应用文写作格式写作指导

实用文体写作指导专题应用文写作格式专题讲座目录

通知

书信海报表扬信贺信介绍信请柬标语慰问信自我鉴定闭幕词开幕词一、何为通知？1、通知：是一种下行文，具有指令性的一种应用文体。主要是告诉下级机关需要做的事，以及怎么做，有一定的约束力和强制性。告知性通知，主要是用来向下级告知需要广泛知道的事，没有约束性，通知一般没有收文机关，因为对象比较广泛，但是只用在一定小的区域和地方．经济项目可行性主要是考察，分析一个项目是否可行，包括对内部，外部情况的考察。产品说明书就是用来说明一个产品如何使用，方法及手段，还有保养，维修，问题处理方面的手册．

2、通知的写作格式：

（1）、

标题标题的类型①、关于XXXXXXX的通知；②、通知；③、紧急通知。（3）、正文：

①、先明示该通知的有关对象：

②、正文：（1）按先后顺序交代事由、对象、时间、地点。（2）注意事项及相关要求。

3、结尾：（落款、日期）四、应用文常用模式化词语

用语名称作用常用模式化词语领起语

用于文章开端或段落起首部位，表引据、发语

“由于”、“鉴于”、“为了”、“根据”、“依据”、“遵照”、“按照”、“兹有”、“兹就”、“……收悉”、“惊闻……”、“承蒙”承启衔接语

段落层次之间承上启下的过渡语

“为此”、“有鉴于此”、“特……如下”、“现就……如下”、“现将……如下”、“综上所述”、“总之”结尾用语

用于应用文结尾，表收束

“当否，请批示”、“特此通知”、“特此报告”、“此复”、“函复为盼”称谓用语

表第一、二、三人称称谓

“

我”、“我们”、“本”、“贵”、“你”、“你们”、“该”、“他”、“他们”表态用语

表明态度

“不得”、“禁止”、“同意”、“原则同意”、“暂缓施行”、“可行”五、一般公文的称谓用语“我（们）”——“本”，如“本厂”、“本公司”。“你（们）”——“贵”，如“贵厂”、“贵公司”。“它（们）”，——“该”，如“该厂”、“该公司”。

例文：

通知

各年级团支部：

现定4月9日下午4时在我校第二会议室召开各年级团支部书记会议，请相互通知并准时参加！

校团委

2006年4月8日附注：1、通常正规的通知在正文的开篇应点明通知的事由。

2、正文末还要特意交代该通知的注意事项：如，请相互转告；相互周知；准时参加；不得缺席；请佩带证件或笔记本等。3、通知格式

(紧急、重要、关于×××的)通知×××（顶格写出通知对象的名称）：正文内容

发出单位（有的还要加盖公章）发通知时间（切忌使用“即日”）

3、通知格式

(紧急、重要、关于×××的)通知×××（顶格写出通知对象的名称）：正文内容

发出单位（有的还要加盖公章）发通知时间（切忌使用“即日”）

通知格式2(紧急、重要、关于×××的)通知正文内容

发出单位（有的还要加盖公章）发通知时间（切忌使用“即日”）

注意：“通知”中必须写清楚什么人在什么时间、什么地点要做什么、要带什么，不能含糊。

练习：1请指出下面的会议通知中的错误。

通知研究决定，本星期六下午第二节课后分年级召开各班学生代表会议，收集对各科教学的意见。希各班派代表按时参加会议。此致敬礼教务处（盖章）12月11日

(1)格式方面的错误是：①通知发布者和发布日期写在了一行②正文后滥用致敬语(2)内容方面的错误是：①地点不明 ②代表人数不明

练习：2下面通知有五处错误，请用规范的修改符号在原文上修改通知贵州电视台于5月28日上午9∶50直播“贵阳新机场通航庆典活动”胜况，请各班班主任组织本班同学准时收看。并在下午课外活动时间召开“建设贵州、热爱贵州、振兴贵州”的主题班委会。要求会后写一篇新闻报道稿交校广播室备用。校长室1997年5月27日练习：3请指出下面这个通知中格式和内容上的错误。通知

