如何组织有效的讨论会

如何组织有效的讨论会

原作者：李爱华/中国人民大学二次加工和传播：KelvinWANG一组有关会议的统计数据大多数专业人员每月参加61.8次会议,其中50%是浪费时间，假设每个会议长1小时，则专业人员每月将浪费31个小时，或者是4个工作日；

超过73%的与会者承认开会时在考虑其他工作，超过39%的人承认有在会议期间打盹。结论不是会议本身出现了问题而是在操作会议的过程中出现了问题。成功会议的四个标准：1.准时开始、结束2.达到会议目标3.参加者踊跃4.参与者感到有趣“5W+H”Why?——为什么要开会？Who?——谁来做主持，谁来参加？When?——什么时间开始，结束？什么时候达到目标？What?——会议的主题是什么？要解决问题是什么？where?——在哪里开会？How?——如何有效开会？成功的讨论会是需要设计的。如果像设计公司的产品那样精心设计会议，那么会议成功率就会越来越高，企业越就有竞争力。会议革命砍掉不必要的会议排除不需要参加会议的主管强调准时开始，准时结束重视会议结论提高会议生产力，强化企业竞争力开会的观念丰田公司标语只开有实际效果的会议准时开始，最好一小时内结束。重在实际行动。参观日本东京的楼盘每个楼盘开几个会是标准化的，会议的目标、议程、参与者也是标准化的，二个不同的会前后隔几天都是标准化的所以日本人60人管理着40个楼盘，不是因为日本人比我们聪明，而是会议的标准化。唐骏：要开好会，就不能只带着耳朵去，要带着资料去。会议上要看到数据，每个部门都要来讲自己的数据、意见是怎么样。在微软，会议主持人最后一页PPT都会讲下面应该怎么做，这样效率就会高很多。进来请说实话，短话，说话算话出去请行动，互动，说动就动会上讲全部，会下按规则如果会上不说，会下乱说，你要负责如何开讨论会会前议题会中控制会后评估会前议题要讨论什么内容容，需要先列列下来，否则则容易跑题或者目标标不明确。如如果是非正式式的会议，没必要整整理出书面的的会议议程的的，也需要将大致需需要讨论的内内容一一列举举出来，免得开会时时没有讨论的的重点。主持人如何开开场目的：举办会议的主要要目的背景说明：会议召开的背景景，我们面临的问题议程：会议中欲讨论之之事项及先后后顺序和预估时间期望：对参会人员的表表现和问题的的处理期望讨论会会中常常见问问题1.“一言言堂””滔滔滔不绝绝：很很多人人没有有参与与进来来，会会议被被个别人主主导，，大多多数人人选择择了沉沉默；；讨论论没有有深度度，草草草收场2.思维混混乱：：每个个人都都从自自己喜喜欢的的角度度看问问题，，争论论不休，而而有些些角度度却被被忽略略了；；总总是让让情绪绪影响响思维维的方向和和效率率；总总是无无序地地既考考察信信息、、形成成观点点，又又要评判其其他人人的观观点，，使思思维不不够清清晰，，问题题不够够聚焦焦，观点难难以形形成。。3.心理障障碍：：对抗抗心理理、畏畏惧心心理、、老好好人心心理、、竞争争心理、依依赖心心理4.群体压压力：：不提提没把把握的的问题题、不不提分分歧性性问题题、不不提质疑性问问题解决办办法1.转变理理念：：对手手->伙伴；；对抗抗->合作；；求同同->求异；；输赢赢->共赢2.结构化化：把把思维维的不不同阶阶段划划开，，避免免了思思维方方式的的相互互干扰；保证证成员员间在在发言言权力力上的的平等等；结结构化化”保保证了了时间间的利用效率率3.强制性性：规规定小小组成成员必必须按按照程程序的的要求求积极极参与与，即即使提出激烈烈的反反对意意见也也不意意味着着对集集体及及其成成员的的否定定；保证集体讨讨论始始终处处于激激发状状态，，给每每个人人一定定的发发表意意见的压力；利利于相相对级级别较较低的的个体体对集集体作作出贡贡献（（不是是我要否定谁，，规则则如此此）第一种方方法：：思维维导图把各级主主题的的关系系用相相互隶隶属与与相关关的层级图表现现出来来，主主题关关键词词与图图像、、颜色等建立记记忆链链接，，思维维导图图充分分运用用左右脑的机能能，利利用记记忆、、阅读读、思思维的的规律，协助助人们们在科科学与与艺术术、逻逻辑与与想象象之间平平衡发发展，，从而而开启启人类类大脑脑的无无限潜能。运用在在创意意的联联想与与收敛敛、项项目企企划、、问题解决与与分析析、会会议管管理等等方面面。使用思思维导导图的的好处处（1））利利用色色彩、、线条条、关关键词词、图图像等等，增增强记记忆；；（2）使左左脑的的抽象象引领领和右右脑的的形象象引领领有机机结合合；（3）通过过绘制制引领领导图图，手手、脑脑多种种感官官结合合；（4）关键键词和和图像像，促促进归归纳概概括、、联想想能力力；（5）引领领过程程可视视化和和可操操作化化，培培养创创造性性引领领技巧巧。