会议服务与管理

电子教案模版配色（1）通过本章学习，你应能够：1.

拟定会议方案2.

撰写会议通知3.

做好会议前的筹备工作4.

做好会议期间的组织服务工作5.做好会议结束的落实工作学习目标第四章会议组织与服务

第一节会议概述第二节会议筹备阶段的会务操作第三节会议进行阶段的会务操作第四节会议结束阶段的会务操作主要内容第四章会议组织与服务

第四章会议组织与服务

引入案例在某企业召开的年度表彰大会上,颁奖仪式正在进行.盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中依次出场,手捧奖品交给在主席台就座的领导同志准备颁奖.不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个领导的奖品，却递给了下一个位置的领导．而排在队伍末尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊惶失措，逃回后台．手上没有奖品的领导左顾右盼，未见礼仪小姐再送奖品，此时上台领奖的人又已登台．由于少了一位颁奖人，领奖的人上台后，发觉没有给自己颁奖，只好尴尬地跑下台．此时，主席台上一片混乱．电子教案模版配色（1）第一节会议概述会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。第四章会议组织与服务

一、会议的涵义有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。主要条件第四章会议组织与服务

第一节会议概述二、会议的作用积极作用集思广益，科学决策发扬民主，宣传教育传达信息，开拓思路协调矛盾，推动工作第四章会议组织与服务

第一节会议概述讨论你参加过什么样的会议？你是否喜欢这样的会议？为什么？第四章会议组织与服务

第一节会议概述二、会议的作用消极作用时间、精力的浪费经济方面的浪费信息的重复、浪费滋长不正之风第四章会议组织与服务

第一节会议概述会议方式会议地点会议时间会议议题会议名称会议人员会议结果会议活动的基本要素三、会议活动的基本要素电子教案模版配色（1）（1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。（2）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。（3）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。

第四章会议组织与服务

三、会议活动的基本要素会议人员电子教案模版配色（1）第四章会议组织与服务

会议名称三、会议活动的基本要素会议的名称一般要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。例：“深圳开发科技股份有限公司第九次（2000年度）股东大会”则显示了单位、时间、届次、范围、规模、性质、参加对象。