为了活跃我校学生课余生活，加强社会主义精神文明建设，校团委决定组织一次全校性学生歌咏比赛，请各班团支部书记今天下午开会，讨论有关比赛事宜。望准时出席。敬礼一九九七年六月二日校团委练习：4下面是一位学生练习写的家长会通知，试从格式、内容、语言、标点等方面找到5处不当的地方，并提出修改办法。

家长会通知家长同志：兹定于1997年11月28日下午在我校召开初三年级学生家长会议，由校长传达省教育委员会关于教学改革的指示。汇报本学期以来我校初三学生在德、智、体、美、劳等方面的发展情况及存在的问题。届时，请务必到会参加。此致敬礼!×××中学1997年11月20日指出下面一则“通知”中格式和书写上的3处错误。

通知各班体育委员：明天下午五点在三楼小会议室工会，安排蓝球比赛事宜，请准时出席。1998年3月9日学生会练

习：为迎接市教育局检查，学校定于周四放学后进行大扫除，请代班主任写一则劳动通知。（主要训练是否掌握通知的基本格式。）请代团委拟写一份布置“五四青年文化艺术活动”的通知。（必须写清各项活动的组织者、参加者，并以条文式的写法来写。）4、练习、

请学生就本班征订2005~~2006年度语文考试报出一份通知：望本班感兴趣的同学在明天下午放学前到学习委员处报名并交钱（11块），过期不候。返回2、书信的分类

为了适应各种情况，书信的文体也有不同。主要有家书类书信、问候类书信、请托类书信、规劝类书信、邀约类书信、情书类书信、吊慰类书信、借贷类书信、庆贺类书信、致谢致歉类书信等等。3、书信的结构由信封、信笺两部分组成：

二、何为书信？1、（定义）书信是指人们在学习、工作、生活以及社会交往中所常用的一种实用文体。它要求文字通畅，内容准确，措词适当，以求达到良好的效果。（1）信封现在的标准信封印有填写邮政编码的6个红色方格。邮政编码由6位阿拉伯数字组成。前两位数字表示邮区；前第四位数字表示县、市；最后两位数字表示投递局、所。信封左上角的方格用来填写收信人的邮政编码，右下角的方格填写发信人的邮政编码。千万别把位置号码搞错了。横式信封的行序是由上向下，字序是由左向右。上边写收信人的地址，位置偏左；中间写收信人姓名，字要写得稍大一些；下边写发信人的地址，位置偏右，地址要写得详细。邮政编码寄：XXXXXXXXXXXX（收信人的详尽地址）XXXXX（收信人姓名）收

邮政编码邮票（2）、信函

信函的写作格式：①、开头：对阅信人的尊称。

②、正文：主要是交代你写此信的目的、事由及相关要求等，这完全视你所写书信的类型所定。

③、结尾：写祝福语。4、落款、日期。

尊敬的XXX老师：

您好！XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

此致

敬礼

顺祝：XXXXXXXXXX！

你的愚生：XXX字XXX年XX月XX日

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三、何为海报？

1、（定义）海报是贴在人来人往的地方，告知广大群众大多是喜闻乐见的消息，如电影消息、球讯、商品报道等等，其性质类似广告，有的还配以绘画以增加吸引力。

2、海报的写作格式：（1）、标题：（球讯、文娱信息、喜讯、喜报）（2）、正文：重在交代清楚何时、何地、何事及注意的相关事项等内容。（3）、落款、日期。

例如：

球讯

由我校学生会主办的足球友谊赛将于2006年5月7日（星期日）下午5时在足球场举行，参赛队为我校队与侨中学校校队。欢迎全体师生届时观战。

学生会文娱部

2006年5月7日3、练习：

请为即将（06年4月29日晚7时30分）在我校东校区文化广场举行的“英语沙龙”文艺晚会出一份有创意的宣传海报。文娱信息

2006年4月29日晚上7时30分将在我校东校区文化广场举行第三届“英语沙龙‘文艺晚会，晚会演出阵容鼎盛，节目丰富，极具娱乐和观赏性，不容错过。欢迎全体师生前往观看指导！

