销售总部报销制度2014-5-24

销售总部报销制度一、出差期间住宿及生活补助1.副总裁、总经理、副总经理出差期间住宿费限额300元/天，副总裁、总经理出差餐费实报，副总经理生活补助50元/天。2.区域经理、市场中心经理、市场中心主管、商务，出差期间住宿费限额120元/天，报销时提供不低于相应出差天数的正规住宿发票即可，且发票为出差当期时间和地点内的发票,但建有办事处的地市除外（无章不予报销）；生活补助50元/天。3.区域主管、组长、销售工程师，出差期间住宿费限额70元/天，新疆省份、北京市出差住宿费限额120元/天；报销时提供不低于相应出差天数的正规住宿发票即可，且发票为出差当期时间和地点内的发票,但建有办事处的地市除外（无章不予报销）；生活补助50元/天。4.天数界定：员工中午12时以前离开公司驻地的按一天计算,12时以后离开公司驻地的按半天计算。相反，工作人员出差返回时，中午12时以前返回公司驻地的按半天计算，12时以后返回按一天计算。当天往返不产生住宿的生活补助按半天计。双人出差一起住宿的，按单人标准限额报销住宿费。5.济南、章丘及临港办理业务，中午无法返回公司就餐者，生活补助10元；其他地市当天往返，不产生住宿者，生活补助按半天计算，即25元。6.老工程师带新工程师出差培训，每带一个新人增加50元食宿费。报销时需注明所带之人姓名及所带出差时间。单据需经商务经理签字确认；新工程师报销时只报销出差车票，食宿不予报销。二、出租车及市内公交车费等1.副总裁、总经理、副总经理出差期间出租车费限额100元/天。出租车票必须用铅笔（禁用黑笔）标明起始地至目的地。2.区域经理、市场中心经理、市场中心主管、商务出差期间，出租车费限额平均13元/天（备注：若半天出差，出租车也以半天进行计算）。3.区域主管、组长、销售工程师出差期间，出租车费限额100元/月。计算方法：100/自然月天数*当次实际出差天数。（备注：若半天出差，出租车也以半天进行计算）。4.公交车票实报：情况一：如若在某些地市报销公交充值卡，则以充值卡发票为准，其他公交车票不予报销；情况二：如若真实不提供发票的车票以财务规定的收条格式进行填写，路线、时间、联系人、电话及金额缺一不可，且必须真实有效，商务不定期进行电话查询；如若出现虚假及不留联系方式者，则以虚报费用论处；且在外出差人员每日日记内需详写当天差旅的全部行程，例如：宿迁—沭阳—颜集—新河—沭阳。5.电话费按行政备案的标准执行。报销电话费必须经行政电话费管理员签字后方可报销。注:商务人员出差期间话费额外补助10元/天/人。6.车辆加油费：经理级及以上管理人员，如开车上下班，按实际发生额报销油费，限额1000元/月；每月限定报销一次，不可分批报销。三、其他项目的报销交通工具规定：乘火车软卧、高铁与动车的一等座及以上等级座位或经理级以下员工乘坐飞机的需提供事业部总经理的批准证明。长途交通费报销规定：员工乘坐长途客车取得电脑打印车票，凭票面金额据实报销；取得非电脑打印车票，按实际支付金额报销，报销人应在车票上注明起始目的地及车票金额。3.火车订票费限额20元/张，超出部分个人承担。订票费与火车票一同报销。4.招待费与礼品费规定在发票背面用铅笔注明被招待客人的单位及业务关系。单次费用超过2000元时，报销时向审计提供董事长批准证明。单次费用超过2000元时，须董事长审批。直接领导、事业部总经理审批。在发票背面用铅笔注明被招待客人的单位及业务关系。单次费用超过2000元时，报销时向审计提供董事长批准证明。单次费用超过2000元时，须董事长审批。直接领导、事业部总经理审批。员工提出申请员工提出申请备注：严禁不经过请示，直接与客户承诺的情况，否则相关承诺、费用由当事人自行承担，公司不予以报销。5.办事处费用报销规定：详见《关于办事处费用的规定》。四、发票及抵票要求：1.发票要求：出差所行路线中，若在其路线真实且不提供发票的情况下，以收条格式进行报销，将此类型收条以公交车票类别报销，在公交车票行列中单独进行粘贴。报销的费用单据必须提供相等金额的发票。如果对方无法提供发票，报销时需附上收款收据及大于等于所报销金额的其他发票（报销人找其他发票来冲抵）。