第02章-数据库和表

第二章数据库和表第一节数据库的创建第二节表的创建第三节表的维护第四节表的操作第五节数据库与外部数据的交流第六节对象的操作

本章考点第一节数据库的创建在Access中，开发一个完整的数据库应用系统所需的所有元素都包含在数据库中，所以数据库的创建是一切工作的开始。本节主要有两个问题：一、数据库的创建二、数据库的操作一、数据库的创建在Access中，可以使用以下两种方法创建数据库：１．使用“数据库向导”建数据库；２．先建立空数据库，再添加所需对象。

方法１可自动、快速的创建一个功能简单、格式固定的完整数据库应用系统，若欲创建的数据库与系统提供的某一模板数据库相似，则可使用该方法；但实际创建的数据库往往比较复杂，故方法１很少使用，一般常用方法２。１、使用“数据库向导”创建例1:使用向导建立联系人管理数据库。（1）文件菜单新建新建任务窗格中单击本机上的模板模板对话框中数据库选项卡选择联系人管理模板确定（2）在“文件新建数据库”对话框中指定所建数据库文件的名称与保存位置；（3）确定自动创建的表中的字段；（4）确定自动创建的窗体与报表的样式（5）确定数据库应用系统的标题。２、创建空数据库例2：建立教学管理数据库（保存到D:\Access）。（1）打开“文件新建数据库”对话框；

文件菜单新建（或单击工具栏上的新建按钮）新建文件任务窗格中选空数据库。（2）在“文件新建数据库”对话框中指定所建数据库的文件名及保存位置。最终保存为：数据库名.accdb二、数据库的操作１、数据库的打开２、数据库的关闭１、数据库的打开（1）启动Access后：文件菜单打开选择欲打开的数据库文件。（2）在Windows资源管理器中：双击欲打开的数据库文件名。２、数据库的关闭

主要有以下四种方法：（1）单击右上角关闭铵钮；（2）单击左上角图标关闭；（3）双击左上角图标；（4）文件关闭。(5)alt+f4(6)alt+f+x第二节表的建立观察如下学生表中的数据：学生编号姓名性别年龄工作时间团员否简历照片20080101严肃男192008-9-1是福建厦门20080102刘力男212008-9-1是山东曲阜20080104刘红女182008-9-1是新疆20080111李成男192008-9-1否山东东营20080301王海男202008-9-1是山东日照

Access中的表由结构和数据两部分组成，建立表时要先建立表结构，之后再向表中输入数据。本节内容一、表结构的设计二、表结构的创建三、表中数据的输入一、表结构的设计表结构就是表头，它直接决定了表中数据以何种格式存储。设计表结构就是分别确定表中所包含字段的字段名、字段类型、字段属性以及表的主键。本节主要介绍字段名的命名规则和Access所支持的字段类型。１．字段名的命名规则２．Access字段类型１．字段名的命名规则（1）可以是汉字、字母、数字、空格及特殊字符的任意组合，但不能用句号，感叹号，重音符号和方括号等；（2）不能以空格或控制符号(从0到31的ASCII值)开头；（3）不超过64个字符。２．Access字段类型

字段类型就是字段中存储数据的类型，它决定了Access将以什么方式存储该字段的内容，即该字段将能存储什么性质的数据。

Access常用的数据类型有以下10种：（1）文本型：用于保存字符串，最多255个字符,默认数据类型。（2）备注型：用于保存解释性的长度较大的字符串。（3）数字型：用于保存能够进行算术运算的数值数据（涉及货币计算的除外）。字节、整型、长整型、单精度型、双精度型（4）货币型：用于存储货币数据。Access会根据用户输入的数据自动添加货币符号和千位分隔符。默认两位小数。（5）日期/时间型：用于存储日期、时间或日期时间组合的。8字节存储空间。具体格式可由用户自己选择。（6）自动编号型：其值由Access自动按照记录添加时的顺序指定一个唯一的顺序编号（不允许用户输入或改变其值）。一个表中只能有一个该类型字段。

