公文写作知识讲座7.27

公文写作知识讲座办公室郝迎春2021年7月目录第一讲公文的概念第二讲公文的格式第三讲常用公文写作标准第四讲公文写作技巧第一讲公文的概念一、公文的概念二、公文的作用三、公文的种类一、公文的概念公文是国家行政机关、企事业单位、人民团体处理公务的文书。它是在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和标准的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。链接1：?关于2021年年中清点验收问题的整改通知?

二、公文的作用公文有以下十个作用：〔一〕发布政令。〔二〕指导工作。〔三〕报告情况。〔四〕请示事项。〔五〕答复问题。〔六〕商洽公务。〔七〕交流经验。〔八〕告之信息。〔九〕记载活动。〔十〕宣贯政策。三、公文的种类〔一〕按使用范围分，有两大类：通用公文：按?条例?和?方法?规定有18种，其中：党政都用的9种，即：决定、通知、通报、意见、请示、报告、批复、函、会议纪要。除此之外，党委还用的5个是：决议、指示、公报、规定、条例。行政还用的四个是：命令、公告、通告、议案。专用公文：是由具有专门职能的机关，根据特殊需要而使用的具有特定内容和格式的公文。如外交领域使用的国书、照会、备忘录、条约等；司法机关使用的起诉书、判决书、调解书等。它们只能在一定领域和范围内使用。

三、公文的种类〔续〕

〔二〕公司常用公文有三类：一类是在公司?公文处理方法?中规定，公司常用公文主要有决定、通知、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要等。第二类是管理体系中的管理类文件，主要为程序文件、作业文件。第三类是管理体系中的技术类文件。四、公文处理流程一、草拟-------主管部门管理人员二、审核-------部门领导三、签发-------公司领导四、编号-------办公室五、复核-------办公室六、文印-------办公室七、用印-------办公室八、装订-------主管部门九、分发-------主管部门十、归档-------办公室十一、销毁-----办公室例如：公文稿纸体系文件申请通知单第二讲公文的格式一、通用公文格式二、管理类文件格式一、通用公文格式?国家行政机关公文格式?是全国各级各单位必须统一执行的公文格式标准。主要由眉首、主体、版记三局部组成。〔一〕眉首。公文首页红色反线以上，称“眉首〞，其组成要素有：发文机关、发文号、秘密等级、紧急程度、签发人。在公文首页上端，约占首页的三分之一〔例如〕。1、发文机关。发文机关名称或标准化简称加文件构成文件头，用套红大字体，居中，印在公文首页上部。2、发文号。包括机关代字、年份、序号。便于公文的检查和处理，反映公文发出的次序，如“福莱格发［2021］11号〞。用黑体字标注于版头下方居中或左下方，下边用一红色横线与正文区分，党委文件线中带有五星。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“[]〞括入；序号不编虚位〔即1不编为001〕，不加“第〞字。

3、秘密等级。根据机密程度，在公文头的右上角，标明“绝密〞、“机密〞、“秘密〞字样。保密期限：绝密30年，机密20年，秘密10年。如果不需要保存到最高年限，那么可标明提前解密的具体时间，如：“机密★一年〞。4、紧急程度。根据紧急程度在机密程度下注明。如第1行没有“秘密等级〞标示，那么将“紧急程度〞上移至第1行。现行“紧急程度〞规定：党委为特急、加急。行政为特急、急件。5、签发人。上报公文应当在发文号右侧标注“签发人〞，“签发人〞后面标明签发人姓名。〔例如〕本卷须知：上行文请示或报告格式眉首区要留出供上级领导批示签署意见的空白区〔举例〕。这种格式要求在一般公文格式的眉首区整体往下移55mm，以保证发文机关名称与版心上边沿距离80mm。由于上行文要由行文机关负责人签名，签名位置与发文字号在同一水平线上，为此发文字号应左移至版心左边缘空一个字位置标识。负责人及其签名在版心右边缘空一个字位置标识。签发人姓名应用3＃楷体。〔二〕主体包括公文标题、主送机关、正文、附件等。1、标题。字体字号：用2号小标宋体字位置：在发文字号、红色间隔线下空二行字的位置，居中对称标识。书写：如标题字数太多可分一行、二行、或三行标识。移行时词或词组要完整，不要硬性拆开跨行排列；单行或多行都要居中排列，匀称美观。模式：由发文机关名称+事由+文种“三要素〞组成。除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题中的用词和引用书名、人名、数字等不要别离。

2、主送机关即行文对象，也就是受文办理机关〔例如〕。主送机关标识在标题下空一行字位置，左侧顶格标识，后加冒号。标注主送机关，要写明其全称、标准性简称或同类型机关的统称，名称前不能标“主送〞。一件公文特别是“请示〞的公文，只写一个主送机关，不能主送两个或更多的机关。几个机关联合发布的公文〔例如〕和上级发布的命令、指示、通知、通报等需下级共同办理或周知的公文可以写多个主送机关。也有的公文如布告，通告等，不写主送机关。如碰到主送机关太多，那么要注意必须保证首页有正文。在这种情况下其主送机关可在此栏标几个，后加括弧说明其余主送见文尾，然后将其余主送机关放置于文尾处，“抄送〞上一行标识。3、正文。是公文的主体和核心内容。位于主送机关下一行，空两字书写。每自然段开始左侧空二个字书写。回行顶格，数字、年份不能回行。当文尾空白处不能容下印章时，不得用“此页无正文〞的方法解决。正文中数字要用阿拉伯数字标识，计量单位全采用公制计量单位。但在标识词语、成语中的序数词时，其数字标识仍采用中文大写。如“七上八下〞、“五颜六色〞等词。