2.抵票要求：办事处收据可不用再抵；发票收条的抵票不能是非公司员工实名质火车票及飞机票，可以是在出差当期的住宿发票及济南或出差当期的出租车票、长条车票、退票费及物流定额发票）。五、报销时间的规定：为避免报销恶性循环，出差在外工程师按时间限定要求将报销单整理好邮寄到公司商务处，及时报销；如若超过一个月未寄回报销者（自费用发生之日起至报销日的时间不允许超过一个月），费用则不予报销。驻外业务人员的报销单，每月递交次数≧两次。3、限定：每月20日前报销当月1日-15日左右的报销单；次月5日前报销上月中下旬的报销单。逾期的不予报销。六、特别注意事项所有票据必须保存完好，如有丢失，个人负责，公司不予以承担；亦不可使用收条（白条）进行报销。出差时所报车票（汽车票、火车票及相应的订票费）必须按时间顺序整理粘贴，前后一致。出差车票、补助、住宿费、出租车费一同报销，不可分开报销。公交车票、出租车票不可出现连号现象，有特殊情况外，需标明原因。公交车票在50个号内均为连号。住宿费按日期的先后顺序去粘，在每张发票上必须标明日期及实际发生金额；住宿发票必须盖章，无章不予报销。业务费用：如若市场人员在当地处理卸车上楼或是安装打孔等类型业务时，需由客户出具证明，且需盖章或是留有联系方式以示说明；如若市场人员在当地购买配件工具(可回收性)时，购买的工具等必须实报，不允许有多开票等虚报情况发生且报销时需有市场部经理的签名后方可进行报销。发票复印件必须见财务人员签字才能报。非激打票，为手撕票时，需标注时间、起始地。8.出差产生票据与实际不符的情况，需在该票据上标明产生的实际日期、起始地及目的地。9.粘贴报销单时单据不可超过粘贴单的长度及宽度，粘贴报销单时，所有的车票必须从上到下依次粘贴，不可左右粘贴，做到报销单的统一规整。10.公司员工出差有欠款时，先冲欠款后余款打卡（投标保证金与展会借款除外）。11.发票与收据的抬头必须标明公司全称，不可标注自己的姓名或是公司简称，否则不予报销。12.除特殊情况外（如乘坐飞机、火车软卧），需事业部总经理在车票/发票上签字以示同意外后方可报销。13.发票上的备注信息，均以可擦拭的铅笔进行标注。14.展会期间补助、住宿、出租车票均不报销，报销单需将展会时间标注。15.所有的报销单必须实事求是，不允许虚报。16.报销费用需严格按照此制度执行,粘贴不合格者立即退回单据重新粘贴,发现多报虚报费用问题，立即开除（例如：火车过夜报住宿费，出差路线与实际不符，收条欺瞒报销等），商务及各部门领导审核时严格把关。17．出差报销单商务必须对照部门的报销制度严格审核，相关人员的出差行程与日记、IP地址一一对应，发现不符的及时纠正。无误后必须在报销单内签字证明。新商务审核后，相关商务主管必须复审，审核无误后，再上交给汇总人员。副总对每批报销单按比例进行重点抽查。七、报销单签批由各公司指定一名商务，每周负责统一汇总，各公司差旅费（交通、住宿、生活补助）的签批由本公司的商务经理负责；对于超出公司报销标准及其他费用（如运费、展会、礼品等）的报销，需上报各公司第一/第二负责人签批；销售总部公共费用的报销需销售总部副总裁签批；然后上交财务部。八、罚则1、如管理人员在审核过程中，发现不符的，经核实后，不予报销；并对相关人员处以虚报金额2倍的罚款，第二次发现虚报或情节严重者，公司将予以开除。2、相关审核商务处以50元/次的罚款。201关于办事处费用规定总则：第一条：为加强办事处管理，规范办事处费用，提高利用效率，降低办公经费，特制定本制度。第二条：本着节约能源、节俭费用和杜绝浪费现象发生的原则，对驻外各办事处费用报销标准进行规范。第三条：为保障公司及各办事处负责人财产安全，对各驻地办事处的合同进行说明。费用报销标准规定：一、房租城市及标准金额OA批准人OA抄送人县级城市300—800分公司总经理副总裁、分公司副总经理、商务经理、办事处管理员省会或其他地级城市1000—2000分公司总经理副总裁、分公司副总经理、商务经理、办事处管理员说明：以发票(或收据)进行报销，可以月付或季付。二、水、电费、物业管理费类型金额说明水、电费两项共100元/月报销以帐单为准，超出部分由办事处人员分担。