第三章 采购计划与预算管理

第三章采购计划与预算管理编制采购计划是一项复杂而又细致的工作，一个好的采购计划，一定是能对已经发生或将要发生的变化因素进行深入的分析和预测，这样才能够有效地避免投资风险，最大限度降低物流成本，对企业的物流管理活动起到积极的作用。采购准备采购数量预测编制采购预算采购计划审批编制采购计划本章结构框图第一节采购计划编制制定采购计划和其它计划一样，必须首先明确企业的总体经营目标，确定采购目标，进而再确定采购分目标；以此为基础收集有关信息，在掌握了大量可靠的信息后，按照采购数量预测以及采购预算的方法制定合适的采购计划。一、采购计划的内容（一）采购计划的概念

采购计划是企业管理人员根据企业内部资源和外部环境状况，以认识企业生产经营活动过程和掌握物料消耗规律为基础，采用科学的预算和预测方法，对计划期内物料采购活动所做的预见性的安排和部署，以确定从组织外部采购哪些产品和服务，能够最好地满足企业内部需求的过程。（二）物流采购计划的特征

1．物流采购计划的复杂性采购计划的制定是一项复杂的工作，不仅需要计划制定者具有丰富的采购计划经验、采购经验、开发经验、生产经验等复合知识，还要和认证、订单等部门协作进行,决定了采购物流活动比较频繁和复杂。

2．物流采购计划的柔性采购活动面对各种竞争对手和风险，决定了物流采购具有一定的不确定性，企业在编制物流采购计划时要考虑到多种影响因素,制定出一套灵活的柔性计划方案。

3．物流采购计划的周期性物流采购活动是间断性的，甚至有较长的周期，这会导致采购部门人员的工资等固定费用的发生、付款条件所导致的汇率、利息成为暂时的浪费，但又是不可避免的。一、采购计划的内容在编制采购计划时最需要注意以下几个主要因素（一）销售和生产计划（二）物资用料清单（三）存量状态二、编制采购计划需要考虑的因素采购数量预测是做好采购计划的关键，采购数量应与实际生产需要相符合，不能过多或过少。因此在编制采购计划时，计划人员一定要认真研究企业的生产计划、销售计划等重要因素和相关数据，依据客观的原则和科学的方法，以及灵活的流程来处理好采购预测的每一个环节，确定合理的采购数量。第二节采购数量预测

（一）采购数量预测的含义数量预测，就是根据事物过去发展变动的客观过程和某些规律性，参照当前已经出现的和正在出现的某种可能性，运用现代管理、数学和统计方法，对事物未来可能出现的趋势和可能到达的数量水平所作的一种科学推测。

一、采购数量预测的含义和原则（二）采购数量预测的原则为了保证预侧的科学与有效，充分发挥预测的作用，我们在进行预测时，必须坚持以下三个原则

1．实事求是的原则

2．系统性原则

3.相关性原则一、采购数量预测的含义和原则第一，首先要明确预测的目标和具体内容第二，确定预测的时间跨度第三，采集数据并加以分析第五，做出预测判断第四，选择预测方法建立预测模型第六，计算预测结果并分析第七，评价预测结果第八，输出预测结果二、采购数量预测的基本流程

（一）物资采购量的确定

物资采购量指企业在计划期内产品生产、日常经营、新产品试制和技术组织措施等项目的物资需要量。包括生产耗用量、运输和保管过程中的损耗量，除去回收利用的废料数量。

1．采购物资需要量的确定用公式表示为：物资需要量=生产耗用量+运输和保管耗损量-回收利用的废料量以主要原材料需用量的确定为例，这类物资指从产品的投入到产出过程中，在原材料中占的比例最高、最重要的决定性物质资料。对这类物资的需要量的计算一般公式如下:

