行政工作培训教程 课件

行政工作概要行政工作概要1内容提要（一）行政文秘人员角色认知（二）办公室日常工作技巧（三）拉进关系的谈话技巧（四）与上司沟通的技巧（五）公务接待的技巧（六）行政文秘人员的职业形象内容提要（一）行政文秘人员角色认知2专业秘书与行政助理培训（一）行政文秘人员的角色认知专业秘书与行政助理培训（一）行政文秘人员的角色认知3你适合做行政人员吗？一、行政文秘人员的角色认知你适合做行政人员吗？一、行政文秘人员的角色认知4什么样的人适合做行政人员？个人条件

学历年龄外貌体质视力听力性别

一、行政文秘人员的角色认知什么样的人适合做行政人员？个人条件学历一、行政文秘人员的角色5什么样的人适合做行政人员？个性要求

自信热情谨慎机智守时服从自制勤快兴趣一、行政文秘人员的角色认知什么样的人适合做行政人员？个性要求一、行政文秘人员的角色认知6一、行政文秘人员的角色认知什么样的人适合做行政人员？品质要求忠诚负责正派廉洁诚实谦逊一、行政文秘人员的角色认知什么样的人适合做行政人员？品质要求7行政人员需具备的能力办事能力沟通能力一、行政文秘人员的角色认知行政人员需具备的能力办事能力一、行政文秘人员的角色认知8行政人员需具备的能力（一）办事能力操作能力写作能力阅读概括能力编辑校对能力统计分析能力一、行政文秘人员的角色认知行政人员需具备的能力（一）办事能力一、行政文秘人员的角色认知9行政人员需具备的能力一、行政文秘人员的角色认知（一）沟通能力交际能力口头表达能力协调能力组织能力行政人员需具备的能力一、行政文秘人员的角色认知（一）沟通能力10行政人员的角色扮演

角色扮演图行政人员总调度参谋和助手桥梁和枢纽代言人权利核心一、行政文秘人员的角色认知职权层次职能权力的三维概念行政人员的角色扮演角色扮演图行政人员总调度参11专业秘书与行政助理发展培训（二）办公室日常工作技巧专业秘书与行政助理发展培训（二）办公室日常工作技巧12行政人员的日常工作办公室管理照明、隔音、色彩、室内装饰、空气（温度，湿度，换气）、消耗品、办公自动化设备、安全、保密日程安排与管理公司事务的联络、转达、交涉、调整计划的外出管理：车务、旅票、住宿、出入境文书工作通用公文、事务文书、经济文书、技巧文书、新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、归档会务安排通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置，必须品、资料的准备、制作、分发，会务的安排，接待，善后的工作——工作内容二、办公室日常工作技巧行政人员的日常工作办公室管理照明、隔音、色彩、室内装饰、空气13行政人员日常工作办公室环境布置邮件的收发与传阅妥善安排约会二、办公室日常工作技巧行政人员日常工作办公室环境布置二、办公室日常工作技巧14办公室布置的原则（一）整齐清洁、采光良好；走道上不要放置有碍行走的物品；办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式；使用同一规格的档案柜、高度一致，增进美观；将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区域内，便于电源接线、管理和保养。二、办公室日常工作技巧办公室布置的原则（一）整齐清洁、采光良好；二、办公室日常工作15办公室布置的原则（二）办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室内照明灯光应统一。空调温度应保持在20-25度之间，湿度应保持在50％；办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物；办公桌和办公区域要保持清洁。二、办公室日常工作技巧办公室布置的原则（二）办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室内16创造满意的工作场所办公家具规格统一办公桌色彩统一办公设备区域统一百叶窗角度统一照明灯光线统一——办公室环境的“五个一”工程二、办公室日常工作技巧创造满意的工作场所办公家具规格统一——办公室环境的“五个17创造满意的工作场所不准错误使用不准不懂乱修不准无理由乱拿不准破坏设备整洁不准长期占用——办公自动化设备使用“五不准”问题：关于办公设备使用方面，你能说出那些不准?二、办公室日常工作技巧创造满意的工作场所不准错误使用——办公自动化设备使用“五18办公用品的选购原则满足工作要求提高工作效率节约人工费用树立企业公众形象二、办公室日常工作技巧办公用品的选购原则满足工作要求二、办公室日常工作技巧19邮件收发与传阅注意事项收信件细节上司或同事的私人信件原封送交；“误拆”应立即封口、签名、致歉；裁开或剪开封口，保持信件完整；检查信封内有无单据或名片，避免遗漏；如有必要，可以登记信封的信息二、办公室日常工作技巧邮件收发与传阅注意事项收信件细节二、办公室日常工作技巧20强化档案管理强化“文档一体化”意识

把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。强化“全过程管理”工作意识

“公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节”参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。强化“文书部门立卷”工作