唯一，用户不能修改，可以是随机值，删除不重新编（7）是/否型：用于存储逻辑判断的结果。

True|FalseYes|NoOn|Off（8）OLE对象型：用于存储比较特殊的多媒体数据，如图形、图像、音频、视频、动画及其他软件的文件内容。（9）超链接型：存储超级链接地址。如常用的网址或Email地址。（10）查阅向导型：用于输入值比较固定的数据，数据输入时使用组合框从列表中选择输入，而列表内容由用户创建时指定。注意：对于某一数据而言，可以使用的数据类型可能有多种，可根据字段的用途和性质来选择一种最合适的类型。二、表结构的创建在Access中，表结构的建立主要有以下三种方法：１．使用“设计”视图创建２．使用“数据表”视图创建３．使用表向导创建１．使用“设计”视图创建（1）选择表对象；（2）新建设计视图确定（或双击使用设计器创建表）（３）依次指定字段名、字段类型、字段属性、主键等；（4）文件菜单保存（或保存按钮）指定新表名称确定。注意：此方法可以建立完整的表结构，为常用方法。例3：教学管理数据库中建立“学生”表，结构如下：字段名字段类型长度学生编号文本8姓名文本5性别文本1年龄字节入校日期日期/时间团员否是/否简历备注照片OLE对象练习：创建如下教师表字段名类型大小字段名类型大小教师编号文本5政治面貌文本2姓名文本5学历文本4性别文本1职称文本3工作时间日期/时间系别文本10要求职称、系别为查阅向导类型，职称字段值为教授、副教授、讲师，系别字段值为数学、经济、系统。２．使用“数据表”视图创建（1）选择表对象；（2）新建数据表视图确定（或双击通过输入数据创建表）；（3）双击默认字段名指定所用的字段名。（4）保存。注意：此方法建立的表结构中所有字段的类型都为“文本”型，往往与实际需求不符，故创建后一般需要在“设计”视图中进行修改。例4：在教学管理数据库中，用数据表视图建“课程”表，结构如下：字段名字段类型长度课程编号文本3课程名称文本12课程类别文本3学分单精度3.使用向导创建表（1）数据库窗口中选择表对象（2）启动表向导例5：使用表向导创建“选课成绩”表，表结构如下：字段名字段类型长度学生编号文本8课程编号文本3成绩单精度利用“数据表”视图输入数据（1）在“数据表”视图中打开欲输入数据的表：表对象双击要打开的表（或单击打开按钮）。（2）输入数据；（3）保存。

三、表中数据的输入注意：各种类型数据的输入方法如下：（1）文本型和备注型：直接输入。（2）数字型：直接输入，又分为字节型、整型、长整型、单精度型和双精度型，注意各类型的取值范围。（3）货币型：直接输入数值，货币符号和千位分隔符自动输入。（4）日期／时间型：直接输入，但年、月、日之间用符号“-”或“/”分隔，且必须合法。（5）自动编号型：系统按记录输入的顺序自动编号输入，且不允许改变。（6）是/否型：选中（打勾）为“是”，未选中为“否”。（7）超链接型：必须是一个网页地址或EMail地址，直接输入。（8）OLE对象型：选中输入字段插入菜单对象（或右击插入对象）指定插入文件确定。

OLE对象的输入分嵌入和链接，默认为嵌入，若指定链接，请选中“链接”项。嵌入（复制）是当源文件中数据改变时不影响表中数据；链接是表中数据随着源文件的改变而变化。（9）查阅向导型：在组合框中选择或直接输入。用于值较为固定的字段，如“教师”表中的“性别”、“学历”、“职称”等字段。创建时须指定其列表值（来源于其它表或自行输入）。第三节表的维护一、表的打开与关闭二、修改表的结构三、编辑表的内容四、调整表的外观五、设置表间关系一、表的打开与关闭１．表的打开２．视图的切换３．表的关闭１．表的打开表可以在数据表视图（编辑数据）中打开也可以在设计视图（编辑结构）中打开。（1）数据表视图