会议的的议题题是根根据会会议目目标来来确定定并付付诸会会议讨讨论或或解决决的具具体问问题，，是会会议活活动的的必备备要素素。会议议议题的的主要要作用用是：：准确、、具体体地体体现会会议的的目标标，为为目标标服务务。引导和和制约约会议议的发发言。。第四章章会会议议组织织与服服务三、会会议活活动的的基本本要素素会议议议题思考：：1.会议议主题题与会会议议议题有有什么么区别别？2.制制定会会议议议题时时要考考虑哪哪些因因素？？第四章章会会议议组织织与服服务三、会会议活活动的的基本本要素素会议议议题议题尽尽可能能集中中不宜过过多把握好好每个个议题题的时时间从实际际出发发电子教教案模模版配配色（（1））第四章章会会议议组织织与服服务三、会会议活活动的的基本本要素素会议时时间会议时时间是是指会会议的的召开开时间间和会会期两两方面面。会议地地点是指会会议召召开的的举办办地或或会场场。会会场的的决定定主要要是考考虑大大小、、交通通、环环境与与设备备是否否适合合等因因素。。会议方方式实现会会议目目标而而采取取的各各种形形式或或手段段，如如现场场办公公会、、座谈谈会、、观摩摩会、、报告告会、、电话话会议议等。。会议结结果电子教教案模模版配配色（（1））第四章章会会议议组织织与服服务三、会会议的的种类类按会议议人数数的多多少分分为：：小型会会议中型会会议大型会会议特大型型会议议电子教教案模模版配配色（（1））第四章章会会议议组织织与服服务三、会会议的的种类类按参会会人员员的职职级分分为：：股东大大会董事会会管理人人员会会议职工大大会部门会会议电子教教案模模版配配色（（1））第四章章会会议议组织织与服服务股份有有限公公司公司分分为：：有限限责任任公司司和股股份有有限公公司股东大大会董事会会经理理监事会执行行部部门门股东大大会由由股东东组成成，是是公司的的权力力机构构；董董事会会是股东东大会会的执执行机机构，，成员为为5-19人；；经理理由董董事会聘任任或解解聘；；监事事会由由股东代代表和和公司司职工工代表表组成，，成员员不得得少于于3人人。会议筹筹备工工作框框架图图请见见教材材第65页页。第二节节会会议筹筹备阶阶段的的会务务操作作第四章章会会议议组织织与服服务小知识识第二节节会会议筹筹备阶阶段的的会务务操作作第四章章会会议议组织织与服服务一、拟拟定会会议计计划确定会会议名名称、、议题题、时时间、、地点点等基基本要要素。。成立会会务工工作小小组一般可分为为会务组、、秘书组、、接待组、、宣传组、、财务组、保保卫组。第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务各会务工作作组的分工工会务组：负负责会务组组织、会场场布置、会会议接待签签到等会议议的组织、、协调工作作。秘书组：负负责拟写会会议方案，，准备各种种会议文件件和资料，，做好会议议记录，编编写会议纪纪要、简报报等工作。。接待组：负负责生活服服务、交通通疏导、医医疗服务等等工作。小知识第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务各会务工作作组的分工工宣传组：负负责会议的的录音录像像、娱乐活活动、照相相服务和对对外宣传报报道。财务组：负负责会议经经费的统筹筹使用和收收费、付帐帐工作。保卫组：负负责防火、、防盗、人人身安全和和财务安全全、保密工工作。小知识第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务制定会议预预算会议经费的的构成（1）交通通费用（2）会议室室费用（3）住宿费费用（4））餐饮费用用（5）旅旅游费用（（6）培培训费、演演讲费）（（7）其他他会议经费的的筹措（1）行政政事业经费费划拨（2）主办者者分担（3）与会者者分担个人人费用（（4）社会会赞助（（5）转转让会徽等等无形资产产使用权第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务会议经费预预算的原则则（1）科学学合理。要要根据实际际需要科学学合理地分分配各项预预算开支。。（2）总量量控制。所所有的支出出都应控制制在总量范范围之内。。（3）确保保重点。在在实行总量量控制的前前提下或当当经费不足足时，要确确保重点，，把有限的的经费确实实用在刀口口上。（4）精打打细算。对对会议的每每一项支出出都要严格格审核，在在做到科学学合理的同同时，尽可可能节省经经费。（5）留有有余地。由由于会议活活动的过程程可能会产产生一些事事先无法预预料的情况况，需要临临时支出一一些经费，，因此，在在预算时要要适当留有有余地。