《专门档案管理（第三版）》课件 第12章

第十二章

公证档案与公证档案管理公证档案概述公证档案的管理第一节公证档案概述一、公证档案的定义根据《中华人民共和国公证法》所规定，公证是公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请，依照法定程序对民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性予以证明的活动公证档案是公证机构依法进行公证活动和当事人从事民事、经济活动真实、完整的记录，是法律效力存在的重要基石，是公证制度建设和社会制度建设的宝贵资料第一节公证档案概述二、公证档案的作用公证档案对参与市场经济活动的行为人起着约束和限制作用公证档案是证明事实真相的依据公证档案工作对公证管理人员起着督促和激励作用第一节公证档案概述三、公证档案的种类按办理方式划分，可分为证明业务档案与非证明业务档案按公证文书的使用范围划分，可分为国内公证档案、涉外公证档案、涉港澳台公证档案按公证文书的用途划分，可分为经济公证档案、民事公证档案按公证文书的使用范围和用途划分，可分为国内经济公证档案、国内民事公证档案、涉外经济公证档案、涉外民事公证档案、涉港澳台经济公证档案、涉港澳台民事公证档案第一节公证档案概述四、公证档案的特点公证档案具有较强的专业性公证档案在用途上具有广泛性公证档案具有完整性和不可分割性公证档案具有一定的保密性公证档案具有法律效力第二节公证档案的管理一、公证档案管理的基本原则我国的公证档案管理工作实行集中统一管理原则《中华人民共和国公证法》的第五条规定：“司法行政部门依照本法规定对公证机构、公证员和公证协会进行监督、指导。”司法部、国家档案局联合印发的《公证档案管理办法》的第三条规定：“公证档案必须由公证处集中统一管理，并由专人负责。”公证档案实行集中统一管理原则，是由公证档案的特点和其特殊性决定的，与《中华人民共和国公证法》的规定也是一致的第二节公证档案的管理二、公证档案的集中归档公证文书材料的归档，是指把在工作中形成，已经办理完毕并具有保存价值的公证文书材料，按照一定的制度和要求收集齐全，移交档案部门传统纸质公证文书材料的归档电子公证文件（记录）的归档第二节公证档案的管理三、公证档案的整理公证档案的分类分类原则是：凡涉及公民个人的人身关系、财产关系的公证事项，包括保管遗嘱和其他文件事项，均列为民事类凡涉及经济活动的公证事项，无论当事人是法人或自然人，均列为经济类凡当事人或文书使用地有涉外因素的公证事项，均列为涉外民事或涉外经济类，其他则列为国内民事类或国内经济类第二节公证档案的管理三、公证档案的整理公证档案的立卷立卷原则是：按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷，同一当事人为同一目的而办的数项公证，可合并为一卷跨年度的公证事项放在办结年立卷第二节公证档案的管理三、公证档案的整理公证档案案卷排列排列顺序应为：卷宗封面卷内目录公证书正文公证书签发稿公证书译文公证申请表当事人的身份证明当事人提供的有关证明材料当事人申请证明的文书材料原件，如遗嘱、合同、委托书等接待当事人的谈话笔录公证处审查、调查所取得的证明材料其他有关材料公证员承办公证事项的报批表公证书发送回证公证费收据或减免收费的申请与领导审批意见备考表附件袋卷底第二节公证档案的管理三、公证档案的整理公证档案的编目和装订按照类别和年度、保管期限等编写归档顺序号、填写检索卡片、档案目录登记簿、档案收进登记簿。以密卷保存的档案，应单独编号归档公证档案的编号可根据各地实际情况制定相应的办法，如《云南省公证文书立卷归档办法》第二十六条规定第二节公证档案的管理四、公证档案的鉴定公证档案保管期限表公证档案鉴定要求对于超过保管期限的档案应定期进行鉴定，鉴定工作由公证处主任、档案管理人员和公证员组成鉴定小组共同进行经鉴定，对仍有保存价值的案卷，应采取提高保管期限档次的办法延长保管期限对确无保存价值的档案应进行登记造册，连同销毁报告一并报同级司法行政机关，经书面批准后予以销毁被批准销毁的公证档案，应将公证书留下一份，按年度、类别整理立卷，并同销毁报告的批件、档案销毁清册一起，划为永久保管为防止遗失和泄密，销毁档案应由两人负责监销，监销人应在销毁清册上签字第二节公证档案的管理五、公证档案的统计和移交公证处应建立公证档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定向有关上级机关和档案行政管理部门报送档案工作基本情况统计表公证处设置变更时，应对公证档案进行清理，并按下列办法处理：第一，撤销的公证处的档案，应向同级地方档案馆移交或由同级或上级司法行政机关代管第二，一个公证处划分为几个公证处的，其公证档案由一个公证处代管或向同级地方档案馆移交第三，几个公证处合并为一个公证处的，各个公证处的档案应移交给合并后的公证处，或分别向同级地方档案馆移交第四，公证处撤销或合并时，没有办理完毕的公证事项，可移交给新的公证处继续办理，并作为新的公证处的档案加以保存第五，一个公证处的部分业务划给另一个公证处的，其档案不得移交，接受业务的公证处因工作需要，可以借阅或复制第二节公证档案的管理六、公证档案的利用公证档案的查阅要严格限制查阅人范围要严格履行档案查阅的审批手续要严格限定查阅地点和借出程序积极探索网上利用的新途径，重视安全化问题本