erp系统导入前的初始评估课件

ERP系統導入前的初始評估導入ERP系統所關連到的不只是企業內部電腦資訊系統的轉換，更牽涉到企業內部事業流程的改變，因此事前都要進行需求評估、可行性評估與系統評估等。本章所要探討的是ERP系統導入前的初始評估。再針對目前市面上眾多的ERP系統軟體進行系統評估與比較，協助企業找出最適合的ERP系統。ERP系統導入前的初始評估導入ERP系統所關連到的不只是企本章摘要第1節企業資訊需求分析第2節可行性分析第3節系統評估個案探討本章摘要第1節企業資訊需求分析我們是什麼樣的企業如果企業所處的產業競爭很激烈，那就一定要導入ERP系統。第1節企業資訊需求分析一般說來，大型企業集團或是跨國企業集團其資料的產出量高，一定需要ERP系統。我們的顧客是誰如果企業是以替國際大廠代工為主要業務，亦即顧客是國際大廠，為了要爭取訂單，勢必要配合顧客導入ERP系統。組織設計是垂直，作業流程是跨部門橫向資訊斷口，資訊孤島我們是什麼樣的企業如果企業所處的產業競爭很激烈，那就一定要導我們經營的事業／產品是什麼？如果我們經營的事業／產品其壽命週期很短，經常要推陳出新，則需要有大量的市場研究資料，來協助找出新的產品，以滿足顧客需求，此時就需要ERP系統來快速整合市場資訊。如果產品的結構樹(ProductStructureTree)十分複雜且冗長，所展開的BOM表(BillofMaterial)就會是一大堆的報表與資料，此時就有賴ERP系統來快速計算BOM表上每一種零組件的需求。如果我們經營的事業十分多元化，產品線眾多且寬廣，那就需要ERP系統來整合各產品部或事業單位(BusinessUnit)的經營績效，以整合出綜合性報表供專業經理人用來制定決策。我們經營的事業／產品是什麼？如果我們經營的事業／產品其壽命週我們擁有的資源是什麼？如果是大型企業集團，擁有充沛的資金，資訊部門擁有大量的人力，而現行系統尚堪負荷現行的資訊需求，有足夠的時間容許新舊系統平行共存，那麼就可以考慮導入完整的ERP系統。如果是中小型的企業，沒有豐沛的資金，雖然資訊部門擁有足夠的人力，現行系統尚堪負荷現行的資訊需求，有足夠的時間容許新舊系統平行共存，那麼可以考慮導入ERP系統的部分模組。續下頁我們擁有的資源是什麼？如果是大型企業集團，擁有充沛的資金，資我們擁有的資源是什麼？如果公司是中小型的企業，沒有豐沛的資金，現行系統尚堪負荷現行的資訊需求，有足夠的時間容許新舊系統平行共存，資訊部門沒有擁有足夠的人力，那麼可以考慮採購較便宜的ERP套裝軟體。如果是小型的企業，沒有豐沛的資金，現行系統無法滿足現行的資訊需求，對導入新系統有急迫性，偏偏又資訊部門沒有擁有足夠的人力，那麼可以考慮採購較便宜的ERP套裝軟體部分模組。續上頁我們擁有的資源是什麼？如果公司是中小型的企業，沒有豐沛的資金我們現在與未來的營運規模有多大？如果公司是中小型的企業，在未來的5到10年內沒有打算擴大營運規模，而現行系統足以處理現行的資訊需求，那麼沒有導入ERP系統的需求。如果公司雖然是中小型的企業，在未來的5到10年內打算擴大營運規模，並且計畫與國際接軌，布局全球，那麼不管現行系統有沒有能力滿足現行的資訊需求，都有導入ERP系統的必要。營運規模很大的大型企業集團或是國際企業，為了有效整合散落四處的企業資源與資料，當然要導入ERP系統。我們現在與未來的營運規模有多大？如果公司是中小型的企業，在未我們內部管理有哪些主要功能和流程需要整合？像國內出版業知名的城邦集團，在2019年開始規劃ERP系統的導入，希望整合不同的功能與流程，才能發揮價值鏈中各公司、各夥伴或是各功能之間效用相加相乘的效果。我們需要具備哪些資訊科技？一套ERP系統所需要的資訊科技除了有形的硬體科技與構成ERP軟體的撰寫科技外，還需資料庫科技、網際網路科技以及資料分析科技。我們內部管理有哪些主要像國內出版業知名的城邦集團，在2019我們導入ERP系統的目的為何？有些企業的目的是藉由導入ERP系統來解決Y2K的問題。