①选择要打开的表打开；

②双击要打开的表。（2）设计视图选择要打开的表设计。２．视图的切换以下方法任选其一：（1）选择“视图”菜单中的相应菜单项；（2）单击“设计”按钮或“打开”按钮；（3）单击工具栏中的“视图”按钮；（4）右击当前视图标题栏，选择相应菜单项。３．表的关闭

与一般窗口的关闭方法相同，以下四种方法任选其一：（1）单击右上角关闭按钮;（2）单击左上角图标关闭；（3）双击左上角图标；（4）文件菜单关闭。二、修改表结构表结构的修改主要在“设计”视图中进行，包括以下内容：１．字段的添加２．字段的删除３．字段的修改４．主键的设置１．字段的添加字段可以添加在表中的任意位置，主要有以下三种方法：（1）选定插入位置插入菜单行；（2）选定插入位置插入行按钮；（3）右单击插入位置插入行。注意：“插入位置”为插入的新字段的后一字段。２．字段的删除可以一次删除一个字段，也可以一次删除多个字段。主要有以下三种方法：（1）选定欲删除字段编辑菜单删除行；（2）选定欲删除字段删除行按钮；（3）右单击删除字段删除行。注意：在Access中，删除是非常危险的操作，因为数据一旦删除将无法恢复，所以往往会提示是否删除，根据需要选择即可。３．字段的修改字段的修改包括字段重命名、字段类型的更改和字段属性的设置。这里重点介绍字段属性的设置。（1）格式：用于设置当前字段的显示和打印格式，不影响数据的存储。（数字，日期/时间）例6：设置教师表中工作时间字段为短日期显示格式。例7：设置学生表中入校日期字段以xx月xx日xxxx格式显示。字段属性的设置（2）输入掩码：是一种输入格式，由字面显示字符和掩码字符组成，用于定义数据的输入格式。主要用于“文本”和“日期/时间”型数据。例8：将学生表中入校日期的输入掩码属性设置为短日期。例9：定义教师表中联系电话字段的输入掩码属性，使其书写格式为前5位为“0531-”，后8位为数字。（3）标题：字段在显示时的列标题，若不指定，则显示字段名。（4）有效性规则和有效性文本：①有效性规则：用来限制输入数据所必须遵守的规则，限制字段的取值范围，确保输入数据的合理性。例10：将学生表中年龄字段取值范围设在14-70之间。②有效性文本：当输入的数据不符合有效性规则时，系统将提示的出错信息。（5）默认值：字段默认输入的内容。例11：设置学生表中性别字段默认值为女。。（6）必填字段：指定字段内容是否必须填写（7）索引：索引是在数据库表中对一个或多个列的值进行排序的结构。使用索引可以获得对数据库表中特定信息的快速访问。例12：设置学生表中姓名字段为有重复索引。４．主键的设置

主键即关键字，唯一标识表中一条记录的字段或字段组合。在表中，主键的值唯一且不能有空值，故表中定义了主键后，就可以避免出现完全相同的记录，这称为实体完整性。在Access中，有三种类型的主键：自动编号主键、单字段主键和多字段主键（复合主键）。在Access中，主键的创建主要有以下两种情况：（1）自动定义自动编号主键（2）在“设计”视图中定义任意类型主键（1）自动定义自动编号主键建立表结构时若未设置主键，则保存时会提示建立主键（自动编号主键）。若表中有自动编号型字段，则自动定义该字段为主键；若表中无自动编号型字段，则自动添加一个自动编号型字段，并定义该字段为主键。（2）在“设计”视图中定义任意类型主键打开表的“设计视图”，选择要设置为主键的字段（可以用Ctrl选择多个字段），然后选用以下三种方法之一：①编辑菜单主键②单击主键按钮③右击该字段主键例13：设置学生表中学生编号为主键，分析选课成绩表并设置其主键。注意：（1）主键的取消与设置方法相同；（2）一个表中只能有一个主键，当设置了新主键后，原来的设置自动取消。三、编辑表的内容表内容的编辑必须在数据表视图中进行，包括数据的定位、选择、修改、添加和删除。