公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真正的衔接点。二、办公室日常工作技巧强化档案管理强化“文档一体化”意识二、办公室日常工作技巧21妥善安排上司的约会约会安排的原则安排约会需要注意的细节二、办公室日常工作技巧妥善安排上司的约会约会安排的原则二、办公室日常工作技巧22安排上司约会的原则二、办公室日常工作技巧配合上司的时间表分辨轻重缓急酌留弹性处理好变更的约会安排上司约会的原则二、办公室日常工作技巧配合上司的时间表23安排约会需要注意的细节（一）有些时间不宜安排约会出差回来当天周末或假日临近下班二、办公室日常工作技巧安排约会需要注意的细节（一）有些时间不宜安排约会二、办公室日24安排约会需要注意的细节（二）下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张自己保存。二、办公室日常工作技巧时间约会事由所带资料参加人员地点安排约会需要注意的细节（二）下班前将第二天的约会事项填进小卡25安排约会需要注意的细节（三）二、办公室日常工作技巧及早备妥约会所需的资料，并在适当的时候请上司过目；特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行；约会场所和招待事宜有时也要行政人员负责。安排约会需要注意的细节（三）二、办公室日常工作技巧及早备妥约26安排约会需要注意的细节（四）按照需要，记录会面内容；保留会见人联系资料，以便万一取消或更改时间可及时通知对方；随时提醒自己的上司准时赴约；每天上班之前请上司核对他的日程表。二、办公室日常工作技巧安排约会需要注意的细节（四）按照需要，记录会面内容；二、办公27安全与保密工作积极防范突出重点有保有放内外有别二、办公室日常工作技巧不该说的不说不该问的不问不该看的不看不该记录的不记录不在非保密本上记录不在私人通信中涉及不在公共场所谈论不在非保密区存放不在非保密区传达不在公共场所携带原则方针安全与保密工作积极防范二、办公室日常工作技巧不该说的不说原则28有效的信息收集经济信息科技信息政治信息社会信息生活信息二、办公室日常工作技巧辅助决策参考依据工作基础管理依据协调依据政府信息网络大众传播媒介专业信息机构各大科研机构综合专业网站分类加工筛选综合核实与分析使用范围意义来源信息处理有效的信息收集经济信息二、办公室日常工作技巧辅助决策政府信息29行政人员的办公室事务让我们快乐地工作快乐地生活二、办公室日常工作技巧行政人员的办公室事务让我们二、办公室日常工作技巧30专业秘书与行政助理发展训练（三）拉近关系的谈话技巧专业秘书与行政助理发展训练（三）拉近关系的谈话技巧31工作语言“规范”沟通不非议国家国政不涉及国家或行业秘密不评论交往对象的内部事务“上海人抠门”不议论同事领导不涉及格调不高的话题不涉及私人问题“私人问题五不问”——工作场合六不谈问题：工作场合哪些话题不适合谈？三、拉近关系的谈话技巧——工作场合六不谈问题：工作场合哪些话题不适合谈？工作语言“规范”沟通不非议国家国政——工作场合六不谈问题：32工作语言“规范”沟通不问年纪“你多大了？”（临近退休和白领丽人）不问收入“你一个月挣多少？”不问健康“贷款”不问经历“学历”？不问婚否“国际惯例”

——私人问题“五”不问问题：哪五个私人问题不能问？三、拉近关系的谈话技巧工作语言“规范”沟通不问年纪“你多大了？”——私人问题33工作语言“规范”沟通请教对方擅长的话题（你也在行）“贝多芬与裴多菲”格调高雅的话题

哲学、历史、地理、艺术、建筑、风土人情轻松愉快的话题电影、电视、流行时尚、体育比赛、烹饪小吃、天气状态（聊天！）——工作场合最佳话题三、拉近关系的谈话技巧工作语言“规范”沟通请教对方擅长的话题（你也在行）——工作34工作语言“规范”沟通三、拉近关系的谈话技巧行政职务技术职称行业称呼时尚称呼标准称呼无称呼替代性称呼称兄道弟不适当的简称禁忌称呼——工作场合标准与禁忌称呼工作语言“规范”沟通三、拉近关系的谈话技巧行政职务标准称呼禁35工作语言“文明”沟通接待三声来有迎声问有答声去有送声——文明语言服务“三”要素热情三到眼到（眼看眼）口到（讲普通话，因人而异）意到（有表情）文明十字（五句）问候语：“您好”请求语：“请”感谢语：“谢谢”道歉语：“对不起”（危机公关语）道别语：“再见”三、拉近关系的谈话技巧工作语言“文明”沟通接待三声——文明语言服务“三”要素热情36用别人喜欢听的句式来说话同事：“这台复印机的质量太差了，才买回来几天就不能用了，你们秘书是不是专买不合格产品阿？”行政人员：“我非常理解你的心情！如果我是你我也会这么想，让我们一起来看看，有什么办法能够补救吧。”三、拉近关系的谈话技巧句式一：用“我理解……”平息不满与矛盾用别人喜欢听的句式来说话同事：“这台复印机的质量太37用别人喜欢听的句式来说话三、拉近关系的谈话技巧句式二：用“我会……”表达服务意愿行政人员：“你的问题我已经明白了。我会给部门崔经理打电话询问，我会尽快给你答复的，好吗？同事：“那就OK啦，谢谢！”行政人员：“对于你的问题，我十分抱歉，我尽可能向部门经理崔经理询问吧。”同事：“你这是在应付我嘛，’尽可能’就是有可能不会啦，真是的！“用别人喜欢听的句式来说话三、拉近关系的谈话技巧句式二：用“我38用别人喜欢听的句式来说话三、拉近关系的谈话技巧句式三：用“你能……？”提出要求行政人员：“你必须参加这次会议，这次会议很重要！“

同事：“喂喂，你以为你是总经理呢！说话这么冲！”行政人员：“你能尽全力抽出时间来参加此次会议吗？因为这次会议很重要！“

同事：“好的，我会尽全力安排的，谢谢你了！”用别人喜欢听的句式来说话三、拉近关系的谈话技巧句式三：用“你39用别人喜欢听的句式来说话三、拉近关系的谈话技巧句式四：说“你可以……”来代替说“不”“这不是公司的规定”“这不是我的工作”“没人让我这么做”“我不知道”“我做不到”行政人员：“我没有这个职权，不过，Lisa应该可以帮到你，“你可以和她谈谈，你等一下，我打她电话叫她过来。”顾客：“好的，太感谢你了！”用别人喜欢听的句式来说话三、拉近关系的谈话技巧句式四：说“你40用别人喜欢听的句式来说话三、拉近关系的谈话技巧句式五：说“我”代替“你”以纠正错误同事：“我的表格已经交上去很久了，怎么还不批下来呢，比我晚交的都批下来了，这是怎么回事啊！”行政人员：“别怪别人，你的表格都填错了，当然没办法批了。“