主持人人的职职责1.营造合合适的的会议议气氛氛2.控制会会议主主题和和时间间3.公布会会议守守则、、安排排记录录4.安排议议事进进度、、控制制会场场5.引导发发言、、避免免冲突突6.正确总总结讨讨论的的内容容7.达成团团队决决策成功主主持人人的十十句话话1.让我们们试试试2.你是怎怎么想想的3.那么，，你的的意思思是4.好主意意，你你的想想法很很好5.我们是是不是是跑题题了6.委婉一一点（（公平平些/别紧张张）7.轮到你你了，，接下下来是是你8.每个人人同意意吗9.我们做做出的的决定定是什什么第二种方方法：：团体体列名名法团体列列名法法是一一种最最大限限度地地收集集小组组成员员的意意见，防防止会会议由由少数数人控控制的的集体体讨论论方法法。基本步骤骤是：：1.小组准准备：：小组组围坐坐，主主持人人说明明议题题，鼓鼓励励大家家积积极极思思考考，，贡贡献献思思想想。。2.个人人准准备备：：在在限限定定的的时时间间内内，，小小组组成成员员独独自自把把自己己的的意意见见写写在在纸纸上上，，在在此此期期间间不不讨讨论论。。3、小小组组发发言言：：主主持持人人指指定定一一人人开开始始发发言言，，但但仅讲讲其意意见见中中的的第第一一条条，，然然后后转转到到下下一一人人，，下下一人人也只只讲讲其其意意见见的的第第一一条条。。如如自自己己的的意意见见别别人讲讲过，，不不重重复复，，讲讲自自己己的的下下一一条条，，期期间间有有一一人负负责把把大大家家的的意意见见编编号号逐逐条条记记录录在在纸纸板板（（白白板板、黑黑板））上上。。就就这这样样一一轮轮一一轮轮地地进进行行，，如如果果某某一成成员没没有有新新意意见见了了，，则则越越过过，，直直至至全全体体人人的的全体体意见见都都讲讲出出来来为为止止。。在在别别人人发发言言时时，，不不对对别人人提出出的的意意见见进进行行评评论论。。团队队列列名名法法4、小小组组讨讨论论：：小小组组对对每每一一条条意意见见进进行行讨讨论论，，如有有不清清楚楚的的，，可可提提问问，，请请提提出出该该意意见见的的人人进进一步步解释释澄澄清清，，说说明明含含义义，，重重复复意意见见可可以以删删并并，有有新的的意意见见可可加加上上。5、小小组组决决策策：：可可选选择择打打分分或或其其他他的的方方式式，，在在所有有意见见中中选选择择小小组组集集体体的的意意见见。团团体列列名名法团队队列列名名法法讨论论：：将将新新产产品品的的PCP周期期控控制制在在4个月月内内团队队列列名名法法思维导导图图第三三种种方法法：：头头脑脑风风暴暴法法1.激发发大大家家的的智智慧慧，，其其原原意意为为““突突如如其其来来””的的想想法法。。在头头脑脑风风暴暴中中，，追追求求的的是是观观点点、、意意见见的的数数量量和创创意，，而而非非正正确确性性。2.每组组5－10人为为宜宜，，关关系系要要融融洽洽，，气气氛氛要轻轻松。3.实际际工工作作中中，，80％的的创创新新可可使使用用头头脑脑风风暴法法。。4.实践践证证明明，，这这种种方方法法比比每每个个人人单单独独提提方案案，数数目目能能多多出出65－93％1、主主持持人人简简明明扼扼要要地地阐阐明明问问题题，，鼓鼓励励所所有有的的人人积极极思思考考，，贡贡献献观观点点。。2、小小组组自自由由发发言言，，有有人人记记录录，，在在发发言言过过程程中中，，不允允许许批批评评和和质质疑疑，，但但可可以以补补充充和和完完善善，，直直至至穷尽尽所所有有人人的的所所有有观观点点。。3、解解释释和和说说明明，，合合并并同同类类观观点点。。4、展展开开充充分分讨讨论论，，形形成成小小组组一一致致意意见见。。头脑脑风风暴暴法法实实施施的的基基本本步步骤骤头脑脑风风暴暴法法的的四四条条基基本本原原则则1、严禁禁批批评评：：不不对对别别人人所所提提意意见见的的价价值值、、可可行行性及及重重要要性性进进行行任任何何评评价价2、自由由奔奔放放：：不不能能有有任任何何框框框框的的限限制制，，自自由由、、自由由、、再再自自由由3、多多益善善：求量量不求质质，方案案越多越越好4、搭便车：：受到启启发时，，可以搭搭便车，，在不打打断他人思思维的基基础上，，补充、、完善他他人的观点激发创意意的有效效方法随机词概念提取随机词从字典或报报纸中随随意选择择一个名名词这个名词词与要解解决的问问题距离离越远越越好步骤示例1.