-时间管理与日程安排

时间管理与日程安排本节要点三、本节小结二、日程安排一、时间管理四、技能训练

时间管理的好坏直接决定着秘书的工作效率和工作前景，秘书应学习先进的时间管理理论，从而为自己的个人发展奠定好良好的基础。周一上班，秘书拉拉需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜；2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表；3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日；4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方；5、拆封、分类和传递今天收到的邮件；6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡；7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）；8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中个部门同事传阅；9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。案例分析

一、时间管理

（一）时间管理的陷阱（二）跨越时间陷阱（三）ABC时间管理法

（一）时间管理的陷阱

1、猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里2、不好意思拒绝别人3、“反正时间还早”——拖延4、文件满桌病5、喋喋不休的“电话粥”6、源源不断的信息1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里

没时间做计划工作是程序化，规律化，根本没必要做计划计划常常被打断不喜欢被计划束缚“船到桥头自然直”建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出十年以上的长期目标、五年和十年的中期目标以及一至五年需实现的短期目标。特别是每天抽出一定时间列出一天计划。2.不好意思拒绝别人

——接受请托比拒绝更容易——拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复——我想做一个广受爱戴的人——我不懂得如何拒绝3．“反正时间还早”——拖延

帕金森定律工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。

4．文件满桌病

安全感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人的喜好5．喋喋不不休的““电话粥粥”不分优先先顺序打打电话没有充分分准备就就打重要要电话电话的谈谈话离题题与喜欢的的人打电电话，容容易失去去对时间间的控制制6．源源不不断的信信息纸张的形形式：邮邮件、传传真、备备忘录、、报纸、、杂志、、期刊、、报告电子的形形式：电电子邮件件、互联联网声音的形形式：面面谈、电电视、广广播、电电话（二）跨跨越时间间陷阱（（返回）要事第一一（ABC法则，，大石头头理论））以最终的的结果来来开始行行动（以以终为始始）学会说““NO！”办公桌上上的清理理运动恰当、有有效地使使用电话话筛选信息息把办公室室变成一一个省时时工作站站。对于于自己的的办公场场所，要要精心安安排，寻寻找最佳佳布局和和途径。。（三）ABC时间管理理分类法法（（重点分分类法））1、分类法法的基本本原理事务80%的价值集集中在20%的组成部部分中，，即表现现为“关关键的少少数、次次要的多多数”把80%的时间用用于20%的工作中中（柏拉拉图法则则）2、列表分分析ABC时间管理理分类见见表表2-13、确定ABC工作的先先后顺序序4、判断工工作的有有效性、、重要性性、关键键性、创创造性和和迫切性性分类比例特征管理要点A重要又紧迫（1）最重要，具有本质上的重要性（2）最迫切具有时间上的迫切性（3）有后果B重要不紧迫（1）重要（2）一般迫切（3）无大的后果C不重要也不紧迫（1）无关紧要（2）不迫切（3）影响小或无后果不管理可以忘掉5、实行ABC时间管理理方法的的步骤A独处。把把应做的的工作列列出清单单B归类把把清单单上的工工作分为为特殊工工作和日日常工作作C分析三三类D填写分类类表E实施全全力以以赴投入入A类，直到到完成或或预计完完成再转转入B类。C类可以忘忘掉，如如果有人人追问，，把其纳纳入B类。F每天坚持持如上步步骤二、日程程安排（一）日程安排排的内容容（二）日程安排排的基本本要求（三）日程安排排的形式式（四）日程安安排的的注意意事项项（五））日志系系统１、各各种接接待、、约会会。２、商商务旅旅行活活动。。３、参参加各各类会会议。。４、到到车间间进行行实地地检查查或指指导。。５、组组织的的各类类重大大活动动的安安排。。６、领领导私私人活活动的的安排排。（一））日程程安排排的内内容（二））日程安安排的的基本本要求求1、统筹筹兼顾顾2、安排排规范范3、效率率原则则4、突出出重点点(ABCD法则)5、留有有余地地6、适当当保密密7、事先先同意意（三））日程程安排排的形形式1、年预预定表表、2、月预预定表表、3、周预预定表表、4、日预预定表表（日日程表表）年预定定表（（未未完））

一月5日(星期一)开工典礼

8日(星期四)董事长视察

二月2日(星期二)常务董事会

9日(星期一)公司纪念日

25日(星期三)成本会议

三月2日(星期一)常务董事会

3日(星期二)分行经理会议

25日(星期三)成本会议月预预定定表表（未完完）1一9：00～9：30林处长来访12：00～16：00周会6六

2二9；00～12：00董事会7日3三15：00～16：00上海起飞→南京8一9：00～17：00分公司会议4四南京9二9：00～12：00销售会议5五10三15：00贝尔公司古经理约见周预定定表（未完完）22日(一)～28日(日)日期星期