同事：“什么，是你让我这么填的！你……”同事：“我的表格已经交上去很久了，怎么还不批下来呢，比我晚交的都批下来了，这是怎么回事啊？”行政人员：“看来我还需要把表格的填法给你重新讲一遍，因为刚才可能说得不够清楚，这里有一部分应该是这样填的……“同事：“哦，知道了，不好意思麻烦你了……”用别人喜欢听的句式来说话三、拉近关系的谈话技巧句式五：说“我41专业秘书与行政助理发展训练（四）与上司沟通的技巧专业秘书与行政助理发展训练（四）与上司沟通的技巧42与上司沟通的四种形式接受指示汇报商讨问题表示不同意见四、与上司沟通的技巧与上司沟通的四种形式接受指示四、与上司沟通的技巧43与上司沟通——接受指示四、与上司沟通的技巧倾听沟通前，同上司明确指示时间地点发问，以明确沟通目的为接受指示恰当反馈，重要问题澄清无条件接受指示拒绝讨论与争辩原则与上司沟通——接受指示四、与上司沟通的技巧原则44与上司沟通——汇报四、与上司沟通的技巧出发点的差异评价的差异表达的差异信息的差异你和上司的沟通差异在哪里呢？与上司沟通——汇报四、与上司沟通的技巧出发点的差异你和上司的45与上司沟通——汇报的技巧四、与上司沟通的技巧精简忌讳”渲染”

有针对性、重点突出忌讳”漫无边际“从上司的角度来看问题尊重上司，不要争论补充事实“请上司评价”

与上司沟通——汇报的技巧四、与上司沟通的技巧精简46与上司沟通——商讨问题商讨问题的原则四、与上司沟通的技巧平等、互动、开放正确扮演各自的角色切忌随意改变沟通的目的事先约定商讨的内容，使双方都做好准备当场的决定，事后确认，避免出现偏差与上司沟通——商讨问题商讨问题的原则四、与上司沟通的技巧平等47与上司沟通——表示不同意见遵循的原则四、与上司沟通的技巧确切、简明、完整对事不对人摆正自己的位置和心态不强加于人不形成辩论与上司沟通——表示不同意见遵循的原则四、与上司沟通的技巧确切48与上司沟通的注意事项（一）全天最佳时机：上午或下午刚上班时选择领导空闲或心情较好时开会时积极发言有些小事可以随时打招呼有些事可以私下里谈四、与上司沟通的技巧把握时机和场合与上司沟通的注意事项（一）全天最佳时机：上午或下午刚上班时四49与上司沟通的注意事项（二）久久不眨眼盯着你看：

他想知道更多，继续友好、坦率，偶尔眨眨眼睛：

对你评价高，想鼓励你不抬头，不看人：

不良征兆，轻视，走为上向室内凝视，并不时微微点头：

糟糕信号，领导希望员工完全服从眼睛眨个不停：

对谈话内容有疑问，稍停，给他发问的机会

双手叉腰，肘弯向外撑：

好发命令者，服从，避免争辩身体靠向椅子，手放脑后：

轻松、自负，需要得到赞赏两食指并放于嘴边，其他交叉

已决定拒绝你经常用手摩擦脸皮

正在思考，可以稍做停顿轻轻搔鼻或耳后颈

对谈话的内容怀疑或不确定，提供更详细的论据四、与上司沟通的技巧领导的眼睛领导的手势与上司沟通的注意事项（二）久久不眨眼盯着你看：双手叉腰，肘弯50不同上司的沟通方法强硬的态度充满竞争心态要求下属立即服从实际、果决、求胜对琐事不感兴趣简明扼要干脆利索不拖泥带水不拐弯抹角尊重他的权威认真对待他的命令称赞他的成就四、与上司沟通的技巧性格特征沟通技巧控制型领导不同上司的沟通方法强硬的态度简明扼要四、与上司沟通的技巧性格51不同上司的沟通方法四、与上司沟通的技巧善于交际喜欢互动交流喜欢被称赞凡事喜欢参与和蔼友善真心诚意赞美言之有物称赞多用肢体语言开诚不公谈问题不私下发泄性格特征沟通技巧互动型领导不同上司的沟通方法四、与上司沟通的技巧善于交际和蔼友善性格特52不同上司的沟通方法四、与上司沟通的技巧讲究逻辑不喜欢感情用事为人处事自有标准追究事情的来龙去脉理性思考缺乏想象力方法论的最佳实践者谈他感兴趣的话题直接切入实质性问题直截了当回答问题汇报加入关键性细节性格特征沟通技巧实事求是型领导不同上司的沟通方法四、与上司沟通的技巧讲究逻辑谈他感兴趣的话53专业秘书与行政助理发展训练（五）公务接待的技巧专业秘书与行政助理发展训练（五）公务接待的技巧54行政会见技巧行政介绍的技巧使用名片的技巧行政迎送的技巧五、公务接待的技巧行政会见技巧五、公务接待的技巧55行政会见——自我介绍三要素先递名片再介绍

作用：索要名片加深印象节约时间宣传自己五、公务接待的技巧时间要简短内容要完整第一次介绍使用全称“人大与人大”、“作协与做鞋”应酬时仅提供名字交际时提供单位、部门、职务、姓名4要素要素一要素三要素二行政会见——自我介绍三要素先递名片再介绍五、56行政会见——介绍别人的技巧

介绍别人时的原则介绍人不同显示接待规格不同介绍时多提供一些相关的个人资料介绍时记住加上头衔按介绍的顺序技巧进行五、公务接待的技巧行政会见——介绍别人的技巧介绍别人57行政会见——介绍别人的顺序技巧问题：你带客户到公司参观，你先介绍谁？把职位低者介绍给职位高者把晚辈介绍给长辈把公司同事介绍给客户把非官方人士介绍给官方人士把本国同事介绍给外籍同事把男士介绍给女士五、公务接待的技巧客人优先知情权尊者居后行政会见——介绍别人的顺序技巧问题：你带客户到公司参观，你先58专业握手技巧的要领与禁忌要领：