团委、学生会文娱部

2006年4月28日四、表扬信1、[概念解说]

表扬信是对他人的行为表示赞扬的信函。在表扬信中应反映他人的事迹与品质，赞扬不要太过分，语言要热情而简朴。

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2、写作格式：

（1）、标题。写成"表扬信"即可。（2）、（正文）称谓。一般写给被表扬人的上级领导单位。（3）、事迹经过。（4）、表扬的语句。（5）、学习的语句。

例如：

表扬信

xxx领导:

3月5日中午，由于孩子在家玩火，造成一场大火灾，当时我们尚未下班。贵校学生周xx发现火情之后，不顾自己身体有病，备不顾身冲进火海。由于火势很猛，屋里烟浓，周xx冲进屋后，房门马上被紧紧地吸住，外面的人进不去，大家都为周xx捏着一把汗。周xx在呼吸困难的情况下，临危不惧，急中生智，打破窗户玻璃，屋里压力减轻，门可以打开了。救火中，周xx发现立柜还有一盒五四式手枪子弹，在十分危险的情况下，毫不犹豫地捧起弹盒扔到窗外，避免了一场严重事故的发生。在周xx的带领下，大火终于扑灭，周xx同学却被烧焦了头发，烫伤了双手，该同学的英勇表现使所有在场的人赞不绝口。

正值全国开展学雷锋运动之时，贵校学生周xx不顾个人安危，临危不惧，挺身而出，抢救他人家庭财产。这一高尚行为为我们树立了良好的榜样。我们除向周xx同学学习外，特写信向贵校建议，请贵枝领导把周xx的英雄事迹广为宣传，予以表彰。使广大学生以周xx同学为榜样，将学雷锋运动推向高潮。

此致敬礼!写信人：XXXXXX年XX月XX日返回

五、贺信1、[概念解说]贺信是对他人取得的成就、获得某种职位、组织的成立、纪念日期表示祝贺的文书。贺信与贺词有所不同，不要将贺信写成贺词。贺词内容篇幅长，而贺信要求简单短小，不宜长篇大论。2、写作格式：（1）、标题。（通常直写贺信）（2）、称呼。（3）、正文：对某人取得何种成绩、何事取得成功或获得升迁之喜表示热烈的祝贺！（4）、结尾：祝贺人（签名）、日期。

例如：（朱镕基电贺他信·西那瓦就任泰王国总理）

贺信

曼谷泰王国总理他信·西那瓦阁下:

在阁下就任泰王国总理之际，我谨向阁下表示热烈的祝贺。近年来，在我们两国政府和人民的共同努力下，中泰友谊不断加强，各领域的合作继续深化。中泰友好关系符合两国人民的利益，有助于地区和平、稳定与繁荣。我相信，在阁下任期内，在两国二十一世纪合作计划《联合声明》的指引下，中泰睦邻互信的全方位灰好合作关系必将取得更大发展。祝泰王国国家昌盛，人民幸福。中华人民共和国国务院总理朱镕基

二00一年二月九日于北京

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六、介绍信1、［概念解说］

介绍信是用来介绍联系接洽事宜的一种应用文体。它具有介绍、证明的双重作用。介绍信主要有两种形式，普通介绍信和专用介绍信。

2、写作格式：（1）、普通介绍信一般不带存根，（2）、正中写“介绍信”。内容包括:称呼、正文、（3）、结尾、署名和门期，并注上有效日期。例如：普通介绍信

XXXXX的介绍信

兹介绍我公司同志等人（系我公司），前往贵处联系，请接洽。此致敬礼！

xx公司（盖章）

XX年XX月XX日

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七、请柬1、［概念解说］

请柬（请帖）是邀请他人参加某种会议，宴席、聚会活动的书面邀请书。采用请柬方式邀请显示举办者或主人的郑重态度。2、写作格式：（1）在封面写明“请柬”二字，一般要做些艺术加工，如图案装饰，文字用美术体、手写体，有条件的还可以烫金等。（2）抬头顶格写被邀请者的姓名（或单位）名称，称呼要得体。