但是，導入ERP系統來解決Y2K的問題，實在是沒有其迫切性與必需性。如果企業導入ERP系統的目的是因應顧客、將現有企業流程改善並標準化，皆可歸類為與提高競爭力有關，那麼導入ERP系統就有其必要性。企業導入ERP系統的目的很多元，會因企業而異。續下頁我們導入ERP系統的目的為何？有些企業的目的是藉由導入ERP我們導入ERP系統的目的為何？如果企業導入ERP系統的目的是舊有的IT基礎建設不敷使用、欠缺整合，則可歸類為與降低成本與提升經營績效有關，那麼導入ERP系統就有其必要性。我們建議還可以修改GrantNorris所提出的ERP／電子企業矩陣(ERP/E-BusinessMatrix)，來進一步檢視企業目前資訊化的程度，以決定企業的現況適不適合導入新的ERP系統。續上頁我們導入ERP系統的目的為何？如果企業導入ERP系統的目的是表10-1：ERP／電子企業矩陣X軸Y軸不具企業電子化的能力強化通路價值鏈整合產業轉型異業結盟不曾安裝任何資訊系統I、新創公司II、企業成長有限(高風險＝機會)尚未整合過的資訊系統III、提供給顧客的利益十分有限，電子化選項很少，彈性很小IV、高本益比業已安裝ERP的部分功能模組業已安裝事業單位型ERP(功能完整)V、事業單位最佳化全面整合過的ERP系統VI、企業集團或價值鏈最佳化表10-1：ERP／電子企業矩陣X軸不具下就各發展階段簡析之：1不具電子企業能力階段2電子企業發展強化通路階段3電子企業發展價值鏈整合階段4電子企業發展產業轉型階段5電子企業發展異業結盟階段下就各發展階段簡析之：1不具電子企業能力階段2電子企業發展強電子企業發展各階段與企業ERP執行程度之關係，從矩陣分為六大類別。1新創公司──導入ERP之必要性：視個案而定。2企業成長有限──導入ERP之必要性：高。3提供給顧客的利益十分有限，電子化選項很少，彈性很小──導入ERP之必要性：視個案而定。4高本益比──導入ERP之必要性：高。5事業單位最佳化──已導入ERP。6企業集團最佳化──已導入ERP。電子企業發展各階段與企業ERP執行程度之關係，從矩陣分為六大第2節可行性分析所謂的可行性分析一般是指針對特定問題，搜尋可行的解決方案，然後針對特定方案從組織面、經濟面、技術面與作業面來評估其成功的機率與所帶來的績效。第2節可行性分析所謂的可行性分析一般是指針對特定問題，搜表10-2：導入ERP系統前的簡易型可行性分析例子組織面的可行性經濟面的可行性技術面的可行性作業面的可行性企業文化的配合所需的成本新舊系統的移轉高階主管的支持善用外部顧問資源可能達成的效益軟硬體設備評估員工的接受度資訊部門的高度參與企業流程再造與資訊科技的結合與供應商或採購商資訊系統的相容性組織架構所需要的調整先進技術的評估與引進使用者操作是否簡易表10-2：導入ERP系統前的簡易型可行性分析例子組織面的經組織面的可行性 大致可歸納為四個重點：企業文化的配合善用外部顧問資源資訊部門的高度參與組織架構所需要的調整組織面的可行性企業文化的配合善用外部顧問資源資訊部門的高度參經濟面的可行性所需的成本可能達成的效益簡化工作程序，加快反應速度1資料更正確、即時2降低成本，增加營收3資訊整合化4製造程序標準化5人力資源透明化6總括來說(總效益／總成本)的比率，若此值大於1，則可以導入ERP系統；反之，則不宜導入。經濟面的可行性所需的成本可能達成的效益簡化工作程序，加快反應技術面的可行性新舊系統的移轉軟硬體設備評估企業流程再造與資訊科技的結合先進技術的評估與引進新舊應用程式的移轉新舊資料庫的移轉宜針對自行開發、委外與購買市售軟體這三種方案進行成本效益評估。可分為軟體技術與硬體技術這兩方面。技術面的可行性新舊系統的移轉軟硬體設備評估企業流程再造與資訊作業面的可行性高階主管的支持員工的接受度與供應商或採購商資訊系統的相容性使用者操作是否簡易此處所謂的高階主管必須要有能力調度跨部門的專案團隊，所以最好是副總經理以上的層級。導入ERP系統也要考慮供應商或採購商所採用的資訊系統是否能夠相容。