序数的层次顺序：第一层，用汉字的一二三四……每个序数后用顿号〔占一格〕。有时不用顿号。序号作为小标题时，在序号小标题间空一格即可。第二层，用半圆括号的汉字〔一〕〔二〕〔三〕〔四〕……后面不加标点。第三层，用阿拉伯字1234……第四层，用半圆括号阿拉伯字〔1〕〔2〕〔3〕〔4〕……四层序码的顺序是一、〔一〕、1、〔1〕，不能颠倒，也不能混用。还可以用汉字甲乙丙丁，也可以用汉字拼音字母大写ABCD，小写abcd，或者第一、第二、第三。不重要的内容分项，可用分段式，或者分号式〔；〕，也可用句子式并列起来。4、附件附件属公文正文的一局部。附件的标题要具体明确、不得随意简化，末尾一般不用标点符号。如有附件，标于正文末尾下一行。印章和成文时间上面。有多个附件时，分别用阿拉伯数码标示。〔如附件1：〕正文中已注明的附件名称，文尾可不标出。附件如离开主件装订，应在左上角标出主件文号。

5、成文日期

标于公文结尾左下方。党委公文，用阿拉伯数字标示；行政公文，用汉字标示。年、月、日应完整。成文日期与正文最末一行之间的距离，以能容下印章位置为准。成文日期，以负责人签发的日期为准。联合行文，以最后签发机关负责人签发日期为准。决议、决定，以会议通过日期为准。法律、法规，以批准日期为准。6、公文印章

印章是公文生效标识，包括发文机关印章和负责人签名章。除会议纪要和以电报形式发送的公文外，都应当加盖发文机关印章。盖章位置：当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文印章，主办单位在前。两个单位联合行文，成文日期居中拉开，两章并排，下弧压在日期上。三个以上单位联合行文，整齐排列单位名称，然后分别加盖印章。7、附注

位于成文日期下1行，靠左加圆括号标注附注用于上行文时，标注联系人和；用于下行文时，标注普发性文件的发行范围等。〔联系人：×××，联系：××××〕或〔此文限传到达*******〕等。〔三〕版记局部附注以下，称为“版记〞，组成版记的要素有：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等〔例如〕。1、主题词主题词的作用，是便于在计算机网络上存入或检索文件。主题词位置。主题词用3号黑体字标于在文件尾部横线上即抄送机关之上。例如主题词必须准确。一般由三至五个词或词组构成。不能把标题和主题词混淆。主题词一般应根据?中国共产党公文主题词表?和?国务院公文主题词表?选注。〔公文主题词表〕先标注类别词，再标类属词，最后标注说明公文种类的类型词。公文主题词内容的类属词之间的顺序，一般按照概念大小从小到大排列。如果文件具有表示空间和时间的辅助因素，应标注在类属词后，公文类型词之前。

2、抄送机关。抄送机关是次要受文机关单位。标在主送或主题词下一行位置，名称要使用全称或标准性简称。本卷须知：〔1〕因特殊情况必须越级行文时，应向被越过的上级机关抄送。〔2〕上级机关向受双重领导的下级机关行文时，应同时向另一上级领导机关抄送。〔3〕请示一律不得同时向平级或下级机关抄送。〔4〕一切与公文办理、答复、执行毫无关系，不具备了解公文内容资格和必要性的机关单位，一律不抄送。3、印发机关和印发时间。在“抄送〞下一行左、右各空一个字标识，左标公文承印单位即公文印发机关或部门的全称，右标印发时间的年月日〔阿拉伯数字〕。印发机关，为本单位的公文管理机构。印发日期，为公文付印日期〔不能标领导签发日期〕。〔四〕排版规格正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。数字、年份不能回行。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文〞的方法解决。〔五〕装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书间的距离为3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。

二、管理性文件格式主要由封面、更改页、眉首、主体、附件五局部组成。〔文件控制程序〕〔一〕封面。显示文件类别、文件编号、文件名称、版本号、分发号、受控状态、发布日期、实施日期、发布单位等信息。〔二〕更改页。左上方标注编制、审核、批准人姓名，下方为标准更改栏，标注更改信息，包括符号、更改标识、更改页码/条款，更改通知单号、更改人/日期。〔三〕眉首。横线上方内容，主要有“一拖〔洛阳〕福莱格车身企业标准，下空一行居中注明文件标题，下空一行右侧注明文件编号。〔四〕主体。分八个局部，分别是目的、范围、与本程序相关的标准条款、术语和定义、职责、流程图及程序内容、相关文件、记录。〔五〕附件。主要为支持文件的一些规定或作业指导书等等。第三讲常用公文写作标准一、通知二、通报三、报告四、请示五、函六、会议纪要七、调查报告八、工作方案和工作总结一、通知〔一〕通知的概念通知是用于批下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部的一种公文。

通知被誉为公文中的“老黄牛〞。是各级党政机关、人民团体、企事业单位使用最多的公文。〔二〕通知的种类一般可分为五种：一是指示性通知〔例如〕用于直接发布行政法规和对下级某项工作的指示、要求。二是批示性通知，又称转发性通知〔例如〕领导机关用批转、转发的方式发布某些法规，要求下级贯彻执行。批转下级机关送来的工作报告、建议、方案等，以及沟通情况，指导工作。三是周知性通知。多用于上级机关向下级机关宣布某些应知事项，不具有强制性。四是会议通知。用于对上级或平级。五是任免通知。上级机关对任免的人员用通知的形式告知下级机关。〔三〕通知的写作要点

通知以红头文件和白头文件印发都行。行文要使下级机关明确做什么、怎么做〔这与请示、报告不同，比意见要细〕，要具有操作性。例如写一个会议通知，开会时间、地点、参加人员、有些什么要求等等，要一、二、三逐一说清楚，让看的人一看就明白。通知可以不写结束语。二、通报〔一〕通报的概念通报是国家机关、社会团体、企事业单位表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况所使用的一种下行公文。〔二〕通报的作用1、互通情况，沟通信息，使有关单位或组织了解工作进程，安排好自己的工作。2、学习先进的典型经验，指导和推进工作。3、吸取他人教训，警惕类似问题发生。〔三〕通报的种类根据内容的性质，通报可分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三种。〔褒奖通报、警示通报、事故通报〕〔四〕起草通报的思维模式〔走好三步棋〕发生什么事？我们怎么看？我们怎么办？