（3）正文交代活动内容，如开座谈会、联欢会、过生日等，交代举行活动的时间和地点。（4）结尾具礼，如“致以——敬礼”“敬请光临”等；

3、请柬在语言上的要求有：（1）柬文先求其“达”，即要简洁明确，顺畅易懂，要让被邀请者看了便知你什么时间什么地点请他干什么，以便做一些准备，不能让客人看后一头雾水，不知所云。（2）柬文也要求“雅”，要措辞文雅、大方、热情，要讲究语言美，请柬这一礼仪交往的媒介的语言，如果乏味或浮华都会让人看了不舒服，甚至不愿接受邀请。（3）要根据具体场合、内容、对象斟酌词句，力求自然得体，恰到好处。

[范例参考]

请柬

XXX:

兹订干2006年5月7日至6月30日，在xx华侨大厦召开xx名酒展销会，并于5月7日中午11时30分假座华桥大酒家举行开幕典礼，敬备酒宴恭候。请届时光临指导。

XX电器有限公司敬约

Xx年x月x日例2：请柬

××先生：

定于二月一日上午九时在政协礼堂举行春节茶话会，敬请届时出席。

致以

敬礼

XX市政治协商会

XXXX年元月XX日范例三：寿宴邀请

请柬

公元2000年8月18日为家慈七旬正诞，即日午12时敬备薄酒于东海酒家(广州市xx路x号)。敬请光临。恭候

xxx先生

xxx女士请柬的格式

×××电视台：

兹定于五月四日晚八时整，在××大学礼堂举行“五四”青年诗歌朗颂会，届时恭请贵台派记者光临。

××大学团委会

二○○五年五月二日请柬的格式

×××女士/先生：

兹定于9月12日晚7∶00－9∶00在市政协礼堂举行中秋茶话会，届时敬请光临。

此致

敬礼！

××市政治协商会

2006年9月10日请柬用语注意：请柬的称呼要得体，用词要简洁、准确，说明具体的时间、地点以及邀请的原因。

4、练习

题目：王孝春准备6月16日在阳光饭店为爸爸过70岁生日，想请爸爸的老战友刘妙山夫妇那天中午12点来一起吃饭。请以王孝椿的名义给刘妙山夫妇写一份请柬。要求称呼得体，表述简明，措辞文雅。（不超过40个字）

5、写好请柬应注意的相关事项：

（1）、抬头对爸爸的老战友夫妇不能直书其名，应写敬称，如“刘伯父、伯母”“刘叔叔、阿姨”。

（2）、正文谦辞、敬辞要运用恰当，其他词句要力求雅致。依照“家大舍小令外人”的说法，应称爸爸为“家父”；对爸爸的生日要用含庄重意的适于中老年的“寿辰”“寿诞”等；请客吃饭可说成“敬备菲酌，恭请光临”“略备薄酒，不成敬意，恭请光顾”。不应使用“我爸”“过生日”“吃饭”“前往、前去、到来”等庸俗不堪的词语，更不能有“老爸”“华诞”（敬辞，称人的生日）“望、希望”、“切切”“过时不候”等不当乃至不敬字样出现。