如果無法讓實際使用者感到操作簡易，那就要多加考慮。作業面的可行性高階主管的支持員工的接受度與供應商或採購商資訊第3節系統評估企業宜根據本身的企業規模、所屬產業與經費預算，將市面上的套裝ERP系統軟體進行一般性的系統評估，才能找到較適合自己的ERP系統。至於ERP系統的一般性系統評估，有以下幾個重點：建立在標準架構上 ERP系統若不具備標準架構，則不應該列入企業的考慮範圍之內。第3節系統評估企業宜根據本身的企業規模、所屬產業與經費預低成本且輕易地開發客製化程式 因為每一家企業都有其獨特的作業方式，目前市面上的ERP套裝軟體很少能完全吻合所有企業的需求，通常都會依照企業的需求做某種程度的修改或添加，亦即需要「外掛」一些客製化的應用程式。低成本且輕易地開發客製化程式功能完整且易學易用所謂的功能完整是指導入的模組所提供的功能可以符合企業大部分的流程使用，不需要修改或添加太多的客製化應用程式。另一個重點是ERP系統要能夠易學易用。越容易使用的系統，系統使用者所需的教育訓練時數越少，教育訓練費越低。功能完整且易學易用低系統持有成本在評估ERP系統成本時不能只考慮軟體價格，而要從總持有成本的角度來思考。總持有成本包括：其中，以維護成本所占的比例最高。軟體授權費或售價客製應用程式的費用顧問費硬體成本維護成本教育訓練費低系統持有成本軟體授權費或售價客製應用程式的費用顧問費硬體成系統的其他用戶反應 詢問已經採用某ERP系統的企業用戶，除了要注意操作面與功能面的批評意見外，還要探詢各導入階段與使用階段所需投注的總持有成本。未來系統能升級 所謂的ERP系統升級包括新功能的增加與系統的修補(Patch)。資訊科技日新月異，隨時都有新的技術與方法產生，ERP系統就需要擴充與升級。系統的其他用戶反應表10-3是根據日本工業會ERP研究所開發出來的ERP系統評估表修改過後的簡易ERP系統評估量表，企業可根據自己的現況與需求斟酌修改採用。表10-3：簡易ERP系統評估量表大分類總權重評估項目得分ERP軟體供應商20投資規模與開發力全球化與國際化的程度公司的企業規模大小ERP軟體的銷售業績與口碑軟體的升級能力與硬體的跟隨力企業經營模式的穩定性、永續性與財務能力續下頁表10-3是根據日本工業會ERP研究所開發出來的ERP系統評大分類總權重評估項目得分價值鏈夥伴40經營型態(是銷售導向、顧客導向或製造導向)顧問的質與量，以及夥伴的支援能力教育訓練體系使用者的評價夥伴的數量與品質夥伴的業務知識夥伴的ERP知識夥伴的IT知識表10-3：簡易ERP系統評估量表續上頁續下頁大分類總權重評估項目得分價值鏈夥伴40經營型態(是銷售導向、大分類總權重評估項目得分ERP套裝軟體本身40使用者對系統的評價系統的售價系統的穩定性系統的擴充性系統永續性(即未來升級的可能性)系統與其他系統的相容性系統的客製化能力系統所需的服務水準系統的易用性系統有無標準架構系統導入的實績：包含成功與失敗的個案系統的總持有成本系統的功能完整性表10-3：簡易ERP系統評估量表續上頁大分類總權重評估項目得分ERP套裝軟體本身40使用者對系統的個案探討個案探討ERP系統導入前的初始評估導入ERP系統所關連到的不只是企業內部電腦資訊系統的轉換，更牽涉到企業內部事業流程的改變，因此事前都要進行需求評估、可行性評估與系統評估等。本章所要探討的是ERP系統導入前的初始評估。再針對目前市面上眾多的ERP系統軟體進行系統評估與比較，協助企業找出最適合的ERP系統。ERP系統導入前的初始評估導入ERP系統所關連到的不只是企本章摘要第1節企業資訊需求分析第2節可行性分析第3節系統評估個案探討本章摘要第1節企業資訊需求分析我們是什麼樣的企業如果企業所處的產業競爭很激烈，那就一定要導入ERP系統。第1節企業資訊需求分析一般說來，大型企業集團或是跨國企業集團其資料的產出量高，一定需要ERP系統。我們的顧客是誰如果企業是以替國際大廠代工為主要業務，亦即顧客是國際大廠，為了要爭取訂單，勢必要配合顧客導入ERP系統。