〔五〕表彰与批评性通报的写作要领采用记叙方式表达事实。要素完整，概述为主。采用议论方式说明态度。紧密围绕事实表态，就事论理。说明表彰或批评方法，提出指导性意见或希望。

〔六〕本卷须知搞清根本领实，确保准确无误。讲究语言表达质量，恰如其分，不说过头话。及时行文，获得最正确效果。

三、报告〔一〕报告的含义用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。是广泛采用的重要上行文。〔二〕报告的特点1、单向性报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的单方向上行文，不需要上级机关给予批复。在这方面，报告和请示有较大的不同，请示具有双向性特点，必须有批复与之相对应，报告那么是单向性行文，不需要任何相对应的文件。为此要特意提请注意：类似“以上报告当否，请批示〞的说法是不妥当的。2、陈述性报告在汇报工作、反映情况时，所表达的内容和使用的语言都是陈述性的。3、事后性机关工作有“事前请示，事后报告〞的说法。多数报告，都是在开展了一段时间的工作之后，或是在某种情况发生之后向上级作出的汇报。但建议报告没有明显的事后性特点，应该尽量超前一些，如果木已成舟，再提建议也是没有意义的了。〔三〕报告的类型1、工作报告但凡用来向上级汇报工作的报告，都是工作报告。工作报告又可分为综合工作报告和专题工作报告两种。综合报告涉及面宽，要把主要工作范围之内的方方面面都涉及到，可以有主次区分，但不能有大的遗漏。如年度工作报告、党代会报告，单位的年度、季度、月份工作报告。专题报告的涉及面窄，只针对某一方面的工作或者某一项具体工作进行汇报，如〞地震后专项检查报告等。例如2、情况报告如果本单位出现了正常工作秩序之外的情况，譬如说发生了事故，出现了意想不到的问题等，对工作产生了一定程度的影响，应该及时向上级将有关情况原原本本的进行汇报。对一些有倾向性的新动态、新风气，以及最近出现的新事物等等，必要时也要向上级报告。调查报告、研究报告、调研报告等都属于“情况报告〞。3、建议报告对自己职权范围内的某方面工作有了深思熟虑、切实可行的设想之后，将其归纳整理成意见、方法、方案，上报上级，希望上级机关采纳，这就是建议报告。4、答复报告答复上级机关询问的报告，称为答复报告。这种报告内容针对性最强，上级询问什么，就答复什么，不能答非所问。5、报送报告这是向上级报送文件、物件时使用的报告，正文通常非常简略，只需写明“现将××××报上，请指正(请查收)〞即可。真正有意义的内容都在所报送的文件里。〔四〕报告的写作要点1、总结式写法。这种写法主要用于工作报告。主体局部的内容，以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在表达根本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识，类似于工作总结。总结式写法最需要注意的是结构的设计安排。按照总结出来的几条规律性认识来组织材料、安排层次，是最常用的结构方式。〔例如〕

2、四步写法即采用“情况——原因——教训——措施〞，这种结构多用于情况报告。先将情况表达清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施。例如3、指导式写法这种结构多用于建议报告。要针对某项工作提出系统完整地方法、措施和要求，对工作实行全面的指导。形式上采用分条列项的方法逐层表达。。〔五〕报告的写作技巧1、要广泛搜集、充分占有材料搜集资料是写好报告的关键一步。搜集资料要力求全面、系统，要注意资料的典型性、客观性和真实性。也要注意跟主题的相关的资料，也就是要有目的性。2、要善于分析、综合，揭示客观规律通过深入调查，广泛占有了各种材料后，对占有的丰富材料进行认真地分析研究，从中归纳出具有普遍指导意义的规律性的东西，这既是报告要写的根本内容，也是写作报告的主要目的。

