会计电算化：4-1报表处理系统概述

报表处理系统概述4.1

期末所有经济业务登记入账后，财务人员必须以日常核算资料为依据，通过整理、汇总编制用以集中反映企业某一特定日期财务状况以及某一特定时期经营成果和现金流量情况的财务报告，它一般由财务报表体系和财务状况说明书两部分构成，其中财务报表体系是核心内容。会计电算化后，各类财务报表的编制也通过计算机来完成。根据计算机技术与会计报表的编制方法相结合设计出的专门用于报表数据处理的软件，称之为报表系统。一、报表处理系统主要功能用友UFO报表系统的主要功能有以下7个方面：第一，提供各行业报表模板。第二，文件管理。第三，格式管理。第四，数据处理。第五，图表功能。第六，打印功能。二、报处理表系统基本概念(一)简单表和复合表按报表的复杂性分，报表可以分为简单表和复合表两类。1．简单表。由若干行和列组成的报表，常见的资产负债表、利润表、现金流量表都是属于简单表。2．复合表。由若干简单表组成的报表。图4-1就是一个复合表(二)固定表和可变表1.固定表。在一个报表文件中，每一张表页的行数和列数都相同的报表，这一类报表的格式不随着经济业务的变化而变化。常见的资产负债表、利润表、现金流量表都是属于固定表。2.可变表。在一个报表文件中，每一张表页的行数或列数都可能不相同的报表，这一类报表的格式往往随着经济业务的变化而变化。它可以分为行可变表和列可变表两种。图4-2就是一张行可变表，表中的第7行直接跳到了第17行，表示在这里可以增加10行。在这个报表文件中，每一张报表分别反映不同月份的教职工信息。由于学院不断引进各类人才以及老教职工的离退休，因此每个月的报表所需要的行数是不同的，它随着人数的变化而变化。(三)关键字关键字是区分不同报表的标志。在一个报表文件中，可能包含着多个单位、不同时期的报表，这时如果需要快速准确地搜索到所需要的报表，就需要有一个对表页能够进行定位、辨识的特殊标志，这个特殊标志就是关键字。常见的关键字有单位名称、单位编号、年、月等。也可以自行定义关键字。(四)报表单元1．单元任何一张报表都是由行和列构成的，由行和列组成的方格称为单元，它是组成报表的最小单位。在二维报表中，单元的名称由表示列的字母和表示行的数字组成，如D5就表示第5行第4列的单元。一个单元总是落实在某个报表文件中的某一页上，因此单元的完整描述为：“报表名”→单元名称@表页号。在报表“资产负债表”第5张表页上的C6单元表示为：“资产负债表”→C6@5当表页省略时，即单元描述为“报表名”→单元名称时，系统默认单元在指定报表的第1页上；当单元在当前报表的当前页上时，报表名可以省略。如B6就表示当前表页的B6单元。2．单元区域自起点单元至终点单元所组成的一个长方形矩阵叫做单元区域。最小的区域就是一个单元；最大的区域就是一张完整的报表。区域的表示方法为用形成区域对角线的两个单元名称表示，不分先后顺序，即：起点单元名称：终点单元名称。完整的表示方法为：“报表名”→区域名称@表页号。当表页省略时，系统默认区域在指定报表的第1页上；报表名和表页号都省略时，表示区域在当前报表的当前表页上。区域B5:F9也可以表示为F9:B5、B9:F5、F5:B9。由整行或整列组成区域的表示方法为：“A”表示第A列(或第1列)所有单元组成的区域；“A:D”表示第A列到D列所有单元组成的区域；“#5”表示第5行所有单元组成的区域；“#5:#6”表示第5行和第6行所有单元组成的区域。3．组合单元将相邻的两个或两个以上的单元组成的区域作为一个单元加以使用，这个单元就称为组合单元。在设计报表格式时，通过组合单元的设置，可以使得报表的格式达到多样化，制作出各种各样的报表文件，满足不同使用者的需要。(五)报表格式每一张报表都有一定的格式，报表格式包括：1．表样格式表样格式是指空白报表所具有的内容，包括标题、表头、表体、表尾和所有辅助说明的文字等内容。2．单元类型单元类型是对单元内容所作的分类。包括字符型、数值型、表样型等内容。如果单元类型属于表样，那么在同一个报表文件的不同表页中，该单元的内容永远是相同的；如果是字符型或数字型，那么在同一个报表文件的不同表页中，该单元的内容很可能是不相同的。3．单元格式单元格式是指单元内容的显示格式。如左对齐、居中、右对齐等4．公式公式是指报表单元数据来源或数据间关系的表达式。如反映数据来源于账簿的账务取数函数,数据来源于报表的报表取数函数、审核公式、舍位平衡公式等等。(六)格式状态和数据状态1．格式状态格式状态是指设置、修改空白报表的状态，如设置标题、表头、报表项目、表尾、设置单元公式、设置单元类型等。在格式状态下，看不到数据。2．数据状态数据状态是指编制报表、对表内数据进行加工、汇总及其他处理的状态。在数据状态下，看得到报表的格式和数据，但不能修改报表格式。三、报表制作基本流程在会计电算化状态下，编制报表的流程可以分为三步，第一步是报表的格式定义，包括空白报表的设置和报表公式的定义；第二步是报表的数据处理，包括报表的编制和图形处理；第三步为报表的打印输出。具体流程可以分为