小提醒第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务二、拟定会会议议程、、日程、程程序会议议程会议议程是是会议主要要活动的顺顺序安排，，它是对议议题性活动动的程序化，即将将会议的议议题的根据据主次、轻轻重、先后后次序编排排。会议日程会议日程是是把一天中中会议议程程规定的各各项活动按按单位时间间具体落实实安排，它它不仅细化化围绕会议议议题的全全部活动，，还包括会会议过程中中其他的辅辅助活动，，如聚餐、、参观、考考察、娱乐乐等等。第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务二、拟定会会议议程、、日程、程程序会议程序会议程序是是指在一次次具体的会会议中按照照时间先后后排列的详详细的活动步骤。。以举行颁颁奖、选举举、揭牌等等一事为主主的会议活活动，一般只制定定会议程序序。思考：会议议议程与会会议日程有有何不同？？安排会议议议程应注意意哪些问题题？第四章会会议组织织与服务英豪公司将将举行销售售团队会议议，研究销销售工作下下一季度的的目标以及及人员招聘聘、选拔等等问题。秘秘书丁倩在在编制议程程表前，先先请总经理理、销售总总监等有关关上司提出出议题，再再询问各主主管方面有有无要拿到到会上讨论论的事情，，并提请主主管上司定定夺，然后后将要讨论论的问题排排出顺序。。在设计具具体的议程程表时，丁丁倩将需在在会上讨论论的议题编编排了一下下，便打印印交给了上上司，上司司认为这份份议程表有有问题，需需重新做。。案例分析第四章会会议组织织与服务案例分析英豪公司销销售团队会会议议程表表公司销售团团队会议将将在5月5日星期一一上午10：00在在公司总部部的三号会会议室举行行。销售二部经经理的人选选。东部地区销销售活动的的总结。上次会议记记录。销售一部关关于内部沟沟通问题的的发言。下季度销售售目标。公司销售人人员的招聘聘和重组。。第四章会会议组织织与服务案例分析分组讨论：：1.这这份议程程表有什么么问题?2.请请重新设计计议程表，，并以备忘忘录的形式式发给上司司。3.请请总结出设设计议程表表时应注意意的事项。。第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务二、拟定会会议议程、、日程、程程序会议议程注注意事项按照议题的的轻重缓急急编排处理理的先后次次序将每一个议议题所需的的大致时间间列出来将同类性质质的问题集集中排列在在一起保密性强或或者只要部部分人参加加的议题放放在最后第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务二、拟定会会议议程、、日程、程程序安排会议生生活主要包括预预定交通工工具，安排排食宿，联联系与安排排参观、访访问活动，，确定医疗疗、保卫人人员。秘书书必须提前前预定，会会前确认，，掌握各联联系人的联联络方式，，以便随时时联系。如如会议期间间，日程临临时变动，，秘书要及及时作好会会议生活的的协调工作作。第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务三、制发会会议通知会议通知的的种类与方方式口头通知和和书面通知知预备性通知知和正式通通知会议通知、、邀请函、、请柬、海海报、公告告一次会议可可用不同种种类的通知知。第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务微型案例第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务三、制发会会议通知会议通知的的内容标题题“机关名称称+会议名名称+通知知”（用于于正式的，，重要的））“会议通知知”（用于于事务性或或例行性会会议）通知对象可特指、可可泛指，也也可写个人人姓名。第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务三、制发会会议通知会议通知的的内容正文文会议的目的的、名称、、主题；会会议的时间间（包括开开始时间、、报到时间、结结束时间））、会议的的地点、参参加对象、、其他事项项。落款与日期期主办单位的的全称，发发出通知的的日期。回执单第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务常用回执格格式1．表格式式回执小知识第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务常用回执格格式2．签收式式回执小知识第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务三、制发会会议通知会议通知的的发出在拟定完会会议通知后后，应及时时发出会议议通知，让让与会者做做好充分的的准备。