1．数据的修改

2．记录的添加

3．记录的删除1．数据的修改和输入的操作方法相似。2．记录的添加

（1）插入菜单新记录；

（2）单击工具栏上新记录按钮；

（3）右击记录选定器新记录；

（4）直接在尾部输入。

注意：在Access中，记录只能在尾部添加，不能在中间插入。3．记录的删除选择要删除的记录，然后选用以下三种方法之一：（1）编辑菜单删除记录；（2）单击工具栏上删除记录按钮；（3）右击记录选定器删除记录。四、调整表的外观表的外观就是表在“数据表”视图中显示时的外观属性。１．设置字段显示次序２．设置列宽和行高３．隐藏列４．冻结列５．设置数据表显示格式６．设置数据表显示字体１．设置字段显示次序字段的默认显示次序为结构设计时的次序，可以在数据表视图中重新设置。方法如下：选定字段，拖动到新的位置。例14：交换学生表中学生编号和姓名字段的显示位置。２．设置列宽和行高（1）设置列宽（字段显示宽度）①拖动字段之间的垂直网格线到适当的位置；②右击字段名列宽输入列宽值；③选中字段格式菜单列宽输入列宽值。例：设置选课成绩表成绩字段显示宽度为20。（2）设置行高（记录显示高度）①拖动记录之间的水平网格线到适当的位置；②右击记录选定器行高输入行高值；③格式菜单行高输入行高值。３．隐藏列（1）隐藏列选定欲隐藏的字段格式菜单隐藏列（或右击隐藏列）。（2）取消隐藏列

格式菜单撤消隐藏列选择取消隐藏列。４．冻结列（1）冻结列选定欲冻结的字段格式菜单冻结列（或右击冻结列）。（2）取消列的冻结

格式菜单取消对所有列的冻结。５．设置数据表显示格式

格式菜单数据表（或右击标题栏数据表）设置格式。主要显示格式有：单元格效果、背景颜色、网格线显示方式、网格线颜色等。６．设置数据表显示字体

格式菜单字体（或右击标题栏字体）设置合适的字体、字型、字号、下划线和颜色等。五、设置表间关系在表中，一个记录就是一个实体，所以一个表就是一个实体集。表间关系就是两个实体间的联系。表间关系是根据两个表间的公共字段建立的（一般字段名相同或字段内容相同）。１．关系的创建２．关系的编辑３．参照完整性的意义１．关系的创建（1）关闭所有相关的表；（注意）（2）工具菜单关系（或单击关系按钮），打开关系窗口；（3）打开显示表对话框（首次自动显示，以后右击显示表）添加需要建立关系的表；（4）将一表中相关字段拖动到另一表中的相关字段上；（5）在编辑关系对话框中设置关系属性创建；（6）保存。例15：设置学生、选课成绩和课程三表之间关系。２．关系的编辑（1）添加表

关系菜单（或右击）显示表（或单击显示表按钮）显示表对话框添加。（2）隐藏表选定欲隐藏的表关系菜单（或右击）隐藏表。（3）关系的删除选定欲删除的关系编辑菜单（或右击）删除。（4）设置关系属性主要是参照完整性的设置。

关系菜单（或右击）编辑关系编辑关系对话框中设置。３．参照完整性的意义两个表按照相关字段建立关系后，联系类型或为“一对一”或为“一对多”，其中“一”的一方为主表，另一方为子表。如果在创建时指定了“实施参照完整性”，则子表中的相关字段值必须是在主表中存在的，否则拒绝接受。