〔五〕报告的写作技巧〔续〕3、运用材料说明观点，力求二者统一用材料说明、证明观点的方法常有：运用概括材料运用典型材料运用比照材料运用具体数据〔例如〕4、讲究结构形式和语言特色明确横式结构、纵式结构等的优势和特点，根据具体内容和写作目的来确定选用何种结构来组织、安排材料。此外，还要重视报告语言的推敲和锤炼，力求做到准确、鲜明、朴实，并能恰当地运用来自人民群众的生动、活泼的语言，适当采用典故、诗词、格言等，增强报告的生动性和感染力。【病文分析】关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告省行：×月×日，××地区遭受了一场历史上罕见的洪水袭击，×江两岸乡、村同时发生洪水，灾情严重。经初步不完全统计，农田受灾总面积达38000多亩，各种农作物损失达100多万元，农民个人损失也很大。灾后，我们立即深入灾区了解灾情，并发动干部群众积极开展生产自救。同时，为了帮助受灾农民及时恢复生产，我们采取了以下措施：一、对恢复生产所需的资金，以自筹为主。确有困难的，先从现有农贷指标中贷款支持。二、对受灾严重的困难户，优先适当贷款，先帮助他们解决生活问题。到×月×日止，此项贷款已达××万元。由于这次灾情过于严重，集体和个人的损失都很大，短期内恢复生产有一定的困难，仅靠正常农贷指标难以解决问题。为此，请省行下达专项救灾贷款指标××万元，以便支持灾区迅速恢复生产。以上报告当否，请批示。××银行××市支行一九××年×月×日【病文分析】这篇报告存在以下几个问题：1．文种选择有误从标题看，这篇公文是向省行提出灾区贷款专项指标的申请，目的是获得省行的批准。从正文的主体局部看，两条措施确属报告性质，但随后出现的专项贷款请求，就不是报告应有的内容了。从结语看，“以上报告妥否，请批示〞，有着很强的期复性。综合起来看，这篇公文应该写成请示。标题可改为?关于拨给灾区贷款专项指标的请示?。2．内容偏离中心话题这还是由于原文混淆了报告和请示的界限而造成。写请示，只需写请示缘由、请示事项，最后提出请示要求即可，无关内容不应写入。而原文提出的两条措施：“对恢复生产所需的资金，以自筹为主〞；“对受灾严重的困难户，优先适当贷款〞，既不是请示缘由，也不是请示事项，不应写入文中。3．语言瑕疵较多文中有多处语言不确切、不严谨的地方。如“×江两岸乡、村同时发生洪水〞，×江两岸所有村庄都遭受洪灾似不可能。“灾情较重〞与“这次灾情过于严重〞的说不知哪个意义确切？“据初步不完全统计〞，“初步〞和“不完全〞语意重复。四、请示〔一〕请示的概念请示适用于向上级机关请求指示、批准。是机关单位经常使用的一种陈请性上行文。请示问题坚持“一文一事〞制度，防止“一文数事〞和在“报告〞中夹带着请示事项。〔二〕请示的特点1、陈请性：请求指示批准。2、求复性：要求明确答复。3、超前性：事前请示。4、单一性：一事一请示。〔三〕请示的应用范围1、急需办某件事，需上级批准后才可办的，要写请示。2、工作中发生了比较重大的问题，本机关无权解决，先提出处理意见，请求批示。3、对上级方法的法律、法令、方针、政策、规定和上级指示精神有不了解、有疑问或不同理解的问题，需要上级机关解释或进一步明确时，要用请示。4、上级有文件规定不经请示不允许办的事情而本单位又不得不办时，要写请示。5、上级虽有同一规定，由于本单位情况特殊难以执行，需要灵活掌握或变通处理，要用请示。〔四〕请示的类型根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：1.请求指示：解决“我们请求该怎样做〞的问题。2.请求解决“请求批准我们这样做〞的问题。3.请求批转：解决“请求有关单位这样做〞的问题。〔五〕请示写作要点1、标题。不能将“请示〞写成“报告〞或“请示报告〞，原由中也不要重复出现“申请〞、“请求〞之类词语。2、主送机关。请示的主送机关是负责管理和答复该文件的单位。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。主送机关的名称要顶格写。3、正文。包括原由、事项和结语三局部。〔1〕原由。主要说明行文根据、目的，需要时交代请示背景。是请示事项和要求的理由及依据，也是上级批复的依据。〔2〕事项。包括方法、措施、主张、看法等。请示事项要符合法规，符合实际，具有可行性和可操作性。要写得具体、明白。如果事项内容比较复杂，要分清主次，条理清楚，重点突出。注意：事项简单的，往往和结语合为一句话。如请示事项存在几种可能解决的方法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级出谋献策，不能上交矛盾。

〔3〕结语。应另起一段，请示的结语有“以上请示妥否，请指示。〞“以上请示如无不妥，请批准。〞“以上请示如无不妥，请批转××执行。〞“特此请示，请予审批。〞结语是请示必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能模糊其辞。4、落款。一般包括署名和时间两项内容。标题未写明发文机关的，在结束语的右下方署发文机关全称，并加盖公章，并在下方写明年、月、日期，标题中写有发文机关名称的，只需要加盖单位公章，不必再写机关名称。〔六〕起草请示的思维模式走好以下“五步棋〞：因为什么请示——对于原因、目的说明请示什么问题——提出请示的主题内容怎样解决问题——提出解决问题的具体建议或方案请求上级回复——结尾用语的使用有无附件需要说明——根据需要确定使用与否

