秘书公文写作与实训课件资料

三〝?〞一、为什么要懂公文？（秘书为什么要懂公文写作(xiězuò)）

二、要学些什么公文？（常用公文写作(xiězuò)基本知识）

三、应如何写好公文？（常用公文写作(xiězuò)几个要领）第一页，共82页。秘书(mìshū)的状况秘书的概念秘书有九大任务秘书怎样写好文章(wénzhāng)秘书的六个要素第二页，共82页。一、为什么要懂公文(gōngwén)？一工作开展需要1、工作联系2、信息(xìnxī)联络3、公务往来第三页，共82页。一、为什么要懂公文(gōngwén)？二服务上下需要1、为上级(shàngjí)服务2、为横向服务3、为下级服务第四页，共82页。一、为什么要懂公文(gōngwén)？三提高自身需要(xūyào)1、可以获得信息2、可以锻炼能力3、可以增加知识第五页，共82页。二、要学些什么(shénme)公文?（一）公文的概念主体――国家机关及其他社会组织条件――行使职权和实施管理（公务管理需要）

要求(yāoqiú)――有规定格式（不能自己想怎么写就怎么写的）第六页，共82页。二、要学些什么(shénme)公文?（二）公文的分类（总的类型分“上平下”。常用的也有十几种。其中各文种中还有细分类。1、指挥类――命令、指令、指示、决定、决议、计划、布告2、报请类――报告、请示(qǐngshì)3、批转类――批复、批转、转发第七页，共82页。二、要学些什么(shénme)公文?4、知照类――公告、通告、通报、通知5、记述(jìshù)类――会议记录、会议记要、总结、大事记6、联系类――函、介绍信7、规范类――章程、规定、条例、办法、规则第八页，共82页。三、应如何(rúhé)写好公文？（一）借用四个要领一是要设计方案二是要选好材料(cáiliào)三是要重视施工四是要严格装修第九页，共82页。三、应如何(rúhé)写好公文？（二）掌握五个要点1、真实2、准确3、精练4、简明(jiǎnmíng)5、规范第十页，共82页。三、应如何(rúhé)写好公文？（三）注意六个毛病1、文种错误(cuòwù)2、语言毛病3、发文对象错误(cuòwù)4、内容不全面5、主题不突出6、抄袭明显第十一页，共82页。三、应如何(rúhé)写好公文？总结七点体会(tǐhuì)一是借意要精二是选话要活三是取样要准四是填框要实五是修补要细六是储存要多七是练习要勤第十二页，共82页。“三字(sānzì)”目标―――知（懂得公文重要性）―――会（一般公文都会写）―――精（公文写作(xiězuò)文字精）第十三页，共82页。第一章秘书公文写作(xiězuò)概述公文的基本知识写作目的(mùdì)与步骤写作要求第十四页，共82页。一、公文的概念(gàiniàn)及作用（一）公文的概念

公文是各级各类机关、企事业单位、社会(shèhuì)团体实施管理、组织运行的基本工具和基本手段。第十五页，共82页。（二）公文(gōngwén)的作用规制(ɡuīzhì)令使作用明事通情作用参谋决策作用宣传舆论作用商洽联络作用存储凭证作用第十六页，共82页。国家对行政公文的有关(yǒuguān)文件第一、1981年——《暂行办法》；第二、1987年——《办法》；第三、从1994年开始施行，1999年发布的《办法》。（前三个版本的《暂行办法》和《办法》都是国务院发布的，具有行政规章性质）第四、2000年8月24日，国务院以国发［2000］23号文件——《国家行政机关公文处理办法》。（它是以国务院文件发布的，是迄今为止法律效力和权威性最高的一个(yīɡè)《办法》，具有行政法规性质。）第十七页，共82页。新的《国家行政机关(jīguān)