伸手尊者居前来时主人，走时客人力度两公斤，时间5秒五、公务接待的技巧四大禁忌：

禁使用左手禁戴墨镜、帽子、手套禁左顾右盼

专业握手技巧的要领与禁忌要领：五、公务接待的技巧四大禁忌：59行政会见——递送名片的原则做好递交前的准备掌握递送场合和时机应双手拿名片的上方，字体正对客户递过去递送顺序：由尊而卑、由近而远、顺时针五、公务接待的技巧问题：参加圆桌宴会，递名片的顺序是什么？行政会见——递送名片的原则做好递交前的准备五、公务接待的技巧60行政会见——轿车“上座”技巧社交场合上座公务接待上座VIP上座五、公务接待的技巧问题：双排座轿车，那个座位为上座？司机ABCD行政会见——轿车“上座”技巧五、公务接待的技巧问题：双排座轿61行政接待技巧办公室接待接待不速之客接待重要宾客五、公务接待的技巧行政接待技巧办公室接待五、公务接待的技巧62行政接待——日常接待技巧对待客人注意事项：

要做自我介绍妥善安排客人等候奉茶、报纸、资料回避客人打电话五、公务接待的技巧行政接待——日常接待技巧对待客人注意事项：五、公务接待的技巧63行政接待——日常接待技巧自我注意事项：

聊天注意保密切勿让客人等太久注意身体的“逐客”语言热情送客五、公务接待的技巧行政接待——日常接待技巧自我注意事项：五、公务接待的技巧64行政接待——接待不速之客技巧分流亲朋好友不需要上司亲自解决的问题了解清楚来意

婉言拒绝五、公务接待的技巧行政接待——接待不速之客技巧分流五、公务接待的技巧65行政会见——商务迎接原则明确来访者的身份和地位确定接待规格和档次接待人与客人身份相当正规的接待场合着行政装遵循提前达到的原则五、公务接待的技巧行政会见——商务迎接原则明确来访者的身份和地位五、公务接待的66行政会见——商务送别原则根据来宾身份和迎接规格确定送别规格主要迎候人员都应参加送别来宾系贵宾，应举行专门的欢送仪式待来宾在视野里消失后，方可离去五、公务接待的技巧行政会见——商务送别原则根据来宾身份和迎接规格确定送别规格五67行政会见——接待的顺序技巧引导客人上楼的顺序行进顺序乘坐电梯的顺序

无人驾驶：接待人员先进后出有人驾驶：客人先进先出五、公务接待的技巧问题：客户上你办公室的楼，你应该在什么位置？前排高于后排内侧高于外侧行政会见——接待的顺序技巧引导客人上楼的顺序五、公务接待的技68行政会见——商务接待的座次技巧“面门为上、以右为上、离远为上”五、公务接待的技巧相对式桌子主人随从客人随从正门问题：你把客户安排坐在哪里呢？并列式随从随从正门客人主人“面门为上、以右为上“行政会见——商务接待的座次技巧“面门为上、以右为上、离远为上69行政会见——商务谈判的座次技巧竖桌式主方客方五、公务接待的技巧

谈判桌75312466421357正门客方主方横桌式

谈判桌64213577531246问题：客方坐在哪里呢？正门“面门为上、居中为上、以右为上”行政会见——商务谈判的座次技巧竖桌70行政签约座次技巧

客方随员席主方随员席横桌式

五、公务接待的技巧签字桌5432112345客方签字人主方签字人正门问题：客方第一随员应安排在哪里呢？

“面门为上、居中为上、以右为上”国旗的悬挂（客方）（主方）行政签约座次技巧客方随员席71专业秘书与行政助理发展训练（六）行政人员的职业形象专业秘书与行政助理发展训练（六）行政人员的职业形象72外在形象的重要性问题：人的印象的形成包含哪几部分？所占的百分比？六、行政人员的职业形象人的印象的形成=55%外表+38%自我表现+7%语言外在形象的重要性问题：人的印象的形成包含哪几部分？所占的百分73服饰的重要性服饰所传递的信息

“社会地位、个性、职业、收入、教养、品位、发展前途”服饰的功能

“无声的自我展示和表现成就的工具”

“服装建造一个人，不修边幅的人在社会上是没有影响力的”

——马克.吐温六、行政人员的职业形象警语服饰的重要性服饰所传递的信息六、行政人员的职业形象警语74行政人员着装的四大原则符合身份避短扬长遵守惯例区分场合六、行政人员的职业形象行政人员着装的四大原则符合身份六、行政人员的职业形象75行政人员着装六大禁忌过分杂乱“歪戴帽子斜穿衣”过分鲜艳“拒绝艳丽”过分暴露“女士不穿无袖装”过分透视“男士拒绝薄衬衫”过分短小“内衣与外衣的协调”过分紧身“使瘦者憔悴，胖者更胖”六、行政人员的职业形象问题：你知道行政人员着装有哪些禁忌吗？行政人员着装六大禁忌过分杂乱“歪戴帽子76行政人员着装的场合及要求公务场合：庄重保守

办公室、行政会面、谈判、庆典、公关活动

制服、（深蓝色）西装套装、（深色）西装套裙社交场合：时尚个性

宴会、舞会、音乐会、聚会、拜会

时装、礼服、民族服装（中山装、唐装）禁穿：制服、套装六、行政人员的职业形象问题：你知道哪些属于行政场合吗？行政人员着装的场合及要求公务场合：庄重保守六、行政人员的职业77女性行政人员的形象要求

