插入单元格格、插入行、插入列。数据输入单元格文本和数字默认对对齐方式、单元格中中数据类型设设置、单元格自动换行。补充：如果果把数字作为文文字处理，可在在数字前加加单引号单元格内换换行Alt+Enter。第三章、办办公自动化化office数据的填充充快速填充重复数数据、自动填充序列（鼠标、编编辑菜单））。数据的复制制与移动利用剪贴板移动或复制制、利用鼠标移动或复制制。数据清除与与单元格删删除格式菜单中完成清除除、删除或或键盘操作作。第三章、办办公自动化化office（3）美化化工作表设置列宽与与行高列宽：鼠标右边边界双击（（最合适列列宽）、拖拖动、格式式菜单。行高：鼠标拖动动、格式菜菜单。单元格格式式设置数字、数值值、货币、、会计、日日期、时间间、百分比比、文本等格式。设置对齐方式。设置字体格式。设置边框格式。第三章、办办公自动化化office自动套用格格式：是对已经经存在的表表格，可以以用套用系系统定义的的各种格式式来美化表表格。（格式菜单单—自动套套用格式））使用条件格格式：突出显示示所要检查查的数据，，对于符合合给定条件件的数据单单元格，会会设置为红红色或绿色色单元格底底纹。（首先对角角选中表格格内容，格格式菜单——条件格式式）第三章、办办公自动化化office（4）使用用公式与函函数单元格的引引用在表达式中中，单元格格的引用有有四种情况况：单元格的绝绝对引用：：$B$3在复制公式式的时候，，单元格的的引用不发发生改变。。单元格的相相对引用：：B3在复制公式式的时候，，单元格的的引用自动动发生变化化。单元格的混混合引用：：$B3，B$3第三章、办办公自动化化office公式设置与与运算符规规定在输入公式式时，是以以=开始的，否否则系统认认为是文字字型数据。。运算符分为为4类：算数运算符符、比较运运算符、字字符串连接接运算符、、引用运算算符。算数运算符符：加、减减、乘、除除等运算先后顺顺序与平时四则则运算一样样。比较运算符符：完成两两个运算对对象的比较较，即（TRUE真真、FALSE假假）。。第三三章章、、办办公公自自动动化化office字符符串串（（文文本本））运运算算符符：：只只有有一一个个运运算算符符&（Shift+7）），，其其作作用用把两两个个文文本本连连接接起起来来而而生生成成一一个个新新文文本本。引用用运运算算符符：：用用来来将将不不同同单单元元格格区区域域合合并并运运算算（（不不作作为为重重点点））。。第三三章章、、办办公公自自动动化化office第三三章章、、办办公公自自动动化化office第三三章章、、办办公公自自动动化化office第三三章章、、办办公公自自动动化化office（5））数数据据图图表表创建建图表表（（插插入入菜菜单单向向导导、、工工具具栏栏））。。编辑辑图表表（（图图表表的的移移动动、、复复制制、、缩缩放放、、删删除除））。。图表类型改变变（插入菜菜单、工工具栏））。图表数据的编编辑图表文字编辑辑图表的两两种插入入方式：：作为新工作表表插入、作为其其中的对象插入入。第三章、、办公自自动化office（6）数数据的管管理分析析数据查找：编辑菜菜单—查查找数据替换：编辑菜菜单—替替换数据排序：工具栏栏升、降降序和数数据菜单单—排序序。数据筛选：数据菜菜单—筛筛选分为为自动筛筛选、自自定义筛筛选。注明请区区分“条件格式式”和“数据筛选选”的不同。补充：数数据汇总总、数据据透视表表（不作作为重点点）。第三章、、办公自自动化office（7）页页面设置置与打印印设置打印印区域页面设置置打印预览览第三章、、办公自自动化office3、powerpoint（1）概概述：演示文稿稿，用于于多媒体体演示，，扩展名名.ppt启动:开开始菜单单、双击击ppt文件、、快捷方方式。退出：菜菜单、标标题栏、、控制菜菜单、ALT+F4第三章、、办公自自动化office第三章、、办公自自动化office大纲显示示备注窗格格（2）制制作幻灯灯片新建演示文稿稿：菜单单、工具具栏。编辑演示文稿稿：输入入文本、、插入文文本框。。设置文字字格式：工工具栏、、格式菜菜单。设置项目目符号和和编号：格式菜菜单、格格式工具具栏。编辑图形形对象：图图表、表表格、图图片、影影片和声声音、艺艺术字、、组织结结构图、、超级链链接。第三章、、办公自自动化office背景设置：单单一背景景、特殊殊效果背背景。