公文处理办法》中的新规定新《办法》的法律效力和权威性得到了提升。在行政机关公文(gōngwén)办理中强调加大职能部门的责任。突出强调加强公文(gōngwén)的审核把关。送领导签发前要审核。公文(gōngwén)正式印制前文秘部门要复核。收到下级机关上报的需要办理的公文(gōngwén)，文秘部门应当进行审核。第十八页，共82页。在行政规则中对部门行文和部门内设机构行文问题专门作了规定，从制度上、源头上彻底制止滥发文电。对公文处理的规范问题有一些新的更加严格的要求。专门强调了公文管理问题。公文种类中取消了“指示”，增加了“意见”。在公文格式(géshi)与公文用纸方面也有一些新的要求。第十九页，共82页。二、公文(gōngwén)的分类规范比较通行的分类方法，是以中共中央办公厅1996年印发的《中国共产党机关公文处理(chǔlǐ)条例》中所列14种文种和国务院2000年发布的新《国家行政机关公文处理(chǔlǐ)办法》所列的13种文种为依据，把《条例》和《办法》所共有的18种公文作为通用公文18种公文以外的机关公文列为常用公文常用公文以外的列为专用公文第二十页，共82页。通用(tōngyòng)公文党的机关(jīguān)正式文件的种类：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、请示、报告、批复、条例、规定、会议纪要、函等14种。行政机关(jīguān)公文的种类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。两者相加，共计有18种公文。这些就是我们学习和了解的重点。第二十一页，共82页。2.按机关种类分类:党务机关公文行政机关公文司法机关公文军事机关公文企事业单位公文社会团体公文……按公文行文(xíngwén)方向分类：上行公文下行公文平行公文第二十二页，共82页。上行公文——是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行公文——是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。平行公文——指同级机关或不同(bùtónɡ)隶属机关之间的行文，如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行公文。第二十三页，共82页。4.按照公文的机密程度分类：绝密公文机密公文秘密公文内部材料普通公文5.按照公文的时限要求分类：特提公文特急公文加急(jiājí)公文平急公文普通公文6.按照使用范围分类：通用公文专用公文第二十四页，共82页。7行政机关公文的种类：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见(yìjiàn)、函、会议纪要行政机关中的其他公文：调查报告计划工作总结简报等按照规范性与否分类:规范性公文非规范性公文第二十五页，共82页。计划(jìhuà)的特点预想性。制定计划要有科学的预见，根据对客观现实的清醒认识，对未来一定时期的工作活动作出预想性安排。可行性。没有可行性就不能称其为计划。可变性。执行(zhíxíng)中允许有所变通、调整和修改。约束性。计划一旦通过、下达，就要遵照执行(zhíxíng)。第二十六页，共82页。计划的分类(fēnlèi)（按性质分）生产计划。为生产而制定的计划。工作计划。机关、团体、学校等部门或单位为进行工作而制定的计划。学习计划。单位或班组为进行学习而制定的计划。文体计划。是单位为开展或进行文化娱乐和体育等活动而制定的计划。第二十七页，共82页。计划的分类（按范围分）个人计划。部门(bùmén)计划。计划的分类（按时间分）年度计划。季度计划。月份计划。计划的分类（按时间性分）短期计划。长期计划。（凡是三年以上的计划，都叫长期计划）第二十八页，共82页。计划(jìhuà)的写作方法计划的写作格式条文式。把计划分成若干条款或部分，通过文字叙述(xùshù)，逐一阐明内容。表格式。用表格的形式来表达计划的内容。这种格式适用于时间较短，内容较为单一的具体安排。综合式。既有文字叙述(xùshù)，又有表格。第二十九页，共82页。计划(jìhuà)的具体写法标题。写明单位名称、时间期限、计划种类。写明单位名称、内容范围、计划种类。有些标题还包含计划本身的成熟程度(chéngdù)。（初稿、讨论稿…）第三十页，共82页。