VKWG08-38前期物业管理招投标指引

万科企业股份有限公司编号VKWG08－38名称前期物业管理招投标指引版本A/0第9页共9页编制张春丽修改审核向云批准张力生效期2004年3月10日（特别提示：蓝色字体为重点关注处）目的规范万科集团物业管理招投标工作，以合法方式选聘合适的物业管理企业，最大限度地维护开发商及业主的合法权益。范围本办法适用于万科集团下属各房地产公司（以下简称“地产公司”）所有住宅项目2003年9月1日后的选聘物业公司工作。深圳市万科物业发展有限公司参加外部投标工作，参照本办法执行。原则合法原则招投标过程必须严格依照国家有关法律法规进行，如地方法规、规章或政策另有补充规定的，同时也应遵守。充分竞争、择优中标原则每次招标都应有符合法律法规规定的投标队伍参与投标，公司应鼓励投标单位积极开展公平竞争，保证招标具有充分的竞争性，公司应选择具有充分竞争优势的单位中标。维护信誉原则选择投标入围单位、评标、定标时应客观公正，树立并维护公司良好的招标信誉和形象。可追溯原则项目的招标资料，包括：招标文件、投标文件、答疑记录、开标和评标的记录、评定标评审表、约谈记录、相关会议纪要等；须及时收集、整理、归档、保管。职责分工集团审计法务部、物业管理部负责本管理办法的制订、修订、解释、监督和检查。各地产公司负责招投标的组织工作，并应成立物业管理招投标工作小组（以下简称“招标小组”），小组组长应为各地产公司分管领导，组员应包括熟悉物业管理的相关技术人员、销售人员、法律人员、客服人员、财务人员。适用项目适用项目2003年9月1日后所有选聘前期物业公司的住宅项目，如无特殊情况，均应适用招投标方式。不适用项目投标人少于3个或者住宅规模较小的，经物业所在地的区、县人民政府房地产行政主管部门批准，应当采用协议方式选聘具有相应资质的物业公司。协议方式选聘物业公司，不适用本办法。以上所说“规模较小”，各地公司应参照各地方法规、规章的相关规定。不明确项目如地方法规、规章对于何为“住宅规模较小”无明确规定，各地产公司均应主动向物业所在地的区、县人民政府房地产行政主管部门进行查询，如符合该标准，应以书面方式申请采取协议方式选聘物业公司。如获书面批准，则应当采取协议方式选聘物业公司，如未获批准，则应当适用本办法，采用招投标方式选聘物业公司。招标招标策划项目招标工作实施前，由招标小组进行项目招标策划，经组长审批后执行。招标策划主要内容：招标方式的选择（公开招标/邀请招标）、入围单位的选择标准、评标原则及方法、确定招标后是否需要进行商务谈判、招投标的整体时间安排。招标计划招标小组根据项目特点及要求确定投标单位的资质标准，制订招标计划。其中，中标标准应以万科物业管理标准为必要条件。招标方式招标方式分为邀请招标和公开招标两种方式。邀请招标地产公司以投标邀请书的形式邀请三名以上（如地方法规、规章有特殊要求，则另行遵守）特定的具有相应资质的物业公司投标。在地方法规、规章及政府无其他特别要求时，各地产公司应当优先采用邀请招标方式。公开招标地产公司以招标公告的方式邀请不特定的物业公司组织投标。采用公开招标，应当实行资格预审制度。招标文件招标文件起草由招标小组起草。对于多项目操作的地产公司，招标小组应组织编制“标准招标文件”或“示范招标文件”，并报集团审计法务部、物业管理部备案。招标文件内容招标文件，分正文和附件两部分。正文应包括以下内容：招标人及招标项目简介，包括招标人名称、地址、联系方式、项目基本情况、物业管理用房的配备情况等；物业管理服务内容及要求，包括服务内容、服务标准等。服务标准按照《万科物业管理标准》拟定。对投标人及投标书的要求，包括投标人的资格、投标书的格式、主要内容等（如公开招标对投标申请人进行资格预审的，则还应有资格预审的条件和获取资格预审文件的规则。资格预审文件一般应当包括资格预审申请书格式、申请人须知，以及需要投标申请人提供的企业资格文件、业绩、技术装备、财务状况和拟派出的项目负责人与主要管理人员的简历、业绩等证明材料。）。评标标准和评标方法；包括评标标准、操作办法和程序、违约责任等，评标标准及方法应详细明确规定。招标活动方案，包括招标组织机构、投标截止日期、开标时间和地点、投标押金、相关规范、投标文件格式、特别约定等。物业服务合同的签订说明。其他事项的说明及法律法规规定的其他内容。附件应包含以下内容：投标文件编制要求、服务收费报价表、拟签的合同文本（可附物业服务合同的内容）、其他格式性或补充性文本。