与环境、身份、体形相协调简洁大方，拒华丽或性感避免装扮清纯或学生味六、行政人员的职业形象三大基本原则女性行政人员的形象要求六、行政人员的职业形象三大基本原则78女性行政人员的场合着装

T.P.O原则：时间T（time）、地点P（place）、场合O（occasion）行政装：

严肃行政场合：正式深色职业套裙、制式皮鞋、盘发上班装：具时尚感的职业套装，盘发或束发社交场合：

鸡尾酒会、行政酒会装：普通开领三分袖连衣裙，裙长从及膝至长裙不等小型时尚晚会、音乐会：无袖或无领连衣裙，不过分强调露背或露肩，裙长同上大型时尚晚会、宴会：大开领、充分露肩，无袖，裙长坠地六、行政人员的职业形象女性行政人员的场合着装T.P.O原则：时间T（time）79女性行政人员着裙装五不准黑色皮鞋不能穿正式行政场合不光腿袜子不能出现残破鞋袜必须配套避免出现三截腿（恶性分割）六、行政人员的职业形象问题：女士着裙装，哪五不准呢？女性行政人员着裙装五不准黑色皮鞋不能穿六、行政人员的职80女性行政人员首饰佩戴四大原则符合身份，以少为佳原则同质同色原则搭配原则习俗原则六、行政人员的职业形象问题：戴两件或两种以上首饰时，如何体现教养与服饰品位？女性行政人员首饰佩戴四大原则符合身份，以少为佳原则六、行政81女性行政人员化妆注意事项

保持自然

“妆成有却无”、慎选粉底液扬长避短

发扬优点、掩盖缺点化妆避人

拒绝当众表演六、行政人员的职业形象问题：女性化妆最需要注意的是什么？女性行政人员化妆注意事项保持自然六、行政人员的职业形象问题82专业秘书与行政助理发展训练快乐的八种技巧专业秘书与行政助理发展训练快乐的八种技巧831、要有目标和追求1、要有目标和追求842、经常保持微笑2、经常保持微笑853、学会和各种人愉快的相处3、学会和各种人愉快的相处864、不要财迷4、不要财迷875、要能处变不惊5、要能处变不惊886、有几个知心朋友6、有几个知心朋友897、偶尔放纵自己一下7、偶尔放纵自己一下908、最后，保持高度的自信心8、最后，保持高度的自信心91演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！92行政工作概要行政工作概要93内容提要（一）行政文秘人员角色认知（二）办公室日常工作技巧（三）拉进关系的谈话技巧（四）与上司沟通的技巧（五）公务接待的技巧（六）行政文秘人员的职业形象内容提要（一）行政文秘人员角色认知94专业秘书与行政助理培训（一）行政文秘人员的角色认知专业秘书与行政助理培训（一）行政文秘人员的角色认知95你适合做行政人员吗？一、行政文秘人员的角色认知你适合做行政人员吗？一、行政文秘人员的角色认知96什么样的人适合做行政人员？个人条件

学历年龄外貌体质视力听力性别

一、行政文秘人员的角色认知什么样的人适合做行政人员？个人条件学历一、行政文秘人员的角色97什么样的人适合做行政人员？个性要求

自信热情谨慎机智守时服从自制勤快兴趣一、行政文秘人员的角色认知什么样的人适合做行政人员？个性要求一、行政文秘人员的角色认知98一、行政文秘人员的角色认知什么样的人适合做行政人员？品质要求忠诚负责正派廉洁诚实谦逊一、行政文秘人员的角色认知什么样的人适合做行政人员？品质要求99行政人员需具备的能力办事能力沟通能力一、行政文秘人员的角色认知行政人员需具备的能力办事能力一、行政文秘人员的角色认知100行政人员需具备的能力（一）办事能力操作能力写作能力阅读概括能力编辑校对能力统计分析能力一、行政文秘人员的角色认知行政人员需具备的能力（一）办事能力一、行政文秘人员的角色认知101行政人员需具备的能力一、行政文秘人员的角色认知（一）沟通能力交际能力口头表达能力协调能力组织能力行政人员需具备的能力一、行政文秘人员的角色认知（一）沟通能力102行政人员的角色扮演

角色扮演图行政人员总调度参谋和助手桥梁和枢纽代言人权利核心一、行政文秘人员的角色认知职权层次职能权力的三维概念行政人员的角色扮演角色扮演图行政人员总调度参103专业秘书与行政助理发展培训（二）办公室日常工作技巧专业秘书与行政助理发展培训（二）办公室日常工作技巧104行政人员的日常工作办公室管理照明、隔音、色彩、室内装饰、空气（温度，湿度，换气）、消耗品、办公自动化设备、安全、保密日程安排与管理公司事务的联络、转达、交涉、调整计划的外出管理：车务、旅票、住宿、出入境文书工作通用公文、事务文书、经济文书、技巧文书、新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、归档会务安排通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置，必须品、资料的准备、制作、分发，会务的安排，接待，善后的工作——工作内容二、办公室日常工作技巧行政人员的日常工作办公室管理照明、隔音、色彩、室内装饰、空气105行政人员日常工作办公室环境布置邮件的收发与传阅妥善安排约会二、办公室日常工作技巧行政人员日常工作办公室环境布置二、办公室日常工作技巧106办公室布置的原则（一）整齐清洁、采光良好；走道上不要放置有碍行走的物品；办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式；使用同一规格的档案柜、高度一致，增进美观；将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区域内，便于电源接线、管理和保养。二、办公室日常工作技巧办公室布置的原则（一）整齐清洁、采光良好；二、办公室日常工作107办公室布置的原则（二）办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室内照明灯光应统一。空调温度应保持在20-25度之间，湿度应保持在50％；办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物；办公桌和办公区域要保持清洁。二、办公室日常工作技巧办公室布置的原则（二）办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室内108创造满意的工作场所办公家具规格统一办公桌色彩统一办公设备区域统一百叶窗角度统一照明灯光线统一——办公室环境的“五个一”工程二、办公室日常工作技巧创造满意的工作场所办公家具规格统一——办公室环境的“五个109创造满意的工作场所不准错误使用不准不懂乱修不准无理由乱拿不准破坏设备整洁不准长期占用——办公自动化设备使用“五不准”问题：关于办公设备使用方面，你能说出那些不准?二、办公室日常工作技巧创造满意的工作场所不准错误使用——办公自动化设备使用“五110办公用品的选购原则满足工作要求提高工作效率节约人工费用树立企业公众形象二、办公室日常工作技巧办公用品的选购原则满足工作要求二、办公室日常工作技巧111邮件收发与传阅注意事项收信件细节上司或同事的私人信件原封送交；“误拆”应立即封口、签名、致歉；裁开或剪开封口，保持信件完整；检查信封内有无单据或名片，避免遗漏；如有必要，可以登记信封的信息二、办公室日常工作技巧邮件收发与传阅注意事项收信件细节二、办公室日常工作技巧112强化档案管理强化“文档一体化”意识