幻灯片版版式编辑：格格式菜单单—幻灯灯片版式式。配色方案案：格式菜菜单—幻幻灯片设设计母版：如果要要所有幻幻灯片使使用一致致风格，，可以用用母版功功能，分分为3种种幻灯片母母版、讲义母版版、备注母版版。对应菜单单：视图图—母版版—幻灯灯片母版版第三章、、办公自自动化office第三章、、办公自自动化office幻灯片母母版讲义母版版备注母版版（3）演演示文稿稿放映设置动画效果果：动画方方案、自自定义动动画。切换和放放映：幻灯片片切换、、设置幻幻灯片播播放方式式。使用动作按钮钮：幻灯片片中内置置了12个动作作按钮。。第三章、、办公自自动化office（4）打打印演示示文稿设置幻灯灯片大小小和打印印方向。。打印幻灯灯片。彩色、黑黑白或灰灰度。大纲、备备注页和和讲义。。使用打印印预览。。第三章、、办公自自动化office练习题题1、在在WORD中，，关于于表格格自动动套用用格式式的用用法，，下列列说法法正确确的是是____A只只能直直接用用自动动套用用格式式生成成表格格B可可在生生成新新表时时使用用自动动套用用格式式或插插入表表格的的基础础上使使用自自动套套用格格式C每每种自自动套套用的的格式式已经经固定定，不不能对对其进进行任任何形形势的的更改改D在在套用用一种种格式式后，，不能能再更更改为为其他他格式式2、在在WORD中，，选定定表格格的一一行并并按下下工具具栏中中的““剪切切”按按钮，，则____A该该行被被删除除，表表格减减少一一行B该该行被被删除除，而而且表表格可可能被被拆分分成上上下两两个表表格C仅仅该行行的内内容被被删除除，表表格单单元变变成空空白D整整个表表格被被完全全删除除3、在在WORD中，，下列列关于于“页页码””的叙叙述，，正确确的是是_______A页页码必必须使使用阿阿拉伯伯数字字B页页码的的位置置必须须位于于文本本编辑辑区的的下方方C页页码只只能是是也页页脚的的一部部分D每每一节节内的的页码码必须须是连连续的的4、在在某WORD文文档中中，A和B是两两个格格式不不同的的段落落，当当从A段落落中选选择部部分文文字复复制并并插入入到B段落落后，，则________A被复制制到B段落落中的文字字将变成与与B段落其其他文字相相通的字体体B被复制制到B段落落中的文字字字体不变变CB段落落的格式变变为A段落落的格式DA段落落的格式变变为B段落落的格式5、下列关关于“WORD的水水平标尺与与表格关系系”的描述述，错误的的是_______A利用水水平标尺可可以设置表表格内容的的缩进方式式B利用水水平标尺可可以设置表表格的对齐齐方式C利用水水平标尺可可以移动表表格框线D利用水水平标尺可可以移动表表格6、在建立立EXCEL工作表表时，_______可以删删除工作表表第4行。。A单击行行号4，选选择“文件件”菜单下下的“删除除”命令B单击行行号4，选选择“编辑辑”菜单下下的“删除除”命令C单击行行号4，选选择工具栏栏下的“剪剪切”按钮钮D单击行行号4，选选择“编辑辑”菜单下下的“清除除”下的““全部”命命令7、在EXCEL单单元格中输输入数值型型数据，当当宽度大于于单元格宽宽度时，下下面哪种表表述是错误误的______A输入的的数值数据据无效B无无需需增增加加单单元元格格宽宽度度C超超长长部部分分不不会会丢丢失失D在在单单元元格格中中不不会会显显示示错错误误信信息息8、、在在EXCEL的的工工作作表表中中，，已已创创建建好好的的图图表表中中的的图图例例_______A按DEL键键可可将将其其删删除除B不不可可改改变变其其位位置置C不不能能修修改改草草案案D只只能能在在图图表表向向导导中中修修改改9、、工工作作表表中中表表格格大大标标题题对对表表格格居居中中显显示示的的方方法法是是：：A在在标标题题行行处处于于表表格格宽宽度度居居中中位位置置的的单单元元格格输输入入表表格格标标题题B在在标标题题行行任任一一单单元元格格输输入入表表格格标标题题，，然然后后单单击击““居居中中””工工具具按按钮钮C在在标标题题行行任任一一单单元元格格输输入入表表格格标标题题，，然然后后单单击击““合合并并及及居居中中””工工具具按按钮钮D在在标标题题行行处处于于表表格格宽宽度度范范围围内内的的单单元元格格中中输输入入标标题题，，选选定定标标题题行行处处于于表表格格宽宽度度范范围围内内的的所所有有单单元元格格，，然然后后单单击击““合合并并及及居居中