〔七〕撰写请示的本卷须知1、行文之前要与主管领导充分沟通；2、请示理由要充分，要求和建议要具体；3、严格执行一文一事制度；4、按照隶属关系逐级行文；5、请示与报告不能混用；6、请示必须事前行文，切忌先斩后奏；请示获准之前，不得抄送下级。范例：〔一〕请求批准性请示关于建立中国工程院有关问题的请示国务院：近年来，我国科学家、工程技术专家和有关人士，曾屡次提出建立中国工程院问题。全国政协七届五次会议和中国科学院第六次学部委员大会期间，不少政协委员、学部委员和工程技术专家，又先后提出提案和建议。党中央和国务院领导同志十分重视这一建议。曾就建立中国工程院问题，屡次作过批示。根据党中央和国务院领导同志的批示精神，组成了专家研究小组，经过广泛调查研究，听取各方面人士和有关产业部门的意见，进行反复酝酿和讨论，形成工程院的初步方案。现就建立中国工程院的有关问题报告如下。一、关于建立中国工程院的必要性。〔略〕二、关于组建中国工程院的一些原那么。〔一〕关于名称〔略〕〔二〕关于中国工程院的性质和作用〔略〕〔三〕关于中国工程院成员的称谓〔略〕〔四〕关于中国工程院与中国科学院〔学部〕的关系〔略〕〔五〕关于中国工程院院士的标准和条件〔略〕〔六〕关于中国工程院第一批院士的产生及以后的增选制度〔略〕〔七〕关于中国工程院的领导体制及学部设置〔略〕三、关于中国工程院的筹建工作及进度安排〔略〕以上请示当否，请批示。附件：中国工程院筹备领导小组名单。国家科委〔盖章〕中国科学院〔盖章〕范例：〔二〕请求指示性请示关于?会计人员职权条例?中“总会计师〞既是行政职务又是技术职称的请示财政部：国务院1987年国发[1987]*号通知颁发的?会计人员职权条例?规定，会计人员技术职称分为总会计师、会计师、助理会计师、会计员四种；其中“总会计师〞既是行政职务，又作为技术职称。在执行中，工厂总会计师按?条例?规定，负责全厂的财务会计事宜；可是每个工厂，尤其大工厂，授予总会计师职称的人有四五人，究竟由哪一位负责全厂的财务会计事宜，执行总会计师的职责与权限呢？我们认为宜将行政职务与技术职称分开。总会计师为行政职务，不再作为技术职称，比照最近国务院颁发的?工程技术干部技术职称暂行规定?将?条例?第五章规定的会计人员职称的“总会计师〞改为“高级会计师〞。以上意见是否妥当，请指示。*省财政厅〔盖章〕一九*年×月×日范例：〔三〕请求批转性请示关于中国公民自费出国旅游管理暂行方法的请示国务院：随着对外改革开放的不断扩大，人民生活水平不断提高，近年来，中国公民自费出国旅游不断增加，为适应改革开放形势，加强中国公民自费出国旅游的管理，特制定了?中国公民自费出国旅游管暂行方法?。以上暂行方法如无不妥，请批转发布执行。附：中国公民自费出国旅游管理暂行方法国家旅局〔盖章〕公安部〔盖章〕【病文分析】关于举办xx干部培训班的请示报告xx委：目前我县干部队伍的现状与形势和任务的要求极不适应。……为了改变这种状况，我们曾办过几期xx干部培训班，很受欢送。现在根据我们的师资能力，拟于今年10月至明年4月再办一至二期xx干部培训班。具体意见如下：(一)培养目标：培养具有一定马列主义、毛泽东思想根底理论水平和党的政策思想水平，较全面地掌握工作理论和业务知识，热爱xx工作，思想正派的专职xx干部。(二)培训时间：3个月左右。(三)内容和安排：①马列主义、毛泽东思想根底理论，约占总课时的65％；②xx工作理论，约占总课时的30％；③其他方面知识，约占总课时的5％。考试及格者，发给毕业证书，成认学历。(四)学员条件：拥护党的三中全会以来的路线、方针、政策；作风正派；热爱xx工作，有创新和献身精神；具有一年以上的基层工作经验，有初中或相当于初中的文化；年龄不超过25岁；身体强健。(五)招收人数和报名方法：本次共招收40名，由各乡、直属单位、各系统的党委(组)和xx委推荐，报县xx委批准，填写一式两份的报名表。报名7月20日截止。为了适应飞速开展的新形势之需要，加强xx干部队伍的政治素质，关键是建设一支符合四化要求的xx干部队伍。办这个培训班就是为了这个目的。以上意见，如无不妥，请转发有关单位。××县xx委一九××年×月×日【病文分析】1.文种不标准请示和报告是两种不同的文体，各自有自己的功能和写作要求。凡有请求事项，需要指示、批准的，均为请示，不得写成“报告〞，也不得写为“请示报告〞。这篇公文应该是“请示〞，必须将标题中的“报告〞二字删去。2.违反有关法规不经国家正规的学历教育，不能获得毕业证书。学校之外的任何单位，都无权发毕业证书。“发给毕业证书，成认学历〞的说法，明显违法。3.内容含混，分寸失当文中“拟举办一至二期XX干部培训班〞的话，含混、不确定，显得想法很不成熟。应该在有了明确的方案和安排之后，再向上级请示，否那么上级不好批复。另外，从本文的前几段的内容和口气看，办培训班的事还有待县委同意，可是后面居然说“报名7月20日截止〞，要求“转发有关单位〞，似乎不容置疑，显然分寸失当。只有办理上级批准了的或者上级交办的事项，才能写入上述内容。4.结构紊乱本文主体的最后一段是行文的目的，应该在开头出现。出现在主体的最后很不合理，造成了结构的紊乱。5.语言不够准确正文第二自然段有“我们曾办过几期XX干部培训班，很受欢送〞的话，其中“很受欢送〞应该改为“效果很好，培养了多名称职的XX干部〞。第一条的“培养目标〞跟培训对象相混淆，与后文搭配不当。第四条最后的“身体强健〞，应为身体健康。最后“请转发有关单位〞，“转发〞应为“批转〞。6.层次标序有误国务院办公厅?公文处理方法?规定：结构层次序数，第一层为“一、〞，第二层为“(一)〞，第三层为“1〞，第四层为“(1)〞。本文只有第一层，应标为“一〞。五、函〔一〕函的含义函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准。是公文中惟一的平行文。〔二〕函的特点1、平等性和沟通性2、灵活性和广泛性3、单一性和实用性