把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。强化“全过程管理”工作意识

“公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节”参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。强化“文书部门立卷”工作

公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真正的衔接点。二、办公室日常工作技巧强化档案管理强化“文档一体化”意识二、办公室日常工作技巧113妥善安排上司的约会约会安排的原则安排约会需要注意的细节二、办公室日常工作技巧妥善安排上司的约会约会安排的原则二、办公室日常工作技巧114安排上司约会的原则二、办公室日常工作技巧配合上司的时间表分辨轻重缓急酌留弹性处理好变更的约会安排上司约会的原则二、办公室日常工作技巧配合上司的时间表115安排约会需要注意的细节（一）有些时间不宜安排约会出差回来当天周末或假日临近下班二、办公室日常工作技巧安排约会需要注意的细节（一）有些时间不宜安排约会二、办公室日116安排约会需要注意的细节（二）下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张自己保存。二、办公室日常工作技巧时间约会事由所带资料参加人员地点安排约会需要注意的细节（二）下班前将第二天的约会事项填进小卡117安排约会需要注意的细节（三）二、办公室日常工作技巧及早备妥约会所需的资料，并在适当的时候请上司过目；特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行；约会场所和招待事宜有时也要行政人员负责。安排约会需要注意的细节（三）二、办公室日常工作技巧及早备妥约118安排约会需要注意的细节（四）按照需要，记录会面内容；保留会见人联系资料，以便万一取消或更改时间可及时通知对方；随时提醒自己的上司准时赴约；每天上班之前请上司核对他的日程表。二、办公室日常工作技巧安排约会需要注意的细节（四）按照需要，记录会面内容；二、办公119安全与保密工作积极防范突出重点有保有放内外有别二、办公室日常工作技巧不该说的不说不该问的不问不该看的不看不该记录的不记录不在非保密本上记录不在私人通信中涉及不在公共场所谈论不在非保密区存放不在非保密区传达不在公共场所携带原则方针安全与保密工作积极防范二、办公室日常工作技巧不该说的不说原则120有效的信息收集经济信息科技信息政治信息社会信息生活信息二、办公室日常工作技巧辅助决策参考依据工作基础管理依据协调依据政府信息网络大众传播媒介专业信息机构各大科研机构综合专业网站分类加工筛选综合核实与分析使用范围意义来源信息处理有效的信息收集经济信息二、办公室日常工作技巧辅助决策政府信息121行政人员的办公室事务让我们快乐地工作快乐地生活二、办公室日常工作技巧行政人员的办公室事务让我们二、办公室日常工作技巧122专业秘书与行政助理发展训练（三）拉近关系的谈话技巧专业秘书与行政助理发展训练（三）拉近关系的谈话技巧123工作语言“规范”沟通不非议国家国政不涉及国家或行业秘密不评论交往对象的内部事务“上海人抠门”不议论同事领导不涉及格调不高的话题不涉及私人问题“私人问题五不问”——工作场合六不谈问题：工作场合哪些话题不适合谈？三、拉近关系的谈话技巧——工作场合六不谈问题：工作场合哪些话题不适合谈？工作语言“规范”沟通不非议国家国政——工作场合六不谈问题：124工作语言“规范”沟通不问年纪“你多大了？”（临近退休和白领丽人）不问收入“你一个月挣多少？”不问健康“贷款”不问经历“学历”？不问婚否“国际惯例”

——私人问题“五”不问问题：哪五个私人问题不能问？三、拉近关系的谈话技巧工作语言“规范”沟通不问年纪“你多大了？”——私人问题125工作语言“规范”沟通请教对方擅长的话题（你也在行）“贝多芬与裴多菲”格调高雅的话题