正文。公文式计划至少要包含(bāohán)前言与主体两部分，不少计划还有一个结尾部分。与计划有关的一些材料，如果在计划里一条条地列出不方便的时候，还可以在最后附表或附图。前言。用简练的文字说明制定这份计划的依据和总的目标任务。这是计划的总纲，用来统帅全文，虽短，但很重要。第三十一页，共82页。主体。这是计划的基本内容，开头和中间既要写明制定计划的依据，也要写明在计划期限内完成的具体任务和应达到的具体目标(mùbiāo)，还要写明完成任务、实现具体目标(mùbiāo)的措施。落款与日期。落款写在正文之后的右下方，日期写在落款的下面。如果上报或下发，还要按照公文的格式要求去做。附录。一些工作计划、财务计划还要把指标和数字列表附在文后。第三十二页，共82页。（二）会议记录会议记录的含义(hányì)会议记录，是在有组织有领导地商议事情的集会上，把听到的话或发生的事写下来的公文。也就是开会时把会议的基本情况和会上的报告、讨论的问题、发言和决议等内容记录下来的书面材料。会议记录是会议情况和内容的实录，具有重要文件的性质。第三十三页，共82页。会议记录的作用史料作用。重要的会议记录一定要归入档案，以备查考。素材作用。会议记录是形成会议纪要、会议简报(jiǎnbào)的重要素材。文件作用。会议记录可以作为传达、执行会议决议和贯彻会议精神的依据，也可以作为总结工作、检查决议执行情况、向上级汇报的依据。第三十四页，共82页。会议记录的特点(tèdiǎn)会议记录的特点主要是实录性、具体性。即凡是(fánshì)需要记录下来的会议内容、过程、有关的人和事、问题等，都要记全，如实反映，保持本来面目，客观准确。会议记录的要求要记得全面。要记得准确。第三十五页，共82页。会议记录的写法(xiěfǎ)主要分为两部分，一部分是会议组织情况，另一部分是会议内容。组织情况的记录标题、召集部门、开会时间、会议地点、出席人、缺席(quēxí)人、主持人、记录人。这些情况要在会议主持人宣布开会前写好。第三十六页，共82页。会议内容(nèiróng)的记录会议上的报告、发言及决议事项都是会议记录的内容。记录时应写上发言人的姓名和发言内容。记录这些内容一般有两种记录方法，一种是简要地记录，一种是详细的记录。除重要会议要把每个人的发言作出详细记录外，一般会议要有详有略。如果讨论的是关键性的问题，特别是意见不一致的时候，一定要详细的记下来。如果有讨论决议的事项，要记清表决情况。总之，要力求做到不遗漏，不歪曲，尽量(jǐnliàng)准确完整。第三十七页，共82页。（三）简报(jiǎnbào)简报的含义简报是内容比较简略的报道。它是机关、单位、团体用来汇报工作，反映情况，传递信息，交流经验的一种公文。简报是新中国成立以后发展起来的一种机关事务文书，随着社会进步而不断发展，简报的应用范围越来越广泛，逐渐(zhújiàn)成为一种独立的文体。第三十八页，共82页。简报(jiǎnbào)的作用反映情况。通过简报，可以将工作进展情况以及工作中出现的新情况、新问题、新经验，及时反映给领导机关，便于领导机关了解下情，指导工作。同时也可以为领导机关制定政策提供参考。交流经验。发挥对工作的指导和推动作用。传播信息。人们从中了解情况，吸取经验，学习先进，借以(jièyǐ)改进工作。第三十九页，共82页。简报(jiǎnbào)的种类综合情况类简报。主要向上级机关及时反映工作情况和问题，以供上级研究(yánjiū)和参考。专项工作简报。配合某项中心工作所编发。会议简报。是在大型会议或研究(yánjiū)重要议题的会议期间办的简报。主要反映会议情况、进程和重点内容。经验类简报。主要用于交流经验。社会动态简报。反映对国内外重大事件的看法、评价、认识等。第四十页，共82页。简报(jiǎnbào)的特点简报的主要特点是针对性、简明性、新闻性、及时性。简报是一种应用文体，其基本功能是汇报情况、反映问题。因此，简报的内容(nèiróng)必须真实、具体，又要简明扼要，有针对性，所报道的事情都是新近发生的，同时具有很强的时间要求。