如何有效管理ISO体系

如何有效管理ISO体系自我国采用ISO9001质量管理体系标准以来，诸多企业纷纷响应这一国际标准，建立和实施了符合这一国际标准的质量管理体系，且获得了认证机构颁发的质量管理体系认证证书。根据数据显示，截至2020年4月，全国共有有效认证证书数247万，获证企业73万。其中质量管理体系认证证书数为638868张。然而，质量管理体系在一些企业推行的效果却不甚理想。究其原因，还是因为传统的管理方式已经不适用于如今的体系管理，使得许多企业在体系管理过程中出现体系管理难、体系无法落地等问题。1在体系部门中，我们总能看到，有些人手忙脚乱，看起来忙到飞起，天天熬夜加班，但产出效果却总是不尽如意；但也有一小部分人，对于工作游刃有余，喝着咖啡就把工作搞定了，从来不加班，但每次升职加薪必定有名。同是职场中人，差距为何如此之大？真相简单而又扎心：因为不知道利用信息化工具。2小李在一家生产制造公司干了4年，从体系专员一路做到体系主管。前阵子，公司接了一个项目，要选项目负责人，负责这个企业内部的体系推行。小李毛遂自荐，心想只要顺利搞定这个项目，就可能跻身成为体系经理了。事实证明，体系经理不是想当就能当的。第一次讨论会后，小李的噩梦就开始了：这个公司有IATF16949、ISO9001、ISO14001、OHASA18001等等多个体系，管理极度混乱，此外还有如下诸多因素对体系文件造成冲击：公司组织机构总在变化。即使是现行的组织机构图与实际也不同。且管理人员层级过多。总监、副总监、总监助理，等等，即找不到应该负责的人。有任命，任命与组织机构图、岗位职责全都对不上。来自客户的第2方审核。使其不得不建立起了很多作业文件，建完之后就堆在文控处。3、还有一个分公司，也将文件放入体系文件，堆在文控处。4、公司制度作为第3层级文件存放，也堆在文控处。5、人员离职，文件模版、版本众多，不知道哪个是现行版，而且内容还重复。同样堆在文控处。6、公司的第3层次文件、作业指导书、检测规范、检测指导书、工艺流程、等等。还是堆在文控处。7、16949和9001的认证范围不同。16949的少，但是也有相对应的文件，自然这些文件也是放在文控处。8、当公司流程遇到问题时，老板第一反映，体系文件是怎么规定的？9、所有文件放在文控处。作为体系主管要负责所有文件的更改、迎接外审及客户的第二方审核（当然，每次来之前，都是恶补资料）。看样子还很有可能参与对供应商的第二方审核.......“我这两周连饭都没怎么吃，省出来的时间都用来整理体系文件了。结果，忙成这样，老板还说我体系文件整理的不好，效率太低！”周二上午，小李情绪low到爆，“体系经理我可能真的胜任不了，光是眼下这些就够我受的了！”小李的遭遇是许多体系人的真实写照：面对成吨的体系文件无所适从，纯手工应对，效率始终没提升，提升的只有发际线。其实，只要擅用信息化工具，将一部分的工作“自动化”以后，就会走上高效的快车道。3互联网时代下，各行各业都在利用信息化技术来提升自身的管理水平和管理效率，体系行业也不例外。早在2004-2005年期间，我国曾经有多家企业结合ISO管理体系框架，开发出了定制化的ISO管理体系平台，但均因为平台的灵活性不足、价格昂贵、无法适用组织变化带来的调整、开发周期长等原因导致项目逐个关闭。其中，曾有美国公司2004年即投入300万美金，开发出并适用于ISO9000、ISO14000、ISO17025、ISO16949、HACCP、ISO15189等各种标准的定制化系统，但因当时市场容量、产品性价比、灵活性等原因而消失。自2004年左右，我国开始诞生了SaaS云计算企业，经历了2010年左右的膨胀期、幻灭期后，随着2012年后市场的逐步认可，SaaS技术又迎来了新的稳定增长期。SaaS平台是简单的部署，不需要购买任何硬件，只需要简单注册即可，企业无需配备IT人员，免费获取平台优化升级，只低廉的“月费”或“年费”方式（不用一次性投资到位，不占用过多的营运资金），就能及时获得最新平台及最佳解决方案，不需要专门的维护和管理人员，也不需要为维护和管理人员支付额外费用。SaaS定义了一种新的交付方式，也使得软件进一步回归到服务本质。4IMS体系管理信息化工具就是基于saas平台提供的高度灵活的体系管理+运行解决方案，它全面融合了体系管理，打通部门间、流程间的数据交互，全面整合了企业体系文件、业务流程、运行管理以及审核管理，实现了企业管理体系的全流程轻松管理。此外，平台也支持基础的OA功能，让体系在线运行管理场景OA化，无需改变办公习惯，也能为企业提供信息化建设。用信息化工具IMS来管理体系文件之后，原本可能需要花费几天的工作，现在只需几分钟就能搞定。既有助于企事业单位规范管理，又能提高文控管理效率。·

分类管理各ISO管理体系的管理手册、程序文件、作业指导书、表单·

编写、修改、借阅、分发、作废、销毁等文控流程·

一键发布、分发新版体系文