“级联更新相关字段”意义：子表中的相关字段值随主表的改变而改变。

“级联删除相关记录”意义：主表中的记录删除时，子表中与该记录相关的记录也随着一起删除。第四节表的操作一、数据的查找和替换二、记录的排序三、记录的筛选一、数据的查找和替换１．查找（1）选定查找字段；（2）打开“查找”对话框：右击、工具栏、菜单；（3）指定查找内容、查找范围、匹配方式与搜索方式，然后单击“查找下一个”按钮。注意：通配符的意义。＊:任意多个字符？：任意一个字符＃:任意一个数字字符

[]:通配方括号内任何单个字符[abc]!:通配任何不在括号之内的字符[!ac]-

：通配范围内的任何一个字符[a-d]２．替换与查找不同之处：指定替换内容。二、记录的排序根据表中某些字段的值的大小对表中记录的顺序重新排列。根据字段值的排列方式，分为升序（由小到大）和降序（由大到小）。１．排序规则２．单字段排序３．多字段排序４．取消排序１．排序规则（1）文本型按ASCII码值大小排序；

A:65a:970:48（2）中文按其拼音字母的ASCII码值大小排序；（3）数字型按数值大小排序；（4）日期时间型按时间先后排序（前小后大）；（5）是否型：“是”小“否”大；（6）空值最小。注意：备注型、超级链接型或OLE对象型字段不能排序。２．单字段排序

选定待排序字段，然后选用以下三种方法之一：（1）记录菜单排序升序或降序；（2）单击升序或降序按钮；（3）右击选定的字段升序或降序。３．多字段排序（1）使用数据表视图选定待排序的多个字段，下面与单字段排序相同。（2）使用“高级筛选/排序”窗口①记录菜单筛选高级筛选/排序；

②指定排序字段和排序方式；

③筛选菜单应用筛选/排序（或单击应用筛选按钮，或右击筛选窗体标题栏应用筛选/排序”）。４．取消排序排序的结果会保留，表关闭后，下次打开时仍然有效。以下方法可取消排序：（1）按照新的规则排序后，原来的排序结果自动取消；（2）记录菜单取消筛选／排序（或右击数据表标题栏取消筛选／排序）。三、记录的筛选将表中满足某种条件的记录挑选出来，而将不满足条件的记录隐藏起来。共有以下4种方法：１．按选定内容筛选２．按窗体筛选３．按筛选内容筛选４．高级筛选注意：

记录的筛选操作必须在数据表视图中进行。１．按选定内容筛选按照单个字段与选定内容等值为条件筛选。方法：选定筛选内容，然后以下三种方法任选其一：

①记录菜单筛选按选定内容筛选；②单击按选定内容筛选按钮；③右击选定内容按选定内容筛选。注意：筛选的取消方法与排序相同。２．按窗体筛选(下拉列表设定条件)按多个字段与指定内容等值为条件筛选。方法：①记录菜单筛选按窗体筛选（或单击按窗体筛选按钮，或右击数据表视图标题栏按窗体筛选）；②在出现的窗体中设置筛选条件；③筛选菜单应用筛选/排序（或单击应用筛选按钮，或右击筛选窗体标题栏应用筛选/排序）。３．按筛选内容筛选按照单个字段的任意条件筛选。方法：

右击筛选字段的任一位置，在筛选目标文本框中输入筛选条件，按Enter键。４．高级筛选按照多个字段的任意条件筛选。方法：①记录菜单筛选高级筛选/排序；②在出现的筛选窗体中设置筛选准则和排序方式；③筛选菜单应用筛选/排序（或单击应用筛选按钮，或右击筛选窗体标题栏应用筛选/排序）。第五节数据库与外部数据的交流1.导入外部数据2.链接外部数据3.导出外部数据1．导入外部数据(复制)

将符合Access要求的其它数据库或文件中的数据制作一个副本添加在当前数据库中的某个表中或独立生成一个表。导入的数据与源文件没有任何关系，故其中一方数据的改变不影响另一方。（1）选择“表”对象；（2）文件菜单获取外部数据导入（或单击新建导入表确定。）（3）选择欲导入的文件；（4）以后根据向导提示分别指定导入对象和属性以及是导入到已有表中还是生成新表。例16：将D:\