第四章会会议组织织与服务工作实训初萌：我们将在8月15日日召开客户户咨询联谊谊会，请你你列出发送送会议通知知应注意的的问题，并并拟写一份份带回执的的会议通知知。谢谢。行政经理苏苏明明年月日日第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务四、准备会会议材料与与物品的内内容需准备的会会议材料来宾资料会议手册、、宣传材料料、会议须须知、议程程、会议通通知等。会务资料会议使用文文件、会议议程序文件件、会议主主题文件沟通资料来宾登记表表、住宿登登记表、会会务组成员员通讯录第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务四、准备会会议材料与与物品的内内容需准备的用用品必备用品和和设备设备包括：：灯光、音音响、空调调、录音、、电脑、投投影、摄像像用品包括：：水杯、信信封、签字字笔、回形形针、笔记记本等。特殊用品如选举箱、、证书、旗旗帜、鲜花花等。第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务五、制发会会议证件会议证件的的作用与种种类会议证件的的作用表明会议期期间各种人人员的身份份，便于接接待和管理理；便于代代表之间的的相互辨认认和联系、、交流；凭凭证出入会会场，保证证会议安全全；便于统统计出席人人数。会议证件的的种类根据会议规规模、重要要程度、保保密程度而而定。第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务五、制发会会议证件会议证件的的内容会议名称（（全称）、、会徽、、姓名、照照片、证件种类，，即标明““出席证””、“列席席证”、、证件编号、、会议日期期。样式与制作作注意控制成成本。第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务五、制发会会议证件证件设计注注意事项注意控制成成本。要有会议名名称、与会会者姓名、、单位；应区分代表表、列席旁旁听、记者者、工作人人员的身份份；重要大型会会议注意要要有照片和和钢印；证件设计格格调要与会会议气氛相相适应；涉外会议要要用两种文文字，中文文在上，外外文在下；；第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务五、制发会会议证件桌签及坐签签桌签标明桌桌号和就座座人身份；；坐签标明明就坐人姓姓名的标签签。制作会场指指示牌。会场路线指指示牌第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务六、会场布布置相对式式主席台与代代表采取上上下面对面面的形式，，从而突出出主席台的的地位，但但容易给发发言人造成成压力。适合大中型型的报告会会、总结表表彰大会。。第二节会会议筹备阶阶段的会务务操作第四章会会议组织织与服务六、会场布布置全围围式式会议的领领导和主主持人同同其他与与会者围围在一起起，体现现平等和和互相尊尊重的精精神，会会场氛围围好。适合小型型座谈会会或协商商性的会会议。第二节会会议筹筹备阶段段的会务务操作第四章会会议议组织与与服务六、会场场布置半围围式式介于相对对式和全全围式之之间，既既突出了了主席台台的地位位，又增增加融洽洽的气氛氛。适合于中中小型工工作会议议。第二节会会议筹筹备阶段段的会务务操作第四章会会议议组织与与服务六、会场场布置分散散式式将会场分分成若干干个中心心，与会会者根据据一定的的规则安安排就座座，领导导人就座座的为主主桌，适适合召开开联欢会会、茶话话会等活活动。第二节会会议筹筹备阶段段的会务务操作第四章会会议议组织与与服务六、会场场布置———座位位安排横排法法把每个代代表团、、小组、、单位的的座席从从前向后后排成纵纵向一列列，按组组别顺序序以代表表座席的的朝向为为准，从从左至右右横向依依次排列列座次。。先排正式式代表，，后排列列席代表表。第二节会会议筹筹备阶段段的会务务操作第四章会会议议组织与与服务六、会场场布置———座位位安排竖排法法按照既定定的次序序把对参参会的每每个代表表团、小小组、单单位的座座席排成成横向的的一行，，再按顺顺序从前前向后依依次纵向向排列。。职务高者者排在前前，低者者排在后后第二节会会议筹筹备阶段段的会务务操作第四章会会议议组织与与服务六、会场场布置———座位位安排左右排列列法把每个参参会的代代表团、、小组、、单位的的座席安安排成纵纵向的列列，再以以会场的的中心为为基点，，将顺序序在前的的排在中中间位置置，然后后先左后后右，一一左一右右向两侧侧横向交交错扩展展排列座座次。