主要材料需要量=（计划产量+常规的废品数量-计划回用废品数量）×单位产品主要材料消耗定额三、物料需求预测

2．期末/初储备量的确定采购计划期的期末储备是非常重要的，因为生产具有连续性，本期计划必须为下一个计划期期初做好物资准备。

公式如下：期末储备数量=（供应间隔天数+验收天数+使用准备天数+保险天数）×平均日耗量采购计划期的期初量，如果编制计划的时间在计划期开始以后，则计划期的期初库存就可以通过实际盘点来直接确定，无需估算；如果编制时间在计划期开始之前，则计划期期初的库存量就得进行估算。

如下公式：计划期期初预计库存量=前期期初实际库存量+前期预计收入量-前期预计需要量（二）物资采购需求预测方法

1．定性法定性法是那些利用判断、直觉、调查或比较分析对未来做出定性估计的方法。包括客户意见推测法、经营人员意见推测法、专家意见推测法等。它们的不科学性使得它们很难标准化，准确性有待证实。

2．历史映射法如果拥有相当数量的历史数据，时间序列的趋势和季节性变化稳定、明确，那么将这些数据映射到未来将是有效的短期预测方法。

3．因果法因果预测模型的基本前提就是预测变量的水平取决于其他相关变量的水平。因果模型有很多不同形式，每种模型都从历史数据模式中建立预测变量和被预测变量的关系，从而有效地进行预测。

三、物料需求预测（一）德尔菲法德尔菲法又叫专家调查法，一般由10到20位专家背靠背独立对某一对象进行预测，由预测单位对专家的意见结果进行综合处理，如果结果不符合需求，进行再次反馈修正。经过三到四轮，预测的结果基本趋于一致，预测单位即可做出预测判断。（二）客户意见推测法通过征询客户的潜在需求或未来购买计划的情况，了解客户购买商品的活动、变化及特征等，然后在收集意见的基础上分析市场变化，预测未来市场需求。运用这种方法预测的客观性大大提高。四、其它常用预测方法（三）部门主管集体讨论法通常由高级决策人员召集销售、采购、财务、研发等各部门主管开会讨论。与会人员充分发表意见，提出预测值，然后由召集人按照一定的方法，对所有单个的预测值进行处理，即得预测结果。这种方法的优点是：简单易行，不需要统计历史资料等准备，汇集了各主管的经验和判断，缺点是由于是各主管的主观意见，故预测缺乏严格的科学性。四、其他常用预测方法（四）时间序列预测方法

1.指数平滑法短期预测中最有效的方法就是指数平滑法。该方法很简单，只需要得到很小的数据量就可以连续使用,当预测数据发生根本性变化时还可以进行自我调整。指数平滑法是移动平滑法的一种，只是会给过去的观测值不一样的权重，较近期观测值的权数比较远期观测值的权数要大。

2.时间序列分析时间序列分析预测将历史上的销量模式可以分解为四个组成部分：趋势、季节性波动、周期性变化和残差波动。季节性波动指时间序列中规律性的高峰和低谷，通常每12个月重复一次；周期性变化是需求模式长期起伏变化；残差波动是总销售量中不能反映趋势、季节性或周期性变化的那一部分构成因素。如果用其余三个部分可以很好地描述时间序列，那么残差波动就是随机的。四、其他常用预测方法第三节采购预算编制的方法和流程

一、采购预算

采购数量预测之后的又一重要内容，为了使预算对实际的资金调度具有意义，采购预算应该以现金基础编制，遵循实事求是、积极稳妥、比质比价但又留有余地的原则编制。因为长于计划期的预算没有实际意义，浪费人力、物力和财力，而过短的预算则又不能保证计划的顺利执行。