組織設計是垂直，作業流程是跨部門橫向資訊斷口，資訊孤島我們是什麼樣的企業如果企業所處的產業競爭很激烈，那就一定要導我們經營的事業／產品是什麼？如果我們經營的事業／產品其壽命週期很短，經常要推陳出新，則需要有大量的市場研究資料，來協助找出新的產品，以滿足顧客需求，此時就需要ERP系統來快速整合市場資訊。如果產品的結構樹(ProductStructureTree)十分複雜且冗長，所展開的BOM表(BillofMaterial)就會是一大堆的報表與資料，此時就有賴ERP系統來快速計算BOM表上每一種零組件的需求。如果我們經營的事業十分多元化，產品線眾多且寬廣，那就需要ERP系統來整合各產品部或事業單位(BusinessUnit)的經營績效，以整合出綜合性報表供專業經理人用來制定決策。我們經營的事業／產品是什麼？如果我們經營的事業／產品其壽命週我們擁有的資源是什麼？如果是大型企業集團，擁有充沛的資金，資訊部門擁有大量的人力，而現行系統尚堪負荷現行的資訊需求，有足夠的時間容許新舊系統平行共存，那麼就可以考慮導入完整的ERP系統。如果是中小型的企業，沒有豐沛的資金，雖然資訊部門擁有足夠的人力，現行系統尚堪負荷現行的資訊需求，有足夠的時間容許新舊系統平行共存，那麼可以考慮導入ERP系統的部分模組。續下頁我們擁有的資源是什麼？如果是大型企業集團，擁有充沛的資金，資我們擁有的資源是什麼？如果公司是中小型的企業，沒有豐沛的資金，現行系統尚堪負荷現行的資訊需求，有足夠的時間容許新舊系統平行共存，資訊部門沒有擁有足夠的人力，那麼可以考慮採購較便宜的ERP套裝軟體。如果是小型的企業，沒有豐沛的資金，現行系統無法滿足現行的資訊需求，對導入新系統有急迫性，偏偏又資訊部門沒有擁有足夠的人力，那麼可以考慮採購較便宜的ERP套裝軟體部分模組。續上頁我們擁有的資源是什麼？如果公司是中小型的企業，沒有豐沛的資金我們現在與未來的營運規模有多大？如果公司是中小型的企業，在未來的5到10年內沒有打算擴大營運規模，而現行系統足以處理現行的資訊需求，那麼沒有導入ERP系統的需求。如果公司雖然是中小型的企業，在未來的5到10年內打算擴大營運規模，並且計畫與國際接軌，布局全球，那麼不管現行系統有沒有能力滿足現行的資訊需求，都有導入ERP系統的必要。營運規模很大的大型企業集團或是國際企業，為了有效整合散落四處的企業資源與資料，當然要導入ERP系統。我們現在與未來的營運規模有多大？如果公司是中小型的企業，在未我們內部管理有哪些主要功能和流程需要整合？像國內出版業知名的城邦集團，在2019年開始規劃ERP系統的導入，希望整合不同的功能與流程，才能發揮價值鏈中各公司、各夥伴或是各功能之間效用相加相乘的效果。我們需要具備哪些資訊科技？一套ERP系統所需要的資訊科技除了有形的硬體科技與構成ERP軟體的撰寫科技外，還需資料庫科技、網際網路科技以及資料分析科技。我們內部管理有哪些主要像國內出版業知名的城邦集團，在2019我們導入ERP系統的目的為何？有些企業的目的是藉由導入ERP系統來解決Y2K的問題。但是，導入ERP系統來解決Y2K的問題，實在是沒有其迫切性與必需性。如果企業導入ERP系統的目的是因應顧客、將現有企業流程改善並標準化，皆可歸類為與提高競爭力有關，那麼導入ERP系統就有其必要性。企業導入ERP系統的目的很多元，會因企業而異。續下頁我們導入ERP系統的目的為何？有些企業的目的是藉由導入ERP我們導入ERP系統的目的為何？如果企業導入ERP系統的目的是舊有的IT基礎建設不敷使用、欠缺整合，則可歸類為與降低成本與提升經營績效有關，那麼導入ERP系統就有其必要性。我們建議還可以修改GrantNorris所提出的ERP／電子企業矩陣(ERP/E-BusinessMatrix)，來進一步檢視企業目前資訊化的程度，以決定企業的現況適不適合導入新的ERP系統。續上頁我們導入ERP系統的目的為何？