概念提取：围绕问题产生一个方法（主意）如何减轻压力：减轻压力的一个方法是外出散步2、从1方法中提炼概念，一般通过问“这个方法有什么作用吗？”提出外出散步有什么作用吗？----锻炼身体3、根据所提炼的概念产生新的备选方案，“还有其他方法来实现同样的效果（概念）吗”？锻炼身体的方法还有：游泳4、在每一个概念基础上添加新的方法（主意）锻炼身体的方法还有举重、慢跑、爬山等5、对新的方法（主意）按2、3、4、进行操作，可以产生更多的创新爬山可以提炼的概念是亲近大自然，还有什么样的亲近大自然的方式呢？外出散步还可以提炼出“转移注意力”的概念，还有哪些地转移注意力的方法呢第四种方法：鱼骨图图法鱼骨图是是一种发发现问题题“根本本原因”和“解解决方案案”的方方法，它它也可以称之为为“因果果图”。。鱼骨图图原本用于质量量管理第五种方方法：六六帽法法主持与与引导爱德华·德·博诺(EdwarddeBono):创新思维维之父,"六顶思考考帽"、"水平思考考法"、"DATT"、"CoRT教育思维维"的创始人人。牛津津大学心心理学和和生理学学荣誉博博士学位位及医学学博士学学位，剑剑桥大学学博士学学位、马马耳他大大学医学学博士学学位，牛牛津大学学、剑桥桥大学、、伦敦大大学、哈哈佛大学学的任教教经历，，国际最最知名的的思想家家，被誉誉为“世世界创新新思维之之父”，，剑桥大大学思维维基金会会主席。。六顶思考帽六顶思考帽帽方法是是我们在在思考问问题（考考察问题、分析问问题、评评估问题题、解决决问题））的时候，在规定定的时间间之内，，我们只只使用一一顶思考帽来思考考。它提供了一一个思维维的框架架，从而而改变我我们思维的方式，，使我们们的思维维更加清清晰，思思考的方向更加明明确，解解决问题题更加高高效。广泛用于小小组讨论论，每个个人看问问题要有有不同的视角。小小组要交交替运用用这些不不同视角角得到对问题完整整认识。。六帽引导导的开会会1.目标明确确2.各抒已见见3.平行引导导4.主持控制制5.解决问题题6.结论落实实六顶思考考帽的用用处1、最好的的会议管管理工具具！会议议时间最最多可节节约75%，会议成成果可提高500%甚至更多多。2、建立““思考型型组织””的工具具！它能能有效改改变企业业中高层层管理者者的思维方式，能能迅速提提高企业业整体的的思考质质量，避避免思维维的散漫漫、疏漏漏和低效，从而而带来企企业高效效的执行行力。3、团队创创新的工工具！它它能随时时随地引引发创造造力，让让每一个个部门的的每一个工作细细节都能能充满激激动人心心的创意意！4、知识管管理的工工具！它它可将每每个人的的知识、、经验和和技能发发挥至极极限，它是企业业建立““学习型型组织””的关键键基石。5、沟通和和交流工工具！确确保全体体职员目目标明确确、方向向一致的的对企业业和团队的目标标、方针针和政策策有共同同深入的的理解。6、融合差差异的工工具！它它能将不不同观点点、不同同性格、、不同文文化背景景的人更好地融融合在一一起，有有效避免免冲突和和对抗。。白帽引领领（WH）•我们现在在有什么么信息？？•我们还需需要什么么信息？？•我们怎么么得到这这些信息息？与白帽相相关的就就是资料料与信息息青帽引领领（GH)青帽引领领（GH)六顶思考考帽1.白帽子：：中性的的事实与与数据帽帽，处理理信息的的功能2.黄帽子：：乐观帽帽，识别别事物的的积极因因素的功功能3.黑帽子：：谨慎帽帽，发现现事物的的消极因因素的功功能4.红帽子：：情感帽帽，形成成观点和和感觉的的功能5.青帽子：：创造力力之帽，，创造解解决问题题的方法法和思路的功能6.蓝帽子：：指挥帽帽，指挥挥其它帽帽子，管管理整个个思维进程Afacilitatorissomeonewhohelpsagroupofpeopleunderstandtheircommonobjectivesandassiststhemtoplantoachievethemwithouttakingaparticularpositioninthediscussion.Somefacilitatortoolswilltrytoassistthegroupinachievingaconsensusonanydisagreementsthatpreexistoremergeinthemeetingsothatithasastrongbasisforfutureaction.Thebasicskillsofafacilitatorareaboutfollowinggoodmeetingpractices:timekeeping,followinganagreed-uponagenda,andkeepingaclearrecord.Thehigher-orderskillsinvolvewatchingthegroupanditsindividualsinlightofgroupdynamics.Inaddition,facilitatorsalsoneedavarietyoflisteningskillsincludingabilitytoparaphrase;stackaconversation;drawpeopleout;balanceparticipation;andmakespaceformorereticentgroupmembers(Kaner,etal.,1996).Itiscriticaltothefacilitator'sroletohavetheknowledgeandskilltobeabletointerveneinawaythataddstothegroup'screativityratherthantakingawayfromit.Asuccessfulfacilitatorembodiesrespectforothersandawatchfulawarenessofthemanylayersofrealityinahumangroup.Intheeventthataconsensuscannotbereachedthenthefacilitatorwouldassistthegroupinunderstandingthedifferencesthatdivideit.TheInternationalAssociationofFacilitatorswasfoundedin1993topromotefacilitationasaprofession.谢谢！！9、静夜四无邻邻，荒居旧业业贫。。12月-2212月-22Friday,December23,202210、雨中黄叶叶树，灯下下白头人。。。23:15:1423:15:1423:1512/23/202211:15:14PM11、以我独沈沈久，愧君君相见频。。。12月-2223:15:1423:15Dec-2223-Dec-2212、故人江江海别，，几度隔隔山川。。。23:15:1423:15:1423:15Friday,December23,202213、乍见翻疑梦梦，相悲各问问年。。12月-2212月-2223:15:1423:15:14December23,202214、他他乡乡生生白白发发，，旧旧国国见见青青山山。。。。23十十二二月月202211:15:14下下午午23:15:1412月月-2215、比比不不了了得得就就不不比比，，得得不不到到的的就就不不要要。。。。。。十二二月月2211:15下下午午12月月-2223:15December23,202216、行行动动出出成成果果，，工工作作出出财财富富。。。。2022/12/2323:15:1423:15:1423December202217、做前前，能能够环环视四四周；；做时时，你你只能能或者者最好好沿着着以脚脚为起起点的的射线线向前前。。。11:15:14下下午午11:15下下午23:15:1412月月-229、没有失失败，只只有暂时时停止成成功！。。12月-2212月-22Friday,December23,202210、很多事情努努力了未必有有结果，但是是不努力却什什么改变也没没有。。23:15:1423:15:1423:1512/23/202211:15:14PM11、成功就是是日复一日日那一点点点小小努力力的积累。。。12月-2223:15:1423:15Dec-2223-Dec-2212、世世间间成成事事，，不不求求其其绝绝对对圆圆满满，，留留一一份份不不足足，，可可得得无无限限完完美美。。。。23:15:1423:15:1423:15Friday,December23,202213、不知香香积寺，，数里入入云峰。。。12月-2212月-2223:15:1523:15:15December23,202214、意志志坚强强的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥块一一样任任意揉揉捏。。23十十二二月202211:15:15下下午午23:15:1512