先左后右右第二节会会议筹筹备阶段段的会务务操作第四章会会议议组织与与服务六、会场场布置———座位位安排座次标识识方法主席台或或会议桌桌上摆放放名签（（注意顺顺序）出席证上上注明座座次（某某排某号号）印制座次次图表入场时，，应有工工作人员员做引导导。第二节会会议筹筹备阶段段的会务务操作第四章会会议议组织与与服务六、会场场布置———环境境布置主席台的的装饰第二节会会议筹筹备阶段段的会务务操作第四章会会议议组织与与服务六、会场场布置———环境境布置有会标、、台布、、花卉；；有座位签签、话筒筒；如若有讲讲台，注注意讲台台的布置置（方向向、高度度）；揭幕架放放在主席席台的左左侧，先先用绒布布罩住；；主席台的的装饰第二节会会议筹筹备阶段段的会务务操作第四章会会议议组织与与服务六、会场场布置———环境境布置依职务的的高低安安排，高高者居中中，先左左后右会议主持持人应在在前排的的边上就就座每个座位位的左侧侧放置姓姓名台签签13254主席席台台代表席主席台的的装饰第二节会会议筹筹备阶段段的会务务操作第四章会会议议组织与与服务六、会场场布置———环境境布置会场背景景的装饰饰第二节会会议筹筹备阶段段的会务务操作第四章会会议议组织与与服务六、会场场布置———环境境布置色调的选选择色彩搭配配要与会会议内容容相协调调,如表表彰大会会、庆典典等可用用红色，，学术报告告可用蓝蓝色背景景。花卉的布布置花卉的布布置会对对人的情情绪产生生一定的的影响，，要懂花花语。会场的气气味微型案例例第二节协协调调工作概概述第三章秘秘书书的沟通通与协调调“俗气””与“素素雅”A公司与与B公司司在深圳圳香格里里拉酒店店举行合合作签约约仪式，，酒店服服务人员员按酒店店例行规规定，在在主席台台摆放了了以红色色为主的的色彩绚绚丽的几几盆鲜花花，A公公司公关关部秘书书王小姐姐提前来来检查会会场的布布置，她她觉得这这几盆颜颜色鲜艳艳的鲜花花有些俗俗气，就就让服务务人员换换了几盆盆素雅的的鲜花，，摆上后后，办公公室主任任认为此此花与会会场的气气氛不配配，只好好请服务务员将原原来的鲜鲜花摆上上。实践训练练第三章秘秘书书的沟通通与协调调我院要在在下周一一召开科科学实践践观第一一阶段总总结大会会，要求求全院教教职工全全部参加加，届时时院领导导也全部部出席，，要求分分小组模模拟会议议的准备备情况。。具体要求求：1.撰写会会议通知知;2.布置置会场(用图表表示):3.设计计座位表表(包括括主席台台的座次次);4.介绍绍会场的的布置及及需准备备或检查查的事项项;第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务会议进行行阶段的的会务工工作框架架图会议签到到与引导导组织会议议进行做好生活活服务（接站、、报到、、签到、、资料发发放、情情况咨询询）（设备监监控、会会议纪录录、新闻闻报道、、会间服服务）（订购车车票、餐餐饮服务务、旅游游项目））第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务思考：如果某个个大型会会议要求求你做好好在机场场的接站站工作，，你应该该做哪些些准备？？接站时时应注意意什么？？第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务一、会议议报到与与引导工工作会议接站站确定迎接接规格做好接站站准备竖立接待待标志掌握抵达达情况介绍宾主主双方第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务一、会议议报到与与引导工工作会议报到到安排住宿宿报到方式式分发材料料（纪念念品）确定报到到者身份份报到是掌掌握与会会人员准准确到会会情况的的重要一一环。可以亲自自报到，，也可由由代表报报到。开具收据据第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务一、会议议报到与与引导工工作会议签到到签到到本本签到表的的格式准确统计计到会实实际人数数或签名名留做纪纪念。提前准备备好签到到本、签签字笔。。信息详细细，包括括姓名、、单位、、职务、、联系方方式、签签名等。。第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务一、会议议报到与与引导工工作签到的要要求认真准备备好必备备的资料料，有弹弹性。做好人员员分工，，如签到到与发放放资料由由不同的的人负责责。及时汇报报与会人人数，特特别是超超出预计计人数时时。注意签到到时的礼礼仪。