第四十一页，共82页。简报(jiǎnbào)的编写方法报头(bàotóu)[密级]工作简报第3期××区广播电视局编印二00九年五月四日××××××××正文(zhèngwén)第四十二页，共82页。2.标题(biāotí)概括式标题。准确、简要地概括出文章的基本 内容。形象化标题。形象生动，引起读者注意。提问式标题。简明醒目，具有一定的尖锐性。正副式标题。副标题对正标题有补充说明作 用。警句式标题。用简练而含义深刻的句子作标 题，引起人们的注意和关心。对比(duìbǐ)式标题。在对比(duìbǐ)中引起注意。引用式标题。引用名人名言起到警示作用。第四十三页，共82页。3.正文(zhèngwén)的写法简报的正文，没有(méiyǒu)固定的写法，总的要求是观点鲜明、材料精当、条理清晰、语言简洁。通常采用的方法有下面的一些形式：条款并列式。把选用的材料分条分款地写出来。消息报道式。采用新闻报道的写作方法。讲话、发言摘要式。第四十四页，共82页。列小标题式。围绕中心，把材料分成几个部分来写。集锦、动态式。围绕一个中心，选取一些典型事例，突出情况、工作进展的一个断面，分别写成几则“动态”、“简讯”，从不同侧面反映同一个主题。简要通讯(tōngxùn)式。采用通讯(tōngxùn)或新闻小故事的写法。数据、图表分析式。通过数字的统计、比较和分析，客观全面地反映情况，说明问题。第四十五页，共82页。4.报尾报送单位：××××校对(jiàoduì)：×××送至单位：××××联系电话：3365872（共印342份）统计工作简报（第3期）××区广播电视局编二00九年五月四日第四十六页，共82页。（四）调查报告调查报告的含义调查报告是对某一单位、某项工作、某个问题或某一事件进行调查研究后，加以分析综合，将获得(huòdé)的事实材料和结论加以整理，而写成的书面报告的公文。调查报告在各项公务活动中使用非常广泛，它的作用有：可以弄清事实真相；可以为领导决策提供依据；可以传播推广先进经验；可以揭露事实真相，回答社会问题；培养实事求是的精神。第四十七页，共82页。调查报告的种类(zhǒnglèi)按调查报告的内容范围(fànwéi)分综合性调查报告。专题性调查报告。按调查报告的作用性质分总结经验的调查报告。揭露问题的调查报告。反映情况的调查报告。考察历史事实的调查报告。第四十八页，共82页。调查报告的特点(tèdiǎn)明确的目的性，强烈的针对性。尊重客观事实，凭借事实说话。揭示事物的本质和规律。体现时代精神，有较强的时间性。调查报告的写作方法调查报告的写作，包括标题、正文、落款(luòkuǎn)和日期四部分。第四十九页，共82页。标题。文章式标题。概括调查(diàochá)报告的基本内容。公文式标题。标明调查(diàochá)对象和主要事由。正副式标题。正标题揭示调查(diàochá)报告的思想意义，副标题标明调查(diàochá)的事项和范围。提问式标题。总结某项工作经验，或揭露某个问题，可采用提问式标题，以引起发人深省的效果。第五十页，共82页。2.正文(zhèngwén)开头。这部分着重介绍基本情况和提出问题。有关调查工作本身的概况，如调查的起因和目的、时间和地点、对象和范围、经过和方法等。有关被调查事物的概况，如组织规模、有关背景、历史和现状、主要成绩或问题、事件形成概貌等。有关调查研究结论(jiélùn)的概括，如肯定意义、指出影响、提示结论(jiélùn)意见、点明文章主要内容等。不同的调查报告对这些内容有不同的取舍或侧重。第五十一页，共82页。主体。这是正文的主体部分。要写明调查到的具体情况，总结出来的经验和规律。必须做到：注意观点和材料的统一。要选择能反映事物本质的、有代表性的、有新意的典型材料、综合(zōnghé)材料、数据材料、对比材料、分类材料来说明观点。选择恰当的结构形式。纵式、横式、综合(zōnghé)式。注意避免写作主体中容易出现的毛病。第五十二页，共82页。结尾(jiéwěi)这是调查报告的结论部分，是全文的结束语。可采用的方法有：总结全文，深化主题，加深理解；提出解决问题的办法、措施、意见、建议。