（3）表示年、月、日、时、岁的数目要与落款中的“六月七日”协调一致，不要用阿拉伯数字，“12点”的“点”宜写成“时”，这都是为了表示庄重。

（4）请柬正文要用最简洁的语言写明举办生日宴席的具体时间、地点和邀请缘由，不要“节外生枝”或叙旧话新，要把字数控制在40以内。

刘伯父、伯母：

定于公元二零零六年六月十六日上午十二时在阳光饭店举办家父七十寿辰宴席。特备薄酌，敬请光临。

世侄：王孝椿恭请

零六年

六月七日

返回八、编写宣传标语

1、（定义）标语是一种实用性较强的宣传手段，有着悠久的传统，更有着广泛的用途。会议的宣传，活动的开展往往借助于标语这种传统手段来彰显主题，营造氛围，制造气势。由于特定场合的限制，主办者往往在充分利用现代媒体技术的同时，也会使用传统的标语来调动不同人群的积极性，以充分配合现代媒体手段的宣传。2、标语的基本特征：语言简洁，具有宣传和鼓动性。解答标语编写试题要注意句式的选择、词语的选用、修辞手法的运用以及逻辑事理的表达。3、编写标语的注意事项：（1）内容情境的要求。张贴标语的终极目的是营造气氛，制造声势，宣传群众并鼓舞群众，调动大家的参与性。编写标语要适应情境的要求，凡是与内容情境的要求相悖的任何“忠心耿耿”的做法都是徒劳的。（2）语言形式的要求。由于受特定场合和表达手段以及信息接受者层次的限制，标语不能使用较长的句子，多为简单的无主句，多为动宾结构，句式简短，字数较少，语言通俗易懂、鲜明准确、亲切感人、生动活泼，同时力避华丽的辞藻。表情达意简洁准确是标语语言的基本要求。（3）修辞运用的禁忌。标语的受众，一般来讲是事先就十分明确的，所以，标语应该考虑受众的大众性，即尽可能地考虑为大多数受众所接受。比较冷僻的修辞手法就不宜使用，像通感、仿词、借喻等。标语中一般不可以使用夸张、设问、反问等修辞手法。

4、练习（1）毕业前夕，班里举行一次以“友谊”为主题的班会，请你在黑板上写两句话，以彰显主题，营造气氛。要求每句话不少于7个字，两句话字数相等，句子结构大体一致。

1、爱情诚可贵，友谊价更高。（2）班里举行一次主题为“远离毒品”的班会，请你在黑板上写两句话，以彰显主题，营造气氛。要求每句话不少于7个字，两句话字数相等，句子结构大体一致。（2005全国卷）

1、参与禁毒斗争，构建和谐社会

2、远离毒品，珍爱生命，创造美好明天！

3、扫除毒害，利国利民。

4、有毒必肃，贩毒必惩，种毒必究，吸毒必戒。

5、、毒品一日不绝，禁毒一刻不止。返回

九、慰问信1、［概念解说］

慰问信是表示向对方关怀、慰问的信函。它是有关机关或者个人，以组织或个人的名义在他人处于特殊的情况下(如战争、自然灾害、事故)，或在节假日，向对方表示问候、关心的应用文。慰问信包括两种:一种是表示同情安慰;另一种是在节日表示问候，信应写得态度诚恳、真切。

2、写作格式：（1）、标题。可写成"慰问信"或者"xxxx致xxxx的慰问信"。（2）、称谓。称谓应表示尊敬。

（3）、慰问的原因。可写事件的情况，或介绍他人的事迹等。（4）、慰问。（5）、署名和署时。[范例参考]

范例一表示同情安慰的慰问信

江泽民主席昨晨致电布什总统哀悼坠机遇难者

新华社北京11月13日电中国国家主席江泽民13日就美国一架客机在纽约失事致电美国总统布什。对遇难者表示哀悼。电文如下:美利坚合众国华盛顿白宫乔治·沃克·布什总统阁下:

总统先生:我昨晚与你通电话后不久，便惊悉，美国一架客机在纽约失事，造成重大人员伤亡和财产损失。我对此深感悲痛。我谨代表中国政府和人民，向你并通过你，向美国政府和人民表示深切慰问，对遇难者表示哀悼。中华人民共和国主席江泽民二00一年十一月十三日晨于北京范例二节日问候信