（一）注意预算的系统性预算本来是一个协调和综合的过程，是具有系统性的工作。（二）注意预算的业绩评估方式在业绩评估的时候，要人性化的注意到这些不可控因素对其业绩的影响，并做出公平的绩效评估报告，以解决部门主管绩效评估的后顾之忧。（三）注意预算采用的方法企业经营是一个连续不断的系统工程，只是为了运营管理的方便进行了项目分解，采用滚动预算的方法就是为了能够使预算与实际过程更紧密地联合在一起，以保证预算的连续性。二、预算过程中的注意事项在编制采购计划时，要着重要考虑以下几个因素（1）目前的原料零部件库存和生产原料的未执行订单。（2）商定的库存水平和目前的交货周期。（3）主要原料和零部件的长期价格趋势。（4）国内外有可能影响价格的政治、经济因素。（5）主要供应商的劳资关系和可用劳动力。（6）固定价格和自动调整条款后的长期合同水平。（7）与总需求有关的原材料和零部件的供应地点。（8）交货周期以及采购失败时需要从其他价格昂贵的供货地点进行采购所造成的潜在影响。三、编制采购预算应考虑的因素（一）采购预算的作用（1）保障战略计划和作业计划的执行，确保组织向良好的方向发展。（2）协调组织经营资源，有效分配各部门之间的采购资金，有利于合理的资金流动。（3）在部门之间合理安排有限资金，保证资金分配的效率。（4）通过审批和拨款过程以及差异分析控制支出。（5）将目前的收入和支出与预算的收入和支出相比较，对企业的财务状况进行监视。四、采购预算的作用和类型（二）采购预算的类型

预算的种类不同，所起的作用也不同。根据时间的长短，可以将预算分为长期预算和短期预算。根据预算所涉及的范围，可以将预算分为全面预算和分类预算。四、采购预算的作用和类型对一般企业来说，通常业务部门的行销计划是年度经营计划的起点，然后生产计划才随之制定。采购预算是采购部门为配合年度的销售预测或生产数量，对需求的原料、物料、零件等数量及成本作详实的估计，以利于整个企业目标的达成。也就是说，采购预算如果单独编制，不但缺乏实际应用价值也是去了其他部门的配合，所以必须以企业整体预算制度为依据。五、采购预算编制的步骤第一，审查企业以及部门的战略目标。第二，制定明确的工作计划。第三，明确所需资源。第四，推出准确的预测数据。第五，汇总并形成预算。第六，提交预算。预算是关于预计收入和可能支出的动态模型，反映的是未来的事情。由于外在的环境总是变换的，因此必须根据实际情况的变化不断进行修订，以确保预算最大程度地贴近现实，反映实际支出。

五、采购预算编制的步骤（一）弹性预算弹性预算也称作变动预算，它是根据计划期间可能发生的多种业务量，分别确定与各种业务量水平相适应的费用预算数额，从而形成适用于不同生产经营活动水平的一种费用预算。（二）概率预算在编制预算过程中，设计的变量较多，如业务量、价格、成本等等。企业管理者只能从大体上估计它们发生变化的可能性从而近似地判断出各种因素的变化趋势、范围和结果，然后对各种变量进行调整，计算其可能值的大小。这种利用概率来编制的预算，即为概率预算。（三）零基预算零基预算是指在编制预算时，对于所有的预算项目均以零为起点，不考虑以往的实际情况，而完全根据未来一定时期生产经营活动的需要和每项业务的轻重缓急，从根本上来研究、分析没想预算有否支出的必要和支出数额的大小的一种预算编制方法。六、采购预算编制的方法第四节采购计划的审批和执行

采购计划的制定在经过了数量预测和采购预算两个关键步骤之后，在进行具体实施计划之前。必须有企业管理的主要部门如财务部门、企业发展研发部门或者几个部门的负责人组成的专家组进行采购计划的审批工作，以确保采购计划的科学性和可行性，为采购计划实施打下坚实的基础。一、采购计划的审批采购计划多角度评价时间产品质量可调整度.产品价格采购效量订购费用库存成本资金需求运输成本配额采购计划多角度评价因素图（一）采购计划审批的主要内容（二）采购计划审批的数据标准

1.计划采购价格；2.计划运输成本；3.计划定购费用；4.计划最大持有成本；5.计划可用资金；6.采购提前期；7.最佳批量数据；8.最低合格率；9.安全库存数量一