上午

下午

备注22一9：30光大银行吴处长来本公司参加金茂画廊酒会*(要与吴处长联系)(1／20光大银行来信)23二8：30～i0：30人事科高科长面谈，第一会议室华灵集团李部长洽谈*1(要准备好人事组织表)*2新产品介绍约45分钟24三

8：00早餐：与刘行长10：00惠普公司林经理访问参观*13：30从公司出发；林处长同行（四））日程程安排排的注注意事事项以记叙、、说明明为主要要表达达方式式。编写要要留有余余地。。所有日日程安安排都都要应应按领导导的意意思去办。。活动与与活动动之间间要有有一定定的间隙时时间。要认真核核查日程表表，以以提高高工作作效率率。是否已已处理理完工工作，，一般般都应应注明结结果。（五））日志志系统统1、日志志概述述日志是是根据据周计划表写出的一天天时间内组组织领导活活动计划。。一般分为两两种类型：：纵——以时间为线索;横——以事务为线索。。2、日志的的方法（1）手工填填写的工工作日志志（一本为上上司用，，另一本本为自己己用）工作日志志通常两两本：上上司使用用；自己己使用使用工作作方法：：1、提前了了解，当当日一早早再次确确定补充充2、在自己己日志上上标明当当日应完完成的任任务3、输入信信息，先先用铅笔笔，确认认后用水水笔正式式标明，，还可使使用不同同色彩4、信息完完整（时时间、地地点、姓姓名、联联络）5、当日出出现情况况变化，，立即更更新日志志，并告告知上司司出现的的变化6、上司日日志变化化的同时时，更改改自己的的日志，，做好更更变的善善后工作作7、自己的的日志要要标明上上司活动动的准备备工作，，逐项落落实8、协助和和提醒上上司执行行日志计计划注意事项项秘书日志志比上司司日志更更为细、、详、准准、繁若有突发发事件，，立即更更改，不不得缓误误，并上上传下达达预有足够够的时间间来安排排会议3、上司工工作日志志的内容容（1）上司在在单位内内部参加加的会议议、活动动（要记记录清楚楚时间、、地点、、内容））（2）内部接待待的来访者者（要记录录清楚姓名名、单位详详情、约会会时间）（3）单位外部部参加会议议、活动、、约会（要要记录清楚楚时间、地地点、细节节、联络方方式）（4）个人的安安排（看病病）（5）私人的信信息（亲属属生日）时间活动内容地点参与人员备注8：30部门经理例会公司会议室各部门经理（张红、李晓、彭丽）9：0010：00总经理面试营销总监总经理办公室面试人员（五位：ABCDE）11：0012：00总经理听取培训经理汇报并共进午餐公司餐厅培训经理许峰13：0014：00总经理与法律顾问会面总经理办公室法律顾问郑直）15：0016：00JB项目团队会议项目主要负责人（F、G、H、J、K）注意事项所有日程安安排，均由由上司的意意向决定，，高级秘书书的任务是是使其规范范化、系统统化表格化化。每周每日的的工作活动动都不能排排得太满，，要留出适适当的空隙隙，以便安安排临时性性工作，同同时要考虑虑上司的习习惯，留出出其处理日日常公务的的时间。两项活活动之之间要要留出出适当当的间间隔，，尤其其对外外出的的活动动，一一定要要给上上司留留出足足够的的路途途上所所需的的时间间。4、秘书书日志志内容容包含上上司日日志内内容上司各各项工工作活活动的的准备备事宜宜上司交交办的的工作作自己职职责中中应作作的工工作（（撰写写总结结、值值班））工作日日志—总经理理秘书书日志志（表表2-3）9月28日（星期五），2001