公函常用有：商洽函、询问函、答复函、请批函、催办函、邀请函、转办函等等。范例：(一)商洽函关于商洽代培统计人员的函某财经大学：得悉贵校将于3月份举办统计人员讲习班，系统培训统计工作人员。国务院?关于加强统计工作的决定?下达后，我厂曾打算集训现职统计人员，但由于力量缺乏，未能实现。现在贵校决定举办讲习班，我厂拟派10名统计人员随班学习，请你们代培。如同意，将是对我厂统计工作的有力支持。代培费用由我厂如数拨付。盼予复函。某仪表厂一九九六年四月三日范例：〔二〕通知事宜函国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函国办函[1993]2号国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局：为进一步开展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改进工作。〔略〕二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。〔略〕三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。〔略〕四、为了促进国内养羊业的开展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。〔略〕上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并催促落实。国务院办公厅〔盖章〕一九九三年一月三日范例：〔三〕征求意见函国务院办公厅关于征求?国家行政机关公文处理方法〔草案〕?意见的函国办函[1999]××号各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅〔室〕：现将我们草拟的?国家行政机关公文处理方法〔草案〕?送给你们，请组织有关同志讨论修改，并将修改意见于十一月底前告诉我们。国务院办公厅〔盖章〕一九九九年×月×日范例：〔四〕请求批准函广州××局销售公司请求批准函××局销办函[1996]5号广州××局：我销售公司从去年十月成立以来，国内商务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印，为便于工作，我们拟购置一台复印机，请给予批准。可否，请批复。广州××局销售公司〔盖章〕一九九六年一月十日范例：〔五〕答复事宜函××市人民政府办公厅关于临时工、合同工能否执罚问题请示的复函市政办函[1996]40号市市容环境卫生管理局：你局?关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示?收悉。现复函如下：?中华人民共和国行政处分法?于1996年10月1日起执行。……按照行政处分法和国务院?关于贯彻实施〈中华人民共和国行政处分法〉的通知?，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处分工作。……你局应按照上述精神，对全市市容卫生执罚人员进行清理，理顺执罚体制，保证行政处分法的贯彻实施，促进市容卫生管理工作。此复××市人民政府一九九六年十月七日范例：〔六〕报送材料函关于上报?××公司二期改造工程评估报告?的函××工银商字[199×]××号××市××分行：现呈报〈××公司二期改造工程评估报告〉，请审阅。附件：××公司二期改造工程评估报告。〔略〕×××工商银行〔盖章〕一九九×年十一月五日范例：〔七〕转办函××省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函×人函[1999]2号省人民政府：省九届人大三次会议已经闭幕。会间，省人民代表以主人翁精神，对改进省人民政府的工作提出了许多珍贵建议，同时提出了一些应当解决的问题和要求。根据大会决定现将责成省人民政府研究办理的二百二十七件提案转去，望抓紧认真处理，并及时将处理结果报来。在处理社会治安等有关提案时，可请省高级人民法院和人民检察院密切配合。附：〈××省第九届人民代表大会第三次会议提案及审查意见〉〔抄送单位附件各二册〕××省人民代表大会常务委员会〔盖章〕一九九九年×月××日附件：〔略〕范例：〔八〕催办函交通部广州救捞局催办函××造船厂：贵厂××××年为我局建造的2640马力拖轮“穗救202〞轮，出厂至现在已经三年了，可是当时欠装的拖缆机至今尚未安装。为此我局曾屡次去函催贵厂尽快给予解决，但贵厂一直未明确答复。该轮由于缺少拖缆机，长期无法正常执行生产任务，经济上已造成了很大的损失。为此特再次函请贵厂尽快为我局“穗救202〞轮安装拖缆机，以免再延误该轮的正常生产。敬礼！交通部广州救劳局〔盖章〕××××年×月×日范例：〔九〕邀请函关于出席××××研讨会的邀请函××秘书长：最近，国家××部××××科学研究院批准关于××××课题研究的工程。经商议，定于三月下旬在××省××市召开该项课题第一次研讨会。现将有关事项函告如下：一、会议报到时间〔略〕二、会议地址〔略〕三、联系人及〔略〕特邀请您届时出席。××××研究中心〔盖章〕二000年三月×日六、会议纪要〔一〕会议纪要的概念会议纪要是一种记载、传达会议根本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。〔二〕会议纪要与会议记录区别首先，性质不同。其次，内容有别。第三，时间差异。〔三〕会议纪要的分类我们根据会议是否作出决定或决议，是交流为主还是研讨为主，将会议纪要分为决策型纪要、交流型纪要、研讨型纪要三种类型。〔四〕会议纪要的写法会议纪要一般分两大局部。开头第一局部一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。第二局部是纪要的中心局部，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：〔一〕集中概述法。这种写法是把会议的根本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项〔包括解决问题的措施、方法和要求等〕，用概括表达的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。〔例如〕〔二〕分项表达法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项表达的方法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议〔例如〕〔三〕发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法〔例如〕〔五〕衡量纪要的标准——会议概况交代清楚；——主要精神概括准确；——决定事项清楚完整。〔六〕本卷须知1、写作之前做好必要的准备工作；2、忠实于会议内容；3、抓住要点，表达“要〞字；4、重点突出，写清一致意见和重要的不同意见；5、注意逻辑性和条理性。七、调查报告〔一〕调查报告的概念调查报告，顾名思义，先有调查，后有报告。没有调查，就谈不上报告。调查是前提，报告是结果。因此，写调查报告，需要把握三个根本要素，就是周密调查，深入研究，精确表达。调查是广备料，研究是深加工，报告是出产品。