哲学、历史、地理、艺术、建筑、风土人情轻松愉快的话题电影、电视、流行时尚、体育比赛、烹饪小吃、天气状态（聊天！）——工作场合最佳话题三、拉近关系的谈话技巧工作语言“规范”沟通请教对方擅长的话题（你也在行）——工作126工作语言“规范”沟通三、拉近关系的谈话技巧行政职务技术职称行业称呼时尚称呼标准称呼无称呼替代性称呼称兄道弟不适当的简称禁忌称呼——工作场合标准与禁忌称呼工作语言“规范”沟通三、拉近关系的谈话技巧行政职务标准称呼禁127工作语言“文明”沟通接待三声来有迎声问有答声去有送声——文明语言服务“三”要素热情三到眼到（眼看眼）口到（讲普通话，因人而异）意到（有表情）文明十字（五句）问候语：“您好”请求语：“请”感谢语：“谢谢”道歉语：“对不起”（危机公关语）道别语：“再见”三、拉近关系的谈话技巧工作语言“文明”沟通接待三声——文明语言服务“三”要素热情128用别人喜欢听的句式来说话同事：“这台复印机的质量太差了，才买回来几天就不能用了，你们秘书是不是专买不合格产品阿？”行政人员：“我非常理解你的心情！如果我是你我也会这么想，让我们一起来看看，有什么办法能够补救吧。”三、拉近关系的谈话技巧句式一：用“我理解……”平息不满与矛盾用别人喜欢听的句式来说话同事：“这台复印机的质量太129用别人喜欢听的句式来说话三、拉近关系的谈话技巧句式二：用“我会……”表达服务意愿行政人员：“你的问题我已经明白了。我会给部门崔经理打电话询问，我会尽快给你答复的，好吗？同事：“那就OK啦，谢谢！”行政人员：“对于你的问题，我十分抱歉，我尽可能向部门经理崔经理询问吧。”同事：“你这是在应付我嘛，’尽可能’就是有可能不会啦，真是的！“用别人喜欢听的句式来说话三、拉近关系的谈话技巧句式二：用“我130用别人喜欢听的句式来说话三、拉近关系的谈话技巧句式三：用“你能……？”提出要求行政人员：“你必须参加这次会议，这次会议很重要！“

同事：“喂喂，你以为你是总经理呢！说话这么冲！”行政人员：“你能尽全力抽出时间来参加此次会议吗？因为这次会议很重要！“

同事：“好的，我会尽全力安排的，谢谢你了！”用别人喜欢听的句式来说话三、拉近关系的谈话技巧句式三：用“你131用别人喜欢听的句式来说话三、拉近关系的谈话技巧句式四：说“你可以……”来代替说“不”“这不是公司的规定”“这不是我的工作”“没人让我这么做”“我不知道”“我做不到”行政人员：“我没有这个职权，不过，Lisa应该可以帮到你，“你可以和她谈谈，你等一下，我打她电话叫她过来。”顾客：“好的，太感谢你了！”用别人喜欢听的句式来说话三、拉近关系的谈话技巧句式四：说“你132用别人喜欢听的句式来说话三、拉近关系的谈话技巧句式五：说“我”代替“你”以纠正错误同事：“我的表格已经交上去很久了，怎么还不批下来呢，比我晚交的都批下来了，这是怎么回事啊！”行政人员：“别怪别人，你的表格都填错了，当然没办法批了。“

同事：“什么，是你让我这么填的！你……”同事：“我的表格已经交上去很久了，怎么还不批下来呢，比我晚交的都批下来了，这是怎么回事啊？”行政人员：“看来我还需要把表格的填法给你重新讲一遍，因为刚才可能说得不够清楚，这里有一部分应该是这样填的……“同事：“哦，知道了，不好意思麻烦你了……”用别人喜欢听的句式来说话三、拉近关系的谈话技巧句式五：说“我133专业秘书与行政助理发展训练（四）与上司沟通的技巧专业秘书与行政助理发展训练（四）与上司沟通的技巧134与上司沟通的四种形式接受指示汇报商讨问题表示不同意见四、与上司沟通的技巧与上司沟通的四种形式接受指示四、与上司沟通的技巧135与上司沟通——接受指示四、与上司沟通的技巧倾听沟通前，同上司明确指示时间地点发问，以明确沟通目的为接受指示恰当反馈，重要问题澄清无条件接受指示拒绝讨论与争辩原则与上司沟通——接受指示四、与上司沟通的技巧原则136与上司沟通——汇报四、与上司沟通的技巧出发点的差异评价的差异表达的差异信息的差异你和上司的沟通差异在哪里呢？与上司沟通——汇报四、与上司沟通的技巧出发点的差异你和上司的137与上司沟通——汇报的技巧四、与上司沟通的技巧精简忌讳”渲染”

有针对性、重点突出忌讳”漫无边际“从上司的角度来看问题尊重上司，不要争论补充事实“请上司评价”

与上司沟通——汇报的技巧四、与上司沟通的技巧精简138与上司沟通——商讨问题商讨问题的原则四、与上司沟通的技巧平等、互动、开放正确扮演各自的角色切忌随意改变沟通的目的事先约定商讨的内容，使双方都做好准备当场的决定，事后确认，避免出现偏差与上司沟通——商讨问题商讨问题的原则四、与上司沟通的技巧平等139与上司沟通——表示不同意见遵循的原则四、与上司沟通的技巧确切、简明、完整对事不对人摆正自己的位置和心态不强加于人不形成辩论与上司沟通——表示不同意见遵循的原则四、与上司沟通的技巧确切140与上司沟通的注意事项（一）全天最佳时机：上午或下午刚上班时选择领导空闲或心情较好时开会时积极发言有些小事可以随时打招呼有些事可以私下里谈四、与上司沟通的技巧把握时机和场合与上司沟通的注意事项（一）全天最佳时机：上午或下午刚上班时四141与上司沟通的注意事项（二）久久不眨眼盯着你看：