物业管理费实报实销以小区物业开具的发票（或收据）为准。三、办公桌椅、床上用品、厨房用品类型金额说明办公桌椅、床上用品、厨房用品1500元/办事处凭发票（或收据）报销，超出部分由办事处人员分担。四、固定电话费、传真费如办事处确需安装固定电话或传真机的，不得公话私用，凭账单实报。五、煤气、上网费、暖气、有线电视费类型金额说明煤气、上网费两项限额100元/月以账单为准，超出部分由办事处人员分担。暖气、有线电视费\公司不予报销，由办事处人员分担。六、除上述以外的其他办事处费用，原则上公司一律不再予以报销。如确因工作需要，必须事先向分公司总经理申请抄送副总裁以后，方可支出并报销。合同说明：一、各驻地办事处建立及续签合同时，需将合同及押金收条原件交予办事处管理员处进行备案。二、各驻地办事处负责人因工作调度调整，人员进行交接时，需将办事处所有财产信息进行交接完毕，在各省商务及办事处管理员处进行备案交接人员。三、办事处管理员负责每季度与财务进行各驻地各办事处的押金财产核对，如有问题需及时进行处理解决，以保障公司财产安全。备注：一、各驻地办事处已与房主签署合同，办事处人员需爱惜维护好室内设施，避免出现因设施损坏等原因导致房主扣还押金情况产生。二、各驻地办事处所报销费用各区商务自立办事处报销明细，将办事处报销的每一笔款项详细记录，不明处需与办事处主管或经理询问确定，做好办事处的费用出处登记，要求各驻地办事处费用只可由办事处主管或经理一人进行报销。销售总部报销粘贴规定一：报销单的分类：出差申请单：填写内容包含：申请部门：各自部门（例如：济南博弘）申请人：×××出差起止时间：本次报销单报销的起止时间申请时间：本次报销单报销的第一个日期出差事由：签写本次出差的工作出差路线：大概写一下本次出差的路线，不用全部写全预计费用：本次报销单的合计、省份外埠出差费用报销单填写内容包含：分支机构：各自部门（例如：济南博弘）×年×月×日备注：在最后一张外埠出差费用报销单内标注本次出差的补助费用（1人多少天，多少钱）费用归口内的业务员：以实际出差的省份为主，到哪个省出差规口就写哪个省(例如：河南)金额合计（大写）：大写金额写正确报销人：×××费用报销单填写内容包含：分支机构：各自部门（例如：博弘公司）×年×月×日事由包含以下内容：1.住宿费（天数）2.公交车票3.出租车费（天数）4.招待费（备注：客户名称及联系人）5.礼品费（备注：客户名称及联系人）6.购买标书费（备注：项目名称）7.装订标书费（备注：项目名称）8.会务费9.宣传资料印刷费10.办公费11.业务费（含出差业务人员在外购买工具、快递费、手续费等一切费用均为业务费）12.办事处费用13.展会费用（单独另整理粘贴单报销；备注：是哪个展会的什么费用）业务员：以实际发生的省份为主，如若有不同省份的费用，需在后备注各省份的费用各是多少钱。合计（大写）：大写金额需正确报销人：×××粘贴单填写内容包含：粘贴单据以粘贴线为准进行粘贴，不可左越过粘贴线。报销内容：外埠费用报销单后面跟的粘贴单，报销内容统一为：差旅费费用报销单后面跟的粘贴单，报销内容以实际报销费用为主：住宿费、公交车费、出租车票……原始单据：本粘贴单上一共贴有多少单据为主金额合计：本粘贴单上一共贴有单据的金额（如若是报销差旅费，不要忘记将前面的补助计算在内）费用发生单位：各自部门（例如：济南博弘）报销人：×××二：报销单粘贴的顺序第一种情况（没有收条）：第一张：出差申请单→第二张：外埠出差费用报销单→第三张：粘贴单1---用途：用于贴发票铅笔只写金额可擦去第四张：粘贴单2--用途：不用贴任何发票，只写报销内容、原始单据、金额合计、费用发生单位及报销人→第一张；费用报销单→第二张：粘贴单1---用途：用于贴发票铅笔只写金额可擦去第三张：粘贴单2---用途：不用贴任何发票，只写报销内容、原始单据、金额合计、费用发生单位及报销人→最后：粘贴单N张---用途：用于贴收条的抵票，粘贴单上只标注：“抵票”两字及金额，其他内容不需要写第二种情况（有收条，收条例如白条、个人名车票等）：第一张：出差申请单→第二张：外埠出差费用报销单→第三张：粘贴单1---用途：只贴收条，（