〔二〕调查报告的用途1、提供信息，交流情况，为上级决策提供依据；2、传播推广经验，借鉴吸取教训，促进工作顺利进行，提高工作效率；3、研究和发现现实中的重大问题，探索其中的本质和规律，提出解决问题的设想和建议；4、检验路线、方针、政策贯彻执行情况，解决和答复一个时期上级提出问题的一种有效方法。〔三〕调查报告的特点写实性。调查报告是在占有大量现实和历史资料的根底上，用表达性的语言实事求是地反映某一客观事物。充分了解实情和全面掌握真实可靠的素材是写好调查报告的根底。针对性。调查报告一般有比较明确的意向，相关的调查取证都是针对和围绕某一综合性或是专题性问题展开的。所以，调查报告反映的问题集中而有深度。逻辑性。调查报告离不开确凿的事实，但又不是材料的机械堆砌，而是对核实无误的数据和事实进行严密的逻辑论证，探明事物开展变化的原因，预测事物开展变化的趋势，提示本质性和规律性的东西，得出科学的结论。〔四〕调查报告的类型情况调查报告。是比较系统地反映本地区、本单位根本情况的一种调查报告。这种调查报告是为了弄清情况，供决策者使用。典型经验调查报告。是通过分析典型事例，总结工作中出现的新经验，从而指导和推动某方面工作的一种调查报告。问题调查报告。是针对某一方面的问题，进行专项调查，澄清事实真相，判明问题的原因和性质，确定造成的危害，并提出解决问题的途径和建议，为问题的最后处理提供依据，也为其他有关方面提供参考和借鉴的一种调查报告。〔五〕调查报告写作的五个程序：1、确定主题。2、取舍材料。①选取与主题有关的材料。②注意材料点与面的结合。③精选材料，以一当十。3、布局和拟定提纲。一种是观点式提纲。一种是条目式提纲。也可以将这两种提纲结合起来制作提纲。4、起草报告。①结构合理〔标题、导语、正文、结尾、落款〕；②报告文字标准。如：“制定优惠政策，引进急需人才〞，“运用竞争机制，盘活现有人才〞，〔文章段落的条目观点〕；③通读易懂。注意对数字、图表、专业名词术语的使用。5、修改报告。主要是对报告的主题、材料、结构、语言文字和标点符号进行检查，加以增、删、改、调。在完成这些工作之后，才能定稿向上报送或发表。〔六〕调查报告的写作要求写调查报告要在提炼观点上下功夫。调研报告的核心是实事求是地反映和分析客观事实。调研报告主要包括两个局部：一是调查，二是研究。调查，应该深入实际，准确地反映客观事实，不凭主观想象，按事物的本来面目了解事物，详细地占有材料。研究，即在掌握客观事实的根底上，认真分析，透彻地揭示事物的本质。至于对策，调研报告中可以提出一些看法，但不是主要的。因为，对策的制定是一个深入的、复杂的、综合的研究过程，调研报告提出的对策是否被采纳，能否上升到政策，应该经过政策预评估。事物的产生和开展都遵循一定的规律，调研报告的写作过程实际上也是探索事物发生开展规律的过程。报告的论点和论据一定要符合自然规律和社会规律，而不是追随潮流，迎合某些群体的需要。这就需要调研人员非常敬业，具有不懈追求真理的精神。〔七〕调查报告的结构包括标题、导语、正文、结尾和落款。1、标题一种是标准化的标题格式，即“发文主题〞加“文种〞，根本格式为“××关于××××的调查报告〞、“关于××××的调查报告〞、“××××调查〞等。另一种是自由式标题，包括陈述式、提问式和正副题结合使用三种。陈述式如?东北师范大学硕士毕业生就业情况调查?，提问式如?为什么大学毕业生择业倾向沿海和京津地区?，正副标题结合式，正题陈述调查报告的主要结论或提出中心问题，副题标明调查的对象、范围、问题，这实际上类似于“发文主题〞加“文种〞的标准格式，如?高校开展重在学科建设――××××大学学科建设实践思考?等。作为公文，最好用标准化的标题格式或自由式中正副题结合式标题。2、导语第一种是写明调查的起因或目的、时间和地点、对象或范围、经过与方法，以及人员组成等调查本身的情况，从中引出中心问题或根本结论来；第二种是写明调查对象的历史背景、大致开展经过、现实状况、主要成绩、突出问题等根本情况，进而提出中心问题或主要观点来；第三种是开门见山，直接概括出调查的结果，如肯定做法、指出问题、提示影响、说明中心内容等。前言起到画龙点睛的作用，要精练概括，直切主题。3、正文例如调查报告的正文要解决好两个问题：一是观点材料的组织；二是布局结构的安排。〔1〕观点材料的组织。全篇要确立总观点，各组成局部也要确立服从总观点的分观点。总观点要包容分观点，分观点要说明总观点。分观点往往就是具体的经验和做法。应分析材料的内部联系，并从这些材料中提炼出假设干个观点来，使观点与材料到达高度的统一。〔2〕布局结构的安排。①根据逻辑关系安排材料纵式结构，即按照事物开展的先后顺序安排材料，确定表达的次序；横式结构，即按照事物的性质和特征对材料加以归类，从不同的角度反映情况、说明问题；纵横式结构，即以一种结构形式为主，兼用另一种结构形式，既考虑事物的开展脉络，由照顾事物的分类特征，兼有两种结构形式的特点。②按照内容表达的层次组成。“情况--成果--问题--建议〞式结构，用于反映情况的调查报告；“成果--具体做法--经验〞式结构，用于介绍经验的调查报告；“问题--原因--意见或建议〞式结构，用于揭露问题的调查报告；“事件过程--事件性质结论--处理意见〞式结构，用于揭示案件是非的调查报告。③并列结构。将调查对象或内容不分主次先后，一一介绍；④比照结构。调查的往往是两个单位或两种情况，通过各方面情况的比照，比出优劣，找出差距。4、结尾常用结尾方法〔1〕概括全文，明确主旨〔2〕提出问题，启发思考〔3〕针对问题，提出建议〔4〕展望前景，发出号召5、落款调查报告的落款要写明调查者--单位名称和个人姓名，以及完稿时间。如果标题下面已注明调查者，那么落款时可省略。〔八〕调查报告写作中应注意的问题1、叙议结合的表达方法①段首撮要式。②先表达事实，再作分析或总结归纳。③先分析情况，后表达事实。④边表达事实，边做出分析。2、用事实说话。一是综合材料和典型材料。二是统计材料。三是比照材料。3、表现方法的运用。使用图表说明、数据说明、表格说明。八、工作方案和工作总结〔一〕概念和作用“工作总结〞是对以往工作进行回忆、检查、分析、研究,从中提炼出规律,用以指导今后工作。“工作方案〞就是对即将开展的工作的设想和安排，如提出任务、指标、完成时间和步骤方法等。“总结〞与“方案〞是一前一后、相辅相成的一对文种。今年的“总结〞是对去年“方案〞的检验,因此,写“总结〞时必须以去年的“方案〞做前提;今年的“总结〞势必又成为制订明年“方案〞的根底。〔二〕工作总结和工作方案的特点1、工作总结的特点〔1〕客观性。尊重客观事实，以事实为依据。〔2〕典型性。总结根本的、突出的、本质的、有规律性的东西。〔3〕指导性。分析过去工作的成绩与失误及其原因，吸取经验教训，指导将来的工作。〔4〕证明性。自身实践活动中的真实的、典型的材料来证明它所指出的各个判断的正确性。〔二〕工作总结和工作方案的特点1、工作方案的特点〔1〕预见性