招标文件要求：应完整、系统，全文表述准确，对于涉及双方利益的经济条款，应在招标文件中表述清晰，避免事后发生纠纷。投标单位的选择（以下内容适用于邀请招投标方式和公开招投标资格预审）选择原则投标单位的选择直接影响到万科地产的品牌延续，因此，开发商应深入了解物业市场，包括可能承接该项目的物业公司的数量、管理费市场价格，以及拟选入围单位的管理水平、资信状况、历史项目，结合我方的项目特点，选择入围投标单位。选择要求须邀请3家以上的投标单位参与竞标（如当地法规、规章另有要求的，则遵守当地要求。如北京要求须有5家以上投标单位）。选择对象公司优先选择具有良好信誉的物业公司参加投标，各地地产公司招标小组应在充分、深入研究市场的情况下，建立本公司的《优秀物业公司名录》并报集团物业管理部备案。优秀物业公司应符合以下要求：证照齐全、守法经营、管理规范；满足相应投标项目的需求；重合同、守信用，信誉良好；近三年与万科相关业务无非正当或不良竞争。地产公司招标小组应定期对优秀物业公司资格进行评审，对不合适的物业公司应及时从名录中删除。当前，万科集团内部具有跨省经营资质的公司有：深圳市万科物业管理有限公司、上海市万科物业管理有限公司。发标与招标答疑发标备案地产公司正式对外发出招标公告或招标邀请之前，应将所有相关资料报集团物业管理部备案。公开招标公告招标人采取公开招标方式的，应当在公共媒介上发布招标公告，并同时在中国住宅与房地产信息网和中国物业管理协会网上发布免费招标公告（如当地法规、规章另有要求，还应同时遵守）。招标公告应当载明招标人的名称和地址，招标项目的基本情况以及获取招标文件的办法等事项。资格预审制采取公开招标的，应当实行资格预审：招标人应当在招标公告或者投标邀请书中载明资格预审的条件和获取资格预审文件的办法。资格预审文件一般包括资格预审申请书格式、申请人须知，以及需要投标申请人提供的企业资格文件、业绩、技术装备、财务状况和拟派出的项目负责人与主要管理人员的简历、业绩等证明材料。经过资格预审后，公开招标的招标人应当向资格预审合格的投标申请人发出资格预审合格通知书，告知获取招标文件的时间、地点和方法，并同时向资格不合格的投标申请人告知资格预审结果。在资格预审合格的投标申请人过多时，可以同招标人从中选择不少于5家资格预审合格的投标申请人。邀请招标招标人采取邀请招标方式的，应当向所有被邀请的物业公司发出投标邀请书，投标邀请书应当包含前款规定的事项。备案招标人应当在发布招标公告或者发出投标邀请书的10日前，提交以下材料报物业项目所在地的县级以上地方人民政府房地产行政主管部门备案：与物业管理有关的物业项目开发建设的政府批件；招标公告或者招标邀请书；招标文件；法律、法规规定的其他材料。如经房地产行政主管部门发现招标有违反法律、法规规定的，应当及时改正。投标保证金为保证投标单位履行其投标承诺，地产公司可根据情况要求收取一定的投标保证金。编标时间招标人应当确定投标人编制投标文件所需要的合理时间。公开招标的物业管理项目，自招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于20日。招标文件修改招标人对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间至少15日前，以书面形式通知所有的招标文件收受人。该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分。招标答疑会招标小组应注意把招标项目概况、服务内容及标准、报价要求、及特殊要求向所有的投标方进行交底，避免理解差异。答疑记录要做好记录工作，整理好作为招标文件的附件发给所有投标单位，包括投标期间招标方认为需要回答的投标方的其它疑问。现场踏勘如有必要组织现场踏勘的，可以由开发商统一安排，组织潜在的投标申请人踏勘物业项目现场，并提供相关资料。对投标申请人提出的疑问应当予以澄清并以书面形式发送给所有的招标文件收受人。在以上书面文件发出前，应先送招标小组组长审核通过。收标（投标）接收投标书投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件密封送达投标地点。招标人收到投标文件后，应当向投标人出具标明签收人和签收时间的凭证，并妥善保存投标文件。在开标前，任何单位和个人均不得开启投标文件。在招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的投标文件，为无效的投标文件，招标人应当拒收。