如果企業導入ERP系統的目的是表10-1：ERP／電子企業矩陣X軸Y軸不具企業電子化的能力強化通路價值鏈整合產業轉型異業結盟不曾安裝任何資訊系統I、新創公司II、企業成長有限(高風險＝機會)尚未整合過的資訊系統III、提供給顧客的利益十分有限，電子化選項很少，彈性很小IV、高本益比業已安裝ERP的部分功能模組業已安裝事業單位型ERP(功能完整)V、事業單位最佳化全面整合過的ERP系統VI、企業集團或價值鏈最佳化表10-1：ERP／電子企業矩陣X軸不具下就各發展階段簡析之：1不具電子企業能力階段2電子企業發展強化通路階段3電子企業發展價值鏈整合階段4電子企業發展產業轉型階段5電子企業發展異業結盟階段下就各發展階段簡析之：1不具電子企業能力階段2電子企業發展強電子企業發展各階段與企業ERP執行程度之關係，從矩陣分為六大類別。1新創公司──導入ERP之必要性：視個案而定。2企業成長有限──導入ERP之必要性：高。3提供給顧客的利益十分有限，電子化選項很少，彈性很小──導入ERP之必要性：視個案而定。4高本益比──導入ERP之必要性：高。5事業單位最佳化──已導入ERP。6企業集團最佳化──已導入ERP。電子企業發展各階段與企業ERP執行程度之關係，從矩陣分為六大第2節可行性分析所謂的可行性分析一般是指針對特定問題，搜尋可行的解決方案，然後針對特定方案從組織面、經濟面、技術面與作業面來評估其成功的機率與所帶來的績效。第2節可行性分析所謂的可行性分析一般是指針對特定問題，搜表10-2：導入ERP系統前的簡易型可行性分析例子組織面的可行性經濟面的可行性技術面的可行性作業面的可行性企業文化的配合所需的成本新舊系統的移轉高階主管的支持善用外部顧問資源可能達成的效益軟硬體設備評估員工的接受度資訊部門的高度參與企業流程再造與資訊科技的結合與供應商或採購商資訊系統的相容性組織架構所需要的調整先進技術的評估與引進使用者操作是否簡易表10-2：導入ERP系統前的簡易型可行性分析例子組織面的經組織面的可行性 大致可歸納為四個重點：企業文化的配合善用外部顧問資源資訊部門的高度參與組織架構所需要的調整組織面的可行性企業文化的配合善用外部顧問資源資訊部門的高度參經濟面的可行性所需的成本可能達成的效益簡化工作程序，加快反應速度1資料更正確、即時2降低成本，增加營收3資訊整合化4製造程序標準化5人力資源透明化6總括來說(總效益／總成本)的比率，若此值大於1，則可以導入ERP系統；反之，則不宜導入。經濟面的可行性所需的成本可能達成的效益簡化工作程序，加快反應技術面的可行性新舊系統的移轉軟硬體設備評估企業流程再造與資訊科技的結合先進技術的評估與引進新舊應用程式的移轉新舊資料庫的移轉宜針對自行開發、委外與購買市售軟體這三種方案進行成本效益評估。可分為軟體技術與硬體技術這兩方面。技術面的可行性新舊系統的移轉軟硬體設備評估企業流程再造與資訊作業面的可行性高階主管的支持員工的接受度與供應商或採購商資訊系統的相容性使用者操作是否簡易此處所謂的高階主管必須要有能力調度跨部門的專案團隊，所以最好是副總經理以上的層級。導入ERP系統也要考慮供應商或採購商所採用的資訊系統是否能夠相容。如果無法讓實際使用者感到操作簡易，那就要多加考慮。作業面的可行性高階主管的支持員工的接受度與供應商或採購商資訊第3節系統評估企業宜根據本身的企業規模、所屬產業與經費預算，將市面上的套裝ERP系統軟體進行一般性的系統評估，才能找到較適合自己的ERP系統。至於ERP系統的一般性系統評估，有以下幾個重點：建立在標準架構上 ERP系統若不具備標準架構，則不應該列入企業的考慮範圍之內。第3節系統評估企業宜根據本身的企業規模、所屬產業與經費預低成本且輕易地開發客製化程式 因為每一家企業都有其獨特的作業方式，目前市面上的ERP套裝軟體很少能完全吻合所有企業的需求，通常都會依照企業的需求做某種程度的修改或添加，亦即需要「外掛」一些客製化的應用程式。低成本且輕易地開發客製化程式功能完整且易學易用所謂的功能完整是指導入的模組所提供的功能可以符合企業大部分的流程使用，不需要修改或添加太多的客