第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务一、会议议报到与与引导工工作会议引导导统一着装装，提前前熟悉会会场及周周边生活活情况；；有掌握多多种语言言的能力力，善沟沟通；配带统一一会务服服务人员员的标志志；保持会场场安静，，并在开开会时做做好会间间服务；；第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务二、组织织会议进进行的工工作检查会场场准备情情况会场桌椅椅是否充充足、会会标、花花卉是否否到位；；主席台座座签是否否摆好，，名字再再次核对对；会场座位位图是否否准确；；茶、水杯杯是否到到位；会场布置置情况第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务不协调的的烟灰缸缸某日，一一位深受受爱戴的的老领导导不幸逝逝世，在在治丧委委员会的的会议上上，气氛氛非常庄庄严肃穆穆。忽然然间，一一位领导导发觉会会场中的的烟灰缸缸都是喜喜庆的大大红色，，会场气气氛一时时间非常常尴尬。。这位领领导十分分的不快快，会后后，批评评了秘书书办事不不利。秘秘书觉得得很委屈屈，会议议室里的的烟灰缸缸一直都都是红色色的那一一套，那那还是去去年庆功功时新买买的。为为了一次次会议就就买一套套新的，，未免也也太浪费费了。于于是，在在下一次次采购烟烟灰缸的的时候，，这位秘秘书选择择了无色色的玻璃璃烟灰缸缸。这一一下总算算是省去去了麻烦烦。微型案例例第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务二、组织织会议进进行的工工作检查会场场准备情情况基本设备备如：麦麦克风、、音箱、、手提电电脑、投投影仪；；其他设备备：摄像像机、录录音笔、、照像机机等；会场设备备情况会场的安安全保卫卫与保密密工作保持会场场秩序、、关注场场内设备备使用情情况、注注意保密密工作。。第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务二、组织织会议进进行的工工作会议交通通服务筹齐会议议用车提前做好好路线说说明对驾驶人人员管理理意外事故故应急处处理第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务二、组织织会议进进行的工工作会议记录录会议记录录的要求求记录头+记录主主体+审审阅签名名记录头：：会议名名称、时时间、地地点、出出席人、、缺席人人、主持持人、记记录人；；记录主体体：出席席人员的的发言（（要求：：准确、、客观、、清楚、、有条理理）会议的决决议；审阅签名名：通常常是主持持人和记记录人的的手写签签名，以以备案。。标题：会会议名称称+文种种或或文文种种第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议议组织与与服务二、组织织会议进进行的工工作会议记录录会议记录录的要求求速度快，，速记法法，速录录法；真实性，，必须是是与会人人员的真真实发言言，不能能附加任任何个人人感情色彩；；可使用录录音、录录像等辅辅助手段段；会议记录录有重点点；第三节会会议进进行阶段段的会务务工作第四章会会议组织与服服务二、组织会议议进行的工作作会议纪要会议纪要的格格式是根据会议的的主旨，用准准确而精炼的的语言综合记记述其要点书书面材料。作用：对上可可以汇报工作作，对下可以以指导工作，，对平级可以以互通信息。。主要包括：标标题、正文、、主送单位、、抄送单位；；会议概况：会会议时间、地地点、主持人人、与会人员员、基本议程程；会议的精神和和议定事项：：主体部分，，议定事项、、措施等；第三节会议议进行阶段的的会务工作第四章会会议组织与服服务会议记录与会会议纪要有什什么区别呢？？性质不同，会会议记录是实实录，会议纪纪要只记要点点；功能不同：会会议记录一般般不公开，只只做资料保存存，会议纪要要要在一定范范围内传达或或传阅，要求求贯彻执行；；并不是所有的的会议都会形形成会议纪要要；第三节会议议进行阶段的的会务工作第四章会会议组织与服服务二、组织会议议进行的工作作会议纪要的要要求内容的纪实性性：如实地反反映会议内容容，不能脱离离会议搞再创创作；表达的要点性性：撰写会议纪要要应围绕会议议主旨及主要要成果来整理理、提炼和概概括。重点应应放在介绍会会议成果，而而不是叙述会会议的过程，，切忌记流水水帐；称谓的特殊性性：会议纪要一般般采用第三人人称写法；第三节会议议进行阶段的的会务工作第四章会会议组织与服服务为期两周的职职工代表大会会结束后，秘秘书钟苗马上上着手进行会会议纪要的撰撰写工作。第第二天即下发发到公司各部部门，并要求求各部门将会会议精神传达达到每一位员员工。