投标书的补充、修改如招标文件无特别要求，投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，但应以书面形式通知招标人。补充、修改的内容为投标文件的组成部分，并应当以上规定送达、签收和保管。在招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的补充或者修改的内容，应当无效。评标评标委员会评标由招标人依法组建的评标委员会负责。评标委员会的组成由招标人代表和物业管理方面的专家组成，成员为5人以上单数（如地方法规规章有特别要求的，应当遵守），其中招标人代表以外的物业管理方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会成员评标委员会的专家成员，应由招标人在开标前从房地产行政主管部门建立的专家名册中采取随机抽取的方式确定。现场答辩在评标过程中召开现场答辩会的，应当事先在招标文件中说明，并注明所占的评分比重。评标委员会应当按照招标文件的评标要求，根据标书评分、现场答辩等情况进行综合评标。评标保密原则除了现场答辩部分外，评标应当在保密的情况下进行。澄清与商务谈判如发现投标人标书内容表述不清、理解存在歧义，对评标结果会产生明显影响的，经分管领导同意后，可以要求投标单位对标书予以澄清，并用书面形式列明澄清内容送招标人作为评定标的补充依据。投标单位对标书的澄清不得对原投标文件构成实质性修改，否则应不予接受。定标评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，并对评标结果签字确认。评标委员会经评审，认为所有投标文件都不符合招标文件要求的，可以否决所有投标。被否决的，招标人应当重新招标。评标委员会完成评标后，应当向招标人提出书面评标报告，阐明评标委员会对各投标文件的评审和比较意见，并按照招标文件规定的评标标准和评标方法，推荐不超过3名有排序的合格的中标候选人。招标人应当按照中标候选人的排序确定中标人。当确定中标的中标候选人放弃中标或者因不可抗力提出不能履行合同的，招标人可以依序确定其他中标候选人为中标人。招标人应当在投标有效期截止时限30日前确定中标人。中标通知中标单位应满足招标文件的实质性要求，对合同条件的细节问题在双方同意的情况下可以修改。在最终确认后的3日内，招标人向中标单位发出中标通知书，并将中标结果以书面形式通知其他投标单位。同时，对未中标者，应返还其投标书。上述过程中与投标方的所有谈判均必须有两人以上在场，并填写《约谈记录》。下列情况不应确定中标单位，应作为废标，须重新招标：投标单位相互串通投标；投标单位向招标小组成员行贿，废除该标后不足三家；投标单位以他人名义投标或以其他方式弄虚作假，废除该标后不足三家；开标后发现所有投标皆不满意；如各标价皆高出预期，不在合理报价范围之内。备案招标人应当自确定中标人之日起15日内，向物业项目所在地的县级以上地方人民政府房地产行政主管部门备案。备案资料应当包括开标评标过程、确定中标人的方式及理由、评标委员会的评标报告、中标人的投标文件等资料。签约与后续工作规定的合同签定时间之内（自中标通知发出之日起30日内），地产公司会同负责按照招标文件中的合同条件和中标单位的最后承诺与中标单位签订合同。应加强与招标办等政府有关部门的沟通，积极配合政府部门的工作，争取政府有关部门的支持。进行部门有关招标工作的同时，全面考虑各种不确定因素，注意规避各种风险，确保合同实际利益条款的有效执行。其他完成时间招标投标工作（应以签订合同时间为准），应当按照以下规定时限完成：新建现售商品房项目应当在现售前30日完成；预售商品房项目应当在取得《商品房预售许可证》之前完成；非出售的新建物业项目应当在交付使用前90日完成。资料管理投标结束后，地产公司应指定专人做好项目招标资料（招标文件、投标文件、投标人的考察结果审批表、答疑记录、开标和评标的记录、评定标评审表、约谈记录、相关会议纪要等）的收集、整理、归档、保管工作。检查监督集团物业管理部将不定期检查集团所属各房地产公司的项目招标情况。执行各招标工作人员及其他相关人员应严格遵守公司员工守则和职业道德，不得与投标单位私下接触，不得接受投标单位的财物或其他好处，不得透露有关评标的任何情况，否则，按公司有关制度进行处罚，触犯国家法律者移送检察机关。在执行过程中，各公司可根据实际情况编