元数据与电子文件管理课件

第九章元数据与电子文件管理第九章元数据与电子文件管理1第一节元数据的概念一、元数据在档案管理中的应用

在档案管理领域中，元数据其实早已使用多年。传统的文件处理过程中，档案工作者通过制作索引、文件清单和其他辅助工具又创建了新的元数据信息，用来帮助用户快速找到并理解他们要查找的文件，即使文件此时已经被转移到产生地以外的处所，也依然不会因此而迷失方向。在电子文件领域，元数据在文件管理中占据了更加重要的地位。对于电子文件工作者来说，元数据会成为他们管理电子文件内容、背景和结构的重要工具。

第一节元数据的概念一、元数据在档案管理中的应用2第一节元数据的概念二、元数据的内涵第一阶段——引入元数据定义阶段第二阶段——著录元数据阶段

第三阶段——电子文件管理元数据

第一节元数据的概念二、元数据的内涵3第一节元数据的概念三、元数据与著录信息的异同（一）元数据与著录信息的区别目的不同方式不同环境不同过程不同手段不同

第一节元数据的概念三、元数据与著录信息的异同4第一节元数据的概念（二）元数据与著录信息的联系元数据与传统著录信息的联系体现在其个体的共同性上，如反映文件内容的题名、反映责任对象的责任者、反映文件生成时间的日期等，这些个体在元数据中有它们，在传统的著录信息中也有它们。尽管元数据在以上这些方面存在区别，但是以上这些方面并没有穷尽它们的所有性质，除以上这些性质之外，在某些性质上两者又具共通性；所以，研究元数据又不能不注意到传统档案著录信息，寻求它们之间的共性，以实现对传统档案与电子文件在计算机系统中的集成管理。第一节元数据的概念（二）元数据与著录信息的联系5第二节元数据的类型与特性一、元数据的类型按元数据的实际功能划分，元数据分为:管理型元数据描述型元数据维护型元数据技术型元数据利用型元数据其他

第二节元数据的类型与特性一、元数据的类型6第二节元数据的类型与特性二、元数据的特性（一）元数据的还原性（二）元数据的结构性（三）元数据的跟踪性（四）元数据的系统性第二节元数据的类型与特性二、元数据的特性7第二节元数据的类型与特性三、元数据的作用（一）提供了对电子文件的全面描述（二）保障电子文件的真实性（三）保护电子文件的完整性（四）保证电子文件的可读性（五）支持电子文件信息的组织和查询（六）支持电子文件的全程控制（七）支持电子文件管理流程的集成与优化第二节元数据的类型与特性三、元数据的作用8第三节元数据的设计与实施一、元数据的设计（一）确定元数据元素（二）明确元数据与文件之间的关系（三）明确相关元数据之间的联系方式（四）确定元数据的格式第三节元数据的设计与实施一、元数据的设计9第三节元数据的设计与实施二、元数据的实施（一）元数据实施的基本原理元数据实施的基本原理是反映系统理论的质点原理。即电子文件的凭证价值，取决于元数据的整体性，如果对于某份电子文件的元数据整体中某一项元数据缺失，那么该份电子文件的凭证价值也就丧失。

第三节元数据的设计与实施二、元数据的实施10第三节元数据的设计与实施（二）元数据实施的基本方式一体式分体式混合式第三节元数据的设计与实施（二）元数据实施的基本方式11第四节元数据元素集一、元数据元素集的内涵

元数据是电子文件管理的重要工具，标准化是提高电子文件管理质量的重要策略。从已经出台的元数据标准来看，其主要内容是元数据元素集（MetadataElementSet），元数据元素集是指需要捕获的所有元数据元素的集合，简称元数据集。这些元数据标准对元数据集中各元素的名称、作用、使用条件、相互关系、编码体系等作出较为详尽的规定。

第四节元数据元素集一、元数据元素集的内涵12第四节元数据元素集二、标准元数据集的特点（一）纳入电子文件管理系统（二）可选择性（三）可扩展性（四）兼容性第四节元数据元素集二、标准元数据集的特点13第四节元数据元素集三、元数据元素的类型（一）《国际标准——档案著录规则（总则）》（二）《档案著录规则》（DA/T18—1999）（三）美国匹兹堡大学项目（四）SPIRT项目（五）政府电子文件元数据集