时间地点活动内容备注09：00办公室工作人员会议日程09：30会议室会议开始进行带A文件10：30办公室会议结束，整理信函10：45办公室信函分类处理，文件经理签字11：00办公室打字机维修工维修打字机11：30办公室约会提醒：王总会见贝尔先生12：00银行汇款：人民币、美元14：30办公室工作人员会议记录15：00区邮政局邮寄公司信函17：00大森林酒店18：00开始的招待会，提醒总经理5、日志志的变变更原定结结束时时间延延长超超时追加紧紧急的的或新新添的的项目目项目的的时间间调整整、变变更项目的的终止止或取取消注：应应尽量量想办办法将将日程程安排排的变变更限限制在在最小小的范范围针对变变更，，秘书书应注注意1、安排排活动动之间间要留留10-15分钟左左右的的时间间间隙隙2、项目目调整整，应应遵循循先急急重后后轻缓缓的原原则3、变更更后，，做好好通知知、说说明原原由，，防止止误解解4、检查查变更更后的的日志志，不不要漏漏记和和不作作修改改注意事事项1、确保保上司司日志志信息息的保保密，，只给给上司司授权权的人人查阅阅2、保持持两本本工作作日志志的一一致和和准确确3、应熟熟悉上上司工工作习习惯和和约会会时间间的长长短，，每天天最早早和最最晚可可安排排约会会的时时间，，以便便安排排的约约会符符合要要求4、熟悉悉上司司用餐餐和休休息的的时间间，以以便避避开上上司的的休息息秘书和和上司司的时时间管管理非非常重重要，，秘书书要学学会判判断事事情的的重要要程度度并据据此安安排上上司和和自己己的时时间。。本节小小结技能训训练技能训训练一一技能训训练二二2006年6月5日（下下周三三）公公司总总部副副总裁裁王明明一行行五人人将来来我公公司视视察。。视察察内容容包括括：听听本公公司领领导叙叙职（（上午午9：00-11：00在公司司主楼楼第二二会议议室））中午午11：30-12：30在公司司宾馆馆餐厅厅海王王星厅厅就餐餐，我我公司司陪同同人员员有我我公司司经理理、副副总经经理（（共二二人））、办办公室室主任任、公公关部部部长长，经经理秘秘书纪纪颖，，共6人；出出席本本公司司科技技人员员获国国家科科技奖奖表彰彰大会会（15：20——16：20在本公公司礼礼堂举举行，，下午午13：30——15：00）；检检查实实验大大楼的的建设设情况况（15：20——16：20在工地地现场场）；；晚餐餐在17：00——19：00举行（（地点点同中中午））。请请列出出工作作日志志。技能训训练一一时间工作内容9：00部门会议，4楼412室，带相关文件资料10：0011：00确认所订的上司与客户的午餐12：00午餐前，将3位应聘人的资料分关有关人员13：00确认面试地点在315房，摆桌椅，准备相关资料14：00-15：00面试人员，每人用时30分钟16：00面试小组讨论17：00检查准备上司第二天参加会议的资料工作日日志2005年4月15日星星期期三技能训训练二二：请你帮帮助天天地公公司的的秘书书钟苗苗,为她的的上司司制定定一份份会议议时间间表天地公公司销销售部部经理理第三三季度度会议议较多多,七月的的前两两周要要在上上海开开会;八月的的第二二周要要去香香港参参加5天会议议;每月的的最后后一个个星期期五上上午是是销售售部固固定的的部门门会议议;八月最最后一一个星星期三三要参参加公公司的的办公公会议议,七月的的第三三周星星期二二要在在公司司开销销售会会议,传达上上海会会议精精神,八月第第一周周的星星期一一还要要面试试三个个营销销员;九月的的前两两周希希望安安排休休假第二季季度会会议时时间表表（2005.7——9）

月份周次七八九一上海会议周一上午:面试3位营销员(小会议室)休假二上海会议香港会议休假三周二：销售会议,传达上海会精神(大会议室四周五(上午)部门会议周三:办公会议(大会议室)周五上午:部门会议周五上午:部门会议谢谢！！！9、静夜四无无邻，荒居居旧业贫。。。12月-2212月-22Tuesday,December20,202210、雨中黄叶树树，灯下白头头人。。21:29:3521:29:3521:2912/20/20229:29:35PM11、以以我我独独沈沈久久，，愧愧君君相相见见频频。。。。12月月-2221:29:3521:29Dec-2220-Dec-2212、故人人江海海别，，几度度隔山山川。。。21:29:3521:29:3521:29Tuesday,December20,202213、乍见翻翻疑梦，，相悲各各问年。。。12月-2212月-2221:29:3521:29:35December20,202214、他他乡乡生生白白发发，，旧旧国国见见青青山山。。。。20十十二二月月20229:29:35下下午午21:29:3512月月-2215、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。。十二月229:29下午午12月-2221:29December20,202216、行动动出成成果，，工作作出财财富。。。2022/12/2021:29:3521:29:3520December202217、做前前，能能够环环视四四周；；做时时，你你只能能或者者最好好沿着着以脚脚为起起点的的射线线向前前。。。9:29:35下下午9:29下下午午21:29:3512月月-229、没有失败败，只有暂暂时停止成成功！。12月-2212月-22Tuesday,December20,202210、很多事情努努力了未必有有结果，但是是不努力却什什么改变也没没有。。21:29:3521:29:3621:2912/20/20229:29:36PM11、成功就是日日复一日那一一点点小小努努力的积累。。。12月-2221:29:3621:29Dec-2220-Dec-2212、世间间成事事，不不求其其绝对对圆满满，留留一份份不足足，可可得无无限完完美。。。21:29:3621:29:3621:29Tuesday,December20,202213、不知香积积寺，数里里入云峰。。。12月-2212月-2221:29:3621:29:36December20,202214、意志志坚强强的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥块一一样任任意揉揉捏。。20十十二二月20229:29:36下下午21:29:3612月月-2215、楚楚塞塞三三湘湘接接，，荆荆门门九九派派通通。。。。。。十二二月月229:29下下午午12月月-2221:29December20,202216、少年十十五二十十时，步步行夺得得胡马骑骑。。2022/12/20