没几天天，公司上下下议论纷纷，，对其中涉及及自身利益的的条文感到非非常不满意。。意见很快反反映到领导那那里，领导把把钟苗叫去问问情况，钟秘秘书一脸无辜辜。请问：钟秘书书的做法是否否妥当？发放放会议纪要的的正确的程序序是什么？案例分析第三节会议议进行阶段的的会务工作第四章会会议组织与服服务二、组织会议议进行的工作作会议纪要的工工作程序完善会议记录录编写会议纪要要确定印发范围围接收者确认领导签字打印成文归档保存印刷、分发第三节会议议进行阶段的的会务工作第四章会会议组织与服服务二、组织会议议进行的工作作会议简报是会议的交流流性和指导性性文件，要求求及时、准确确编写。具备备“快、新、、实、短”的特特点。新闻报道根据会议的性性质与目的，，如果需要将将会议的内容容或精神宣传传出去，秘书书在会前就应与与新闻媒体记记者联系好，，邀请他们到到会报道，及及时地将会议议的精神宣传出出去。第三节会议议进行阶段的的会务工作第四章会会议组织与服服务二、组织会议议进行的工作作接待新闻媒体体原则会议新闻要实实事求是，达达到宣传会议议精神的目的的；掌握会议住处处的保密度，，做到内外有有别；报道中重要观观点要经领导导审核；对待媒体要主主动积极；收集外界对会会议报道的信信息，为会议议效果的评价价提供参考；；第三节会议议进行阶段的的会务工作第四章会会议组织与服服务二、组织会议议进行的工作作接待新闻媒体体工作内容由会议秘书撰撰写新闻报道道稿件，经领领导审阅后向向媒体发送；；会议召开期间间，邀请记者者采访，发布布消息；会议结束后，，召开记者发发布会，由会会议领导直接接介绍会议情情况，并亲自回回答记者提出出的问题；第三节会议议进行阶段的的会务工作第四章会会议组织与服服务三、会议期间间的生活服务务工作制作通讯录会务人员根据据会议签到表表制作通讯录录，向与会人人员确认后，，复印发给与与会代表。拍摄集体照注意：将会标标作为背景，，拍照的人员员排序，照片片应按时发给给与会者留念念。娱乐活动或旅旅游注意：妥善组组织。第三节会议议进行阶段的的会务工作第四章会会议组织与服服务三、会议期间间的生活服务务工作餐饮服务根据标准，制制订预算；搭配合理：早早餐要营养，，午餐要方便便，晚餐要丰丰盛；有宗教信仰的的要特殊订餐餐；注意餐厅的选选择、菜式的的搭配；第三节会议议进行阶段的的会务工作第四章会会议组织与服服务三、会议期间间的生活服务务工作宴会的程序迎宾入场宣布开始介绍来宾致辞祝酒送别散宴.第四章会会议组织与服服务第四节会议结束阶段段的会务工作作会议进行阶段段的会务工作作框架图送别会议代表表会场的善后工工作整理会议文件件（发放回程车车票、结清会会议费用、安安排车辆送站站）（结算会议开开支、归还所所借物品、清清理会场）（整理会议记记录、会议文文件分类、立立卷、归档））会务总结与反反馈（社会反响、、会议精神落落实与反馈））第四章会会议组织与服服务第四节会议结束阶段段的会务工作作一、送别会议议代表结清会议费用用结算会务费，，并提供相关关发票，协助助酒店办好退退房手续。安排人员送站站安排合适的车车辆送行。二、会场的善善后工作内部会议外部会议第四章会会议组织与服服务第四节会议结束阶段段的会务工作作二、会场的善善后工作内部会议整理好会议室室，收齐相关关的文件材料料；检查关闭会议议室的设备电电源，清理会会议室环境；；将需保密的文文件做好回收收工作；整理好会议记记录；做好会议的文文件存档工作作；第四章会会议组织与服服务第四节会议结束阶段段的会务工作作二、会场的善善后工作外部会议拿走通知牌和和方向标志，，归还租借的的场地；清理会场内其其他物品；关闭会场所用用设备；检查会场是否否有遗漏的物物品；归还所借物品品；结算会议开支支费用；第四章会会议组织与服服务第四节会议结束阶段段的会务工作作三、整理会议议文件清理文件（收收、存、带、、销）；整理会议记录录（存档）；；形成大会决议议、简报或纪纪要；写总结向上汇汇报会议情况况；收全会议材料料，汇编会议议文件，并分分类、立卷、归档；；第四章会会议组织与服服务第四节会议结束阶段段的会务工作作四、会务工作作的总结与反反馈工作会议预案所制制定的各项会会务工作是否否准确到位；；会务工作机构构之间以及部部门之间协调调状况；每个会务工作作人员工作完完成质量；会后应进行书书面总结；会务工作总结结第四章会会议组织与服服务第四节会议结束阶段段的会务工作作四、会务工作作的总结与反反馈工作会议决定事项项的传达（准准确、及时、、到位）；会议决定事项项的催办与登登记制度；会议决定事项项的反馈；会后的信息反反馈本章小结第四章会会议组织与服服务训练一：1．实训目标标通过训练让学学生掌握会场场布置。2．