方案是在行动之前对行动的任务、目标、方法、措施所作出的预见性确认。但这种预想不是盲目的、空想的，而是以上级部门的规定和指示为指导，以本单位的实际条件为根底，以过去的成绩和问题为依据，对今后的开展趋势作出科学预测之后作出的。可以说，预见是否准确，决定了方案写作的成败。

〔2〕针对性要根据哪一类别的方案，如是全面的综合性方案，还是单项方案，是公司方案还是部门、个人方案，是年度方案，还是季度、月份的方案等来写。

〔二〕工作总结和工作方案的特点1、工作方案的特点〔续〕〔3〕可行性

可行性是和预见性、针对性紧密联系在一起的，预见准确、针对性强的方案，在现实中才真正可行。如果目标定得过高、措施无力实施，这个方案就是空中楼阁；反过来说，目标定得过低，措施方法都没有创见性，实现虽然很容易，并不能因而取得有价值的成就，那也算不上有可行性。

〔4〕约束性

方案一经通过、批准或认定，在其所指向的范围内就具有了约束作用，在这一范围内无论是集体还是个人都必须按方案的内容开展工作和活动，不得违背和拖延。

〔三〕工作总结和工作方案包括的内容1、工作总结的内容〔1〕根本情况。包括工作的有关条件、工作经过情况和一些数据等等。〔2〕成绩、缺点。〔3〕经验、教训。〔4〕今后打算。明确努力方向，提出改进措施等。〔三〕工作总结和工作方案包括的内容2、工作方案的内容〔1〕工作目的或目标〔2〕明确所要进行的工作活动的内容及其要求。

〔3〕规定各项任务的进度，以便进行有效的控制和对能力及资源进行平衡。

〔4〕规定由哪些部门和人员去组织实施工作方案。〔5〕一个完整的方案还应包括控制标准和考核指标的制定，也就是告诉实施方案的部门和人员，做成什么样，到达什么标准才算是完成了方案。

〔四〕工作总结和工作方案的形式1、工作总结的形式〔1〕条文式。也称条款式。〔例如〕〔2〕两段式。前一局部为“总〞，做了哪些工作，取得什么成绩；后一局部是“结〞，主要讲经验、教训〔例如〕〔3〕贯穿式。常按时间顺序表达情况、谈经验。〔4〕标题式。分假设干局部，每局部提炼出一个小标题，分别阐述。(例如〕〔四〕工作总结和工作方案的形式2、工作方案的形式开列式：把工作事项逐项列出，分项编写。〔适合于大型综合性方案〕〔2021年工作措施手册〕展开式：围绕中心工作，将具体目标、措施要求、实施步骤,依次展开编写。〔适合于单项方案〕〔纪念活动实施方案〕阶段式：按工作阶段或时间顺序编写。〔适合于阶段性明显的工作〕〔体系工作方案〕图表式：将方案内容列成图表的主要工程，依次填写。〔单独或作为附件均可〕〔管理体系审核方案〕〔五〕工作总结的格式1、总结的标题。〔1〕公文式标题。最常见的是由单位名称、时间、主要内容、文种组成。有的总结标题中不出现单位名称。〔例如〕〔2〕新闻式或文章式标题。以单行标题概括主要内容或根本观点，不出现总结字样。〔例如〕〔3〕还有的总结采用双标题。正标题揭示观点或概括内容，点明文章的主旨或重心，副标题点明单位、时限、性质和总结种类，具体说明文章的内容和文种。〔例如〕2、总结的正文分开头、主体、结尾三局部。〔1〕开头。包括单位名称、工作性质、主要任务、时代背景、指导思想，以及总结目的、主要内容提示等。对工作背景和开展工作的条件，做一个简要交代；或交待总结的目的和总结的主要内容；或介绍单位的根本情况；或把所取得的成绩简明扼要地写出来；或概括说明指导思想以及在什么形势下作的总结。〔2〕主体①主体局部结构。第一，纵式结构。按照事物或实践活动过程安排内容。第二，横式结构。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成假设干局部，标序加题，逐一写来。第三，纵横式结构。即考虑到时间的先后顺序，表达事物的开展过程，又注意内容的逻辑联系，从几个方面总结出经验教训。②主体局部表达形式。有贯穿式、小标题式、序数式三种情况。贯穿式适用于篇幅短小、内容单纯的总结。小标题式将主体局部分为假设干层次，每层加一个概括核心内容的小标题，重心突出，条理清楚。序数式也将主体分为假设干层次，各层用“一、二、三……〞的序号排列，层次一目了然。③主题局部的内容。第一个局部是“成绩与经验〞局部。一是写出做法，成绩之后再写经验。二是写做法、成绩的同时写出经验，“寓经验于做法之中〞。第二个局部是“问题与教训〞局部。把存在的问题和解决问题的措施放在一起，在“问题与教训〞局部之后写出，也是比较常见的写法。〔3〕结尾。可以归纳照应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心信心等。有些总结在主体局部已将这些内容表达过了，就不必再写结尾。3、总结的落款。即署名和日期。如果总结的标题中没有写明总结者或总结单位，就要在正文右下方写明。最后还要在署名的下面写明日期。如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名，那么结尾只落上日期即可。〔六〕工作方案的格式

〔5W，1H〕做什么？为何做？何时做？何地做？谁去做？如何做？开头：说明方案的依据〔指导思想；现状分析；方