采购部作业流程

广州达森光电科技有限公司文件编号标题采购部作业流程版本发行日期PAGE广州市仁聚力企业管理研究所编制PAGE8序流程责任人表单作业内容1物料申购提出物料申购提出NGNG审审核NGNGOK《采购订单》编制OKOK《采购订单》编制OKNGNGNGOKNGOK采购信息发出OK审核采购信息发出OK审核/审批NGNGNG采购跟进采购跟进处理退、补料和不良信息反馈进料验收OKOK信息处理收料处理NGOKOK更改处理退、补料和不良信息反馈进料验收OKOK信息处理收料处理NGOKOK更改物控员/PMC部经理/部门负责人《物料需求计划》/《物料请购单》生产物料由物控员以《物料需求计划》方式提出申购交PMC部经理审核；工具、量具及辅助用料等非生产物料由相关部门用《物料请购单》申购，部门负责人审核后按照《物品采购审批作业流程》中审批。申购指令统一交采购员签收、处理。2采购员/物控员《物料需求计划》/《物料请购单》采购员对《物料需求计划》（或《物料请购单》）进行审核。有误，则通知请购人处理。无误，则按要求编制《采购订单》。3采购员《采购订单》采购员选择好满足产品要求的供方，并编制完整、准确、规范的《采购订单》交采购部经理审核。4采购经理/总经理《采购订单》采购部经理负责审核权限范围内的《采购订单》，对超过权限范围内的《采购订单》，由采购员报总经理审批。审核、审批发现有误，则通知采购员进行修改、处理。无误，在确认后返交采购员实施采购作业。5采购员《采购管制表》采购员将《采购订单》内容列入《采购管制表》，分发给仓库、财务、供方各一份，要求供方确认回签，并将供方确认后的《采购订单》内容在《采购管制表》予以标识。6采购员《采购管制表》采购员按时与供方联系，通过《采购管制表》跟催。有更改时要书面通知供方确认。采购部经理定期或不定期对跟催结果进行检查。7进料品管《进料检验报告》仓管员对进料数量验收，品管员对进料品质验收，具体依《进料作业流程》、《进料检验作业流程》、《进料不合格品处理作业流程》处理。8仓管员《材料/半成品进仓单》仓管员填写《材料/半成品进仓单》，并收料入仓、登卡、入帐。9仓管员/采购员/会计员《材料/半成品进仓单》/《进料检验报告》/《采购管制表》仓管员将《材料/半成品进仓单》分发采购员、财务人员；采购员根据《进料检验报告》将采购结果列入《采购管制表》，并将《材料/半成品进仓单》转交给供方做结算凭证；财务会计核实《材料/半成品进仓单》内容，与供方对帐，将采购金额列入应付款项。10采购员第63第63页编制审核批准备注:本制度经总经理批准之日起生效执行1.0目的为了规范和完善采购作业程序，确保物料的申购、采购得到合理、有效的管控，特制订本作业流程。2.0范围适合所有物料的采购、采购入库及不合格品退货的过程实施。3.0职责3.1总经理：负责《采购订单》与《物料请购单》的最终审批工作；3.2采购部：负责物料采购经办、进度跟催及与供方沟通和管理工作；3.3PMC部：负责《物料需求计划》的制作、下发，《物料请购单》的审核、转发及物料进度控制工作；3.4PMC部（仓库）：负责物料数量的验收、按指令将不良物料退给供方、对供方交期、交量进行考核、统计工作；3.5品管部：负责物料的品质验收工作，对供方品质进行考核、统计工作；3.6工程部：所有物料的图纸资料及产品BOM资料与材料定额的及时、准确的提供；对采购过程中新开发物料进行样板确认与评估。4.0作业程序4.1生产物料由物控员以《物料需求计划》方式提出申购，经PMC部经理审批；样板物料及工、量具、辅助用料等非生产物料由使用部门以《物料请购单》方式提出申购，部门负责人审核后按照《物品采购审批作业流程》中审批。所有经过审批的申购指令统一交到采购部，采购员负责签收、处理；4.2采购员对接到的《物料需求计划》（或《物料请购单》）进行审核，并结合采购周期、最小订购量、在途量等资料，进行采购期、量分析，要求在3天内完成。若发现有如无法达成期、量要求时，采购员与供方进行沟通，如仍无法达成要求的，采购员于30分钟内反馈给采购部经理和PMC部物控员处理，如须更改《物料需求计划》的，在征得PMC部经理同意后，方可更改《物料需求计划》（物控员须在更改处签字、确认）。