第四节元数据元素集三、元数据元素的类型14第五节基于元数据的电子文件管理一、元数据在电子文件管理系统设计阶段二、元数据在电子文件形成阶段三、元数据在电子文件运行阶段四、元数据在电子文件的维护阶段五、元数据应用于电子文件管理的意义第五节基于元数据的电子文件管理一、元数据在电子文件管15本章结束本章结束16第三节元数据的设计与实施（一）确定元数据元素名称和标识定义类型编码体系著录时间著录方式返回第三节元数据的设计与实施（一）确定元数据元素返回17第三节元数据的设计与实施（四）确定元数据的格式MARC格式关系型数据库格式XML格式HTML格式文本格式返回第三节元数据的设计与实施（四）确定元数据的格式返回18第四节元数据元素集（五）政府电子文件元数据集标识类内容类结构类背景类期限和条件类管理类返回第四节元数据元素集（五）政府电子文件元数据集返回19第四节元数据元素集标识类编号名称返回第四节元数据元素集标识类返回20第四节元数据元素集2.内容类题名主题说明语种返回第四节元数据元素集2.内容类返回21第四节元数据元素集3.结构类

著录层次稿本版本文种模板附件载体媒体类型数据格式存储位置系统环境密码数字签名

返回第四节元数据元素集3.结构类返回22第四节元数据元素集4.背景类

形成者日期保存史关联法律依据

返回第四节元数据元素集4.背景类返回23第四节元数据元素集5.期限和条件类

紧急程度秘密程度重要程度利用条件返回第四节元数据元素集5.期限和条件类返回24第四节元数据元素集6.管理类记录号元数据管理者记录格式附注

返回第四节元数据元素集6.管理类返回25第五节基于元数据的电子文件管理四、元数据在电子文件的维护阶段（一）在电子文件的鉴定与归档环节（二）在电子文件的整序与保护环节（三）在电子文件的检索和利用环节（四）脱机电子文件的管理

返回第五节基于元数据的电子文件管理四、元数据在电子文件的26第五节基于元数据的电子文件管理五、元数据应用于电子文件管理的意义元数据应用于电子文件管理能够解决电子文件管理中的三大难题：即电子文件的长期可用、电子文件的真实性和电子文件的完整性。元数据应用于电子文件管理能够改善现有的电子文件管理模式和方法。利用元数据管理大大降低了电子文件管理的风险。元数据的引入将大大改进电子文件的检索和利用效率。元数据为分布式档案信息的组织提供了整合工具和纽带，为实现电子文件的分布式管理创造了条件。元数据能够支持电子文件信息资源的开发。

返回第五节基于元数据的电子文件管理五、元数据应用于电子文27第九章元数据与电子文件管理第九章元数据与电子文件管理28第一节元数据的概念一、元数据在档案管理中的应用

在档案管理领域中，元数据其实早已使用多年。传统的文件处理过程中，档案工作者通过制作索引、文件清单和其他辅助工具又创建了新的元数据信息，用来帮助用户快速找到并理解他们要查找的文件，即使文件此时已经被转移到产生地以外的处所，也依然不会因此而迷失方向。在电子文件领域，元数据在文件管理中占据了更加重要的地位。对于电子文件工作者来说，元数据会成为他们管理电子文件内容、背景和结构的重要工具。