面对现实，展望未来，指出方向。补充说明，使内容更周全，主题更完善。发出号召(hàozhào)，鼓舞斗志。要干净利落，不要画蛇添足，不要拖泥带水。第五十三页，共82页。3.落款。在正文后面右下角写明调查报告的机关（单位）名称。如果在标题下面写明了，在此就不必再落款了。4.日期(rìqī)。在落款之后写明撰写此调查报告的年、月、日。第五十四页，共82页。（五）总结(zǒngjié)总结的含义总结是对规定的时限内的某项工作加以回顾、分析研究，从中找出经验和教训，引出规律性的认识、明确今后实践(shíjiàn)的方向，把这些内容系统化、条理化，形成文字的公文。总结是对实践(shíjiàn)的认识，总结的过程是由感性认识上升到理性认识的过程。总结应对实践(shíjiàn)进行全面、深刻和本质的概括。第五十五页，共82页。总结(zǒngjié)的作用总结经验，发扬成绩。反思过去，展望未来。互通情报，共同提高。总之，总结是提高我们思想认识、不断改进工作的重要方法(fāngfǎ)。我们要充分重视，使之能够更好地反映事物的本来面目，以指导我们的工作，搞好社会主义建设。第五十六页，共82页。总结(zǒngjié)的种类按内容分：综合性总结、专题性总结、简介性总结；按性质分：工作总结、学习总结、思想总结；按范围分：个人总结、单位总结；按时间分：年度总结、季度(jìdù)总结、阶段总结；第五十七页，共82页。总结(zǒngjié)的特点总结是自身实践的本质的反映。总结是人们对前一阶段工作实践的回顾，它的内容(nèiróng)，应当完全忠实于自身的实践活动。总结是一种理性认识。总结不是对工作的照像和复制，它不只要反映“怎么样”，还要阐明“为什么”。总结讲求群众性。要反映群众的智慧和力量，避免为个人树碑立传。第五十八页，共82页。总结(zǒngjié)的写作方法标题。陈述式标题。由单位、时间、事由和文种构成。论断式标题。这类标题是对有关总结作出明确的判断。概括式标题。根据(gēnjù)内容概括题目，类似一般文章标题的写法。严肃性和重要性的特点比较鲜明。第五十九页，共82页。2.正文。正文反映总结的具体内容，是总结的核心部分，由前言、主体、结尾三部分组成。前言。前言也称导语、开头。一般是概述基本情况，概述主要成绩，概述基本经验。这部分要用语精练，概括全面。主体。这是正文的重点，一般包括：基本情况的概述、总结成绩和经验、存在的问题和教训、今后(jīnhòu)的努力方向。结尾。这部分行文要求简短、有力和自然。3.落款和日期。单位总结的具名一般放在标题下面。日期写在结尾处。第六十页，共82页。（六）通知(tōngzhī)通知(tōngzhī)的含义通知(tōngzhī)是发布法规和规章，批转下级公文，转发上级机关和不相属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要周知或者执行的事项、任免人员所使用的公文。通知(tōngzhī)的特点使用的广泛性。使用频率最高。种类比较多。通知(tōngzhī)中的语言要简明、扼要、精确。第六十一页，共82页。通知的写作方法格式标题。通知标题的写法有三种(sānzhǒnɡ)：一是写明发文机关、发文事由和文种，即写出完整的标准式的公文标题。二是写明发文事由和文种，省去发文机关。三是只写明文种“通知”，省去发文机关和事由。这是在通知的事项比较简单、不作为正式文件发布、在机关内部使用的标题。另外，遇到特别紧急的情况，可在通知的前面加上“紧急”二字。第六十二页，共82页。正文。正文是通知的主体和核心部分(bùfen)，其写法应视通知的实际情况和需要而定。一般写法是：首先写明制发通知的原因、依据、理由和目的，即写明为什么要制发这个通知。其次要写明通知的事项，如有关政策、规定，需要周知、办理、执行的事项等等。结尾一般要写明“特此通知”。3.落款。正文之后右下角写明制发通知的机关名称。如在标题中已有名称的，可以不再写。第六十三页，共82页。日期。在落款的下面写明制发此通知的年、月、日。内容1.