若正常，则按《物料需求计划》要求编制《采购订单》；4.3采购员《物料需求计划》、《供应商资料》等信息选择满足物料要求的供方，并于次日内编制完整、准确的《采购订单》（必要时，附上样板或图纸等资料）交采购部经理审核、总经理审批；4.4凡采购物品金额在100元以下的直接采购品、小量补采物料不需编制《采购订单》，直接以《物料请购单》或外购方式采购，但必须经采购部黄小姐同意或曾厂长同意后方可进行采购；4.5《采购订单》审核、审批规定：4.5.1凡采购物品单项价值在500元以下或《采购订单》总金额在1000元以下的，由采购部黄小姐审核后即可实施采购，如需采购物品单价在500元以上或《采购订单》总金额在1000元以上的，采购部黄小姐审核后由责任采购员报总经理审批；4.5.2审核、审批时间规定：紧急《采购订单》于30分钟内完成，常规《采购订单》于1小时内完成；4.6采购部黄小姐、总经理分别在规定时间内对《采购订单》进行审核、审批。若发现有误，则通知责任采购员进行修改（必要时，按公司相关规定进行处理）；若无误，则返交采购员实施采购作业；4.7若审核、审批通过，由相应采购员将《采购订单》下达给供方，紧急《采购订单》于30分钟内完成，常规《采购订单》于2小时内完成并要求对方书面回签（紧急《采购订单》要求供方在半个工作日内回签，常规《采购订单》要求1个工作日内回签）。若《采购订单》审核、审批不通过时，采购员在30分钟内回复请购部门负责人；4.8采购员将审核、审批通过的《采购订单》相应联于供应商确认后2个工作小时内分发给仓库、财务，并保管好所有《物料需求计划》、《采购订单》及《物料请购单》，以备对帐时提供给财务人员审查；4.9责任采购员负责对下达给供方的《采购订单》进行回签跟催；4.10采购员将《采购订单》内容登录《采购管制表》，当天将供方确认后的《采购订单》在《采购管制表》予以标识、记录，按时与供方保持联系，要求供方按质、按量、如期交货；4.11采购部黄小姐定期、不定期对采购员的跟催情况进行检查，并对异常情况按公司有关规定进行处理；4.12如因公司内部原因而产生《采购订单》内容需作变更时，采购员确认须变更后2个工作小时内与供方协商变更事宜，并书面通知变更，尽量减少本公司损失。若因供方原因而产生《采购订单》内容需作变更时，采购员于接到通知后30分钟内通知物控员，并报采购部黄小姐处理，变更涉及到赔偿处理的按《供应商合作协议》执行；4.13采购员须要求供方按照我司要求填写规范、完整、准确的《送货单》，若为生产急料送货，采购员须于供方送货到厂前1个小时通知仓库做好收货准备工作，若为供方晚上送货，采购员须于供方送货到厂的当天下午下班前通知仓库，以便仓库安排仓管员加班收货；4.14供方送货到厂后，由仓库仓管员按《进料作业流程》对来料进行数量点收、品管部进料品管按《进料检验作业流程》对来料进行品质验收，判定来料是否合格，并将《进料检验报告》采购联转交采购员；4.15采购员需对仓管员或品管员反馈的在收料过程中出现的异常问题进行协调与处理。必要时，与供方沟通、处理；4.16检验合格，仓管员填写《材料/半成品进仓单》，按进仓规定办理进仓手续；判定不合格，则启动《进料不合格品处理作业流程》；4.17仓库将《材料/半成品进仓单》于第二天上午9：00前送交采购部，采购员签收《材料/半成品进仓单》供方联，并将供方联传真或供方下次送货时或与供方约定的转交日转交给供方做结算凭证；4.18采购员根据《进料检验报告》、《材料/半成品进仓单》，将采购结果列入《采购管制表》。若有异常，则及时反馈给物控员，并报采购部经理处理；4.19公司财务会计核实《材料/半成品进仓单》内容，在与供方对帐无误后，将采购金额列入应付款项；4.20若车间退料，品管判定为来料不良时，采购员在接到品管员的《退料检验报告》后于规定时间内处理后续工作，具体依《退料作业流程》中4.7条规定执行。4.21采购员及时跟进因物料拒收而作退货处理的后续工作；及时跟进因车间退料、需再退供方以及短缺补采等处理工作；向供方反馈不良信息，并要求供方改善及确认退（换）货、补货交期。5.0处罚规定5.1对未按本流程规定时间内完成作业的，处罚责任人5元/次；5.2未办理有效手续进行采购的，处罚采购员50元/单，若因此而给公司造成经济损失的，按《赔偿管理制度》处理；确有特殊先采购后补单的，只限小额、少量物料，且当天必须完成补办手续，违者处罚20元/天，直至完成补办手续为止；5.3对不按照流程规定交上级审核、审批的，处罚责任人20元/单；5.4《采购订单》未及时下达给相关部门的，处罚责任采购员5元/单；5.5《采购订单》下达给供方后，未要求供方回签的，处罚责任采购员5元/单；5.6采购员丢失《材料/半成品进仓单》的，按30元/单处罚；5.7采购员未按时联络退货的，按5元/单处罚责任采购员；5.8采购员未按要求当天完成《采购管制表》登录的，给予5元/单处罚；5.9财务对帐时审查《采购