他想知道更多，继续友好、坦率，偶尔眨眨眼睛：

对你评价高，想鼓励你不抬头，不看人：

不良征兆，轻视，走为上向室内凝视，并不时微微点头：

糟糕信号，领导希望员工完全服从眼睛眨个不停：

对谈话内容有疑问，稍停，给他发问的机会

双手叉腰，肘弯向外撑：

好发命令者，服从，避免争辩身体靠向椅子，手放脑后：

轻松、自负，需要得到赞赏两食指并放于嘴边，其他交叉

已决定拒绝你经常用手摩擦脸皮

正在思考，可以稍做停顿轻轻搔鼻或耳后颈

对谈话的内容怀疑或不确定，提供更详细的论据四、与上司沟通的技巧领导的眼睛领导的手势与上司沟通的注意事项（二）久久不眨眼盯着你看：双手叉腰，肘弯142不同上司的沟通方法强硬的态度充满竞争心态要求下属立即服从实际、果决、求胜对琐事不感兴趣简明扼要干脆利索不拖泥带水不拐弯抹角尊重他的权威认真对待他的命令称赞他的成就四、与上司沟通的技巧性格特征沟通技巧控制型领导不同上司的沟通方法强硬的态度简明扼要四、与上司沟通的技巧性格143不同上司的沟通方法四、与上司沟通的技巧善于交际喜欢互动交流喜欢被称赞凡事喜欢参与和蔼友善真心诚意赞美言之有物称赞多用肢体语言开诚不公谈问题不私下发泄性格特征沟通技巧互动型领导不同上司的沟通方法四、与上司沟通的技巧善于交际和蔼友善性格特144不同上司的沟通方法四、与上司沟通的技巧讲究逻辑不喜欢感情用事为人处事自有标准追究事情的来龙去脉理性思考缺乏想象力方法论的最佳实践者谈他感兴趣的话题直接切入实质性问题直截了当回答问题汇报加入关键性细节性格特征沟通技巧实事求是型领导不同上司的沟通方法四、与上司沟通的技巧讲究逻辑谈他感兴趣的话145专业秘书与行政助理发展训练（五）公务接待的技巧专业秘书与行政助理发展训练（五）公务接待的技巧146行政会见技巧行政介绍的技巧使用名片的技巧行政迎送的技巧五、公务接待的技巧行政会见技巧五、公务接待的技巧147行政会见——自我介绍三要素先递名片再介绍

作用：索要名片加深印象节约时间宣传自己五、公务接待的技巧时间要简短内容要完整第一次介绍使用全称“人大与人大”、“作协与做鞋”应酬时仅提供名字交际时提供单位、部门、职务、姓名4要素要素一要素三要素二行政会见——自我介绍三要素先递名片再介绍五、148行政会见——介绍别人的技巧

介绍别人时的原则介绍人不同显示接待规格不同介绍时多提供一些相关的个人资料介绍时记住加上头衔按介绍的顺序技巧进行五、公务接待的技巧行政会见——介绍别人的技巧介绍别人149行政会见——介绍别人的顺序技巧问题：你带客户到公司参观，你先介绍谁？把职位低者介绍给职位高者把晚辈介绍给长辈把公司同事介绍给客户把非官方人士介绍给官方人士把本国同事介绍给外籍同事把男士介绍给女士五、公务接待的技巧客人优先知情权尊者居后行政会见——介绍别人的顺序技巧问题：你带客户到公司参观，你先150专业握手技巧的要领与禁忌要领：

伸手尊者居前来时主人，走时客人力度两公斤，时间5秒五、公务接待的技巧四大禁忌：

禁使用左手禁戴墨镜、帽子、手套禁左顾右盼

专业握手技巧的要领与禁忌要领：五、公务接待的技巧四大禁忌：151行政会见——递送名片的原则做好递交前的准备掌握递送场合和时机应双手拿名片的上方，字体正对客户递过去递送顺序：由尊而卑、由近而远、顺时针五、公务接待的技巧问题：参加圆桌宴会，递名片的顺序是什么？行政会见——递送名片的原则做好递交前的准备五、公务接待的技巧152行政会见——轿车“上座”技巧社交场合上座公务接待上座VIP上座五、公务接待的技巧问题：双排座轿车，那个座位为上座？司机ABCD行政会见——轿车“上座”技巧五、公务接待的技巧问题：双排座轿153行政接待技巧办公室接待接待不速之客接待重要宾客五、公务接待的技巧行政接待技巧办公室接待五、公务接待的技巧154行政接待——日常接待技巧对待客人注意事项：

要做自我介绍妥善安排客人等候奉茶、报纸、资料回避客人打电话五、公务接待的技巧行政接待——日常接待技巧对待客人注意事项：五、公务接待的技巧155行政接待——日常接待技巧自我注意事项：

聊天注意保密切勿让客人等太久注意身体的“逐客”语言热情送客五、公务接待的技巧行政接待——日常接待技巧自我注意事项：五、公务接待的技巧156行政接待——接待不速之客技巧分流亲朋好友不需要上司亲自解决的问题了解清楚来意

婉言拒绝五、公务接待的技巧行政接待——接待不速之客技巧分流五、公务接待的技巧157行政会见——商务迎接原则明确来访者的身份和地位确定接待规格和档次接待人与客人身份相当正规的接待场合着行政装遵循提前达到的原则五、公务接待的技巧行政会见——商务迎接原则明确来访者的身份和地位五、公务接待的158行政会见——商务送别原则根据来宾身份和迎接规格确定送别规格主要迎候人员都应参加送别来宾系贵宾，应举行专门的欢送仪式待来宾在视野里消失后，方可离去五、公务接待的技巧行政会见——商务送别原则根据来宾身份和迎接规格确定送别规格五159行政会见——接待的顺序技巧引导客人上楼的顺序行进顺序乘坐电梯的顺序

无人驾驶：接待人员先进后出有人驾驶：客人先进先出五、公务接待的技巧问题：客户上你办公室的楼，你应该在什么位置？前排高于后排内侧高于外侧行政会见——接待的顺序技巧引导客人上楼的顺序五、公务接待的技160行政会见——商务接待的座次技巧“面门为上、以右为上、离远为上”五、公务接待的技巧相对式桌子主人随从客人随从正门问题：你把客户安排坐在哪里呢？并列式随从随从正门客人主人“面门为上、以右为上“行政会见——商务接待的座次技巧“面门为上、以右为上、离远为上161行政会见——商务谈判的座次技巧竖桌式主方客方五、公务接待的技巧

谈判桌75312466421357正门客方