实训内容容训练任务一：：2006年1月17日，，上海宏达有有限公司在其其公司的大礼礼堂，举行2005年年年度总结暨表表彰大会，办办公室主任安安排你布置会会场。训练任务二：：XX电动自自行车有限公公司是一家全全国知名的电电动车专业生生产单位，产产品质量深受受行内专家和和消费者的好好评。为争当当行业内的领领头羊，公司司设计了一批批符合市场需需求和环保要要求的电动车车。为此，公公司准备召开开全国客户洽洽谈会暨产品品发布会。请请问，你如何何布置会场？？3.实训要求求（1）以小组组为单位，分分别完成以上上两项任务；；（2）操作中中需要使用的的物品，要求求学生课前准准备或制作。。如制作摆放放在主席台的的名牌。有些些物品比较难难准备：如麦麦克风，可以以用纸制作成成道具而代替替。（3）完成后后，由一名成成员向全班同同学，讲解会会场的布置及及布置的原因因。实践训练第四章会会议组织与服服务训练二：1．实训目标标通过训练让学学生掌握领导导发言稿的写写作。2．实训内容容金秋十月，你你校要举行第第六届秋季运运动会，请你你为校长写一一份在运动会会开幕式上的的讲话。3．实训要求求（1）开幕词词字数不少于于200字，，语言要求口口语化、富有有感情色彩，，又要求生动动活泼，语气气要热情、友友好。（2）教师随随机地抽取两两到三名同学学到讲台上，，以校长的身身份向同学们们致开幕词，，教师对学生生的文稿及演演讲进行评判判。实践训练第四章会会议组织与服服务训练三：1．实训目标标通过训练让学学生掌握会议议通知的写作作。2．实训内容容广东天瑞公司司准备在2006年1月月10日至11日在广东东省广州市香香格里拉酒店店召开2006年订货会会议，于2005年12月20日发发出会议通知知。会期为2天，1月9日报到。报报到地点在香香格里拉酒店店1506房房。请各地重重要经销商参参与，会务费费自理。请根根据以上材料料拟写一份带带回执的会议议通知。3．实训要求求（1）要求格格式规范，条条款清晰，语语言得体。（2）会议通通知的字数不不限，但要涵涵盖材料中的的所有要点。。第四章会会议组织与服服务第四章会会议组织与服服务课堂练习1.小型会场场内座位的安安排,常以离离会议主持人人或主席位置置近的座位为为上座,而会会议的主持人人或会议主席席的位置应置置于()A接近入入口处、正对对门B远离入入口处、背对对门C接近入入口处、背对对门D远离离入口处、正正对门2一般会议议议程的编制制应在（））A日程表表编制之后B日程程表编制之前前C会议筹筹备方案调整整之前D会会议筹备方方案编制之前前3会议成本本公式2A×B×T中的的A为（））A召开会会议的时间B参参加会议的的人数C会议议的直接成本本D每每小时与与会者平均工工资的3倍第四章会会议组织与服服务课堂练习4收集会议议文件资料的的要求有（））A确定收收集内容B确定定收集人员C确定是是否归档D确定定收集范围5清退会议议文件资料时时首先应（））A办理清退退手续B确确定清退文件件资料的范围围C整理清退退文件资料D填填写“文件清清退登记表””6会议决定定事项的传达达要求是（））A实用B审审核C建立立催办制度D及时到到位7会议文件件分发传递的的正确步骤是是（）A清点、、登记、装装封、发出B登记记、附清退目目录、装封、、发出C附清退退目录、清点点、登记、装装封D登登记、装封封、发出第四章会会议组织与服服务课堂练习8选择恰当当的会议地点点要综合考虑虑以下因素（（）A交通便利利B会场的大大小应与会议议规模相符C良好的设设备配置D场地租借借的成本合理理9会议记录录包括（））A有言必必录B速度要快快C内容真实实D资资料性强需要收集的会会议期间产生生的文件有（（）A通告B决决定C议案D会议记记录11会场的的主席台和场场内座次一般般根据（））安排。。A职务的的高低B代表的的性别C是否受受表彰或选举举结果D是是否是正式式代表第四章会会议组织与服服务课堂练习———答案1.D2.B3D4D5B6D7B8ABCD9BCD10BCD11ACD谢谢观看，再再见！高等教育出版版社高等教育电子子音像出版社社高职高专系列列教材配套电电子教案9、静静夜夜四四无无邻邻，，荒荒居居旧旧业业贫贫。。。。12月月-2212月月-22Saturday,December31,202210、雨雨中中黄黄叶叶树树，，灯灯下下白白头头人人。。。。02:39:0202:39:0202:3912/31/20222:39:02AM11、以我独沈久久，愧君相见见频。。12月-2202:39:0202:39Dec-2231-Dec-2212、故人江海海别，几度度隔山川。。。02:39:0202:39:0202:39Saturday,December31,202213、乍乍见见翻翻疑疑梦梦，，相相悲悲各各问问年年。。。。12月月-2212月月-2202:39:02