春节慰问信尊敬的家长:在我国人民的传统节日春节即将来临之际，我们全连官兵向辛勤工作在各行各业的家长同志们表示亲切的慰问并致以崇高的敬意。过去的一年，我们在以江泽民同志为核心的党中央领导下，我国社会主义事业莲勃发展，经济建设成就辉煌。军队建设在邓小平同志新时期军队建设思想的指导下，按照江泽民同志“五句话"的要求得到全面加强，军队的革命化、现代化、正规化建设水平不断提高。我们连队，在上级机关和各级首长的领导帮助下，圆满完成了各项工作任务，连队建设又迈上了新的台阶。被军、师、团评为军事训练先进单位;连队党支部也被师、团评为先进党支部。这些成绩的取得与您的儿子---xxx和全连官兵的共同努力是分不开的，他们为连队建设跨入先进行列作出了积极的贡献。当然，这些成绩中，也句含着每位家长同志的支持和贡献。为此，我们再一次向尊敬的家长同志们表示诚挚的感谢。同时，也希望家长同志们继续支持、关心我们连队的建设，为把您的儿子培养成"军地两用人才"共同努力。最后，祝家长同志们身体健康，家庭和睦，春节愉快。

XX省XXX军区XXX部队

XX年XX月XX日

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十、自我鉴定

1、［概念解说］

自我鉴定是个人在一个时期、一个年度、一个阶段对自已的学习和工作生活等表现的一个自我总结。

2、写作格式：（1）、标题。可写成"自我鉴定"。（2）、政治表现。（3）、学习表现。（4）、工作和道德表现。（5）、缺点及今后努力的方向。

例如：自我鉴定

本人这一年以来，能积极参加政治学习，关心国家大事，认真学习"三个代表"的重要思想，拥护党的各项方针政策。遵守校纪校规，尊敬师长，团结同学，政治上要求进步;学习目的明确，态度端正，钻研业务。勤奋刻苦，成绩优良;班委工作认真负责，关心同学，热爱集体有一定奉献精神。不足是工学矛盾处理不够好，学习成绩需进一步提高。今后我一定发扬成绩，克服不足，争取更大进步。

鉴定人：XXXXXX年XX月XX日返回

十一、开幕词

1、［概念解说］

开幕词在表示欢迎后是介绍本次会议的意义、主办人的意愿的讲话。

2、[写作结构]：（1）、首部：①、标题：常直写“XXXXXX的闭幕词”②、时间：标题之下，用括号注明会议闭幕的年、月、日期。

③、称谓：根据会议性质及与会者的身份来确定称谓，如“同志们”，“各位代表、各位来宾”等。（2）、正文：包括开头、主体和结尾三部分。

①、开头：以主人家的身份对来宾表示欢迎并对本次大会的简单介绍。

②、主体：较深入详尽地介绍本次大会的主办性质、规模、特色等。

③、结尾：预祝本次会议（活动）取得圆满的成功！（3）［格式内容］

篇幅要求简短，内容切忌重复、啰嗦;语言要求口语化、富有感情色彩，又要求生动活泼;语气要热请、友好。例如

在"中国国际xx展览会"开幕式上的讲话

女士们、先生们、同志们:

早上好!由新加坡xx有限公司主办。中国xx协会与我分会所属的上海市国际贸易信息和展览公司承办的"中国国际xx展览会"今天在这里开幕了。我谨代表中国国际贸易促进委员会上海市分会、中国国际商会上海分会表示热烈祝贺!向前来上海参展西班牙、比利时、中国台湾省、香港地区以及我国各省的中外厂商表示热烈的欢迎!本届展览会将集中展示具有国际水准的各类xx产品及生产设备，为来自全国各的科技人员提供一次不出国的技术考察机会;同时，也为海内外同行共同切磋技艺创造了条件。

（2006年5月12日）

朋友们，同志们:上海是中国最重要的工业基地之一，也是经济、金融、贸易、科技和信息中心。上海作为长江流域乃至全国对外开放的重要窗口，将实行全方位的开放。我国政府已将浦东的开发开放列为中国今后十年发展的重点，上海南浦大桥的正式通车，将标志着浦东新区的开发已经进入实质性的启动阶段。上海将进一步改善投资环境，扩大与各国各地区的合作领域。我真诚地欢迎各位展商到上海的开发区和浦东新区参观，寻求贸易和投资机会，寻找合作伙伴。作为上海市的对外商会---中国国际贸易促进会上海市分会将为各位朋友提供卓有成效的服务。

最后，预祝"中国国际xx展览会"圆满成功!