第一节元数据的概念一、元数据在档案管理中的应用29第一节元数据的概念二、元数据的内涵第一阶段——引入元数据定义阶段第二阶段——著录元数据阶段

第三阶段——电子文件管理元数据

第一节元数据的概念二、元数据的内涵30第一节元数据的概念三、元数据与著录信息的异同（一）元数据与著录信息的区别目的不同方式不同环境不同过程不同手段不同

第一节元数据的概念三、元数据与著录信息的异同31第一节元数据的概念（二）元数据与著录信息的联系元数据与传统著录信息的联系体现在其个体的共同性上，如反映文件内容的题名、反映责任对象的责任者、反映文件生成时间的日期等，这些个体在元数据中有它们，在传统的著录信息中也有它们。尽管元数据在以上这些方面存在区别，但是以上这些方面并没有穷尽它们的所有性质，除以上这些性质之外，在某些性质上两者又具共通性；所以，研究元数据又不能不注意到传统档案著录信息，寻求它们之间的共性，以实现对传统档案与电子文件在计算机系统中的集成管理。第一节元数据的概念（二）元数据与著录信息的联系32第二节元数据的类型与特性一、元数据的类型按元数据的实际功能划分，元数据分为:管理型元数据描述型元数据维护型元数据技术型元数据利用型元数据其他

第二节元数据的类型与特性一、元数据的类型33第二节元数据的类型与特性二、元数据的特性（一）元数据的还原性（二）元数据的结构性（三）元数据的跟踪性（四）元数据的系统性第二节元数据的类型与特性二、元数据的特性34第二节元数据的类型与特性三、元数据的作用（一）提供了对电子文件的全面描述（二）保障电子文件的真实性（三）保护电子文件的完整性（四）保证电子文件的可读性（五）支持电子文件信息的组织和查询（六）支持电子文件的全程控制（七）支持电子文件管理流程的集成与优化第二节元数据的类型与特性三、元数据的作用35第三节元数据的设计与实施一、元数据的设计（一）确定元数据元素（二）明确元数据与文件之间的关系（三）明确相关元数据之间的联系方式（四）确定元数据的格式第三节元数据的设计与实施一、元数据的设计36第三节元数据的设计与实施二、元数据的实施（一）元数据实施的基本原理元数据实施的基本原理是反映系统理论的质点原理。即电子文件的凭证价值，取决于元数据的整体性，如果对于某份电子文件的元数据整体中某一项元数据缺失，那么该份电子文件的凭证价值也就丧失。

第三节元数据的设计与实施二、元数据的实施37第三节元数据的设计与实施（二）元数据实施的基本方式一体式分体式混合式第三节元数据的设计与实施（二）元数据实施的基本方式38第四节元数据元素集一、元数据元素集的内涵

元数据是电子文件管理的重要工具，标准化是提高电子文件管理质量的重要策略。从已经出台的元数据标准来看，其主要内容是元数据元素集（MetadataElementSet），元数据元素集是指需要捕获的所有元数据元素的集合，简称元数据集。这些元数据标准对元数据集中各元素的名称、作用、使用条件、相互关系、编码体系等作出较为详尽的规定。

第四节元数据元素集一、元数据元素集的内涵39第四节元数据元素集二、标准元数据集的特点（一）纳入电子文件管理系统（二）可选择性（三）可扩展性（四）兼容性第四节元数据元素集二、标准元数据集的特点40第四节元数据元素集三、元数据元素的类型（一）《国际标准——档案著录规则（总则）》（二）《档案著录规则》（DA/T18—1999）（三）美国匹兹堡大学项目（四）SPIRT项目（五）政府电子文件元数据集

第四节元数据元素集三、元数据元素的类型41第五节基于元数据的电子文件管理一、元数据在电子文件管理系统设计阶段二、元数据在电子文件形成阶段三、元数据在电子文件运行阶段四、元数据在电子文件的维护阶段五、元数据应用于电子文件管理的意义第五节基于元数据的电子文件管理一、元数据在电子文件管42本章结束本章结束43第三节元数据的设计与实施（一）确定元数据元素名称和标识定义类型编码体系著录时间著录方式返回第三节元数据的设计与实施（一）确定元数据元素返回44第三节元数据的设计与实施（四）确定元数据的格式MARC格式关系型数据库格式XML格式HTML格式文本格式返回第三节元数据的设计与实施（四）确定元数据的格式返回45第四节元数据元素集（五）政府电子文件元数据集标识类内容类结构类背景类期限和条件类管理类返回第四节元数据元素集（五）政府电子文件元数据集返回46第四节元数据元素集标识类编号名称返回第四节元数据元素集标识类返回47第四节元数据元素集2.内容类题名主题说明语种返回第四节元数据元素集2.内容类返回48第四节元数据元素集3.结构类

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