发布性通知。即国家行政机关以通知方式，发布（或废止）行政法规和规章（包括规定、办法、细则等），要求受文机关遵照执行。此类通知正文很简短，一般写明发布行政法规和规章的名称和执行要求即可。对所发布的公文作为附件(fùjiàn)同时发出。第六十四页，共82页。批转性通知。即由上级机关采用通知的方式，对下级机关发来的报告、意见、工作要点、请示等公文予以(yǔyǐ)批示之后转发到所属单位，要求遵照执行。这就是批转性通知。此类通知正文写法，一般是首先写明对所批转的下级公文的立场、态度和评价；其次写明有关的意义和作用；最后写明贯彻执行的希望与要求。篇幅一般都比较短小。转发性通知。即以通知的方式，把同级机关或不相隶属机关的公文，转发到所属单位，要求贯彻落实或参照执行。写法要求：首先写明转发公文的名称，然后写明对转发公文的态度或贯彻落实的要求。第六十五页，共82页。4.办理性通知。即以通知的方式要求下级机关按照具体的规定办理有关事情，以便于工作、生产等方面的进行。写法一般是：首先写明制发本通知的根据、理由；其次(qícì)是写明办理（处理）的有关事项是什么，怎样办，要写得具体、明确、易懂；最后写明贯彻执行本通知的希望与要求。5.执行性通知。即上级机关以通知的方式，向下级机关指明政策，部署工作任务，交代办法，阐述原则等等。写法基本同“办理性通知”。第六十六页，共82页。6.会议性通知。即以召开某次某种会议的有关事项为内容，告知有关单位或人员，以便出席参加并开好会议。此类会议通知正文写法一般应写明会议的目的、名称、议题、起止时间、主持单位，开会和住宿地点，报到的时间和地点，出席会议人员条件(tiáojiàn)、材料的准备，以及其他的注意事项等等。由于各种会议和出席人员的不同，一定要从实际出发，针对不同情况写明具体而明确的要求。具有保密性质的会议，议题和目的可以不写。第六十七页，共82页。四、行政(xíngzhèng)公文样式版心(bǎnxīn)尺寸37mm天头35mm地脚26mm翻口28mm订口156mm225mm第六十八页，共82页。公文(gōngwén)首页、文末页版式0001机密★一年特急××××文件×××[2003]3号关于××××的通知各有关单位：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××附件：1.×××××2.×××××二00三年四月五日主题词：××××××抄送：×××××××××2003年4月3日印发第六十九页，共82页。公文内容的要求避免逻辑混乱，理清结构层次关系。避免陈词滥调，防止假话空话大话。避免主次颠倒，注意调整(tiáozhěng)先后关系。避免平分秋色，力求材料详略得当。避免缺乏依据，提高政策理论水平。第七十页，共82页。公文(gōngwén)语言的要求避免重复啰嗦，力求简明扼要。避免杂乱无章，注意条理清晰。避免生造词语，做到语言(yǔyán)规范。避免语体混乱，规范表达方式。避免词不达意，增强说服力度。避免格式错误，做到正确书写。避免矫揉造作，树立良好文风。第七十一页，共82页。四、公文(gōngwén)的处理收文处理收文处理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。一般程序过程可以分为四个阶段。第一阶段，公文的收受与分流，具体包括：签收、外收文登记、启封、内收文登记、分办、摘编；第二阶段，办理收文，具体包括：拟办、批办、承办、注办；第三阶段，组织传阅与催办查办；第四阶段，处置办毕公文，包括：立卷(lìjuàn)归档、清退、暂存、销毁等。第七十二页，共82页。收文办理中的公文分类1.按是否需要办理进行分类2.按来文的方向(fāngxiàng)分类3.按秘密等级分类4,按需要或急缓程度分类5.按审批事项分类第七十三页，共82页。收文(shōuwén)办理的主要程序签收送出文件：填写发文(fāwén)单位、送达日期、收 件单位、收文号、件数、密级接收单位：在公文送达簿上签收。登记项目：收文日期、来文字号、收文号、来 文单位、文件标题、份